Puolan tilastoviraston GUS:n mukaan vuonna 2025 tekoälyteknologiaa käytti 8,7 % vähintään 10 hengen yrityksistä, pienistä (10-49 henkeä) 6,1 %. Loput tuntevat AI:n lähinnä esityksistä ja otsikoista. Tämä teksti näyttää seitsemän asiaa, jotka Task Managerin AI-avustaja hoitaa tiimin tavallisena työpäivänä: mitä sille sanot, mitä saat ja paljonko se maksaa.
Miten työhön kudottu AI eroaa vierellä toimivasta chatbotista
Suurin osa yrityksistä, jotka ovat ”kokeilleet AI:ta”, on avannut chatin selaimessa, liittänyt sähköpostin ja liittänyt vastauksen takaisin. Malli ei tiedä, kuka on kuka tiimissä, mikä on määräaika tai mitä sovittiin viikko sitten. Task Managerissa AI-avustaja istuu siellä, missä työ tehdään: kysyt avoinna olevasta viestiketjusta, määrität lähteeksi työtilan, muistiinpanon tai tiedostokansion. Mallin valitset itse OpenAI:n, Google Geminin, Anthropic Clauden ja xAI Grokin joukosta - ero ei ole mallissa, vaan siinä, että AI näkee kontekstin ja pääsee käsiksi ohjelmaan.
Alla seitsemän tilannetta kolmesta tiimistä: poznanilaisen tilitoimisto Bilans Plusin (7 henkeä), wrocławilaisen Studio Kreska -toimiston (12 henkeä) ja Łódźin lähellä toimivan Termo-Serwisin (9 henkeä). Yritykset ovat kuvitteellisia, komennot ja tulokset - todellisia.
1. Pitkän viestiketjun tiivistelmä
Tilanne. Ola Bilans Plusista palaa lomalta. Tehtävässä ”Tarjous asiakkaalle Nord” odottaa 46 viestiä: asiakas muutti laajuutta, Marek kyseli ALV:sta, joku lisäsi kolme sopimusversiota.
Komento. Viestiketjussa hän klikkaa Jäsennä ja valitsee Tiivistä. Tai vaihtaa viestikentän kysymystilaan (painike AI-avustaja) ja kirjoittaa: ”Tiivistä tämä viestiketju - mitä sovittiin, kuka vastaa mistäkin, mitä määräaikoja mainittiin”.
Mitä hän saa. Tiivistä-tilassa jokainen viesti muuttuu 1-2 lauseeksi, kahdeksan erissä uusimmasta alkaen. Kysymystilassa - yksi tiivistelmä jaettuna päätöksiin, määräaikoihin ja ”kuka vastaa mistäkin”, näkyvissä vain kysyjälle. Alkuperäiset viestit pysyvät koskemattomina, ja jokaisen käsitellyn viestin alla on huomautus ”AI voi tehdä virheitä”. Muutama kymmenen sekuntia puolen tunnin lukemisen sijaan.
Alla olevassa kuvakaappauksessa lyhyempi esimerkki demosta: keskustelu ”Sopimukset asiakkaan kanssa”, 14 viestiä kolmen päivän ajalta. Avustaja poimi niistä kolme sivustoa koskevaa päätöstä (tumma sävymaailma, yhteydenottolomake, blogi toisessa vaiheessa), kaksi määräaikaa (huomiot makettiin huomenna klo 15:00 mennessä, tapaaminen perjantaina 25. syyskuuta klo 11:00) ja työnjaon Marekin, Annan ja Olan välillä - sekä kaksi tarjousvaihtoehtoa, 14 900 ja 19 800 zł.
Lisää: Tiivistelmät.
2. Tarkistuslista tehtävän kuvauksesta
Tilanne. Studio Kreskassa Michał luo tehtävän ”Sivuston projekti” asiakkaalle ABC. Kuvaus on kaksi sivua pitkä: alasivujen rakenne, tekstit kahdella kielellä, makettit, koodaus, sisällön lataus ja hyväksyntä.
Komento. Tehtävän viestiketjussa hän kytkee päälle kysymystilan (painike AI-avustaja) ja kirjoittaa: ”Tee tehtävän kuvauksesta rastitettava tarkistuslista”.
