Maanantai, 8:40. Seitsemän hengen tilitoimistossa Bilans Plus työskentelevä Ola palaa lomalta, ja yhdessä viestiketjussa odottaa 46 viestiä. Olalle AI:sta on yrityksessä hyötyä vain, jos se auttaa muuttamaan tämän viestimäärän päätöksiksi ja määräajoiksi. GUSin mukaan vuonna 2025 AI:ta käytti 8,7% vähintään 10 henkilöä työllistävistä yrityksistä ja 6,1% pienistä 10-49 henkilön yrityksistä. Seuraavan tekoälyesityksen sijaan näet seitsemän konkreettista tilannetta sekä niissä käytetyn komennon, tuloksen ja kustannukset.
AI:sta on yrityksessä hyötyä, kun se käyttää oikeaa kontekstia
AI säästää yrityksessä aikaa, kun sinun ei tarvitse siirtää sille sähköposteja, tehtäviä ja sovittuja asioita käsin. Task Managerissa valitset lähteet, ja AI-avustaja vastaa niiden sisältöjen perusteella, joihin sinulla on käyttöoikeus.
Toiseen välilehteen avattu tavallinen keskustelu ei tiedä, kuka Nord-asiakas on, mikä määräaika mainittiin viikko sitten tai miksi Marek odottaa luonnosta. Ensin kopioit siis keskustelun mallille ja siirrät sitten vastauksen takaisin. Lyhyen kysymyksen kohdalla tähän kuluu minuutti, mutta 20 tällaisesta vaiheesta syntyy säästön sijaan uusi työtehtävä.
Task Managerissa voit valita lähteeksi omat tehtäväsi, Kalenterin, koko Työtilan, tietyn tehtävän, keskustelun, muistiinpanon, kansion, yksittäisen tiedoston tai oman sähköpostilaatikkosi. Palkki näyttää, kuinka paljon tietoa kyselyyn mahtui, ja AI-avustaja kertoo, mitä se ei ottanut huomioon.
Valitset palveluntarjoajan itse: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude tai xAI Grok. Syötät oman API-avaimesi, ja malliluettelo haetaan tililtäsi. Lisätietoja tästä mekanismista on sivulla AI-avustaja Task Managerissa.
Seitsemän AI:n ja Automaatioiden käyttötapaa työssä
AI-avustaja tiivistää keskustelun, laatii tarkistuslistan, valmistelee tiedostoksi vietävän taulukon, kääntää viestin, asettaa muistutuksen ja ehdottaa AI-agentin suunnitelmaa. Erillinen skenaario esittelee Automaatiosäännön, joka luo tehtävän sähköpostin saapuessa. Nämä ovat seitsemän erillistä tilannetta Bilans Plusissa, Studio Kreskassa ja Termo-Serwisissä, eivät yhden viikon suunnitelma.
AI-avustaja valmistelee sisällön ja lomakkeet, mutta sinä tallennat tehtävän, vahvistat sähköpostin tai otat Automaatiosäännön käyttöön.
1. Palaat lomalta, ja viestiketjussa odottaa 46 viestiä
Maanantaina Ola avaa keskustelun ”Sovitut asiat asiakkaan kanssa”. Sen sijaan, että hän lukisi kaikki viestit järjestyksessä, hän valitsee Jäsennä-toiminnosta Tiivistä-tilan, joka lyhentää jokaisen viestin 1-2 lauseeseen ja käsittelee keskustelun 8 viestin erissä.
Hän voi myös kysyä yksityisesti viestiketjussa: ”Tee tästä keskustelusta yhteenveto. Luettele päätökset, määräajat ja vastuuhenkilöt”. Vain hän näkee vastauksen, jossa on merkintä ”VAIN SINULLE”.
Jäsennä-esikatselu katoaa nykyisen istunnon päätyttyä, ja alkuperäiset viestit säilyvät muuttumattomina. Ohjelma ei tallenna keskustelusta uutta versiota.
Näin toimii keskustelujen tiivistäminen AI:n avulla: saat ensin tiivistelmän ja avaat vasta sitten päätöstä vaativat viestit.
