El lunes, Marek, propietario de una empresa de cuatro personas dedicada a instalaciones fotovoltaicas, envió cuatro ofertas. El viernes solo había vuelto a contactar con dos clientes; del tercero oyó después que había estado esperando noticias. La IA en ventas de una pequeña empresa no sustituye esa conversación, pero puede ayudarte a preparar una oferta a partir de los acuerdos registrados y a vigilar el siguiente paso.
La IA en ventas empieza con un acuerdo registrado
La IA en ventas ayuda cuando tiene acceso a los hechos de un asunto concreto. Si las condiciones se acordaron solo por teléfono, primero debes registrarlas; el propio modelo no las reconstruirá.
Marek tiene una consulta repartida entre el teléfono, el correo y los mensajes de un chat. Recuerda que el cliente preguntó por dos variantes de instalación, pero no anotó cuál eligió. Pedirle a la IA una oferta lista no resolverá esta laguna. Tampoco ayuda el texto «ponte en contacto más adelante» si no lleva una fecha asociada.
Marek crea un hilo independiente para cada asunto de cliente. Cuando envía una oferta, anota la fecha del próximo contacto. En el mensaje posterior a la oferta hace referencia a lo que el cliente realmente dijo. Es una forma de trabajar, no una función del modelo. Si los acuerdos de tu equipo circulan entre varios canales, empieza por la norma de un único lugar para los acuerdos.
Una sola tarea le da al Asistente de IA el material para la oferta
En Task Manager registras los acuerdos con el cliente en el hilo de una tarea, y el Asistente de IA puede preparar un borrador de oferta a partir de ellos. Lee el contenido del hilo y los archivos adjuntos a los que tienes acceso; la tarea reúne la descripción, la fecha límite, las personas asignadas y la conversación.
Kasia trabaja en el espacio de trabajo Ventas. Un espacio de trabajo es un área que agrupa el trabajo y determina el acceso a él. El lunes crea la tarea «Oferta para el cliente Nord», fija la fecha límite para el viernes a las 10:00 y le asigna prioridad alta. En la descripción anota el alcance, y en la conversación con el equipo concreta las condiciones. Después de 14 mensajes, no tiene que adivinar si el último cambio se refería al precio o a la fecha.
Kasia hace clic en «Asistente de IA» bajo la conversación y pregunta: «¿En qué quedamos con Nord? Enumera el alcance, la fecha límite y las cuestiones sin respuesta». La pregunta cambia el editor a modo privado; la respuesta, marcada como «SOLO PARA TI», solo la ve ella. Si el precio no se mencionó en el hilo ni en los adjuntos, no debería tratar la respuesta del modelo como una lista de precios aprobada.
Cuando alguien cambia la fecha límite de una tarea, el cambio junto con la fecha anterior queda registrado en su hilo. El color de la tarjeta muestra si la fecha límite es hoy, ya pasó o aún está por llegar. Así, la IA tiene ante sí el historial del asunto, y tú puedes comprobar de dónde viene la respuesta. Encontrarás más ejemplos de preguntas en el plan de uso de la IA en una pequeña empresa.
El borrador de la oferta surge de la conversación, pero lo apruebas tú
El Asistente de IA puede preparar el contenido de una oferta a partir de un hilo indicado y generarla para descargar como Word, PDF o HTML. El alcance, el precio y las condiciones comerciales los revisas antes de enviarla: el borrador no es una oferta aprobada.
Kasia pide: «Prepara un Word con el resumen de este hilo: alcance, fecha acordada y preguntas por aclarar». La IA redacta el contenido y Task Manager genera el archivo y muestra el botón de descarga. Una hoja Excel o CSV requiere datos tabulares.
Después, Kasia redacta un breve correo: «Te envío el alcance acordado. ¿Podemos comentar la pregunta pendiente el jueves?». La función «Mejorar texto» corrige el lenguaje en el editor, conservando los párrafos y las listas. No añade hechos nuevos, y puedes recuperar la versión anterior. Es una revisión del texto, no una decisión sobre lo que se le promete al cliente.
