Lunedì, ore 8:40. Ola torna dalle ferie nel suo studio contabile Bilans Plus, composto da sette persone, e trova 46 messaggi ad attenderla in un'unica discussione. Per Ola, l'AI in azienda è utile solo se permette di trasformare quel numero in decisioni e scadenze. Secondo il GUS, nel 2025 l'AI era utilizzata dall'8,7% delle aziende con almeno 10 dipendenti e dal 6,1% delle piccole imprese con un organico compreso tra 10 e 49 persone. Invece dell'ennesima presentazione sull'intelligenza artificiale, vedrai sette situazioni concrete con istruzioni, risultati e costi.
L'AI in azienda è utile quando lavora sul contesto giusto
L'AI in azienda fa risparmiare tempo quando non devi trasferirvi manualmente e-mail, attività e accordi. In Task Manager indichi le fonti e l'Assistente AI risponde in base ai contenuti a cui hai accesso.
Una normale chat aperta in un'altra scheda non sa chi è il cliente Nord, quale scadenza è stata concordata una settimana fa e perché Marek sta aspettando il mockup. Devi quindi prima copiare la conversazione nel modello e poi riportare la risposta nell'applicazione. Per una domanda breve basta un minuto, ma con 20 operazioni di questo tipo si crea un nuovo compito anziché un risparmio di tempo.
In Task Manager puoi indicare come fonte le tue attività, il Calendario, un intero Spazio di lavoro, un'attività specifica, una chat, una nota, una cartella, un singolo file oppure la tua casella di posta. Una barra mostra quante informazioni sono state incluse nella richiesta e l'Assistente segnala ciò che non ha preso in considerazione.
Sei tu a scegliere il fornitore: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oppure xAI Grok. Inserisci la tua chiave API e l'elenco dei modelli viene recuperato dal tuo account. Trovi maggiori informazioni su questo meccanismo nella pagina dedicata all'Assistente AI in Task Manager.
Sette casi d'uso dell'AI e delle Automazioni al lavoro
L'Assistente AI riassume una conversazione, crea una checklist, prepara una tabella con un file, traduce un messaggio, imposta un promemoria e propone un piano dell'Agente AI; uno scenario separato mostra una Regola di Automazione che crea un'attività all'arrivo di un'e-mail. Sono sette situazioni indipendenti di Bilans Plus, Studio Kreska e Termo-Serwis, non il programma di una sola settimana.
L'Assistente prepara contenuti e moduli, ma sei tu a salvare l'attività, confermare l'e-mail o attivare la Regola di Automazione.
1. Torni dalle ferie e trovi 46 messaggi ad attenderti in una discussione
Lunedì Ola apre la conversazione «Accordi con il cliente». Invece di leggere tutto in ordine, nella funzione Riordina seleziona la modalità Riassumi, che riduce ogni messaggio a 1-2 frasi ed elabora la conversazione in gruppi di 8 messaggi.
Può anche chiedere in privato nella discussione: «Riassumi questa conversazione. Elenca decisioni, scadenze e persone responsabili». Solo lei vedrà la risposta, contrassegnata dall'etichetta «SOLO PER TE».
L'anteprima di Riordina scompare al termine della sessione corrente, mentre i messaggi originali restano invariati. Il programma non salva una nuova versione della conversazione.
È così che funziona il riepilogo delle conversazioni tramite AI: prima ricevi una sintesi e solo dopo apri i messaggi che richiedono una decisione.
2. Un brief di due pagine diventa un elenco di cinque punti
Martedì Michał, che lavora nello Studio Kreska composto da dodici persone, apre l'attività «Progetto del sito». La descrizione è lunga due pagine, quindi scrive in privato: «Trasforma la descrizione dell'attività in una checklist da spuntare».
L'Assistente restituisce cinque punti, ma la risposta è ancora privata. Michał li trasferisce quindi nella descrizione dell'attività come Lista to-do. Da quel momento il team può spuntare le voci senza entrare in modalità di modifica, una barra mostra l'avanzamento e accanto a ogni voce completata compare la persona che l'ha contrassegnata.
