Pondělí, 8:40. Ola ze sedmičlenné účetní kanceláře Bilans Plus se vrací z dovolené a v jednom vlákně na ni čeká 46 zpráv. Pro Olu má AI ve firmě smysl pouze tehdy, když jí pomůže přejít od tohoto čísla k rozhodnutím a termínům. Podle GUS používalo v roce 2025 AI 8,7% firem s nejméně 10 zaměstnanci, mezi malými firmami s 10 až 49 zaměstnanci to bylo 6,1%. Místo další prezentace o umělé inteligenci uvidíte sedm konkrétních situací včetně zadání, výsledku a nákladů.
AI ve firmě dává smysl, když pracuje se správným kontextem
AI ve firmě šetří čas, pokud do ní nemusíte ručně přenášet e-maily, úkoly a dohody. V aplikaci Task Manager vyberete zdroje a AI asistent odpovídá na základě obsahu, ke kterému máte přístup.
Běžný chat otevřený na druhé kartě neví, kdo je klient Nord, jaký termín zazněl před týdnem ani proč Marek čeká s návrhem. Nejprve proto zkopírujete konverzaci do modelu a potom přenesete odpověď zpět. U krátkého dotazu to trvá minutu, ale při 20 takových operacích vzniká místo úspory nový úkol.
V aplikaci Task Manager můžete jako zdroj vybrat své úkoly, Kalendář, celý Pracovní prostor, konkrétní úkol, chat, poznámku, složku, jednotlivý soubor nebo vlastní poštovní schránku. Ukazatel informuje, kolik znalostí se do dotazu vešlo, a AI asistent uvede, co nezahrnul.
Poskytovatele si vyberete sami: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok. Zadáte vlastní API klíč a seznam modelů se načte z vašeho účtu. Více o tomto mechanismu najdete na stránce AI asistenta v aplikaci Task Manager.
Sedm použití AI a Automatizace v práci
AI asistent shrne konverzaci, sestaví kontrolní seznam, připraví tabulku se souborem, přeloží zprávu, nastaví připomenutí a navrhne plán AI agenta. Samostatný scénář ukazuje pravidlo Automatizace, které po přijetí e-mailu vytvoří úkol. Jde o sedm nezávislých situací z firem Bilans Plus, Studio Kreska a Termo-Serwis, nikoli o plán jednoho týdne.
AI asistent připravuje obsah a formuláře, ale úkol ukládáte, e-mail potvrzujete a pravidlo Automatizace zapínáte vy.
1. Vrátíte se z dovolené a ve vlákně čeká 46 zpráv
V pondělí Ola otevře konverzaci „Dohody s klientem“. Místo postupného čtení všech zpráv vybere ve funkci Uspořádat režim Shrnout, který zkrátí každou zprávu na 1-2 věty a zpracovává konverzaci po skupinách 8 zpráv.
Může se také soukromě zeptat ve vlákně: „Shrň tuto konverzaci. Vypiš rozhodnutí, termíny a odpovědné osoby.“ Odpověď uvidí pouze ona, s označením „POUZE PRO VÁS“.
Náhled funkce Uspořádat po skončení aktuální relace zmizí, zatímco původní zprávy zůstanou beze změny. Program neukládá novou verzi konverzace.
Tak funguje shrnutí konverzací pomocí AI: nejprve dostanete přehled a teprve potom otevřete zprávy, které vyžadují rozhodnutí.
2. Dvoustránkový brief se změní v pět bodů
V úterý Michał z dvanáctičlenného Studia Kreska otevře úkol „Projekt webu“. Popis má dvě strany, proto soukromě zadá: „Vytvoř z popisu úkolu kontrolní seznam k odškrtávání“.
AI asistent vrátí pět bodů, ale jeho odpověď zůstává soukromá. Michał je proto převede do popisu úkolu jako seznam úkolů. Od té chvíle může tým odškrtávat položky bez otevírání úprav, ukazatel zobrazuje postup a u dokončeného bodu je vidět osoba, která ho označila.
