Lunes, 8:40. Ola vuelve de vacaciones a Bilans Plus, una asesoría contable de siete personas, y encuentra 46 mensajes esperándola en un solo hilo. Para Ola, la IA en la empresa solo tiene sentido si le ayuda a convertir esa cifra en decisiones y fechas límite. Según el GUS, en 2025 utilizaban IA el 8,7% de las empresas con al menos 10 empleados, y entre las pequeñas empresas de 10 a 49 empleados la cifra era del 6,1%. En lugar de otra presentación sobre inteligencia artificial, verás siete situaciones concretas con la instrucción, el resultado y el coste.
La IA en la empresa resulta útil cuando trabaja con el contexto adecuado
La IA en la empresa ahorra tiempo cuando no tienes que transferir manualmente correos, tareas y acuerdos. En Task Manager indicas las fuentes y el Asistente de IA responde basándose en el contenido al que tienes acceso.
Un chat normal abierto en otra pestaña no sabe quién es el cliente Nord, qué fecha límite se acordó hace una semana ni por qué Marek está esperando para avanzar con la maqueta. Por eso, primero copias la conversación en el modelo y después vuelves a trasladar la respuesta. Para una pregunta breve se tarda un minuto, pero repetirlo 20 veces crea una nueva obligación en lugar de ahorrar tiempo.
En Task Manager puedes seleccionar como fuente tus tareas, el Calendario, todo el Espacio de trabajo, una tarea concreta, un chat, una nota, una carpeta, un único archivo o tu propio buzón de correo. La barra muestra cuánto conocimiento se ha incluido en la consulta y el Asistente te informa de lo que no ha tenido en cuenta.
Tú eliges el proveedor: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. Introduces tu propia clave API y la lista de modelos se obtiene de tu cuenta. Encontrarás más información sobre este mecanismo en la página del Asistente de IA de Task Manager.
Siete usos de la IA y las Automatizaciones en el trabajo
El Asistente de IA resume una conversación, crea una lista de comprobación, prepara una tabla con un archivo, traduce un mensaje, configura un recordatorio y propone un plan del Agente de IA; otra situación muestra una Regla de Automatización que crea una tarea cuando llega un correo. Son siete situaciones independientes de Bilans Plus, Studio Kreska y Termo-Serwis, no el plan de una sola semana.
El Asistente prepara el contenido y los formularios, pero eres tú quien guarda la tarea, confirma el correo o activa la Regla de Automatización.
1. Vuelves de vacaciones y encuentras 46 mensajes en un hilo
El lunes, Ola abre la conversación «Acuerdos con el cliente». En lugar de leer todos los mensajes uno por uno, selecciona el modo Resumir de la función Organizar, que reduce cada mensaje a 1-2 frases y procesa la conversación en grupos de 8 mensajes.
También puede preguntar de forma privada en el hilo: «Resume esta conversación. Enumera las decisiones, las fechas límite y las personas responsables». Solo ella verá la respuesta, con la etiqueta «SOLO PARA TI».
La vista previa de Organizar desaparece al finalizar la sesión actual, mientras que los mensajes originales permanecen sin cambios. El programa no guarda una nueva versión de la conversación.
Así funciona el resumen de conversaciones mediante IA: primero recibes un resumen y después abres únicamente los mensajes que requieren una decisión.
2. Un briefing de dos páginas se convierte en cinco puntos
El martes, Michał, de Studio Kreska, un estudio de doce personas, abre la tarea «Proyecto web». La descripción ocupa dos páginas, así que escribe de forma privada: «Convierte la descripción de la tarea en una lista de comprobación».
El Asistente devuelve cinco puntos, pero su respuesta sigue siendo privada. Michał los traslada a la descripción de la tarea como una lista de tareas. A partir de ese momento, el equipo puede marcar los puntos sin entrar en el modo de edición, la barra muestra el progreso y junto a cada punto completado aparece la persona que lo ha marcado.
