Según la Oficina Central de Estadística de Polonia (GUS), en 2025 el 8,7 % de las empresas con al menos 10 empleados usaba tecnologías de inteligencia artificial, y entre las pequeñas (10-49 empleados) la cifra era del 6,1 %. El resto conoce la IA sobre todo por presentaciones y titulares. Este texto muestra siete tareas que el Asistente de IA de Task Manager realiza en un día normal de trabajo del equipo: qué le dices, qué obtienes y cuánto cuesta.
En qué se diferencia la IA integrada en el trabajo de un chatbot aparte
La mayoría de las empresas que «probaron la IA» abrieron un chat en el navegador, pegaron un correo y pegaron la respuesta de vuelta. El modelo no sabe quién es quién en el equipo, cuál es el plazo ni qué se acordó la semana pasada. En Task Manager, el Asistente de IA está donde está el trabajo: preguntas sobre un hilo abierto, indicas un espacio de trabajo, una nota o una carpeta de archivos como fuente. Tú eliges el modelo entre OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude y xAI Grok - la diferencia no está en el modelo, sino en que la IA ve el contexto y tiene las manos en el programa.
A continuación, siete situaciones de tres equipos: la gestoría Bilans Plus de Poznan (7 personas), la agencia Studio Kreska de Wroclaw (12 personas) y el servicio técnico Termo-Serwis, cerca de Lodz (9 personas). Las empresas son ficticias; las órdenes y los resultados, reales.
1. Resumen de un hilo largo
Situación. Ola, de Bilans Plus, vuelve de vacaciones. En la tarea «Oferta para el cliente Nord» le esperan 46 mensajes: el cliente cambió el alcance, Marek preguntó por el IVA y alguien subió tres versiones del contrato.
Orden. En el hilo hace clic en Organizar y elige Resumir. O bien cambia el campo de mensaje al modo de pregunta (botón Asistente de IA) y escribe: «Resume este hilo - qué se acordó, quién es responsable de qué y qué plazos se mencionaron».
Qué obtiene. En el modo Resumir, cada mensaje se convierte en 1-2 frases, en tandas de 8 a partir de los más recientes. En el modo de pregunta, un único resumen dividido en decisiones, plazos y «quién de qué», visible solo para quien pregunta. Los originales quedan intactos, y bajo cada mensaje procesado aparece la nota «La IA puede cometer errores». Unos segundos en lugar de media hora de lectura.
En la captura de abajo, un ejemplo más breve de la demo: el chat «Acuerdos con el cliente», 14 mensajes de tres días. El Asistente extrajo de ellos tres decisiones sobre la web (tonos oscuros, formulario de contacto, blog en la segunda fase), dos plazos (comentarios sobre la maqueta mañana antes de las 15:00, reunión el viernes 25 de septiembre a las 11:00) y el reparto del trabajo entre Marek, Anna y Ola, junto con dos variantes de la oferta, 14 900 y 19 800 zł.
Más información: Resúmenes.
2. Lista de comprobación a partir de la descripción de la tarea
Situación. En Studio Kreska, Michał crea la tarea «Diseño de la web» para el cliente ABC. La descripción ocupa dos páginas: estructura de subpáginas, textos en dos idiomas, maquetas, programación, carga de contenidos y entrega.
Orden. En el hilo de la tarea activa el modo de pregunta (botón Asistente de IA) y escribe: «Convierte la descripción de la tarea en una lista de comprobación».
Qué obtiene. Una lista de elementos con casillas y una barra de progreso, visible solo para él - la conversación con el Asistente en el hilo es privada. En la captura de abajo hay cinco elementos, dos ya marcados y tachados (estructura de cinco subpáginas acordada con el cliente, textos en PL y EN recopilados), la barra muestra «2 de 5 hechos». Para que trabaje todo el equipo sobre la lista, Michał copia los elementos al campo Descripción de la tarea y los marca con el botón Lista de tareas (el mismo que en el editor de mensajes). A partir de ese momento la lista de comprobación es clicable en la tarjeta de la tarea, y el estado de las marcas es compartido: cuando Ania marca las maquetas, el resto lo ve al instante, con su mini avatar y la fecha. Un cuarto de hora redactando el brief se convierte en una frase y pegar.
Más información: Listas de comprobación.