Když Ania dokončí návrhy a odškrtne svou položku, ostatní uvidí stejný stav. Rozdíl je jednoduchý: kontrolní seznam v odpovědi AI asistenta slouží Michałovi, zatímco seznam úkolů v popisu úkolu slouží celému týmu.
3. Reklamace z e-mailu se změní v úkol
Ve středu v 16:47 přijde devítičlenné firmě Termo-Serwis reklamace. Samostatně ji nezpracovává AI asistent, ale dříve uložené a zapnuté pravidlo Automatizace.
Pravidlo reaguje na nový e-mail a zkontroluje podmínku popsanou běžnou větou. Poté vytvoří úkol v Pracovním prostoru Prodej pro Kasiu Wójcik s vysokou prioritou a termínem za jeden den.
Automatizace mají podobu „KDYŽ - POKUD - PROVEĎ“ a fungují uvnitř aplikace. Pravidlo může zohlednit odesílatele, předmět, schránku a přítomnost přílohy, přičemž jedno pravidlo podporuje až 10 akcí.
Bezpečnostní pojistky Automatizace
Před spuštěním kliknete na „Testovat“, abyste zobrazili očekávaný výsledek bez provedení akcí. Historie zahrnuje 30 dní a zobrazuje důvody přeskočení i chyby. Po třech chybách za sebou se pravidlo zastaví a odešle e-mail. Pravidlo pro poštu reaguje pouze na schránky svého autora.
Pošta a Automatizace jsou součástí varianty Pro. Celý postup ukazuje příklad e-mailu, který vytvoří úkol.
4. Přehled se přenese do Excelu bez ručního přepisování
Michał požádá AI asistenta o přehled z vybraného Pracovního prostoru. Po kontrole tabulky dodá: „Vygeneruj z toho soubor Excel“.
AI připraví obsah a aplikace vytvoří soubor. K dispozici jsou formáty PDF, DOCX, XLSX, CSV a HTML. Soukromý odkaz funguje 24 hodin a otevře ho pouze přihlášená osoba, která má přístup ke zdrojovému úkolu nebo chatu.
U velkého projektu Michał označí jako zdroj konkrétní Pracovní prostor nebo jednotlivé úkoly, místo aby se ptal na všechno najednou. Lišta zdrojů ukazuje, kolik obsahu se vešlo do dotazu, takže nemusí hádat, zda report zahrnul všechny materiály.
5. Německý nájemce píše polským technikům
V pátek dostane Termo-Serwis zprávu od správce haly. Kasia se ve vlákně zeptá: „Přelož poslední zprávu do polštiny“, a po přípravě odpovědi požádá o překlad opačným směrem.
AI asistent vidí zadaný kontext konverzace, takže může zachovat názvy zařízení a předchozí dohody. Překlad má štítek „JEN PRO VÁS“. Klient dostane až text, který Kasia zkontroluje a zkopíruje do běžné zprávy.
6. Jedna věta pohlídá termín faktury
Ola napíše: „Připomeň mi zítra v 9 fakturu pro Nord“. Druhým typem je připomenutí navázané na termín úkolu, například den před termínem - když se termín posune, připomenutí se posune spolu s ním. Současně může být aktivních 50 připomenutí.
Jednou denně AI asistent pošle souhrn s počtem úkolů na dnešek a úkolů po termínu. Centrum oznámení samostatně připomíná událost 15 minut předem a v okamžiku jejího zahájení, upozorňuje hodinu před termínem úkolu a zobrazuje ranní přehled s plánem dne.
Připomenutí v aplikaci fungují vždy. E-maily odesílané na pozadí při zavřené aplikaci vyžadují CRON, tedy pravidelně spouštěnou úlohu na serveru. Program na to upozorní při nastavování připomenutí.
7. AI agent sestaví plán místo jediné odpovědi
Ola čeká na odpověď od Kasi ohledně nabídky pro Nord. Zadá složitější pokyn: „Pokud Kasia neodpoví do zítřka, připomeň jí to v 8:30 a v 9:00 mi dej vědět“.
