Segundo o GUS, em 2025 usavam tecnologias de inteligência artificial 8,7% das empresas com 10 ou mais trabalhadores, e entre as pequenas (10-49 pessoas) - 6,1%. O resto conhece a IA sobretudo de apresentações e manchetes. Este texto mostra sete tarefas que o Assistente de IA do Task Manager realiza num dia normal de trabalho da equipa: o que lhe diz, o que recebe e quanto custa.
Em que difere a IA integrada no trabalho de um chatbot à parte
A maioria das empresas que „experimentou a IA" abriu um chat no navegador, colou um e-mail e colou a resposta de volta. O modelo não sabe quem é quem na equipa, qual é o prazo nem o que foi combinado há uma semana. No Task Manager, o Assistente de IA está onde está o trabalho: pergunta sobre a conversa aberta, indica o workspace, a nota ou a pasta de ficheiros como fonte. O modelo é escolhido por si, entre OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude e xAI Grok - a diferença não está no modelo, mas no facto de a IA ver o contexto e ter „mãos" dentro do programa.
A seguir, sete situações de três equipas: o escritório de contabilidade Bilans Plus, de Poznań (7 pessoas), a agência Studio Kreska, de Wrocław (12 pessoas), e a assistência técnica Termo-Serwis, perto de Łódź (9 pessoas). As empresas são fictícias; os comandos e os resultados são reais.
1. Resumo de uma conversa longa
Situação. A Ola, do Bilans Plus, volta de férias. Na tarefa „Proposta para o cliente Nord" esperam-na 46 mensagens: o cliente alterou o âmbito, o Marek perguntou sobre o IVA, alguém publicou três versões do contrato.
Comando. Na conversa, clica em Organizar e escolhe Resumir. Ou muda o campo de mensagem para o modo de pergunta (botão Assistente de IA) e escreve: „Resume esta conversa - o que ficou decidido, quem é responsável por quê, que prazos foram indicados".
O que recebe. No modo Resumir, cada mensagem transforma-se em 1-2 frases, em lotes de 8, a começar pelas mais recentes. No modo de pergunta - um único resumo dividido em decisões, prazos e „quem faz o quê", visível apenas para quem pergunta. Os originais ficam intactos, e por baixo de cada mensagem processada aparece a nota „A IA pode cometer erros". Alguns segundos em vez de meia hora de leitura.
Na captura de ecrã abaixo, um exemplo mais curto da demonstração: o chat „Acordos com o cliente", 14 mensagens de três dias. O Assistente retirou dali três decisões sobre o site (tonalidade escura, formulário de contacto, blog numa segunda fase), dois prazos (comentários à maqueta amanhã até às 15:00, reunião na sexta-feira, dia 25 de setembro, às 11:00) e a divisão do trabalho entre o Marek, a Anna e a Ola - com duas propostas de orçamento, 14 900 e 19 800 zł.
Saiba mais: Resumos.
2. Checklist a partir da descrição de uma tarefa
Situação. No Studio Kreska, o Michał cria a tarefa „Projeto do site" para o cliente ABC. A descrição tem duas páginas: estrutura das subpáginas, textos em dois idiomas, maquetas, programação, carregamento de conteúdos e entrega final.
Comando. Na conversa da tarefa, ativa o modo de pergunta (botão Assistente de IA) e escreve: „Transforma a descrição da tarefa numa checklist a marcar".
O que recebe. Uma lista de itens com caixas de verificação e barra de progresso, visível apenas para ele - a conversa com o Assistente na tarefa é privada. Na captura de ecrã abaixo há cinco itens, dois já marcados e riscados (estrutura de cinco subpáginas definida com o cliente, textos em PL e EN reunidos), e a barra mostra „2 de 5 concluídos". Para que toda a equipa trabalhe com a lista, o Michał copia os itens para o campo Descrição da tarefa e assinala-os com o botão Lista de tarefas (o mesmo do editor de mensagens). A partir daí, a checklist fica clicável no cartão da tarefa, e o estado das marcações é partilhado: quando a Ania marca as maquetas, os restantes veem-no de imediato, com o seu mini avatar e a data. Um quarto de hora a redigir o briefing transforma-se numa frase e numa colagem.
Saiba mais: Checklists.