3. El correo que se convierte en tarea
Situación. A Termo-Serwis las reclamaciones y los avisos de problemas llegan por correo, a distintas horas y de formas distintas. Hasta ahora, alguien revisaba el correo por la mañana y los transcribía a una lista.
Orden. El propietario le describe la regla al Asistente: «Cuando llegue un correo nuevo al buzón y la IA determine que es una reclamación, una queja o un aviso de problema, crea una tarea en el espacio de trabajo Ventas para Kasia Wójcik con prioridad alta y fecha límite mañana». El Asistente redacta un borrador de la regla CUANDO - SI - EJECUTA y muestra la tarjeta «Ir a Automatizaciones». El propietario corrige un campo, hace clic en Guardar y luego en Activar.
Qué obtiene. Cada correo que la IA valore como reclamación se convierte en una tarea con persona y plazo antes de que nadie abra el buzón. La condición «la IA evalúa» ve el remitente, el asunto, un fragmento del contenido y los nombres de los adjuntos; ante la duda responde «no» - el automatismo prefiere no hacer nada antes que hacerlo mal. Si quieres ahorrar en consultas, añades antes condiciones más baratas (por ejemplo, un buzón concreto o una palabra en el asunto) - la IA solo evalúa lo que pasa por ellas. El botón Probar muestra qué pasaría, sin ejecutarlo. El escenario requiere Correo y Automatizaciones (variante Pro).
En la captura, la regla «Reclamación de un cliente» de la demo, todavía desactivada, justo después de guardarse: la condición de IA escrita en lenguaje natural («El mensaje es una reclamación, una queja o un aviso de problema - el autor está descontento, algo no funciona o pide una reparación, una devolución o explicaciones») y la acción «Crear tarea» con los chips Ventas, para: Kasia Wójcik, prioridad: alta, plazo: +1 día.
Todo el escenario paso a paso: El correo que crea la tarea por sí solo.
4. Tabla de tareas y exportación a Excel
Situación. La dirección de Studio Kreska quiere cada mes un informe de las tareas cerradas por cliente. Michał lo hacía en una hoja de cálculo, copiando de la lista.
Orden. En el panel del Asistente, con el espacio de trabajo Clientes indicado: «Haz una tabla de las tareas cerradas en septiembre: cliente, asunto, quién la cerró, fecha límite, si se cerró fuera de plazo». Tras revisarla: «Genera un archivo Excel con esto».
Qué obtiene. La tabla directamente en la respuesta y, tras la segunda orden, un botón «Descargar» con el archivo .xlsx. Word, PDF, CSV y HTML funcionan igual - la IA escribe el contenido y el programa compone el archivo. Los datos proceden únicamente de las tareas a las que tiene acceso quien pregunta; en preguntas muy amplias, acota el periodo o el espacio de trabajo.
Más información: Tablas e informes.
5. Traducción de mensajes en el hilo
Situación. Termo-Serwis da servicio a la nave de un inquilino alemán. El responsable de las instalaciones escribe en alemán, los técnicos responden en polaco.
Orden. En el hilo, en modo de pregunta: «Traduce el último mensaje al polaco». Tras decidir la respuesta: «Traduce al alemán: cambio de válvula el viernes a las 8:00, se necesita acceso a la sala de máquinas».
Qué obtiene. La traducción junto al original, visible solo para quien pregunta (etiqueta «SOLO PARA TI»). Copia la versión para enviar a un mensaje normal y decide él mismo qué llega al cliente. El modelo conoce el contexto del hilo, así que «válvula» no se transforma en un término distinto.
6. Un recordatorio con una sola frase
Situación. Ola tiene que enviar la declaración del cliente antes del día 25; la fecha límite de la tarea es el 24. Quiere un recordatorio, pero no quiere andar haciendo clics en el calendario.
Orden. En el hilo de la tarea: «Recuérdame esta tarea un día antes de la fecha límite». O en el panel del Asistente: «Recuérdame mañana a las 9 la factura para Nord y envíamelo también por correo».
Qué obtiene. En el hilo de la tarea, el recordatorio vinculado a la fecha límite se crea de inmediato - el programa calcula el momento, y el Asistente responde «Recordatorio configurado: un día antes de la fecha límite» con la fecha y la hora. Si la fecha límite cambia al 28, el recordatorio salta solo al 27. En el panel, con una fecha concreta, primero recibes una tarjeta con la fecha y haces clic en «Sí, hazlo» - solo entonces existe el recordatorio. A la hora indicada llega una notificación en la aplicación; el correo solo si se pide expresamente. Consultas la lista con la frase «muéstrame mis recordatorios» y cancelas los que sobren con «anula el recordatorio» y el número de la lista.