2. Kahden sivun brief muuttuu viideksi kohdaksi
Tiistaina kahdentoista hengen Studio Kreskassa työskentelevä Michał avaa tehtävän ”Verkkosivuprojekti”. Kuvaus on kahden sivun mittainen, joten hän kirjoittaa yksityisesti: ”Tee tehtävän kuvauksesta tarkistuslista, jonka kohdat voi merkitä tehdyiksi”.
AI-avustaja palauttaa viisi kohtaa, mutta sen vastaus on edelleen yksityinen. Michał siirtää ne tehtävän kuvaukseen tehtävälistaksi. Sen jälkeen tiimi voi merkitä kohtia tehdyiksi avaamatta muokkaustilaa, palkki näyttää edistymisen ja suoritetun kohdan yhteydessä näkyy sen merkinnyt henkilö.
Kun Ania saa luonnokset valmiiksi ja merkitsee oman kohtansa tehdyksi, muut näkevät saman tilanteen. Ero on yksinkertainen: AI-avustajan vastauksessa oleva tarkistuslista on Michałia varten, kun taas tehtävän kuvauksessa oleva tehtävälista on koko tiimin käytössä.
3. Sähköpostitse saapunut reklamaatio muuttuu tehtäväksi
Keskiviikkona kello 16:47 yhdeksän hengen Termo-Serwis vastaanottaa reklamaation. Sitä ei käsittele itsenäisesti AI-avustaja, vaan aiemmin tallennettu ja käyttöön otettu Automaatiosääntö.
Automaatiosääntö reagoi uuteen sähköpostiin ja tarkistaa tavallisella lauseella kuvatun ehdon. Sen jälkeen se luo Myynti-työtilaan tehtävän Kasia Wójcikille, asettaa sille korkean prioriteetin ja määräajaksi seuraavan päivän.
Automaatiot noudattavat rakennetta ”KUN - JOS - SUORITA” ja toimivat sovelluksen sisällä. Sääntö voi ottaa huomioon lähettäjän, aiheen, postilaatikon ja liitteen olemassaolon, ja yksi Automaatiosääntö voi suorittaa enintään 10 toimintoa.
Automaatioiden turvamekanismit
Ennen käynnistämistä napsautat ”Testaa”, jolloin näet odotetun tuloksen ilman toimintojen suorittamista. Historia kattaa 30 päivää ja näyttää ohittamisen syyt sekä virheet. Kolmen peräkkäisen virheen jälkeen Automaatiosääntö pysähtyy ja lähettää sähköpostin. Sähköpostisääntö reagoi vain laatijan omiin postilaatikoihin.
Sähköposti ja Automaatiot kuuluvat Pro-versioon. Koko prosessi esitellään esimerkissä sähköpostista, joka luo tehtävän.
4. Kooste siirtyy Exceliin ilman manuaalista kopiointia
Michał pyytää AI-avustajalta koosteen valitusta Työtilasta. Tarkistettuaan taulukon hän lisää: ”Luo tästä Excel-tiedosto”.
AI valmistelee sisällön, ja sovellus muodostaa tiedoston. Saatavilla olevat muodot ovat PDF, DOCX, XLSX, CSV ja HTML. Yksityinen linkki toimii 24 tuntia, ja sen voi avata vain kirjautunut henkilö, jolla on pääsy lähteenä olevaan tehtävään tai keskusteluun.
Suuressa projektissa Michał valitsee lähteeksi tietyn Työtilan tai yksittäisiä tehtäviä sen sijaan, että kysyisi kaikesta kerralla. Lähdepalkki näyttää, kuinka paljon sisältöä kyselyyn mahtui, joten hänen ei tarvitse arvailla, kattoiko raportti kaiken aineiston.
5. Saksalainen vuokralainen kirjoittaa puolalaisille teknikoille
Perjantaina Termo-Serwis saa viestin hallin isännöitsijältä. Kasia kysyy viestiketjussa: ”Käännä viimeisin viesti puolaksi”, ja valmisteltuaan vastauksen hän pyytää kääntämään sen toiseen suuntaan.