Mitä hän saa. Listan kohteita valintaruutuineen ja edistymispalkkeineen, näkyvissä vain hänelle - keskustelu Avustajan kanssa viestiketjussa on yksityinen. Alla olevassa kuvakaappauksessa on viisi kohtaa, joista kaksi on jo rastitettu ja yliviivattu (viiden alasivun rakenne sovittu asiakkaan kanssa, PL- ja EN-tekstit kerätty), palkki näyttää ”2/5 tehty”. Jotta lista toimisi koko tiimille, Michał kopioi kohdat Tehtävän kuvaus -kenttään ja merkitsee ne painikkeella Tehtävälista (sama kuin viestieditorissa). Tästä hetkestä lähtien tarkistuslista on klikattavissa tehtäväkortissa, ja rastitustila on yhteinen: kun Ania rastittaa maketit, muut näkevät sen heti, hänen minikuvansa ja päivämäärän kera. Neljännestunnin briefin kirjoittaminen muuttuu yhdeksi lauseeksi ja liittämiseksi.
Lisää: Tarkistuslistat.
3. Sähköposti, josta tulee tehtävä
Tilanne. Termo-Serwisiin reklamaatiot ja ongelmailmoitukset tulevat sähköpostitse eri aikoihin ja eri muodoissa. Tähän asti joku on aamuisin käynyt postilaatikon läpi ja kirjannut ne listalle.
Komento. Omistaja kuvailee Avustajalle säännön: ”Kun postilaatikkoon tulee uusi sähköposti ja AI arvioi sen olevan reklamaatio, valitus tai ongelmailmoitus, luo tehtävä Myynti-työtilaan Kasia Wójcikille korkealla prioriteetilla ja määräajalla huomenna”. Avustaja laatii luonnoksen KUN - JOS - TEE-säännöstä ja näyttää kortin ”Siirry Automaatioihin”. Omistaja korjaa yhden kentän, klikkaa Tallenna, sitten Ota käyttöön.
Mitä hän saa. Jokaisesta sähköpostista, jonka AI arvioi reklamaatioksi, tulee tehtävä vastuuhenkilöineen ja määräaikoineen, ennen kuin kukaan ehtii avata postilaatikkoa. Ehto ”AI arvioi” näkee lähettäjän, aiheen, sisällön katkelman ja liitteiden nimet; epävarmoissa tapauksissa se vastaa ”ei” - automaatti tekee mieluummin ei mitään kuin jotain väärin. Jos haluat säästää kyselyissä, lisää ehdon eteen edullisempia ehtoja (esim. tietty postilaatikko tai sana aiheessa) - AI arvioi vasta ne, jotka läpäisevät ne. Painike Testaa näyttää, mitä tapahtuisi, ilman suorittamista. Skenaario vaatii Sähköpostin ja Automaatiot (Pro-versio).
Kuvakaappauksessa demon automaatiosääntö ”Reklamaatio asiakkaalta”, vielä pois käytöstä, juuri tallennuksen jälkeen: AI-ehto kirjoitettu selkokielellä (”Viesti on reklamaatio, valitus tai ongelmailmoitus - lähettäjä on tyytymätön, jokin ei toimi tai hän vaatii korjausta, hyvitystä tai selvitystä”) ja toiminto ”Luo tehtävä” chipeillä Myynti, kenelle: Kasia Wójcik, prioriteetti: korkea, määräaika: +1 päivä.
Koko skenaario askel askeleelta: Sähköposti, joka luo tehtävän itse.
4. Tehtävätaulukko ja vienti Exceliin
Tilanne. Studio Kreskan johto haluaa joka kuukausi yhteenvedon suljetuista tehtävistä asiakkaittain. Michał teki tämän aiemmin taulukkolaskennassa listalta kopioiden.
Komento. Avustajan paneelissa, määritettynä työtilana Asiakkaat: ”Tee taulukko syyskuussa valmistuneista tehtävistä: asiakas, aihe, kuka sulki, määräaika, myöhässäkö”. Tarkistuksen jälkeen: ”Luo tästä Excel-tiedosto”.