Quando Ania completa i mockup e spunta la propria voce, le altre persone vedono lo stesso stato. La differenza è semplice: la checklist nella risposta dell'Assistente serve a Michał, mentre la Lista to-do nella descrizione dell'attività serve a tutto il team.
3. Un reclamo ricevuto via e-mail diventa un'attività
Mercoledì alle 16:47, Termo-Serwis, un'azienda composta da nove persone, riceve un reclamo. Non viene gestito autonomamente dall'Assistente AI, ma da una Regola di Automazione salvata e attivata in precedenza.
La Regola reagisce a una nuova e-mail e verifica una condizione descritta con una semplice frase. Crea quindi un'attività nello Spazio di lavoro Vendite per Kasia Wójcik, con priorità alta e scadenza tra un giorno.
Le Automazioni seguono lo schema «QUANDO - SE - ESEGUI» e funzionano all'interno dell'applicazione. Una Regola può tenere conto del mittente, dell'oggetto, della casella e della presenza di un allegato, mentre una singola Regola può gestire fino a 10 azioni.
Misure di sicurezza delle Automazioni
Prima dell'avvio fai clic su «Testa» per visualizzare il risultato previsto senza eseguire alcuna azione. La cronologia copre 30 giorni e mostra i motivi per cui un'azione è stata ignorata e gli eventuali errori. Dopo tre errori consecutivi, la Regola si arresta e invia un'e-mail. Una regola di posta reagisce esclusivamente alle caselle del suo autore.
Posta e Automazioni sono incluse nella variante Pro. Il flusso completo è illustrato nell'esempio dell'e-mail che crea un'attività.
4. Il riepilogo viene esportato in Excel senza dover ricopiare i dati manualmente
Michał chiede all'Assistente di creare un riepilogo da uno Spazio di lavoro selezionato. Dopo aver controllato la tabella, aggiunge: «Genera un file Excel da questi dati».
L'AI prepara il contenuto e l'applicazione genera il file. I formati disponibili sono PDF, DOCX, XLSX, CSV e HTML. Il link privato resta attivo per 24 ore e può aprirlo solo una persona autenticata che abbia accesso all'attività o alla chat di origine.
Per un progetto di grandi dimensioni, Michał indica come fonte uno Spazio di lavoro specifico o singole attività, invece di chiedere tutto in una volta. La barra delle fonti mostra quanti contenuti sono stati inclusi nella richiesta, così non deve chiedersi se il report comprende tutti i materiali.
5. Un inquilino tedesco scrive ai tecnici polacchi
Venerdì Termo-Serwis riceve un messaggio dal responsabile del capannone. Kasia chiede nella discussione: «Traduci l'ultimo messaggio in polacco» e, dopo aver preparato la risposta, chiede di tradurla nella direzione opposta.
L'Assistente vede il contesto indicato della conversazione, quindi può mantenere i nomi dei dispositivi e gli accordi precedenti. La traduzione è contrassegnata dall'etichetta «SOLO PER TE». Al cliente arriva soltanto il testo che Kasia ha controllato e copiato in un normale messaggio.
6. Basta una frase per tenere sotto controllo la scadenza della fattura
Ola scrive: «Ricordami domani alle 9 della fattura per Nord». Il secondo tipo è un promemoria collegato alla scadenza dell'attività, per esempio un giorno prima - se la scadenza viene spostata, anche il promemoria si sposta insieme a essa. Possono essere attivi contemporaneamente fino a 50 promemoria.
Una volta al giorno, l'Assistente invia un riepilogo con il numero di attività previste per oggi e scadute. Separatamente, il Centro notifiche invia un promemoria 15 minuti prima di un evento, al momento del suo inizio e un'ora prima della scadenza di un'attività, oltre a mostrare un briefing mattutino con l'elenco della giornata.
I promemoria nell'applicazione funzionano sempre. Le e-mail inviate in background quando l'applicazione è chiusa richiedono CRON, ovvero un'attività periodica eseguita sul server. Il programma mostra un avviso al riguardo durante la configurazione del promemoria.
7. L'Agente AI crea un piano invece di fornire una singola risposta
Ola aspetta la risposta di Kasia sull'offerta per Nord. Inserisce un'istruzione complessa: «Se Kasia non risponde entro domani, mandale un promemoria alle 8:30 e avvisami alle 9:00».