AI-avustaja näkee valitun keskustelukontekstin, joten se voi säilyttää laitteiden nimet ja aiemmat sopimukset. Käännöksessä on merkintä ”VAIN SINULLE”. Asiakkaalle lähetetään vasta teksti, jonka Kasia on tarkistanut ja kopioinut tavalliseen viestiin.
6. Yksi lause pitää laskun määräajan mielessä
Ola kirjoittaa: ”Muistuta minua huomenna klo 9 Nordin laskusta”. Toinen vaihtoehto on tehtävän määräaikaan sidottu muistutus, esimerkiksi päivää ennen määräaikaa - jos määräaika siirtyy, muistutus siirtyy sen mukana. Aktiivisia muistutuksia voi olla samanaikaisesti 50.
AI-avustaja lähettää kerran päivässä yhteenvedon, jossa näkyvät tälle päivälle ajoitettujen ja myöhässä olevien tehtävien määrät. Ilmoituskeskus muistuttaa erikseen 15 minuuttia ennen tapahtumaa, sen alkamishetkellä ja tuntia ennen tehtävän määräaikaa sekä näyttää aamukoosteen päivän tehtävälistasta.
Sovelluksen muistutukset toimivat aina. Taustalla sovelluksen ollessa suljettuna lähetettävät sähköpostit edellyttävät CRON-ajastusta eli palvelimella säännöllisesti suoritettavaa tehtävää. Ohjelma ilmoittaa tästä muistutusta määritettäessä.
7. AI-agentti laatii suunnitelman yksittäisen vastauksen sijaan
Ola odottaa Kasian vastausta Nordille tehtävästä tarjouksesta. Hän kirjoittaa monivaiheisen ohjeen: ”Jos Kasia ei vastaa huomiseen mennessä, muistuta häntä klo 8:30 ja ilmoita minulle klo 9:00”.
AI-agentti on AI-avustajan tila, joka on tarkoitettu monivaiheisiin tehtäviin. Se ehdottaa viestiketjussa näkyvää suunnitelmaa ja toimii vain sen käynnistäneen henkilön käyttöoikeuksien rajoissa. Myöhemmin suoritettavat vaiheet edellyttävät palvelimen CRON-ajastusta.
Tämä on enemmän kuin tekstivastaus, mutta näet silti suunnitelman ennen sen jatkotoimia. Tämän tilan yksityiskohdat esitellään sivulla AI-agentti.
Mikä vaatii vahvistuksesi ja mikä ei muuta mitään ohjelmassa
AI-avustajan tekstivastaukset eivät muuta mitään ohjelmassa. Sinä tallennat tehtävän, vahvistat sähköpostin lähettämisen ja otat Automaation automaatiosäännön käyttöön.
| Mitä AI valmistelee | Mitä tapahtuu seuraavaksi |
|---|---|
| Yhteenveto, taulukko, käännös tai tarkistuslista viestiketjussa | Vastaus pysyy yksityisenä sisältönä eikä muuta mitään |
| Avustajan luoma tehtävä | AI-avustaja avaa lomakkeen, jonka kentät on täytetty valmiiksi, ja sinä tallennat tehtävän |
| Avustajan laatima sähköposti | Viesti lähetetään vasta vahvistuksesi jälkeen |
| Automaation sääntö | Tallennat ja otat sen käyttöön, eikä ”Testaa” suorita toimintoja |
| Muistutus tai AI-agentin suunnitelma | Se luodaan ohjeesi perusteella ja näkyy viestiketjussa |
Kun Automaatio on otettu käyttöön, se suorittaa tallennetut toiminnot, esimerkiksi luo tehtävän sähköpostin saapuessa. Se toimii tekijänsä käyttöoikeuksilla, sen käynnistyskertoja tunnissa on rajoitettu ja siinä on suojaus silmukoita vastaan.