3. Um e-mail que se transforma numa tarefa
Situação. Na Termo-Serwis, as reclamações e os pedidos de assistência chegam por e-mail, a horas diferentes e de formas diferentes. Até agora, alguém verificava a caixa de correio de manhã e transcrevia-os para uma lista.
Comando. O proprietário descreve a regra ao Assistente: „Quando chegar um novo e-mail à caixa de correio e a IA avaliar que se trata de uma reclamação, queixa ou relato de um problema, cria uma tarefa no workspace Vendas para a Kasia Wójcik, com prioridade alta e prazo para amanhã". O Assistente monta um esboço de receita SE - QUANDO - EXECUTAR e mostra o cartão „Ir para Automatizações". O proprietário ajusta um campo, clica em Guardar e depois em Ativar.
O que recebe. Cada e-mail que a IA classifique como reclamação transforma-se numa tarefa com responsável e prazo, antes de alguém abrir a caixa de correio. A condição „a IA avalia" vê o remetente, o assunto, um excerto do conteúdo e os nomes dos anexos; em caso de dúvida, responde „não" - a automatização prefere não fazer nada a fazer mal. Se quiser poupar nos pedidos, coloca antes dela condições mais baratas (por exemplo, uma caixa de correio específica ou uma palavra no assunto) - a IA só avalia o que passa por elas. O botão Testar mostra o que aconteceria, sem executar. Este cenário requer o Correio e as Automatizações (variante Pro).
Na captura de ecrã, a receita „Reclamação de cliente" da demonstração, ainda desativada, logo após ser guardada: a condição de IA escrita em linguagem simples („A mensagem é uma reclamação, queixa ou relato de um problema - o autor está insatisfeito, algo não funciona ou exige reparação, reembolso ou explicações") e a ação „Criar tarefa" com as etiquetas Vendas, para: Kasia Wójcik, prioridade: alta, prazo: +1 dia.
Todo o cenário passo a passo: O e-mail que cria a tarefa sozinho.
4. Tabela de tarefas e exportação para Excel
Situação. A direção do Studio Kreska quer, todos os meses, um resumo das tarefas concluídas por cliente. O Michał fazia isto numa folha de cálculo, copiando da lista.
Comando. No painel do Assistente, com o workspace Clientes indicado: „Faz uma tabela das tarefas concluídas em setembro: cliente, assunto, quem fechou, prazo, se ultrapassou o prazo". Depois de verificar: „Gera um ficheiro Excel a partir disto".
O que recebe. A tabela diretamente na resposta e, após o segundo comando, um botão „Descarregar" com o ficheiro .xlsx. Funciona da mesma forma com Word, PDF, CSV e HTML - a IA escreve o conteúdo, o programa monta o ficheiro. Os dados provêm apenas das tarefas a que quem pergunta tem acesso; em perguntas muito abrangentes, restrinja o período ou o workspace.
Saiba mais: Tabelas e relatórios.
5. Tradução de mensagens numa conversa
Situação. A Termo-Serwis dá assistência a um pavilhão de um inquilino alemão. O responsável das instalações escreve em alemão, os técnicos respondem em polaco.
Comando. Na conversa, em modo de pergunta: „Traduz a última mensagem para polaco". Depois de acertar a resposta: „Traduz para alemão: substituição da válvula na sexta-feira às 8:00, é necessário acesso à sala de máquinas".
O que recebe. A tradução ao lado do original, visível apenas para quem pergunta (etiqueta „APENAS PARA SI"). A versão a enviar é copiada para uma mensagem normal, e é a pessoa quem decide o que segue para o cliente. O modelo conhece o contexto da conversa, por isso „válvula" não se transforma em outra coisa por engano.
6. Um lembrete a partir de uma única frase
Situação. A Ola tem de enviar a declaração do cliente até dia 25; o prazo da tarefa é o dia 24. Quer um lembrete, mas não quer clicar no calendário.
Comando. Na conversa da tarefa: „Lembra-me desta tarefa um dia antes do prazo". Ou no painel do Assistente: „Lembra-me amanhã às 9 da fatura para a Nord e envia também por e-mail".
