Segunda-feira, 8:40. Ola regressa de férias ao escritório de contabilidade Bilans Plus, composto por sete pessoas, e tem 46 mensagens à sua espera numa única conversa. Para Ola, a IA na empresa só faz sentido se a ajudar a passar deste número para decisões e prazos. Segundo o GUS, em 2025, 8,7% das empresas com pelo menos 10 trabalhadores utilizavam IA, enquanto entre as pequenas empresas com 10 a 49 trabalhadores esse valor era de 6,1%. Em vez de mais uma apresentação sobre inteligência artificial, verá sete situações concretas com a instrução, o resultado e o custo.
A IA na empresa faz sentido quando trabalha com o contexto certo
A IA na empresa poupa tempo quando não é necessário transferir manualmente para ela e-mails, tarefas e decisões. No Task Manager, indica as fontes e o Assistente de IA responde com base no conteúdo a que tem acesso.
Um chat comum aberto noutro separador não sabe quem é o cliente Nord, que prazo foi definido na semana anterior nem porque é que Marek está a adiar a maquete. Por isso, primeiro copia a conversa para o modelo e depois transfere a resposta de volta. Uma pergunta breve demora um minuto, mas 20 operações deste tipo criam uma nova obrigação em vez de pouparem tempo.
No Task Manager, pode indicar como fonte as suas tarefas, o Calendário, todo o Workspace, uma tarefa específica, um chat, uma nota, uma pasta, um único ficheiro ou a sua própria caixa de correio. A barra mostra a quantidade de informação incluída no pedido e o Assistente indica o que não teve em conta.
É você quem escolhe o fornecedor: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. Introduz a sua própria chave de API e a lista de modelos é obtida a partir da sua conta. Encontra mais informações sobre este mecanismo na página do Assistente de IA no Task Manager.
Sete aplicações da IA e da Automação no trabalho
O Assistente de IA resume conversas, cria listas de verificação, prepara tabelas com um ficheiro, traduz mensagens, define lembretes e propõe planos do Agente de IA; outro cenário apresenta uma receita de Automação que cria uma tarefa quando chega um e-mail. São sete situações independentes da Bilans Plus, do Studio Kreska e da Termo-Serwis, e não o plano de uma única semana.
O Assistente prepara conteúdos e formulários, mas é você quem guarda a tarefa, confirma o e-mail ou ativa a receita de Automação.
1. Regressa de férias e tem 46 mensagens à espera numa conversa
Na segunda-feira, Ola abre a conversa «Ustalenia z klientem». Em vez de ler tudo por ordem, seleciona o modo Resumir na função Organizar, que reduz cada mensagem a 1-2 frases e processa a conversa em lotes de 8 mensagens.
Também pode fazer uma pergunta privada na conversa: «Resume esta conversa. Enumera as decisões, os prazos e as pessoas responsáveis». Só ela verá a resposta, com a etiqueta «APENAS PARA SI».
A pré-visualização da função Organizar desaparece quando termina a sessão atual, enquanto as mensagens originais permanecem inalteradas. A aplicação não guarda uma nova versão da conversa.
É assim que funciona o resumo de conversas por IA: primeiro recebe um resumo e só depois abre as mensagens que requerem uma decisão.
2. Um briefing de duas páginas transforma-se em cinco pontos
Na terça-feira, Michał, do Studio Kreska, composto por doze pessoas, abre a tarefa «Projekt strony». A descrição tem duas páginas, por isso escreve em privado: «Transforma a descrição da tarefa numa lista de verificação».
O Assistente apresenta cinco pontos, mas a resposta continua a ser privada. Por isso, Michał transfere-os para a descrição da tarefa como uma lista de tarefas. A partir desse momento, a equipa assinala os itens sem entrar na edição, a barra mostra o progresso e, junto de cada item concluído, aparece a pessoa que o assinalou.
Quando Ania termina as maquetes e assinala o seu item, as restantes pessoas veem o mesmo estado. A diferença é simples: a lista de verificação na resposta do Assistente serve Michał, enquanto a lista de tarefas na descrição da tarefa serve toda a equipa.