Mitä AI maksaa yritykselle: lisenssi kerran, tokenit erikseen
AI:n kustannukset Task Managerissa muodostuvat ohjelmistolisenssistä ja mallin käytöstä mahdollisesti veloitettavista maksuista. Maksat tokeneista suoraan OpenAI:lle, Googlelle, Anthropicille tai xAI:lle omalla API-avaimellasi ilman Task Managerin katetta.
Lisenssi on pysyvä, ja sen hinta riippuu käyttäjäpaikkojen määrästä. Et maksa käyttäjäkohtaista jatkuvaa tilausta. Hintaan sisältyy 12 kuukauden päivitykset. Sen jälkeen voit uusia oikeuden uusiin versioihin tai jatkaa nykyisen version käyttöä ilman uusia lisenssimaksuja.
| Suunnitelma | Standard | Pro |
|---|---|---|
| Starter, enintään 8 henkilöä | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic, enintään 20 henkilöä | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max, enintään 35 henkilöä | 2 290 zł | 5 990 zł |
Pro-versio lisää Sähköpostin, Tiedostot, Automaatiot, AES-256-sisällön salauksen ja AI-tietopankin, jonka ansiosta avustaja voi vastata koko yrityksen materiaalien pohjalta. Itse AI-avustaja toimii molemmissa versioissa. Yli 35 hengen tiimeille on saatavilla Enterprise yksilöllisellä hinnoittelulla.
Palveluntarjoajat veloittavat syöte- ja tulostokeneista erikseen. Token on mallin käsittelemä tekstin osa. Anthropic arvioi yhden tokenin vastaavan noin neljää englanninkielistä merkkiä, kun taas puolankielinen teksti kuluttaa niitä yleensä enemmän.
Kun syötteenä on 8000 tokenia ja vastauksessa 600 tokenia, yksi yhteenveto voi maksaa mallista riippuen noin 0,003 - 0,02 USD. Jos 10 henkilön tiimissä jokainen esittää 10 tällaista kysymystä 22 työpäivän ajan, kyselyitä syntyy 2200. Arvioitu lasku on muutamasta dollarista noin 44 USD kuukaudessa. Kulutusrajan määrität palveluntarjoajan hallintapaneelissa.
Ohjelma toimii myös ilman AI:tä, joten mallien käyttömaksut ovat valinnaisia. Laskutustapaa käsitellään tarkemmin sivulla AI-kustannukset ilman katetta.
Minne tiedot siirtyvät, kun pyydät yhteenvetoa
Sovelluksen tiedot, kuten tehtävät, viestit, tiedostot ja sähköpostit, säilytetään omalla palvelimellasi. Kun käytät AI-avustajaa, kyselyn kontekstiksi valittu sisältö lähetetään kuitenkin valitulle mallin palveluntarjoajalle omaa API-avaintasi käyttäen.
Ylläpitäjä ottaa AI:n erikseen käyttöön tehtäville, keskusteluille ja AI-avustajan ikkunalle, ja käyttäjä valitsee vastaukseen tarvittavat lähteet. Sähköposti on oletusarvoisesti poistettu käytöstä tietolähteenä. Kun se otetaan käyttöön, AI-avustaja ja Automaatiot näkevät vain käyttäjän omat postilaatikot.
AI-avustaja käyttää vain sisältöä, johon sinulla on pääsy. Pääkäyttäjä hallinnoi sovellusta sekä näkee tehtävät ja keskustelut, mutta sähköpostit, muistiinpanot ja keskustelut AI-avustajan kanssa pysyvät yksityisinä myös häneltä. API-avaimet ja SMTP-salasanat eli sähköpostia lähettävän palvelimen kirjautumistiedot salataan tietokannassa.
Palvelin muodostaa yhteyden palveluihin, jotka on otettu käyttöön, kuten AI-palveluntarjoajaan, sähköpostipalvelimeen, Google Kalenteriin tai n8n-webhookeihin. Ilman erillistä päätöstä yhteys muodostetaan vain lisenssipaneeliin, jolle välitetään lisenssin tiedot ja ohjelman versio, ei tietokannan sisältöä. Selain lataa kirjastot, fontit, kuvakkeet ja avatarit sovelluspalvelimelta, ei ulkopuolisista palveluista. Tämä tarkoittaa, että selain itse ei hae näitä elementtejä vieraista palvelimista.
