Podle polského statistického úřadu GUS využívalo v roce 2025 technologie umělé inteligence 8,7 % podniků s alespoň 10 zaměstnanci, mezi malými (10-49 osob) to bylo 6,1 %. Zbytek zná AI hlavně z prezentací a titulků. Tento text ukazuje sedm činností, které AI asistent v Task Manageru vykonává během běžného pracovního dne týmu: co mu řeknete, co dostanete a kolik to stojí.
Čím se liší AI vetkaná do práce od chatbota vedle
Většina firem, které „zkusily AI", otevřela chat v prohlížeči, vložila e-mail a zase zpátky vložila odpověď. Model neví, kdo je kdo v týmu, jaký je termín a co bylo domluveno před týdnem. V Task Manageru sedí AI asistent tam, kde je práce: ptáte se na otevřené vlákno, jako zdroj označíte pracovní prostor, poznámku nebo složku souborů. Model si sami vyberete mezi OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude a xAI Grok - rozdíl není v modelu, ale v tom, že AI vidí kontext a má v programu ruce.
Níže je sedm situací ze tří týmů: účetní kanceláře Bilans Plus z Poznaně (7 lidí), agentury Studio Kreska z Vratislavi (12 lidí) a servisu Termo-Serwis od Lodže (9 lidí). Firmy jsou smyšlené, příkazy a výsledky jsou skutečné.
1. Shrnutí dlouhého vlákna
Situace. Ola z Bilans Plus se vrací z dovolené. V úkolu „Nabídka pro klienta Nord" čeká 46 zpráv: klient měnil rozsah, Marek se doptával na DPH, někdo nahrál tři verze smlouvy.
Příkaz. Ve vlákně klikne na Uspořádat a zvolí Shrnout. Nebo přepne pole zprávy do režimu dotazu (tlačítko AI asistent) a napíše: „Shrň toto vlákno - co bylo domluveno, kdo za co odpovídá, jaké padly termíny".
Co dostane. V režimu Shrnout se každá zpráva promění v 1-2 věty, po dávkách 8 od nejnovějších. V režimu dotazu - jedno shrnutí rozdělené na rozhodnutí, termíny a „kdo za co", viditelné pouze pro tazatele. Originály zůstávají nedotčené a pod každou zpracovanou zprávou je poznámka „AI se může mýlit". Pár vteřin místo půl hodiny čtení.
Na snímku obrazovky níže kratší příklad z dema: chat „Dohody s klientem", 14 zpráv ze tří dnů. Asistent z nich vytáhl tři rozhodnutí o webu (tmavý odstín, kontaktní formulář, blog ve druhé etapě), dva termíny (připomínky k maketě zítra do 15:00, schůzka v pátek 25. září v 11:00) a rozdělení práce mezi Marka, Annu a Olu - spolu se dvěma variantami nabídky, 14 900 a 19 800 zł.
Více: Shrnutí.
2. Kontrolní seznam z popisu úkolu
Situace. Ve Studiu Kreska zakládá Michał úkol „Projekt webu" pro klienta ABC. Popis má dvě stránky: struktura podstránek, texty ve dvou jazycích, makety, kódování, nahrání obsahu a předání.
Příkaz. Ve vlákně úkolu zapne režim dotazu (tlačítko AI asistent) a napíše: „Udělej z popisu úkolu kontrolní seznam k odškrtávání".
Co dostane. Seznam položek se zaškrtávacími poli a ukazatelem postupu, viditelný jen pro něj - konverzace s asistentem ve vlákně je soukromá. Na snímku níže je pět položek, dvě už odškrtnuté a přeškrtnuté (struktura pěti podstránek dohodnutá s klientem, texty PL a EN shromážděné), ukazatel zobrazuje „2 z 5 hotovo". Aby na seznamu pracoval celý tým, Michał zkopíruje položky do pole Popis úkolu a označí je tlačítkem Seznam úkolů (stejné jako v editoru zpráv). Od té chvíle je kontrolní seznam klikatelný v kartě úkolu a stav zaškrtnutí je sdílený: když Ania odškrtne makety, ostatní to hned uvidí, s jejím mini avatarem a datem. Čtvrthodina rozepisování briefu se mění v jednu větu a vložení.
Více: Kontrolní seznamy.