Cuando Ania termina las maquetas y marca su punto, los demás ven el mismo estado. La diferencia es sencilla: la lista de comprobación de la respuesta del Asistente es para Michał, mientras que la lista de tareas de la descripción de la tarea es para todo el equipo.
3. Una reclamación recibida por correo se convierte en una tarea
El miércoles a las 16:47, Termo-Serwis, una empresa de nueve personas, recibe una reclamación. No la gestiona el Asistente de IA por sí solo, sino una Regla de Automatización guardada y activada previamente.
La Regla reacciona a un nuevo correo electrónico y comprueba una condición descrita con una frase normal. A continuación, crea una tarea en el Espacio de trabajo Ventas para Kasia Wójcik, con prioridad alta y fecha límite dentro de un día.
Las Automatizaciones siguen la estructura «CUANDO - SI - EJECUTAR» y funcionan dentro de la aplicación. La Regla puede tener en cuenta el remitente, el asunto, el buzón y la presencia de archivos adjuntos, y una sola Regla admite hasta 10 acciones.
Medidas de seguridad de las Automatizaciones
Antes de activarla, haces clic en «Probar» para ver el resultado previsto sin ejecutar ninguna acción. El historial abarca 30 días y muestra los motivos por los que se ha omitido una acción y los errores. Después de tres errores consecutivos, la Regla se detiene y envía un correo electrónico. Una regla de correo solo reacciona a los buzones de su autor.
Correo y Automatizaciones forman parte de la variante Pro. El ejemplo de un correo que crea una tarea muestra el proceso completo.
4. El informe llega a Excel sin tener que copiar los datos manualmente
Michał pide al Asistente un informe de un Espacio de trabajo concreto. Después de revisar la tabla, añade: «Genera un archivo de Excel con estos datos».
La IA prepara el contenido y la aplicación genera el archivo. Los formatos disponibles son PDF, DOCX, XLSX, CSV y HTML. El enlace privado funciona durante 24 horas y solo puede abrirlo una persona que haya iniciado sesión y tenga acceso a la tarea o al chat de origen.
En un proyecto grande, Michał selecciona como fuente un Espacio de trabajo concreto o tareas individuales, en lugar de preguntar por todo a la vez. La barra de fuentes muestra cuánto contenido ha cabido en la consulta, por lo que no tiene que adivinar si el informe incluye todos los materiales.
5. Un inquilino alemán escribe a técnicos polacos
El viernes, Termo-Serwis recibe un mensaje del administrador de una nave. Kasia pregunta en el hilo: «Traduce el último mensaje al polaco» y, después de preparar la respuesta, pide que se traduzca en la otra dirección.
El Asistente ve el contexto indicado de la conversación, por lo que puede conservar los nombres de los equipos y los acuerdos anteriores. La traducción lleva la etiqueta «SOLO PARA TI». El cliente solo recibe el texto cuando Kasia lo ha revisado y copiado en un mensaje normal.
6. Una frase controla la fecha límite de una factura
Ola escribe: «Recuérdame mañana a las 9 lo de la factura para Nord». El segundo tipo es un recordatorio vinculado a la fecha límite de una tarea, por ejemplo, un día antes de la fecha límite - si esta cambia, el recordatorio cambia con ella. Puede haber 50 recordatorios activos a la vez.
Una vez al día, el Asistente envía un resumen con el número de tareas para hoy y las atrasadas. Por separado, el Centro de notificaciones envía un aviso 15 minutos antes de un evento, cuando comienza y una hora antes de la fecha límite de una tarea, además de mostrar un resumen matinal con la lista del día.
Los recordatorios de la aplicación funcionan siempre. Los correos enviados en segundo plano cuando la aplicación está cerrada requieren CRON, es decir, una tarea periódica que se ejecuta en el servidor. El programa avisa de ello al configurar el recordatorio.
7. El Agente de IA crea un plan en lugar de limitarse a dar una respuesta
Ola espera la respuesta de Kasia sobre la oferta para Nord. Escribe una instrucción compleja: «Si Kasia no responde antes de mañana, recuérdaselo a las 8:30 y avísame a las 9:00».