7. Agente de IA: un plan en lugar de una respuesta única
Situación. Ola, de Bilans Plus, espera en el hilo «Oferta para el cliente Nord» la respuesta de Kasia Wójcik. Sin ella no puede cerrar la oferta, y no quiere estar pendiente del hilo.
Orden. En el hilo de la tarea, en modo de pregunta: «Si Kasia no responde para mañana, recuérdaselo a las 8:30 y avísame a mí a las 9:00».
Qué obtiene. El Agente de IA guarda el plan de inmediato y lo muestra en el hilo como la entrada «Plan de IA n.º 16 guardado» con una frase de resumen («Espero la respuesta de Kasia hasta mañana a las 8:30. Si no llega, se lo recordaré en el hilo y te avisaré a ti a las 9:00.») y tres pasos con fechas: (1) esperar la respuesta hasta las 8:30, (2) enviar el mensaje a las 8:30, (3) avisar a las 9:00. Los pasos «para ahora» se ejecutan de inmediato; los que están más adelante en el tiempo los activa el cron del servidor. Si Kasia responde a las 16:00, los pasos condicionales se omiten y el plan se apaga solo. Bajo la entrada hay una orden lista para cancelarlo: «@aipriv /anuluj plan 16», que se puede usar en cualquier momento. El Agente actúa dentro de los permisos de Ola y solo entre los participantes del hilo.
En qué se diferencia el Agente de IA del Asistente: Agente de IA.
Qué requiere confirmación y qué no
| Qué | Confirmación |
|---|---|
| Resumen, tabla, traducción, lista de comprobación | no - la respuesta en sí no cambia nada |
| Tarea desde el Asistente | sí - Guardar en la ventana de la tarea |
| Correo desde el Asistente | sí - «Enviar» |
| Regla de automatización | sí - Guardar y Activar |
| Recordatorio desde el panel | sí - «Sí, hazlo» |
| Recordatorio desde el hilo (vinculado a la fecha límite) | no - de inmediato; se cancela con «anula el recordatorio» |
| Plan del Agente de IA | no - el plan se guarda de inmediato; se cancela con una sola frase |
Si el modelo escribe «he configurado el recordatorio» y no lo ha hecho, bajo la respuesta aparecerá un bloque amarillo «Corrección» con lo que ha ocurrido en realidad.
Cuánto cuesta: tu propia clave, sin margen
Task Manager no vende paquetes de IA. La licencia del programa se compra una sola vez: la variante Standard es Starter 690 zł netos (hasta 8 personas), Classic 1 490 zł (9-20 personas) y Max 2 290 zł (21-35 personas); la variante Pro, con Correo, Archivos y Automatizaciones, necesaria para el escenario 3, cuesta 1 990 / 3 990 / 5 990 zł netos (tarifa completa). Por las consultas pagas al proveedor del modelo según su tarifa, con tu propia clave API, sin margen y sin límite de «consultas incluidas en el paquete».
Los proveedores facturan por tokens, es decir, fragmentos de texto (según Anthropic, unos 4 caracteres en inglés; el polaco consume más). Tarifas seleccionadas por millón de tokens según las listas de precios oficiales (USD, a fecha de 20 de septiembre de 2026):
| Proveedor y modelo | Entrada (1 millón de tokens) | Salida (1 millón de tokens) |
|---|---|---|
| OpenAI gpt-5-mini | 0,25 USD | 2,00 USD |
| OpenAI gpt-4.1 | 2,00 USD | 8,00 USD |
| Anthropic Claude Haiku 4.5 | 1,00 USD | 5,00 USD |
| Anthropic Claude Sonnet 5 | 2,00 USD | 10,00 USD |
| Google Gemini 3.5 Flash-Lite | 0,30 USD | 2,50 USD |
| Google Gemini 3.5 Flash | 1,50 USD | 9,00 USD |
Ejemplo de la sección 1: un hilo de 46 mensajes son, digamos, 8 000 tokens de entrada, y el resumen, 600 de salida. En gpt-5-mini esto cuesta unos 0,003 USD (8 000 × 0,25 / 1 mln + 600 × 2 / 1 mln), en Claude Haiku 4.5 unos 0,011 USD, en gpt-4.1, Claude Sonnet 5 o Gemini 3.5 Flash unos 0,02 USD, es decir, dos céntimos. Un equipo de 10 personas con 10 preguntas diarias durante 22 días laborables son 2 200 consultas al mes: unos 44 USD a dos céntimos por consulta, unos pocos dólares con un modelo de la clase «mini». Es una estimación: la factura depende del modelo, de la longitud de los hilos y del número de fuentes; el límite de gasto se configura en el panel del proveedor. No incluimos la tarifa de xAI para Grok porque no la comprobamos el día de publicación.