3. Uma reclamação recebida por e-mail transforma-se numa tarefa
Na quarta-feira, às 16:47, a Termo-Serwis, composta por nove pessoas, recebe uma reclamação. Esta não é tratada autonomamente pelo Assistente de IA, mas por uma receita de Automação anteriormente guardada e ativada.
A receita reage a um novo e-mail e verifica a condição descrita numa frase comum. Em seguida, cria uma tarefa no Workspace Sprzedaż para Kasia Wójcik, com prioridade alta e um prazo de um dia.
As Automações têm o formato «QUANDO - SE - EXECUTAR» e funcionam dentro da aplicação. A regra pode ter em conta o remetente, o assunto, a caixa de correio e a existência de um anexo, e cada receita suporta até 10 ações.
Mecanismos de segurança da Automação
Antes de executar, clique em «Testar» para ver o resultado previsto sem realizar qualquer ação. O histórico abrange 30 dias e mostra os motivos pelos quais uma ação foi ignorada, bem como os erros. Depois de três erros consecutivos, a receita é interrompida e envia um e-mail. Uma regra de correio reage apenas às caixas de correio do respetivo autor.
O Correio e as Automações estão incluídos na variante Pro. O fluxo completo é apresentado no exemplo de um e-mail que cria uma tarefa.
4. O relatório é enviado para o Excel sem transcrição manual
Michał pede ao Assistente um relatório de um Workspace selecionado. Depois de verificar a tabela, acrescenta: “Gera um ficheiro Excel a partir destes dados”.
A IA prepara o conteúdo e a aplicação cria o ficheiro. Os formatos disponíveis são PDF, DOCX, XLSX, CSV e HTML. A ligação privada funciona durante 24 horas e só pode ser aberta por uma pessoa com sessão iniciada que tenha acesso à tarefa ou ao chat de origem.
Num projeto de grande dimensão, Michał indica como fonte um Workspace específico ou tarefas individuais, em vez de perguntar sobre tudo de uma só vez. A barra de fontes mostra quanto conteúdo coube no pedido, pelo que não precisa de adivinhar se o relatório incluiu todos os materiais.
5. Um inquilino alemão escreve a técnicos polacos
Na sexta-feira, a Termo-Serwis recebe uma mensagem do gestor do pavilhão. Kasia pergunta no tópico: “Traduz a última mensagem para polaco” e, depois de preparar a resposta, pede a tradução no sentido inverso.
O Assistente vê o contexto indicado da conversa, pelo que pode manter os nomes dos equipamentos e os acordos anteriores. A tradução tem o rótulo “APENAS PARA SI”. Só chega ao cliente o texto que Kasia verificar e copiar para uma mensagem normal.
6. Uma frase controla o prazo da fatura
Ola escreve: “Lembra-me amanhã às 9 da fatura para a Nord”. O segundo tipo é um lembrete associado ao prazo da tarefa, por exemplo, um dia antes do prazo - quando o prazo muda, o lembrete muda com ele. Pode haver 50 lembretes ativos em simultâneo.
Uma vez por dia, o Assistente envia um resumo com o número de tarefas para hoje e em atraso. Separadamente, o Centro de notificações envia um lembrete 15 minutos antes de um evento, no momento em que este começa e uma hora antes do prazo de uma tarefa, além de apresentar um briefing matinal com a lista do dia.
Os lembretes na aplicação funcionam sempre. Os e-mails enviados em segundo plano quando a aplicação está fechada exigem um CRON, ou seja, uma tarefa periódica executada no servidor. O programa apresenta um aviso sobre isto ao configurar o lembrete.
7. O Agente de IA cria um plano em vez de dar uma única resposta
Ola aguarda a resposta de Kasia sobre a proposta para a Nord. Introduz uma instrução complexa: “Se Kasia não responder até amanhã, lembra-a às 8:30 e avisa-me às 9:00”.