AI agent je režim AI asistenta určený pro vícekrokové úkoly. Navrhne plán, který se zobrazí ve vlákně, a pracuje výhradně v rámci oprávnění osoby, která ho spustila. Odložené kroky vyžadují CRON na serveru.
Je to více než textová odpověď, ale než bude pokračovat, stále vidíte jeho plán. Podrobnosti o tomto režimu popisuje stránka AI agent.
Co vyžaduje vaše potvrzení a co program nijak nemění
Textové odpovědi AI asistenta v programu nic nemění. Vy uložíte úkol, potvrdíte odeslání e-mailu a zapnete pravidlo Automatizace.
| Co připraví AI | Co se stane dál |
|---|---|
| Shrnutí, tabulka, překlad nebo kontrolní seznam ve vlákně | Odpověď zůstane soukromým obsahem a nic nezmění |
| Úkol od asistenta | AI asistent otevře formulář s vyplněnými poli a vy úkol uložíte |
| E-mail od asistenta | Zpráva se odešle až po vašem potvrzení |
| Pravidlo Automatizace | Uložíte ho a zapnete, zatímco „Testovat“ neprovede žádnou akci |
| Připomenutí nebo plán AI agenta | Vznikne na základě vašeho pokynu a je vidět ve vlákně |
Po zapnutí Automatizace provede uložené akce, například vytvoří úkol po přijetí e-mailu. Pracuje s oprávněními autora, má limit spuštění za hodinu a ochranu proti smyčkám.
Kolik stojí AI ve firmě: licence jednou, tokeny zvlášť
Náklady na AI v aplikaci Task Manager se skládají z licence programu a volitelných poplatků za použití modelu. Za tokeny platíte přímo společnostem OpenAI, Google, Anthropic nebo xAI prostřednictvím vlastního API klíče, bez marže aplikace Task Manager.
Licence je trvalá a její cena závisí na počtu pracovních míst. Neplatíte předplatné za uživatele. Cena zahrnuje 12 měsíců aktualizací. Poté můžete prodloužit přístup k novým verzím, nebo zůstat u stávající verze bez dalších licenčních poplatků.
| Plán | Standard | Pro |
|---|---|---|
| Starter, až pro 8 osob | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic, až pro 20 osob | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max, až pro 35 osob | 2 290 zł | 5 990 zł |
Varianta Pro přidává Poštu, Soubory, Automatizace, šifrování obsahu AES-256 a znalostní bázi AI, díky které může Asistent odpovídat z materiálů celé firmy. Samotný AI asistent funguje v obou variantách. Pro tým nad 35 osob je k dispozici Enterprise s individuální cenovou nabídkou.
Poskytovatelé účtují vstupní a výstupní tokeny zvlášť. Token je část textu zpracovávaná modelem. Anthropic odhaduje, že jeden token odpovídá přibližně čtyřem znakům v angličtině, zatímco text v polštině jich obvykle spotřebuje více.
Při předpokládaných 8000 vstupních tokenech a 600 tokenech odpovědi může jedno shrnutí stát přibližně 0,003 až 0,02 USD v závislosti na modelu. Tým 10 osob, v němž každý položí 10 takových dotazů během 22 pracovních dnů, vygeneruje 2200 dotazů. Odhadovaný účet bude činit od několika až po přibližně 44 USD měsíčně. Limit výdajů nastavíte v panelu poskytovatele.
Program funguje i bez AI, takže poplatky za modely jsou volitelné. Způsob účtování podrobněji popisuje stránka nákladů na AI bez marže.
Kam se odesílají data, když požádáte o shrnutí
Data aplikace, jako jsou úkoly, zprávy, soubory a pošta, jsou uložena na vašem serveru. Když však používáte AI asistenta, obsah vybraný jako kontext dotazu se prostřednictvím vašeho API klíče odešle zvolenému poskytovateli modelu.
Administrátor zapíná AI zvlášť pro úkoly, chaty a okno AI asistenta a uživatel vybírá zdroje potřebné k odpovědi. Pošta jako zdroj znalostí je ve výchozím nastavení vypnutá. Po jejím zapnutí vidí AI asistent a Automatizace výhradně vlastní schránky uživatele.