El Asistente de IA también puede preparar el envío de un correo, pero siempre requiere tu confirmación. Usa el buzón personal conectado en el módulo Correo, disponible en la variante Pro; sin él, informará de que no puede enviar el mensaje. El borrador y el botón de envío son dos pasos distintos.
Task Manager no tiene embudo de ventas, etapas de oportunidad ni previsión de ingresos. Si los necesitas, utiliza un CRM independiente; las tareas en el espacio de trabajo Ventas pueden servir para vigilar acuerdos y fechas límite, pero no sustituyen al reporting de ventas.
El seguimiento vigila la fecha límite solo si la registras
Puedes vincular un recordatorio de seguimiento a la fecha límite de una tarea. Si cambias esa fecha, el recordatorio se moverá con ella; si la fecha vence o la eliminas, el recordatorio se cancelará.
Supongamos que Kasia envía una oferta el lunes y planea el siguiente contacto para el viernes a las 10:00. En la tarea le pregunta al Asistente de IA: «Recuérdame un día antes de la fecha límite de esta tarea». El recordatorio solo se guarda después de hacer clic en «Sí, hazlo». La frase en la respuesta de la IA por sí sola no basta - para ver la lista de elementos guardados usa la orden «muéstrame mis recordatorios». Puedes tener hasta 50 recordatorios activos.
El miércoles el cliente pospone la llamada para la semana siguiente. Kasia cambia la fecha de la tarea y el recordatorio vinculado la sigue. Si la tarea no tiene fecha límite, el Asistente de IA propondrá un recordatorio normal para una fecha y hora concretas.
La notificación aparece en la aplicación abierta. Si también cuentas con un correo cuando la aplicación está cerrada, el administrador debe configurar CRON - una tarea periódica que se ejecuta en el servidor; sin ello, la aplicación te avisará al configurar el recordatorio. Un ejemplo aparte del funcionamiento del Agente de IA cuando no hay respuesta muestra un escenario más elaborado en un hilo.
En Pro, un correo entrante puede crear una tarea
En la variante Pro de Task Manager, una consulta entrante puede convertirse de inmediato en una tarea con una persona asignada y una fecha límite. Esto lo permiten los módulos Correo y Automatizaciones. Defines una regla CUANDO - SI - HAZ: qué evento la activa, qué correos deja pasar y qué debe ocurrir entonces.
El jueves llega al buzón de Kasia una solicitud de presupuesto. La regla puede ser así: CUANDO llegue un nuevo correo al buzón indicado, SI el asunto contiene presupuest, consult, HAZ - crea una tarea en el espacio de trabajo Ventas, asigna a Kasia y fija la fecha límite para dentro de dos días. La coma entre los fragmentos de palabras indica aquí una alternativa; el fragmento presupuest coincide con distintas variantes de la palabra. En el asunto y la descripción de la tarea puedes usar las variables {{mail.temat}}, {{mail.tresc}} y {{mail.nadawca}}, que toman los datos del mensaje recibido.
En lugar de un filtro por asunto puedes usar la condición «La IA evaluará (condición propia)» y preguntar si el mensaje es una solicitud de oferta. El modelo ve, entre otras cosas, el remitente, el asunto, un fragmento del contenido y los nombres de los adjuntos, pero no abre el contenido de los archivos. En caso de duda, responde «no». Puedes combinar un filtro simple con la evaluación de la IA para limitar el número de mensajes dirigidos al modelo. En ese caso, ambas condiciones deben cumplirse.
Una tarea creada a partir de un correo queda vinculada al hilo de correo. Es un acceso directo a la correspondencia original, no una forma de compartirla con todo el equipo. Si copias el contenido del correo en la descripción de la tarea, esa descripción la verán las personas con acceso a la tarea - decide por tanto qué quieres transmitirles.
La automatización no lee la fecha de ejecución del contenido del correo ni elige al vendedor según su contenido. La fecha límite se fija como +N días, y la persona se indica en la regla. Antes de guardar usa «Probar»: verás qué haría la regla con los eventos que coinciden, sin crear tareas ni enviar mensajes. El historial de ejecuciones conserva durante 30 días también los motivos por los que se omitieron correos.