3. E-mail, který se mění v úkol
Situace. Do Termo-Servisu chodí reklamace a hlášení problémů e-mailem, v různých časech a v různé formě. Dosud někdo ráno procházel schránku a přepisoval je na seznam.
Příkaz. Majitel popíše asistentovi pravidlo: „Když přijde do schránky nový e-mail a AI vyhodnotí, že jde o reklamaci, stížnost nebo hlášení problému, založ úkol v pracovním prostoru Prodej pro Kasiu Wójcik s vysokou prioritou a termínem na zítra". Asistent sestaví návrh pravidla KDYŽ - POKUD - PROVEĎ a zobrazí kartu „Přejít do Automatizací". Majitel opraví jedno pole, klikne na Uložit, poté na Zapnout.
Co dostane. Každý e-mail, který AI vyhodnotí jako reklamaci, se stane úkolem s osobou a termínem dřív, než kdokoli otevře schránku. Podmínka „AI vyhodnotí" vidí odesílatele, předmět, úryvek obsahu a názvy příloh; při nejistotě odpoví „ne" - automat raději neudělá nic, než aby to udělal špatně. Pokud chcete šetřit na dotazech, přidáte před ni levnější podmínky (např. konkrétní schránka nebo slovo v předmětu) - AI vyhodnocuje až to, co jimi projde. Tlačítko Testovat ukáže, co by se stalo, bez provedení. Scénář vyžaduje Poštu a Automatizace (varianta Pro).
Na snímku pravidlo „Reklamace od klienta" z dema, ještě vypnuté, těsně po uložení: podmínka AI zapsaná srozumitelně („Zpráva je reklamace, stížnost nebo hlášení problému - autor je nespokojený, něco nefunguje nebo požaduje opravu, vrácení peněz či vysvětlení") a akce „Vytvořit úkol" se štítky Prodej, pro: Kasia Wójcik, priorita: vysoká, termín: +1 den.
Celý scénář krok za krokem: E-mail, který sám zakládá úkol.
4. Tabulka z úkolů a export do Excelu
Situace. Vedení Studia Kreska chce každý měsíc přehled uzavřených úkolů podle klientů. Michał to dělal v tabulce, kopíroval ze seznamu.
Příkaz. V panelu asistenta, s označeným pracovním prostorem Klienti: „Udělej tabulku úkolů dokončených v září: klient, téma, kdo uzavřel, termín, zda po termínu". Po kontrole: „Vygeneruj z toho soubor Excel".
Co dostane. Tabulku přímo v odpovědi, a po druhém příkazu tlačítko „Stáhnout" se souborem .xlsx. Stejně fungují Word, PDF, CSV a HTML - AI píše obsah, program sestaví soubor. Data pocházejí výhradně z úkolů, k nimž má tazatel přístup; u velmi širokých dotazů zúžete období nebo pracovní prostor.
Více: Tabulky a přehledy.
5. Překlad zprávy ve vlákně
Situace. Termo-Servis obsluhuje halu německého nájemce. Vedoucí objektu píše německy, technici odpovídají polsky.
Příkaz. Ve vlákně, v režimu dotazu: „Přelož poslední zprávu do polštiny". Po domluvení odpovědi: „Přelož do němčiny: výměna ventilu v pátek v 8:00, potřebný přístup do strojovny".
Co dostane. Překlad vedle originálu, viditelný pouze pro tazatele (štítek „POUZE PRO VÁS"). Verzi k odeslání zkopíruje do běžné zprávy a sám rozhodne, co jde ke klientovi. Model zná kontext vlákna, takže se „ventil" nezmění na „kohout".
6. Připomenutí z jedné věty
Situace. Ola má do 25. odeslat klientovo přiznání; termín úkolu je 24. Chce připomenutí, ale nechce klikat po kalendáři.
Příkaz. Ve vlákně úkolu: „Připomeň mi tento úkol den před termínem". Nebo v panelu asistenta: „Připomeň mi zítra v 9 fakturu pro Nord a pošli to i e-mailem".
Co dostane. Ve vlákně úkolu vznikne připomenutí připnuté k termínu okamžitě - moment spočítá program a asistent odpoví „Připomenutí nastaveno: den před termínem" s datem a časem. Když se termín změní na 28., připomenutí samo přeskočí na 27. V panelu, u konkrétního data, nejdřív dostanete kartu s datem a kliknete „Ano, proveď" - teprve pak připomenutí existuje. V uvedený čas přijde oznámení v aplikaci, e-mail jen na výslovnou žádost. Seznam zkontrolujete větou „ukaž mé připomenutí", zbytečné zrušíte příkazem „zruš připomenutí" s číslem ze seznamu.
