Secondo l'Istituto centrale di statistica polacco (GUS), nel 2025 l'8,7% delle imprese con almeno 10 dipendenti utilizzava tecnologie di intelligenza artificiale, mentre tra le piccole imprese (10-49 persone) la quota era del 6,1%. Il resto conosce l'AI soprattutto da presentazioni e titoli. Questo articolo mostra sette attività che l'Assistente AI di Task Manager svolge in una normale giornata di lavoro del team: cosa gli dici, cosa ottieni e quanto costa.
Che differenza c'è tra l'AI intrecciata nel lavoro e un chatbot a parte
La maggior parte delle aziende che ha «provato l'AI» ha aperto una chat nel browser, incollato un'email e incollato la risposta di ritorno. Il modello non sa chi è chi nel team, qual è la scadenza e cosa è stato deciso la settimana scorsa. In Task Manager l'Assistente AI sta dove c'è il lavoro: fai domande sulla discussione aperta, indichi uno spazio di lavoro, una nota o una cartella di file come fonte. Il modello lo scegli tu tra OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude e xAI Grok - la differenza non sta nel modello, ma nel fatto che l'AI vede il contesto e ha le mani nel programma.
Di seguito sette situazioni da tre team: lo studio contabile Bilans Plus di Poznań (7 persone), l'agenzia Studio Kreska di Breslavia (12 persone) e il servizio Termo-Serwis vicino a Łódź (9 persone). Le aziende sono inventate, i comandi e i risultati sono reali.
1. Riepilogo di una discussione lunga
Situazione. Ola di Bilans Plus torna dalle ferie. Nell'attività «Offerta per il cliente Nord» l'aspettano 46 messaggi: il cliente ha cambiato più volte l'ambito, Marek ha chiesto chiarimenti sull'IVA, qualcuno ha caricato tre versioni del contratto.
Comando. Nella discussione clicca su Riordina e sceglie Riassumi. Oppure passa il campo messaggi in modalità domanda (pulsante Assistente AI) e scrive: «Riassumi questa discussione - cosa è stato deciso, chi è responsabile di cosa, quali scadenze sono emerse».
Cosa ottiene. In modalità Riassumi ogni messaggio si trasforma in 1-2 frasi, a gruppi di 8 partendo dai più recenti. In modalità domanda - un unico riepilogo diviso in decisioni, scadenze e «chi fa cosa», visibile solo a chi ha posto la domanda. Gli originali restano intatti, e sotto ogni messaggio elaborato compare la nota «L'AI può commettere errori». Una decina di secondi invece di mezz'ora di lettura.
Nello screenshot qui sotto un esempio più breve dalla demo: chat «Accordi con il cliente», 14 messaggi in tre giorni. L'Assistente ne ha estratto tre decisioni sul sito (tonalità scura, modulo di contatto, blog nella seconda fase), due scadenze (osservazioni sul mockup entro domani alle 15:00, riunione venerdì 25 settembre alle 11:00) e la suddivisione del lavoro tra Marek, Anna e Ola - insieme a due varianti di offerta, 14 900 e 19 800 zł.
Approfondisci: Riepiloghi.
2. Checklist dalla descrizione dell'attività
Situazione. In Studio Kreska, Michał crea l'attività «Progetto del sito» per il cliente ABC. La descrizione è lunga due pagine: struttura delle sottopagine, testi in due lingue, mockup, sviluppo, caricamento dei contenuti e collaudo.
Comando. Nella discussione dell'attività attiva la modalità domanda (pulsante Assistente AI) e scrive: «Trasforma la descrizione dell'attività in una checklist da spuntare».
Cosa ottiene. Un elenco di voci con caselle di spunta e una barra di avanzamento, visibile solo a lui - la conversazione con l'Assistente nella discussione è privata. Nello screenshot qui sotto ci sono cinque voci, due già spuntate e barrate (struttura delle cinque sottopagine concordata con il cliente, testi PL ed EN raccolti), la barra mostra «2 di 5 completate». Perché tutto il team possa lavorare sulla lista, Michał copia le voci nel campo Descrizione dell'attività e le contrassegna con il pulsante Lista to-do (lo stesso dell'editor dei messaggi). Da quel momento la checklist è cliccabile nella scheda dell'attività, e lo stato delle spunte è condiviso: quando Anna spunta i mockup, gli altri lo vedono subito, con il suo mini avatar e la data. Un quarto d'ora di stesura del brief si trasforma in una frase e un copia-incolla.