Mitä hän saa. Taulukon suoraan vastauksessa, ja toisen komennon jälkeen painikkeen ”Lataa” .xlsx-tiedostolla. Samoin toimivat Word, PDF, CSV ja HTML - AI kirjoittaa sisällön, ohjelma kokoaa tiedoston. Tiedot tulevat vain niistä tehtävistä, joihin kysyjällä on pääsy; hyvin laajoissa kysymyksissä rajaa ajanjaksoa tai työtilaa.
Lisää: Taulukot ja yhteenvedot.
5. Viestien kääntäminen viestiketjussa
Tilanne. Termo-Serwis huoltaa saksalaisen vuokralaisen hallia. Kiinteistön päällikkö kirjoittaa saksaksi, teknikot vastaavat puolaksi.
Komento. Viestiketjussa, kysymystilassa: ”Käännä viimeisin viesti puolaksi”. Vastauksen selvittyä: ”Käännä saksaksi: venttiilin vaihto perjantaina klo 8:00, tarvitaan pääsy konehuoneeseen”.
Mitä hän saa. Käännöksen alkuperäisen vieressä, näkyvissä vain kysyjälle (merkintä ”VAIN SINULLE”). Lähetettävän version hän kopioi tavalliseen viestiin ja päättää itse, mitä asiakkaalle lähtee. Malli tuntee viestiketjun kontekstin, joten ”venttiili” ei muutu ”tuuletukseksi”.
6. Muistutus yhdestä lauseesta
Tilanne. Olan pitää lähettää asiakkaan ilmoitus 25. päivään mennessä; tehtävän määräaika on 24. päivä. Hän haluaa muistutuksen, mutta ei halua näpräillä kalenterissa.
Komento. Tehtävän viestiketjussa: ”Muistuta minua tästä tehtävästä päivä ennen määräaikaa”. Tai Avustajan paneelissa: ”Muistuta minua huomenna klo 9 Nordin laskusta ja lähetä myös sähköpostilla”.
Mitä hän saa. Tehtävän viestiketjussa määräaikaan kiinnitetty muistutus syntyy heti - ajankohdan laskee ohjelma, ja Avustaja vastaa ”Muistutus asetettu: päivä ennen määräaikaa” päivämäärän ja kellonajan kera. Kun määräaika muuttuu 28. päiväksi, muistutus siirtyy itsestään 27. päivään. Paneelissa, tietylle päivämäärälle, saat ensin kortin päivämäärän kera ja klikkaat ”Kyllä, tee se” - vasta silloin muistutus on olemassa. Ilmoitettuna ajankohtana tulee ilmoitus sovelluksessa, sähköposti vain erillisestä pyynnöstä. Listan tarkistat lauseella ”näytä muistutukseni”, tarpeettoman peruutat lauseella ”peruuta muistutus” listan numeron kera.
7. AI-agentti: suunnitelma yksittäisen vastauksen sijaan
Tilanne. Ola Bilans Plusista odottaa viestiketjussa ”Tarjous asiakkaalle Nord” Kasia Wójcikin vastausta. Ilman sitä hän ei saa tarjousta valmiiksi, eikä halua vahtia viestiketjua.
Komento. Tehtävän viestiketjussa, kysymystilassa: ”Jos Kasia ei vastaa huomiseen mennessä, muistuta häntä klo 8:30 ja ilmoita minulle klo 9:00”.
Mitä hän saa. AI-agentti tallentaa suunnitelman heti ja näyttää sen viestiketjussa merkintänä ”AI-suunnitelma #16 tallennettu” yhden lauseen tiivistelmällä (”Odotan Kasian vastausta huomiseen klo 8:30 mennessä. Jos sitä ei tule - muistutan viestiketjussa ja ilmoitan sinulle klo 9:00.”) ja kolmella askeleella päivämäärineen: (1) odota vastausta klo 8:30 asti, (2) lähetä viesti klo 8:30, (3) ilmoita klo 9:00. ”Nyt”-askeleet suoritetaan välittömästi, ajallisesti kauempana olevat käynnistää palvelimen cron. Jos Kasia vastaa klo 16:00, ehdolliset askeleet ohitetaan ja suunnitelma raukeaa itsestään. Merkinnän alla on valmis perumiskomento: ”@aipriv /anuluj plan 16”, käytettäväksi milloin tahansa. Agentti toimii Olan käyttöoikeuksien rajoissa ja vain viestiketjun osallistujien kesken.