7. AI agent: plán místo jediné odpovědi
Situace. Ola z Bilans Plus čeká ve vlákně „Nabídka pro klienta Nord" na odpověď Kasii Wójcik. Bez ní nabídku neuzavře a nechce vlákno hlídat.
Příkaz. Ve vlákně úkolu, v režimu dotazu: „Pokud Kasia neodpoví do zítřka, připomeň jí to v 8:30 a v 9:00 mi dej vědět".
Co dostane. AI agent plán hned uloží a zobrazí ho ve vlákně jako záznam „Plán AI #16 uložen" s jednovětým shrnutím („Čekám na odpověď Kasii do zítřejších 8:30. Pokud nepřijde - připomenu ve vlákně a v 9:00 ti dám vědět.") a třemi kroky s daty: (1) čekej na odpověď do 8:30, (2) pošli zprávu v 8:30, (3) upozorni v 9:00. Kroky „na teď" se provedou okamžitě, časově vzdálené spouští cron na serveru. Pokud Kasia odpoví v 16:00, podmíněné kroky se přeskočí a plán sám zanikne. Pod záznamem je hotový příkaz ke zrušení: „@aipriv /anuluj plan 16", k použití kdykoli. Agent funguje v mezích Oliných oprávnění a pouze mezi účastníky vlákna.
Čím se AI agent liší od asistenta: AI agent.
Co vyžaduje potvrzení a co ne
| Co | Potvrzení |
|---|---|
| Shrnutí, tabulka, překlad, kontrolní seznam | ne - samotná odpověď nic nemění |
| Úkol od asistenta | ano - Uložit v okně úkolu |
| E-mail od asistenta | ano - „Odeslat" |
| Pravidlo automatizace | ano - Uložit a Zapnout |
| Připomenutí z panelu | ano - „Ano, proveď" |
| Připomenutí z vlákna (připnuté k termínu) | ne - okamžitě; zrušíte příkazem „zruš připomenutí" |
| Plán AI agenta | ne - plán se uloží okamžitě; zrušíte ho jednou větou |
Pokud model napíše „nastavil jsem připomenutí", a přitom to neudělal, pod odpovědí se objeví žlutý blok „Oprava" s tím, co se ve skutečnosti stalo.
Kolik to stojí: vlastní klíč, bez marže
Task Manager neprodává AI balíčky. Licenci programu kupujete jednou: varianta Standard je Starter 690 zł bez DPH (do 8 osob), Classic 1 490 zł (9-20 osob) a Max 2 290 zł (21-35 osob); varianta Pro s Poštou, Soubory a Automatizacemi, potřebná pro scénář 3, stojí 1 990 / 3 990 / 5 990 zł bez DPH (celý ceník). Za dotazy platíte poskytovateli modelu podle jeho ceníku, na vlastním API klíči, bez marže a bez limitu „dotazů v balíčku".
Poskytovatelé účtují tokeny, tedy kousky textu (podle Anthropicu asi 4 znaky v angličtině; polština jich spotřebuje víc). Vybrané sazby za milion tokenů z oficiálních ceníků (USD, stav k 20. září 2026):
| Poskytovatel a model | Vstup (1 mil. tokenů) | Výstup (1 mil. tokenů) |
|---|---|---|
| OpenAI gpt-5-mini | 0,25 USD | 2,00 USD |
| OpenAI gpt-4.1 | 2,00 USD | 8,00 USD |
| Anthropic Claude Haiku 4.5 | 1,00 USD | 5,00 USD |
| Anthropic Claude Sonnet 5 | 2,00 USD | 10,00 USD |
| Google Gemini 3.5 Flash-Lite | 0,30 USD | 2,50 USD |
| Google Gemini 3.5 Flash | 1,50 USD | 9,00 USD |
Příklad ze sekce 1: vlákno se 46 zprávami je, řekněme, 8 000 tokenů na vstupu a shrnutí 600 na výstupu. Na gpt-5-mini to stojí zhruba 0,003 USD (8 000 × 0,25 / 1 mil. + 600 × 2 / 1 mil.), na Claude Haiku 4.5 zhruba 0,011 USD, na gpt-4.1, Claude Sonnet 5 nebo Gemini 3.5 Flash - zhruba 0,02 USD, tedy dva centy. Tým 10 lidí po 10 dotazech denně po 22 pracovních dnech je 2 200 dotazů měsíčně: zhruba 44 USD při dvou centech za dotaz, pár dolarů u modelu třídy „mini". Je to odhad: účet závisí na modelu, délce vláken a počtu zdrojů; limit útraty nastavíte v panelu poskytovatele. Ceník xAI pro Grok neuvádíme, protože jsme ho v den publikace neověřovali.