Approfondisci: Checklist.
3. L'email che diventa un'attività
Situazione. A Termo-Serwis reclami e segnalazioni di problemi arrivano via email, a orari diversi e in forme diverse. Finora qualcuno controllava la posta la mattina e li trascriveva in un elenco.
Comando. Il titolare descrive la regola all'Assistente: «Quando arriva una nuova email nella posta, e l'AI valuta che sia un reclamo, una lamentela o una segnalazione di problema, crea un'attività nello spazio di lavoro Vendite per Kasia Wójcik con priorità alta e scadenza domani». L'Assistente compone una bozza di regola QUANDO - SE - ESEGUI e mostra la scheda «Vai alle Automazioni». Il titolare corregge un campo, clicca Salva, poi Attiva.
Cosa ottiene. Ogni email che l'AI valuta come reclamo diventa un'attività con responsabile e scadenza, prima ancora che qualcuno apra la posta. La condizione «l'AI valuta» vede mittente, oggetto, un estratto del contenuto e i nomi degli allegati; in caso di incertezza risponde «no» - l'automazione preferisce non fare nulla piuttosto che sbagliare. Se vuoi risparmiare sulle richieste, aggiungi prima condizioni più economiche (per esempio una casella specifica o una parola nell'oggetto) - l'AI valuta solo ciò che le supera. Il pulsante Testa mostra cosa accadrebbe, senza eseguire nulla. Lo scenario richiede Posta e Automazioni (variante Pro).
Nello screenshot la regola «Reclamo da cliente» dalla demo, ancora disattivata, appena dopo il salvataggio: condizione AI scritta in linguaggio naturale («Il messaggio è un reclamo, una lamentela o una segnalazione di problema - l'autore è insoddisfatto, qualcosa non funziona oppure chiede una riparazione, un rimborso o chiarimenti») e azione «Crea attività» con i chip Vendite, per: Kasia Wójcik, priorità: alta, scadenza: +1 giorno.
Lo scenario completo passo per passo: L'email che crea da sola un'attività.
4. Tabella delle attività ed esportazione in Excel
Situazione. Il management di Studio Kreska vuole ogni mese un riepilogo delle attività chiuse per cliente. Michał lo faceva in un foglio di calcolo, copiando dalla lista.
Comando. Nel pannello dell'Assistente, con lo spazio di lavoro Clienti indicato: «Crea una tabella delle attività concluse a settembre: cliente, oggetto, chi ha chiuso, scadenza, se in ritardo». Dopo aver verificato: «Genera da questo un file Excel».
Cosa ottiene. La tabella direttamente nella risposta, e dopo il secondo comando un pulsante «Scarica» con il file .xlsx. Funziona allo stesso modo con Word, PDF, CSV e HTML - l'AI scrive il contenuto, il programma compone il file. I dati provengono esclusivamente dalle attività a cui chi fa la domanda ha accesso; per domande molto ampie restringi il periodo o lo spazio di lavoro.
Approfondisci: Tabelle e report.
5. Traduzione dei messaggi in una discussione
Situazione. Termo-Serwis gestisce il capannone di un inquilino tedesco. Il responsabile della struttura scrive in tedesco, i tecnici rispondono in polacco.
Comando. Nella discussione, in modalità domanda: «Traduci l'ultimo messaggio in polacco». Dopo aver concordato la risposta: «Traduci in tedesco: sostituzione della valvola venerdì alle 8:00, serve accesso alla sala macchine».
Cosa ottiene. La traduzione accanto all'originale, visibile solo a chi fa la domanda (badge «SOLO PER TE»). Copia la versione da inviare in un messaggio normale e decide da sé cosa arriva al cliente. Il modello conosce il contesto della discussione, quindi «valvola» non diventa «rubinetto».
6. Un promemoria da una sola frase
Situazione. Ola deve inviare la dichiarazione del cliente entro il 25; la scadenza dell'attività è il 24. Vuole un promemoria, ma non vuole cliccare nel calendario.