O Agente de IA é um modo do Assistente destinado a tarefas com várias etapas. Propõe um plano que aparece no tópico e funciona apenas dentro dos limites das permissões da pessoa que o iniciou. Os passos adiados exigem um CRON no servidor.
É mais do que uma resposta de texto, mas continua a ver o plano antes de este prosseguir. A página Agente de IA descreve este modo em detalhe.
O que requer a sua confirmação e o que não altera o programa
As respostas de texto do Assistente não alteram nada no programa. É você quem guarda a tarefa, confirma o envio do e-mail e ativa a receita de Automação.
| O que a IA prepara | O que acontece a seguir |
|---|---|
| Resumo, tabela, tradução ou checklist no tópico | A resposta continua a ser conteúdo privado e não altera nada |
| Tarefa criada pelo Assistente | O Assistente abre um formulário com os campos preenchidos e é você quem guarda a tarefa |
| E-mail criado pelo Assistente | A mensagem só é enviada depois da sua confirmação |
| Regra de Automação | Guarda-a e ativa-a, enquanto “Testar” não executa nenhuma ação |
| Lembrete ou plano do Agente de IA | É criado com base na sua instrução e fica visível no tópico |
Depois de ativada, a Automação executa as ações guardadas, por exemplo, cria uma tarefa quando chega um e-mail. Funciona com as permissões do autor, tem um limite de execuções por hora e proteção contra ciclos.
Quanto custa a IA numa empresa: licença paga uma vez, tokens em separado
O custo da IA no Task Manager é composto pela licença do programa e por eventuais encargos pela utilização do modelo. Os tokens são pagos diretamente à OpenAI, Google, Anthropic ou xAI através da sua própria chave API, sem margem do Task Manager.
A licença é perpétua e o preço depende do número de postos de trabalho. Não paga uma subscrição por utilizador. O preço inclui 12 meses de atualizações. Depois, pode renovar o acesso a novas versões ou continuar a utilizar a versão que já possui sem mais custos de licença.
| Plano | Standard | Pro |
|---|---|---|
| Starter, até 8 pessoas | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic, até 20 pessoas | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max, até 35 pessoas | 2 290 zł | 5 990 zł |
A versão Pro acrescenta Correio, Ficheiros, Automatizações, encriptação de conteúdos AES-256 e base de conhecimento de IA, que permite ao Assistente responder com base nos materiais de toda a empresa. O próprio Assistente de IA funciona em ambas as versões. Para equipas com mais de 35 pessoas está disponível o Enterprise, com orçamento personalizado.
Os fornecedores cobram separadamente os tokens de entrada e de saída. Um token é um fragmento de texto processado pelo modelo. A Anthropic estima que um token corresponde a cerca de quatro carateres em inglês, enquanto o texto em polaco costuma utilizar mais tokens.
Partindo do pressuposto de 8000 tokens de entrada e 600 tokens de resposta, um resumo pode custar entre cerca de 0,003 e 0,02 USD, consoante o modelo. Uma equipa de 10 pessoas, em que cada pessoa faz 10 perguntas deste tipo durante 22 dias úteis, irá gerar 2200 pedidos. A fatura estimada será de alguns dólares até cerca de 44 USD por mês. O limite de despesas é definido no painel do fornecedor.
O programa também funciona sem IA, pelo que o pagamento dos modelos é opcional. A página sobre os custos da IA sem margem explica o modelo de cobrança em maior detalhe.
Para onde vão os dados quando pede um resumo
Os dados da aplicação, como tarefas, mensagens, ficheiros e correio, permanecem no seu servidor. No entanto, quando utiliza o Assistente de IA, o conteúdo indicado como contexto do pedido é enviado para o fornecedor do modelo selecionado através da sua chave API.
O administrador ativa a IA separadamente para tarefas, chats e para a janela do Assistente, enquanto o utilizador indica as fontes necessárias para a resposta. O Correio como fonte de conhecimento está desativado por predefinição. Depois de o ativar, o Assistente e as Automações veem apenas as caixas de correio do próprio utilizador.