AI-avustaja lukee TXT-, CSV-, MD-, JSON-, XML-, HTML-, DOCX-, XLSX- ja PDF-tiedostoja. Ohjelmassa ei ole OCR-toimintoa eli skannatun tekstin tunnistusta, joten se ei pysty lukemaan skannattua PDF-tiedostoa eikä vanhassa DOC-muodossa olevaa asiakirjaa. Se voi analysoida kuvia visuaalisesti, jos valittu malli tukee tätä toimintoa.
Tarkista palveluntarjoajan tietojenkäsittelyehdot ennen sen yhdistämistä. Palveluntarjoajan, avaimen, mallin, vastauksen enimmäispituuden, keskusteluhistorian ja liitteiden yhteenvedot määrität kohdassa Asetukset → AI.
Aloita huomenna yhdestä viestiketjusta
Valitse ensin viestiketju, jonka lukemiseen kului tänään yli viisi minuuttia. Kysy siinä huomenaamulla AI-avustajalta: ”Mitä sovittiin, kuka vastaa mistä ja mitä määräaikoja asetettiin?”.
Älä määritä heti seitsemää eri käyttötapausta. Testaa yhtä tulosta omilla tiedoillasi Demossa.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko AI tehdä yrityksessä jotain ilman, että napsautan mitään?
AI-avustaja ei tallenna mitään puolestasi - tehtävä luodaan lomakkeella, jonka hyväksyt, ja sähköposti lähetetään vasta vahvistuksesi jälkeen. Ilman napsautustasi toimivat vain aiemmin tallennettu ja käyttöön otettu Automaatio sekä muistutus tai AI-agentin suunnitelma, jonka olet itse antanut tehtäväksi.
Mikä AI-malli kannattaa valita aluksi?
Valitse aluksi tililläsi saatavilla oleva edullisempi malli ja kokeile sitä tiivistelmiin, tarkistuslistoihin ja käännöksiin. Pitkien asiakirjojen kohdalla voit verrata tulosta kehittyneempään malliin vaihtamalla yhden kentän kohdassa Asetukset → AI.
Päätyvätkö palvelimeni tiedot AI-palveluntarjoajalle?
Kyllä, palveluntarjoajalle lähetetään kyselyn sisältö sekä lähteeksi valittu konteksti. Sovelluksen tiedot pysyvät palvelimellasi, mutta valitsemasi palveluntarjoaja käsittelee kyselyn omalla API-avaimellasi.
Onko AI:sta maksettava, jotta voin käyttää Task Manageria?
Ei, Task Manager toimii ilman AI:ta. Tili mallin palveluntarjoajalla on valinnainen, ja kun yhdistät sen, maksat suoraan palveluntarjoajalle ilman välikäden katetta.
Toimiiko AI-agentin suunnitelma selaimen sulkemisen jälkeen?
Ei, ellei palvelimella ole käytössä CRON. AI-agentin ajastetut vaiheet ja taustalla lähetettävät sähköpostit edellyttävät CRONia eli palvelimen säännöllisesti suoritettavaa tehtävää, joka käynnistää toiminnot ilman avointa selainta.
Lähteet
- Puolan tilastokeskus, ”Tietoyhteiskunta Puolassa vuonna 2025”
- OpenAI, ”Hinnoittelu”
- Anthropic, ”Hinnoittelu”
- Google, ”Gemini Developer API:n hinnoittelu”
- Task Manager, hinnasto
- Task Manager, ”AI-avustaja”
- Task Manager, ohjeet ”AI-avustaja”, ”Tekoälyn asetukset” ja ”Automaatiot” - https://taskmanager.pl/materialy/asystent-ai, https://taskmanager.pl/materialy/ustawienia-ai, https://taskmanager.pl/materialy/automatyzacje (luettu: 2026-09-22)
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