L'Agente AI è una modalità dell'Assistente pensata per le attività in più fasi. Propone un piano che appare nella discussione e opera esclusivamente entro i limiti delle autorizzazioni della persona che lo ha avviato. I passaggi programmati per un momento successivo richiedono CRON sul server.
È più di una risposta testuale, ma puoi comunque vedere il piano prima che prosegua. I dettagli di questa modalità sono descritti nella pagina Agente AI.
Cosa richiede la tua conferma e cosa non modifica il programma
Le risposte testuali dell'Assistente non modificano nulla nel programma. Sei tu a salvare l'attività, confermare l'invio dell'e-mail e attivare la Regola delle Automazioni.
| Cosa prepara l'AI | Cosa succede dopo |
|---|---|
| Riepilogo, tabella, traduzione o checklist nella discussione | La risposta resta un contenuto privato e non modifica nulla |
| Attività dall'Assistente | L'Assistente apre un modulo con i campi già compilati e tu salvi l'attività |
| Email dall'Assistente | Il messaggio viene inviato solo dopo la tua conferma |
| Regola delle Automazioni | La salvi e la attivi, mentre «Testa» non esegue alcuna azione |
| Promemoria o piano dell'Agente AI | Viene creato in base alla tua istruzione ed è visibile nella discussione |
Una volta attivata, l'Automazione esegue le azioni salvate, per esempio crea un'attività quando arriva un'e-mail. Opera con le autorizzazioni dell'autore, prevede un limite di esecuzioni all'ora e una protezione dai cicli.
Quanto costa l'AI in azienda: licenza una tantum, token a parte
Il costo dell'AI in Task Manager comprende la licenza del programma e gli eventuali costi per l'utilizzo del modello. I token vengono pagati direttamente a OpenAI, Google, Anthropic o xAI tramite la propria chiave API, senza maggiorazioni da parte di Task Manager.
La licenza è perpetua e il suo prezzo dipende dal numero di postazioni. Non paghi un abbonamento per utente. Il prezzo include 12 mesi di aggiornamenti. Successivamente puoi rinnovare l'accesso alle nuove versioni oppure continuare a utilizzare la versione in tuo possesso senza ulteriori costi di licenza.
| Piano | Standard | Pro |
|---|---|---|
| Starter, fino a 8 persone | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic, fino a 20 persone | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max, fino a 35 persone | 2 290 zł | 5 990 zł |
La variante Pro aggiunge Posta, File, Automazioni, crittografia dei contenuti AES-256 e la base di conoscenza AI, che permette all'Assistente di rispondere attingendo ai materiali di tutta l'azienda. L'Assistente AI in sé funziona in entrambe le varianti. Per un team di oltre 35 persone è disponibile Enterprise con preventivo personalizzato.
I fornitori addebitano separatamente i token di input e di output. Un token è un frammento di testo elaborato dal modello. Anthropic stima che un token corrisponda a circa quattro caratteri in inglese, mentre un testo in polacco ne utilizza generalmente di più.
Ipotizzando 8000 token di input e 600 token di risposta, un singolo riepilogo può costare da circa 0,003 a 0,02 USD, a seconda del modello. Un team di 10 persone, in cui ciascuno invia 10 richieste di questo tipo per 22 giorni lavorativi, genererà 2200 richieste. Il costo mensile stimato sarà compreso tra pochi USD e circa 44 USD. Puoi impostare il limite di spesa nel pannello del fornitore.
Il programma funziona anche senza AI, quindi il costo dei modelli è facoltativo. Il sistema di fatturazione è descritto più dettagliatamente nella pagina dedicata ai costi dell'AI senza maggiorazioni.
Dove vengono inviati i dati quando chiedi un riepilogo
I dati dell'applicazione, come attività, messaggi, file e posta, restano sul tuo server. Quando utilizzi l'Assistente AI, tuttavia, il contenuto indicato come contesto della richiesta viene inviato al fornitore del modello selezionato tramite la tua chiave API.