O Assistente utiliza apenas o conteúdo a que tem acesso. O administrador global gere a aplicação e vê as tarefas e os chats, mas o correio, as notas e as conversas com o Assistente continuam a ser privados, mesmo para ele. As chaves API e as palavras-passe SMTP, ou seja, os dados de acesso ao servidor que envia o correio, são encriptadas na base de dados.
O servidor liga-se aos serviços que foram ativados, por exemplo, ao fornecedor de IA, ao servidor de correio, ao Calendário Google ou aos webhooks n8n. Sem uma decisão em separado, liga-se apenas ao painel de licenças, ao qual transmite os dados da licença e a versão do programa, sem conteúdo da base de dados. O navegador descarrega bibliotecas, tipos de letra, ícones e avatares do servidor da aplicação, e não de serviços externos. Isto significa que o próprio navegador não se liga a servidores externos para obter estes elementos.
O Assistente lê ficheiros TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX e PDF. O programa não dispõe de OCR, ou seja, da função de reconhecimento de texto em digitalizações, pelo que não consegue ler um PDF digitalizado nem um documento no antigo formato DOC. Pode analisar imagens visualmente se o modelo selecionado suportar essa função.
Antes de ligar um fornecedor, consulte as respetivas condições de tratamento de dados. O fornecedor, a chave, o modelo, o limite de comprimento das respostas, o histórico de conversas e os resumos dos anexos são configurados em Definições → IA.
Amanhã, comece por um único tópico
Para começar, escolha um tópico cuja leitura lhe tenha ocupado hoje mais de cinco minutos. Amanhã de manhã, pergunte ao Assistente nesse tópico: “O que ficou decidido, quem é responsável por cada tarefa e que prazos foram definidos?”.
Não configure logo sete cenários. Verifique um resultado com os seus próprios dados na Demo.
Perguntas mais frequentes
A IA na empresa pode fazer alguma coisa sem que eu clique?
O Assistente não guarda nada por si - a tarefa é criada num formulário que terá de aprovar e o e-mail só é enviado depois da sua confirmação. Sem que clique, apenas funcionam uma Automação anteriormente guardada e ativada, bem como um lembrete ou plano do Agente de IA que tenha solicitado.
Que modelo de IA escolher para começar?
Para começar, escolha um modelo mais económico disponível na sua conta e teste-o com resumos, listas de verificação e traduções. No caso de documentos longos, pode comparar o resultado com o de um modelo mais avançado, alterando um único campo em Definições → IA.
Os dados do meu servidor vão para o fornecedor de IA?
Sim, o conteúdo do pedido e o contexto indicado como fonte são enviados ao fornecedor. Os dados da aplicação permanecem no seu servidor, mas o pedido é processado pelo fornecedor escolhido através da sua chave de API.
Tenho de pagar pela IA para utilizar o Task Manager?
Não, o Task Manager funciona sem IA. A conta num fornecedor de modelos é opcional e, depois de a associar, paga diretamente ao fornecedor, sem a margem de um intermediário.
O plano do Agente de IA funcionará depois de fechar o navegador?
Não, a menos que exista um CRON em execução no servidor. Os passos adiados do Agente de IA e os e-mails processados em segundo plano requerem um CRON, ou seja, uma tarefa cíclica do servidor que executa ações sem o navegador estar aberto.
Fontes
- Gabinete Central de Estatística, «Sociedade da informação na Polónia em 2025»
- OpenAI, «Preços»
- Anthropic, «Preços»
- Google, «Preços da API Gemini Developer»
- Task Manager, lista de preços
- Task Manager, «Assistente de IA»
- Task Manager, instruções „Assistente de IA“, „Definições de IA“ e „Automações“ - https://taskmanager.pl/materialy/asystent-ai, https://taskmanager.pl/materialy/ustawienia-ai, https://taskmanager.pl/materialy/automatyzacje (consultado em: 2026-09-22)
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