Podrobnosti vyúčtování: Náklady na AI bez marže.
Kam se dostávají data
Data aplikace - úkoly, zprávy, soubory, pošta - leží na vašem serveru. Ale když požádáte o shrnutí vlákna, jeho obsah (a označené přílohy) jde v dotazu k vybranému poskytovateli modelu, na vašem klíči. Co program dělá, abyste nad tím měli kontrolu:
- Administrátor rozhoduje, co je zdrojem. Pošta jako zdroj znalostí AI je ve výchozím stavu vypnutá, protože korespondence obsahuje data třetích osob; po zapnutí vidí každý jen vlastní schránky.
- Model vidí jen to, k čemu máte přístup. Asistent nesáhne do pracovního prostoru, do kterého nepatříte; dokumenty ve znalostní bázi jsou filtrované podle oprávnění. Výjimkou je administrátor, který přes asistenta vidí všechny úkoly a chaty (poštu ostatních ne).
- API klíč je šifrovaný a po uložení už není zobrazován celý.
- Ukazatel vytížení zdrojů ukazuje, kolik obsahu se vešlo do dotazu.
Než zapnete AI pro tým, přečtěte si podmínky zpracování dat u vybraného poskytovatele - smlouvu s ním uzavíráte vy sami prostřednictvím API klíče. Poskytovatele můžete kdykoli změnit v Nastavení → AI.
Sedm činností z tohoto textu nevyžaduje žádné zavádění ani změnu způsobu práce - jen API klíč a jednu větu na správném místě. Nejjednodušeji si to ověříte na vlastních vláknech: Demo.
Nejčastější dotazy
Může AI v programu něco udělat bez mého vědomí?
Bez vašeho vědomí ne; bez kliknutí - ve dvou případech ano. Úkol, e-mail, připomenutí z panelu a pravidlo automatizace čekají na vaše potvrzení. Plán AI agenta a připomenutí připnuté k termínu se uloží hned po vaší větě, ale zanechají záznam ve vlákně a zrušíte je jedním příkazem („@aipriv /anuluj plan 16", „zrušit připomenutí").
Který model zvolit na začátek?
Levnější model z rodiny „mini" nebo „Flash" stačí na shrnutí, kontrolní seznamy a překlady. Dražší dává smysl u dlouhých dokumentů a přehledů, kde záleží na přesnosti. Změna modelu je jedno kliknutí v Nastavení → AI.
Dostávají se data z mého serveru k poskytovateli AI?
Ano - v rozsahu, který označíte jako zdroj konverzace, nebo který zahrnuje pravidlo automatizace. Data aplikace zůstávají na vašem serveru; k poskytovateli jde dotaz s kontextem, na vašem klíči, podle podmínek daného poskytovatele.
Bude AI agent fungovat, i když zavřu prohlížeč?
Kroky plánu a e-maily na pozadí vyžadují cyklickou úlohu (cron) na serveru; vhodné jsou i hostingy s HTTP cronem. Bez něj se plány spustí až tehdy, když někdo z týmu používá aplikaci.
Zdroje
- Polský statistický úřad GUS, „Informační společnost v Polsku v roce 2025" (podniky s 10 a více zaměstnanci; s. 112-114)
- OpenAI, „Pricing" (API)
- Anthropic, „Pricing" (Claude Developer Platform; také odhad 1 token ≈ 4 znaky)
- Google, „Gemini Developer API pricing"
- Task Manager, ceník
- Task Manager, uživatelská příručka: AI asistent, Nastavení AI, Automatizace - https://taskmanager.pl/materialy/asystent-ai, https://taskmanager.pl/materialy/ustawienia-ai, https://taskmanager.pl/materialy/automatyzacje (přístup: 2026-09-20)
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