L'amministratore attiva l'AI separatamente per attività, chat e finestra dell'Assistente, mentre l'utente indica le fonti necessarie per la risposta. La Posta come fonte di conoscenza è disattivata per impostazione predefinita. Dopo averla attivata, l'Assistente e le Automazioni vedono esclusivamente le caselle dell'utente.
L'Assistente utilizza solo i contenuti a cui hai accesso. L'amministratore globale gestisce l'applicazione e può vedere attività e chat, ma posta, note e conversazioni con l'Assistente restano private anche per lui. Le chiavi API e le password SMTP, ovvero le credenziali di accesso al server che invia la posta, sono crittografate nel database.
Il server si collega ai servizi che sono stati attivati, ad esempio al fornitore AI, al server di posta, a Google Calendar o ai webhook n8n. Senza una decisione separata si collega solo al pannello delle licenze, a cui trasmette i dati della licenza e la versione del programma, senza i contenuti del database. Il browser scarica librerie, font, icone e avatar dal server dell'applicazione, non da servizi esterni. Questo significa che il browser stesso non si collega a server estranei per questi elementi.
L'Assistente legge file TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX e PDF. Il programma non dispone di OCR, ovvero della funzione di riconoscimento del testo nelle scansioni, quindi non può leggere un PDF scansionato né un documento nel vecchio formato DOC. Può analizzare visivamente le immagini se il modello selezionato supporta questa funzione.
Prima di collegare un fornitore, verifica le sue condizioni di trattamento dei dati. Puoi configurare il fornitore, la chiave, il modello, il limite di lunghezza delle risposte, la cronologia delle conversazioni e i riepiloghi degli allegati in Impostazioni → AI.
Domani inizia da una sola discussione
Per iniziare, scegli una discussione che oggi ti ha richiesto più di cinque minuti di lettura. Domani mattina chiedi all'Assistente: «Che cosa è stato stabilito, chi è responsabile di cosa e quali scadenze sono state indicate?».
Non configurare subito sette scenari. Verifica un risultato sui tuoi dati nella Demo.
Domande frequenti
L'AI in azienda può fare qualcosa senza che io debba fare clic?
L'Assistente non salva nulla al posto tuo - l'attività viene creata in un modulo che devi approvare e l'e-mail viene inviata solo dopo la tua conferma. Senza un tuo clic funzionano soltanto un'Automazione salvata e attivata in precedenza e un promemoria o un piano dell'Agente AI che hai richiesto tu stesso.
Quale modello AI scegliere per iniziare?
Per iniziare, scegli un modello più economico disponibile sul tuo account e provalo con riepiloghi, checklist e traduzioni. Per i documenti lunghi puoi confrontare il risultato con quello di un modello più avanzato modificando un solo campo in Impostazioni → AI.
I dati del mio server arrivano al fornitore AI?
Sì, al fornitore vengono inviati il contenuto della richiesta e il contesto indicato come fonte. I dati dell'applicazione restano sul tuo server, ma la richiesta viene elaborata dal fornitore selezionato usando la tua chiave API.
Devo pagare per l'AI per usare Task Manager?
No, Task Manager funziona anche senza AI. L'account presso il fornitore del modello è facoltativo e, una volta collegato, paghi direttamente il fornitore senza il ricarico di un intermediario.
Il piano dell'Agente AI funzionerà anche dopo aver chiuso il browser?
No, a meno che sul server non sia attivo CRON. I passaggi programmati dell'Agente AI e le e-mail eseguite in background richiedono CRON, ovvero un'attività ricorrente del server che avvia le operazioni anche quando il browser è chiuso.
Fonti
- Główny Urząd Statystyczny, “La società dell'informazione in Polonia nel 2025”
- OpenAI, “Prezzi”
- Anthropic, “Prezzi”
- Google, “Prezzi dell'API Gemini Developer”
- Task Manager, listino prezzi
- Task Manager, “Assistente AI”
- Task Manager, istruzioni «Assistente AI», «Impostazioni AI» e «Automazioni» - https://taskmanager.pl/materialy/asystent-ai, https://taskmanager.pl/materialy/ustawienia-ai, https://taskmanager.pl/materialy/automatyzacje (consultato il: 2026-09-22)
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