El Agente de IA es un modo del Asistente diseñado para tareas de varias etapas. Propone un plan que aparece en el hilo y actúa únicamente dentro de los permisos de la persona que lo ha iniciado. Los pasos programados para más adelante requieren CRON en el servidor.
Es más que una respuesta de texto, pero sigues viendo el plan antes de que continúe ejecutándose. La página Agente de IA explica los detalles de este modo.
Qué requiere tu confirmación y qué no modifica el programa
Las respuestas de texto del Asistente no modifican nada en el programa. Tú guardas la tarea, confirmas el envío del correo y activas la Regla de Automatizaciones.
| Qué prepara la IA | Qué ocurre después |
|---|---|
| Resumen, tabla, traducción o lista de comprobación en el hilo | La respuesta sigue siendo contenido privado y no modifica nada |
| Tarea desde el Asistente | El Asistente abre un formulario con los campos rellenados y tú guardas la tarea |
| Correo desde el Asistente | El mensaje no se envía hasta que lo confirmas |
| Regla de Automatizaciones | La guardas y la activas, mientras que «Probar» no ejecuta ninguna acción |
| Recordatorio o plan del Agente de IA | Se crea a partir de tu instrucción y aparece en el hilo |
Una vez activada, la Automatización ejecuta las acciones guardadas, por ejemplo, crea una tarea al recibir un correo. Funciona con los permisos de su autor, tiene un límite de ejecuciones por hora y cuenta con protección contra bucles.
Cuánto cuesta la IA en una empresa: una licencia de pago único y los tokens aparte
El coste de la IA en Task Manager consta de la licencia del programa y de los cargos opcionales por usar el modelo. Los tokens se pagan directamente a OpenAI, Google, Anthropic o xAI con tu propia clave API, sin margen para Task Manager.
La licencia es perpetua y su precio depende del número de puestos. No pagas una suscripción por usuario. El precio incluye 12 meses de actualizaciones. Después puedes renovar el acceso a nuevas versiones o seguir usando la versión que ya tienes sin más costes de licencia.
| Plan | Standard | Pro |
|---|---|---|
| Starter, hasta 8 personas | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic, hasta 20 personas | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max, hasta 35 personas | 2 290 zł | 5 990 zł |
La variante Pro añade Correo, Archivos, Automatizaciones, cifrado de contenido AES-256 y una base de conocimiento con IA que permite al Asistente responder con materiales de toda la empresa. El propio Asistente de IA funciona en ambas variantes. Para equipos de más de 35 personas está disponible Enterprise, con presupuesto a medida.
Los proveedores facturan por separado los tokens de entrada y de salida. Un token es un fragmento de texto procesado por el modelo. Anthropic calcula que un token equivale aproximadamente a cuatro caracteres en inglés, mientras que un texto en polaco suele consumir más tokens.
Suponiendo 8000 tokens de entrada y 600 tokens de respuesta, un resumen puede costar entre unos 0,003 y 0,02 USD, según el modelo. Un equipo de 10 personas en el que cada una hace 10 consultas de este tipo durante 22 días laborables generará 2200 consultas. La factura estimada será de entre unos pocos y alrededor de 44 USD al mes. Puedes establecer el límite de gasto en el panel del proveedor.
El programa también funciona sin IA, por lo que el coste de los modelos es opcional. La página sobre los costes de la IA sin margen explica con más detalle cómo se facturan.
Dónde van los datos cuando pides un resumen
Los datos de la aplicación, como las tareas, los mensajes, los archivos y el correo, se almacenan en tu servidor. Sin embargo, cuando utilizas el Asistente de IA, el contenido seleccionado como contexto de la consulta se envía al proveedor del modelo elegido mediante tu propia clave API.
El administrador activa la IA por separado para las tareas, los chats y la ventana del Asistente, mientras que el usuario selecciona las fuentes necesarias para obtener la respuesta. El uso del Correo como fuente de conocimiento está desactivado de forma predeterminada. Después de activarlo, el Asistente y las Automatizaciones solo pueden ver los buzones del propio usuario.