Si las solicitudes llegan desde un formulario, consulta también el ejemplo de gestión de leads de un formulario. Allí la IA prepara una nota sobre la solicitud; aquí la regla se encarga, ante todo, de que el correo tenga un responsable y una fecha límite.
Pagas por la licencia y por tu propio uso de la IA, no por cada vendedor cada mes
Task Manager tiene una licencia perpetua que se paga una sola vez por el número de puestos elegido, sin suscripción por usuario. La IA requiere tu propia clave API y se factura directamente con el proveedor del modelo que elijas, sin recargo por parte de Task Manager.
| Ejemplo de selección | Número de personas | Precio de la licencia |
|---|---|---|
| Standard Starter | hasta 8 | 690 zł |
| Pro Classic | hasta 20 | 3 990 zł |
En ambas variantes está el Asistente de IA para trabajar con tareas y chats. Pro añade, entre otros, Correo y Automatizaciones necesarios para el escenario con el correo; si por ahora solo quieres redactar borradores y controlar las fechas límite de las tareas, puedes empezar con Standard. La comparación entre las variantes Standard y Pro te ayudará a separar estas necesidades.
El precio de la licencia incluye 12 meses de actualizaciones. Pasado ese periodo, el acceso a nuevas versiones es opcional - para Pro Classic cuesta 1.197 PLN. A la factura añade tu propio hosting y el posible uso de IA con OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. El programa funciona también sin IA.
Task Manager se instala en tu propio servidor; basta un hosting compartido normal que cumpla los requisitos de la aplicación. Los datos de la aplicación están en tu servidor, pero cuando le preguntas al Asistente de IA, el contenido de la fuente indicada llega al proveedor externo del modelo. En ofertas que contengan datos de clientes, elige las fuentes con criterio.
Mañana empieza por una sola oferta abierta
Mañana elige una oferta para la que esperas respuesta y crea una tarea con la fecha del siguiente contacto. Añade los acuerdos conocidos, pide al Asistente de IA un borrador de mensaje y un recordatorio un día antes de la fecha límite - y comprueba que has confirmado su guardado.
Si llevas un equipo pequeño, quieres mantener los datos de la aplicación en tu propio servidor y no pagar una suscripción por cada puesto, mira este recorrido en el Demo.
Preguntas frecuentes
¿La IA escribirá la oferta por mí?
El Asistente de IA preparará un borrador a partir del contenido disponible en el hilo de la tarea o del chat, y puede generarlo como archivo Word, PDF o HTML. El precio, el alcance y las condiciones los revisas tú antes de enviarlo.
¿El Asistente de IA enviará el correo al cliente por su cuenta?
No, el correo preparado por el Asistente de IA siempre requiere tu confirmación. El envío usa tu buzón conectado en el módulo Correo, disponible en la variante Pro; otra vía distinta es la regla de Automatizaciones, que configuras tú mismo y que envía el correo exclusivamente desde tu buzón.
¿Cómo configurar un seguimiento para que se desplace junto con la fecha límite?
Pide al Asistente de IA un recordatorio vinculado a la fecha límite de la tarea, por ejemplo «un día antes de la fecha límite», y confírmalo con el botón «Sí, hazlo». Al cambiar la fecha límite de la tarea, el recordatorio se desplazará junto con ella.
¿Puede un correo con una solicitud de oferta crear automáticamente una tarea?
Sí, en la variante Pro una regla de Automatizaciones puede crear una tarea cuando llega un correo que cumple las condiciones establecidas. En la regla indicas el espacio de trabajo, la persona y la fecha límite de tipo +N días; el programa no los elige a partir del contenido del mensaje.
¿La IA en ventas sustituirá mi CRM?
Task Manager no sustituye un CRM si necesitas un embudo de ventas, etapas de oportunidad o previsión de ingresos. En cambio, puedes gestionar los asuntos de tus clientes como tareas con una conversación, una persona responsable y una fecha límite en el espacio de trabajo Ventas.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