Miten AI-agentti eroaa Avustajasta: AI-agentti.
Mikä vaatii vahvistuksen ja mikä ei
| Mikä | Vahvistus |
|---|---|
| Tiivistelmä, taulukko, käännös, tarkistuslista | ei - pelkkä vastaus ei muuta mitään |
| Avustajan luoma tehtävä | kyllä - Tallenna tehtäväikkunassa |
| Avustajan laatima sähköposti | kyllä - ”Lähetä” |
| Automaatiosääntö | kyllä - Tallenna ja Ota käyttöön |
| Paneelin muistutus | kyllä - ”Kyllä, tee se” |
| Viestiketjun muistutus (kiinnitetty määräaikaan) | ei - heti; peruutat lauseella ”peruuta muistutus” |
| AI-agentin suunnitelma | ei - suunnitelma tallentuu heti; peruutat sen yhdellä lauseella |
Jos malli kirjoittaa ”asetin muistutuksen”, mutta ei tehnyt niin, vastauksen alle ilmestyy keltainen ”Oikaisu”-laatikko, jossa kerrotaan, mitä todella tapahtui.
Paljonko tämä maksaa: oma avain, ei katetta
Task Manager ei myy AI-paketteja. Ohjelman lisenssin ostat kerran: Standard-versio on Starter 690 zł alv 0 % (enintään 8 henkeä), Classic 1 490 zł (9-20 henkeä) ja Max 2 290 zł (21-35 henkeä); Pro-versio Sähköpostilla, Tiedostoilla ja Automaatioilla, jota tarvitaan skenaarioon 3, maksaa 1 990 / 3 990 / 5 990 zł alv 0 % (koko hinnasto). Kyselyistä maksat mallin tarjoajalle sen hinnaston mukaan, omalla API-avaimella, ilman katetta ja ilman ”pakettiin sisältyvien kyselyjen” rajaa.
Palveluntarjoajat laskuttavat tokeneista, eli tekstin palasista (Anthropicin mukaan noin 4 merkkiä englanniksi; puola kuluttaa niitä enemmän). Valittuja hintoja miljoonalta tokenilta virallisista hinnastoista (USD, tilanne 20. syyskuuta 2026):
| Palveluntarjoaja ja malli | Syöte (1 milj. tokenia) | Tuloste (1 milj. tokenia) |
|---|---|---|
| OpenAI gpt-5-mini | 0,25 USD | 2,00 USD |
| OpenAI gpt-4.1 | 2,00 USD | 8,00 USD |
| Anthropic Claude Haiku 4.5 | 1,00 USD | 5,00 USD |
| Anthropic Claude Sonnet 5 | 2,00 USD | 10,00 USD |
| Google Gemini 3.5 Flash-Lite | 0,30 USD | 2,50 USD |
| Google Gemini 3.5 Flash | 1,50 USD | 9,00 USD |
Esimerkki osiosta 1: 46 viestin viestiketju on, sanotaan, 8 000 tokenia syötteenä ja tiivistelmä 600 tokenia tulosteena. Mallilla gpt-5-mini tämä maksaa noin 0,003 USD (8 000 × 0,25 / 1 milj. + 600 × 2 / 1 milj.), Claude Haiku 4.5:llä noin 0,011 USD, gpt-4.1:llä, Claude Sonnet 5:llä tai Gemini 3.5 Flashilla - noin 0,02 USD, eli pari senttiä. 10 hengen tiimi, 10 kysymystä päivässä, 22 työpäivää kuukaudessa tarkoittaa 2 200 kyselyä kuukaudessa: noin 44 USD kahden sentin kyselyhinnalla, muutama dollari ”mini”-luokan mallilla. Tämä on arvio: lasku riippuu mallista, viestiketjujen pituudesta ja lähteiden määrästä; kulurajan asetat palveluntarjoajan paneelissa. xAI:n Grok-hinnastoa emme mainitse, koska emme tarkistaneet sitä julkaisupäivänä.
Laskutuksen yksityiskohdat: AI-kustannukset ilman katetta.