El Asistente solo utiliza el contenido al que tienes acceso. El administrador global gestiona la aplicación y puede ver las tareas y los chats, pero el correo, las notas y las conversaciones con el Asistente siguen siendo privados incluso para él. Las claves API y las contraseñas SMTP, es decir, los datos de acceso al servidor que envía el correo, están cifrados en la base de datos.
El servidor se conecta con los servicios que se hayan activado, por ejemplo con el proveedor de IA, el servidor de correo, Google Calendar o los webhooks de n8n. Sin una decisión aparte, solo se conecta con el panel de licencias, al que transmite los datos de la licencia y la versión del programa, sin contenido de la base de datos. El navegador descarga bibliotecas, fuentes, iconos y avatares desde el servidor de la aplicación, no desde servicios externos. Esto significa que el propio navegador no se conecta a servidores ajenos para obtener estos elementos.
El Asistente lee archivos TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX y PDF. El programa no incluye OCR, es decir, la función de reconocimiento de texto en documentos escaneados, por lo que no puede leer un PDF escaneado ni un documento en el antiguo formato DOC. Puede analizar imágenes visualmente si el modelo elegido admite esta función.
Antes de conectar un proveedor, consulta sus condiciones de tratamiento de datos. Puedes configurar el proveedor, la clave, el modelo, el límite de longitud de las respuestas, el historial de conversaciones y los resúmenes de archivos adjuntos en Ajustes → IA.
Mañana empieza con un solo hilo
Para empezar, elige un hilo que hoy hayas tardado más de cinco minutos en leer. Mañana por la mañana, pregunta en él al Asistente: «¿Qué se acordó, quién es responsable de cada cosa y qué fechas límite se mencionaron?».
No configures los siete escenarios de inmediato. Prueba un resultado con tus propios datos en la Demo.
Preguntas frecuentes
¿Puede la IA hacer algo en la empresa sin que yo haga clic?
El Asistente no guarda nada por ti: la tarea se crea en un formulario que tú apruebas y el correo no se envía hasta que lo confirmas. Sin que hagas clic, solo funcionan una Automatización previamente guardada y activada, y un recordatorio o un plan del Agente de IA que tú mismo hayas encargado.
¿Qué modelo de IA elegir para empezar?
Para empezar, elige un modelo más económico disponible en tu cuenta y pruébalo con resúmenes, listas de comprobación y traducciones. Para documentos largos, puedes comparar el resultado con un modelo más avanzado cambiando un solo campo en Configuración → IA.
¿Los datos de mi servidor llegan al proveedor de IA?
Sí, el proveedor recibe el contenido de la consulta y el contexto indicado como fuente. Los datos de la aplicación permanecen en tu servidor, pero la consulta se procesa a través del proveedor elegido con tu clave API.
¿Tengo que pagar por la IA para usar Task Manager?
No, Task Manager funciona sin IA. La cuenta con un proveedor de modelos es opcional y, cuando la conectas, pagas directamente al proveedor, sin márgenes de intermediarios.
¿Funcionará el plan del Agente de IA después de cerrar el navegador?
No, salvo que el servidor ejecute CRON. Los pasos programados del Agente de IA y los correos electrónicos que se procesan en segundo plano requieren CRON, es decir, una tarea periódica del servidor que ejecuta las acciones sin necesidad de mantener abierto el navegador.
Fuentes
- Oficina Central de Estadística, «Sociedad de la información en Polonia en 2025»
- OpenAI, «Precios»
- Anthropic, «Precios»
- Google, «Precios de la API de Gemini para desarrolladores»
- Task Manager, tarifa
- Task Manager, «Asistente de IA»
- Task Manager, instrucciones «Asistente de IA», «Ajustes de IA» y «Automatizaciones» - https://taskmanager.pl/materialy/asystent-ai, https://taskmanager.pl/materialy/ustawienia-ai, https://taskmanager.pl/materialy/automatyzacje (consultado: 2026-09-22)
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