AI asistent používá pouze obsah, ke kterému máte přístup. Globální administrátor spravuje aplikaci a vidí úkoly a chaty, ale pošta, poznámky a konverzace s AI asistentem zůstávají soukromé i před ním. API klíče a hesla SMTP, tedy přihlašovací údaje k serveru odesílajícímu poštu, jsou v databázi šifrovány.
Server se připojuje ke službám, které byly zapnuty, např. k poskytovateli AI, poštovnímu serveru, Kalendáři Google nebo webhookům n8n. Bez samostatného rozhodnutí se připojuje pouze k licenčnímu panelu, kterému předává údaje o licenci a verzi programu, bez obsahu databáze. Prohlížeč stahuje knihovny, písma, ikony a avatary ze serveru aplikace, nikoli z externích služeb. To znamená, že samotný prohlížeč se kvůli těmto prvkům nepřipojuje k cizím serverům.
AI asistent čte soubory TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX a PDF. Program nemá OCR, tedy funkci rozpoznávání textu ze skenů, proto nepřečte naskenovaný PDF ani dokument ve starém formátu DOC. Obrázky může analyzovat vizuálně, pokud vybraný model tuto funkci podporuje.
Před připojením poskytovatele si ověřte jeho podmínky zpracování dat. Poskytovatele, klíč, model, limit délky odpovědi, historii konverzací a shrnutí příloh nastavíte v Nastavení → AI.
Zítra začněte jedním vláknem
Nejprve vyberte vlákno, jehož přečtení vám dnes zabralo více než pět minut. Zítra ráno se v něm AI asistenta zeptejte: „Na čem jsme se dohodli, kdo za co odpovídá a jaké byly stanoveny termíny?“.
Nenastavujte hned sedm scénářů. Vyzkoušejte si jeden výsledek na vlastních datech v Demo.
Nejčastější dotazy
Může AI ve firmě něco udělat bez mého kliknutí?
Samotný AI asistent za vás nic neuloží - úkol vznikne ve formuláři, který schválíte, a e-mail se odešle až po vašem potvrzení. Bez vašeho kliknutí funguje pouze dříve uložená a zapnutá Automatizace a připomenutí nebo plán AI agenta, který jste sami zadali.
Který model AI si vybrat na začátek?
Na začátek si vyberte levnější model dostupný ve vašem účtu a vyzkoušejte ho na shrnutích, kontrolních seznamech a překladech. U dlouhých dokumentů můžete výsledek porovnat s pokročilejším modelem změnou jediného pole v Nastavení → AI.
Dostávají se data z mého serveru k poskytovateli AI?
Ano, poskytovatel obdrží obsah dotazu a kontext zvolený jako zdroj. Data aplikace zůstávají na vašem serveru, ale dotaz zpracovává vybraný poskytovatel pomocí vašeho API klíče.
Musím za AI platit, abych mohl používat Task Manager?
Ne, Task Manager funguje i bez AI. Účet u poskytovatele modelu je volitelný a po jeho připojení platíte přímo poskytovateli bez marže zprostředkovatele.
Bude plán AI agenta fungovat i po zavření prohlížeče?
Ne, pokud na serveru neběží CRON. Odložené kroky AI agenta a e-maily zpracovávané na pozadí vyžadují CRON, tedy pravidelnou úlohu serveru, která spouští akce bez otevřeného prohlížeče.
Zdroje
- Hlavní statistický úřad, „Informační společnost v Polsku v roce 2025“
- OpenAI, „Pricing“
- Anthropic, „Pricing“
- Google, „Gemini Developer API pricing“
- Task Manager, ceník
- Task Manager, „AI asistent“
- Task Manager, návody „AI asistent“, „Nastavení AI“ a „Automatizace“ - https://taskmanager.pl/materialy/asystent-ai, https://taskmanager.pl/materialy/ustawienia-ai, https://taskmanager.pl/materialy/automatyzacje (přístup: 2026-09-22)
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