Detalles de la facturación: Costes de IA sin margen.
Adónde van los datos
Los datos de la aplicación - tareas, mensajes, archivos, correo - están en tu servidor. Pero cuando pides el resumen de un hilo, su contenido (y los adjuntos indicados) va en la consulta al proveedor del modelo elegido, con tu clave. Esto es lo que hace el programa para que lo controles:
- El administrador decide qué es fuente. El correo como fuente de conocimiento de la IA está desactivado por defecto, porque la correspondencia contiene datos de terceros; una vez activado, cada uno ve solo sus propios buzones.
- El modelo solo ve aquello a lo que tienes acceso. El Asistente no accede a un espacio de trabajo al que no perteneces; los documentos de la base de conocimiento se filtran por permisos. La excepción es el administrador, que a través del Asistente ve todas las tareas y chats (el correo de otras personas, no).
- La clave API está cifrada y, una vez guardada, ya no se muestra completa.
- La barra de ocupación de las fuentes muestra cuánto contenido ha cabido en la consulta.
Antes de activar la IA para el equipo, lee las condiciones de tratamiento de datos del proveedor elegido - eres tú quien firma el contrato con él a través de la clave API. Puedes cambiar de proveedor en cualquier momento en Configuración → IA.
Las siete tareas de este texto no requieren implantación ni cambiar la forma de trabajar - solo una clave API y una frase en el lugar adecuado. Lo más sencillo es comprobarlo en tus propios hilos: Demo.
Preguntas frecuentes
¿Puede la IA hacer algo en el programa sin que yo lo sepa?
Sin que lo sepas - no; sin hacer clic - en dos casos sí. La tarea, el correo, el recordatorio desde el panel y la regla de automatización esperan tu confirmación. El plan del Agente de IA y el recordatorio vinculado a la fecha límite se guardan de inmediato tras tu frase, pero dejan una entrada en el hilo y puedes anularlos con una sola orden («@aipriv /anuluj plan 16», «anula el recordatorio»).
¿Qué modelo elegir para empezar?
Un modelo más económico de la familia «mini» o «Flash» es suficiente para resúmenes, listas de comprobación y traducciones. Uno más caro tiene sentido con documentos largos e informes en los que la precisión importa. Cambiar de modelo es un clic en Configuración → IA.
¿Los datos de mi servidor llegan al proveedor de IA?
Sí, en la medida que indiques como fuente de la conversación o que abarque la regla de automatización. Los datos de la aplicación permanecen en tu servidor; al proveedor llega la consulta con el contexto, con tu clave, según las condiciones de ese proveedor.
¿Funcionará el Agente de IA si cierro el navegador?
Los pasos del plan y los correos en segundo plano requieren una tarea programada (cron) en el servidor; los hostings con cron HTTP también sirven. Sin ella, los planes solo avanzan cuando alguien del equipo está usando la aplicación.
Fuentes
- Oficina Central de Estadística de Polonia (GUS), «La sociedad de la información en Polonia en 2025» (empresas con 10 o más empleados; pp. 112-114)
- OpenAI, «Pricing» (API)
- Anthropic, «Pricing» (Claude Developer Platform; incluye la estimación 1 token ≈ 4 caracteres)
- Google, «Gemini Developer API pricing»
- Task Manager, tarifa
- Task Manager, manual de usuario: Asistente de IA, Configuración de IA, Automatizaciones - https://taskmanager.pl/materialy/asystent-ai, https://taskmanager.pl/materialy/ustawienia-ai, https://taskmanager.pl/materialy/automatyzacje (consultado: 2026-09-20)
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