O que recebe. Na conversa da tarefa, o lembrete associado ao prazo é criado de imediato - o momento é calculado pelo programa, e o Assistente responde „Lembrete definido: um dia antes do prazo", com a data e a hora. Quando o prazo muda para dia 28, o lembrete passa automaticamente para dia 27. No painel, para uma data concreta, primeiro recebe um cartão com a data e clica em „Sim, executar" - só então o lembrete existe. À hora indicada chega uma notificação na aplicação; o e-mail só a pedido expresso. A lista é consultada com a frase „mostra os meus lembretes", e os desnecessários são cancelados através de „anular lembrete" com o número da lista.
7. Agente de IA: um plano em vez de uma resposta única
Situação. A Ola, do Bilans Plus, aguarda na conversa „Proposta para o cliente Nord" pela resposta da Kasia Wójcik. Sem ela não consegue fechar a proposta, e não quer estar a vigiar a conversa.
Comando. Na conversa da tarefa, em modo de pergunta: „Se a Kasia não responder até amanhã, lembra-a às 8:30 e avisa-me às 9:00".
O que recebe. O Agente de IA regista logo o plano e mostra-o na conversa como um registo „Plano de IA n.º 16 guardado", com uma frase de resumo („Estou à espera da resposta da Kasia até amanhã às 8:30. Se não responder - lembro-a na conversa e aviso-a às 9:00.") e três passos com datas: (1) esperar pela resposta até às 8:30, (2) enviar a mensagem às 8:30, (3) avisar às 9:00. Os passos „para já" executam-se de imediato; os mais distantes no tempo são disparados pelo cron do servidor. Se a Kasia responder às 16:00, os passos condicionais são ignorados e o plano é encerrado sozinho. Por baixo do registo fica um comando pronto para o cancelar: „@aipriv /anular plano 16", a usar a qualquer momento. O Agente atua dentro das permissões da Ola e apenas entre os participantes da conversa.
Em que difere o Agente de IA do Assistente: Agente de IA.
O que exige confirmação e o que não exige
| O quê | Confirmação |
|---|---|
| Resumo, tabela, tradução, checklist | não - a resposta em si não altera nada |
| Tarefa criada pelo Assistente | sim - Guardar na janela da tarefa |
| E-mail criado pelo Assistente | sim - „Enviar" |
| Regra de automatização | sim - Guardar e Ativar |
| Lembrete a partir do painel | sim - „Sim, executar" |
| Lembrete a partir da conversa (associado ao prazo) | não - de imediato; cancela-se com „anular lembrete" |
| Plano do Agente de IA | não - o plano fica guardado de imediato; cancela-se com uma frase |
Se o modelo escrever „defini um lembrete" e não o tiver feito, por baixo da resposta aparece um bloco amarelo „Correção" com o que realmente aconteceu.
Quanto custa: chave própria, sem margem
O Task Manager não vende pacotes de IA. A licença do programa compra-se uma vez: a variante Standard tem o Starter a 690 zł líquidos (até 8 pessoas), o Classic a 1490 zł (9-20 pessoas) e o Max a 2290 zł (21-35 pessoas); a variante Pro, com Correio, Ficheiros e Automatizações, necessária para o cenário 3, custa 1990 / 3990 / 5990 zł líquidos (lista de preços completa). Pelos pedidos paga ao fornecedor do modelo, segundo a sua própria lista de preços, com a sua chave API, sem margem e sem limite de „pedidos incluídos no pacote".
Os fornecedores cobram por tokens, ou seja, fragmentos de texto (segundo a Anthropic, cerca de 4 caracteres em inglês; o polaco consome mais). Algumas tarifas por milhão de tokens, das listas de preços oficiais (USD, em 20 de setembro de 2026):
| Fornecedor e modelo | Entrada (1 milhão de tokens) | Saída (1 milhão de tokens) |
|---|---|---|
| OpenAI gpt-5-mini | 0,25 USD | 2,00 USD |
| OpenAI gpt-4.1 | 2,00 USD | 8,00 USD |
| Anthropic Claude Haiku 4.5 | 1,00 USD | 5,00 USD |
| Anthropic Claude Sonnet 5 | 2,00 USD | 10,00 USD |
| Google Gemini 3.5 Flash-Lite | 0,30 USD | 2,50 USD |
| Google Gemini 3.5 Flash | 1,50 USD | 9,00 USD |
Exemplo da secção 1: uma conversa com 46 mensagens corresponde, digamos, a 8000 tokens na entrada, e o resumo - a 600 na saída. No gpt-5-mini, isto custa cerca de 0,003 USD (8000 × 0,25 / 1 milhão + 600 × 2 / 1 milhão), no Claude Haiku 4.5 cerca de 0,011 USD, no gpt-4.1, Claude Sonnet 5 ou Gemini 3.5 Flash - cerca de 0,02 USD, ou seja, dois cêntimos. Uma equipa de 10 pessoas, com 10 perguntas por dia durante 22 dias úteis, são 2200 pedidos por mês: cerca de 44 USD a dois cêntimos por pedido, alguns dólares com um modelo da classe „mini". Trata-se de uma estimativa: a conta depende do modelo, do comprimento das conversas e do número de fontes; o limite de despesa é definido no painel do fornecedor. Não citamos a lista de preços da xAI para o Grok, porque não a verificámos na data de publicação.