Minne tiedot päätyvät
Sovelluksen tiedot - tehtävät, viestit, tiedostot, sähköposti - sijaitsevat palvelimellasi. Mutta kun pyydät viestiketjun tiivistelmää, sen sisältö (ja määritetyt liitteet) lähtee pyynnössä valitulle mallin tarjoajalle, omalla avaimellasi. Näin ohjelma varmistaa, että pysyt hallinnassa:
- Pääkäyttäjä päättää, mikä on lähde. Sähköposti AI:n tietolähteenä on oletuksena pois käytöstä, koska kirjeenvaihto sisältää kolmansien osapuolten tietoja; käyttöönoton jälkeen jokainen näkee vain omat postilaatikkonsa.
- Malli näkee vain sen, mihin sinulla on pääsy. Avustaja ei pääse työtilaan, johon et kuulu; tietopankin dokumentit suodatetaan käyttöoikeuksien mukaan. Poikkeuksena on pääkäyttäjä, joka näkee Avustajan kautta kaikki tehtävät ja keskustelut (muiden sähköposteja ei).
- API-avain on salattu, eikä sitä näytetä tallennuksen jälkeen enää kokonaan.
- Lähteiden käyttöastepalkki näyttää, kuinka paljon sisältöä pyyntöön mahtui.
Ennen kuin otat AI:n käyttöön tiimille, lue valitun palveluntarjoajan tietojenkäsittelyehdot - sinä teet sopimuksen sen kanssa API-avaimen kautta. Palveluntarjoajan voit vaihtaa milloin tahansa kohdassa Asetukset → AI.
Tämän tekstin seitsemän toimintoa eivät vaadi käyttöönottoprojektia tai työtavan muutosta - vain API-avaimen ja yhden lauseen oikeassa paikassa. Helpoiten sen kokeilee omilla viestiketjuillaan: Demo.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko AI tehdä ohjelmassa jotain ilman tietoani?
Ilman tietoasi - ei; ilman klikkausta - kahdessa tapauksessa kyllä. Tehtävä, sähköposti, paneelin muistutus ja automaatiosääntö odottavat vahvistustasi. AI-agentin suunnitelma ja määräaikaan kiinnitetty muistutus tallentuvat heti lauseesi jälkeen, mutta jättävät merkinnän viestiketjuun, ja voit perua ne yhdellä komennolla (”@aipriv /anuluj plan 16”, ”peruuta muistutus”).
Minkä mallin valita alkuun?
Edullisempi ”mini”- tai ”Flash”-perheen malli riittää tiivistelmiin, tarkistuslistoihin ja käännöksiin. Kalliimpi on järkevä pitkien dokumenttien ja tarkkuutta vaativien yhteenvetojen kanssa. Mallin vaihto onnistuu yhdellä klikkauksella kohdassa Asetukset → AI.
Päätyvätkö palvelimeni tiedot AI-palveluntarjoajalle?
Kyllä - siinä laajuudessa, jonka määrität keskustelun lähteeksi tai jonka automaatiosääntö kattaa. Sovelluksen tiedot pysyvät palvelimellasi; palveluntarjoajalle lähtee kontekstin sisältävä pyyntö omalla avaimellasi, kyseisen palveluntarjoajan ehtojen mukaisesti.
Toimiiko AI-agentti, kun suljen selaimen?
Suunnitelman askeleet ja taustalla lähetettävät sähköpostit vaativat palvelimella ajastetun tehtävän (cron); myös HTTP-cronia tarjoavat hostingit käyvät. Ilman sitä suunnitelmat käynnistyvät vasta, kun joku tiimistä käyttää sovellusta.
Lähteet
- Puolan tilastovirasto GUS, ”Tietoyhteiskunta Puolassa 2025” (vähintään 10 hengen yritykset; s. 112-114)
- OpenAI, ”Pricing” (API)
- Anthropic, ”Pricing” (Claude Developer Platform; myös arvio 1 token ≈ 4 merkkiä)
- Google, ”Gemini Developer API pricing”
- Task Manager, hinnasto
- Task Manager, käyttöohje: AI-avustaja, AI-asetukset, Automaatiot - https://taskmanager.pl/materialy/asystent-ai, https://taskmanager.pl/materialy/ustawienia-ai, https://taskmanager.pl/materialy/automatyzacje (luettu: 2026-09-20)
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