Detalhes da faturação: Custos de IA sem margem.
Para onde vão os dados
Os dados da aplicação - tarefas, mensagens, ficheiros, correio - ficam no seu servidor. Mas quando pede um resumo de uma conversa, o seu conteúdo (e os anexos indicados) segue no pedido para o fornecedor do modelo escolhido, com a sua chave. O que o programa faz para que mantenha o controlo:
- O administrador decide o que é fonte. O Correio como fonte de conhecimento da IA está desativado por predefinição, porque a correspondência contém dados de terceiros; depois de ativado, cada pessoa vê apenas as suas próprias caixas de correio.
- O modelo só vê aquilo a que tem acesso. O Assistente não acede a um workspace a que não pertence; os documentos na base de conhecimento são filtrados por permissões. A exceção é o administrador, que através do Assistente vê todas as tarefas e chats (o correio de outras pessoas - não).
- A chave API é encriptada e, depois de guardada, deixa de ser mostrada na íntegra.
- A barra de ocupação das fontes mostra quanto conteúdo coube no pedido.
Antes de ativar a IA para a equipa, leia as condições de tratamento de dados do fornecedor escolhido - é você quem celebra o contrato com ele através da chave API. O fornecedor pode ser alterado a qualquer momento em Definições → IA.
As sete tarefas deste texto não exigem implementação nem mudar a forma de trabalhar - apenas uma chave API e uma frase no sítio certo. A forma mais simples de o verificar é nas suas próprias conversas: Demonstração.
Perguntas mais frequentes
A IA pode fazer alguma coisa no programa sem eu saber?
Sem o seu conhecimento - não; sem um clique - em dois casos, sim. A tarefa, o e-mail, o lembrete do painel e a regra de automatização aguardam a sua confirmação. O plano do Agente de IA e o lembrete associado a um prazo ficam gravados logo após a sua frase, mas deixam um registo na conversa e pode revogá-los com um único comando ("@aipriv /anular plano 16", "anular lembrete").
Que modelo escolher para começar?
Um modelo mais barato da família „mini" ou „Flash" é suficiente para resumos, checklists e traduções. Um modelo mais caro faz sentido em documentos longos e relatórios em que a precisão é importante. Mudar de modelo é um clique em Definições → IA.
Os dados do meu servidor vão para o fornecedor de IA?
Sim - na medida em que os indicar como fonte da conversa ou que estejam abrangidos por uma regra de automatização. Os dados da aplicação permanecem no seu servidor; ao fornecedor vai o pedido com o contexto, com a sua chave, segundo as condições desse fornecedor.
O Agente de IA funciona se eu fechar o navegador?
Os passos do plano e os e-mails em segundo plano requerem uma tarefa periódica (cron) no servidor; alojamentos com cron HTTP também servem. Sem isso, os planos só avançam quando alguém da equipa está a usar a aplicação.
Fontes
- Główny Urząd Statystyczny (Instituto Nacional de Estatística da Polónia), „A sociedade da informação na Polónia em 2025" (empresas com 10 ou mais trabalhadores; p. 112-114)
- OpenAI, „Pricing" (API)
- Anthropic, „Pricing" (Claude Developer Platform; também a estimativa de 1 token ≈ 4 caracteres)
- Google, „Gemini Developer API pricing"
- Task Manager, lista de preços
- Task Manager, manual do utilizador: Assistente de IA, Definições de IA, Automatizações - https://taskmanager.pl/materialy/asystent-ai, https://taskmanager.pl/materialy/ustawienia-ai, https://taskmanager.pl/materialy/automatyzacje (acedido a: 2026-09-20)
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