Comando. Nella discussione dell'attività: «Ricordami questa attività un giorno prima della scadenza». Oppure nel pannello dell'Assistente: «Ricordami domani alle 9 la fattura per Nord e mandala anche via email».
Cosa ottiene. Nella discussione dell'attività il promemoria collegato alla scadenza viene creato subito - il momento lo calcola il programma, e l'Assistente risponde «Promemoria impostato: un giorno prima della scadenza» con data e ora. Se la scadenza cambia al 28, il promemoria si sposta da solo al 27. Nel pannello, con una data specifica, ricevi prima una scheda con la data e clicchi «Sì, esegui» - solo allora il promemoria esiste. All'ora indicata arriva una notifica nell'app, l'email solo su richiesta esplicita. Controlli l'elenco con la frase «mostrami i miei promemoria», annulli quelli inutili con «annulla promemoria» seguito dal numero dell'elenco.
7. Agente AI: un piano invece di una singola risposta
Situazione. Ola di Bilans Plus aspetta nella discussione «Offerta per il cliente Nord» la risposta di Kasia Wójcik. Senza di essa non può chiudere l'offerta e non vuole tenere d'occhio la discussione.
Comando. Nella discussione dell'attività, in modalità domanda: «Se Kasia non risponde entro domani, ricordaglielo alle 8:30, e alle 9:00 avvisami».
Cosa ottiene. L'Agente AI salva subito il piano e lo mostra nella discussione come voce «Piano AI #16 salvato» con una frase di riepilogo («Aspetto la risposta di Kasia entro domani alle 8:30. Se non arriva - lo ricorderò nella discussione, e alle 9:00 ti avviserò.») e tre passaggi con date: (1) attendi la risposta fino alle 8:30, (2) invia il messaggio alle 8:30, (3) notifica alle 9:00. I passaggi «per ora» si eseguono immediatamente, quelli distanti nel tempo li attiva il cron sul server. Se Kasia risponde alle 16:00, i passaggi condizionali vengono saltati e il piano si spegne da solo. Sotto la voce c'è pronto il comando di annullamento: «@aipriv /annulla piano 16», da usare in qualsiasi momento. L'Agente opera entro i limiti dei permessi di Ola e solo tra i partecipanti alla discussione.
In cosa l'Agente AI differisce dall'Assistente: Agente AI.
Cosa richiede conferma e cosa no
| Cosa | Conferma |
|---|---|
| Riepilogo, tabella, traduzione, checklist | no - la risposta da sola non cambia nulla |
| Attività dall'Assistente | sì - Salva nella finestra dell'attività |
| Email dall'Assistente | sì - «Invia» |
| Regola di automazione | sì - Salva e Attiva |
| Promemoria dal pannello | sì - «Sì, esegui» |
| Promemoria dalla discussione (collegato a una scadenza) | no - subito; lo annulli con «annulla promemoria» |
| Piano dell'Agente AI | no - il piano si salva subito; lo annulli con una frase |
Se il modello scrive «ho impostato il promemoria» ma non lo ha fatto, sotto la risposta comparirà un blocco giallo «Rettifica» con quanto è realmente successo.
Quanto costa: chiave propria, senza margine
Task Manager non vende pacchetti AI. La licenza del programma la acquisti una sola volta: la variante Standard è Starter 690 zł IVA esclusa (fino a 8 persone), Classic 1 490 zł (9-20 persone) e Max 2 290 zł (21-35 persone); la variante Pro con Posta, File e Automazioni, necessaria per lo scenario 3, costa 1 990 / 3 990 / 5 990 zł IVA esclusa (listino prezzi completo). Per le richieste paghi il fornitore del modello secondo il suo listino, con la tua chiave API, senza margine e senza limite di «richieste incluse nel pacchetto».
I fornitori addebitano i token, cioè frammenti di testo (secondo Anthropic circa 4 caratteri in inglese; il polacco ne consuma di più). Alcune tariffe per milione di token dai listini ufficiali (USD, aggiornate al 20 settembre 2026):
| Fornitore e modello | Input (1 mln token) | Output (1 mln token) |
|---|---|---|
| OpenAI gpt-5-mini | 0,25 USD | 2,00 USD |
| OpenAI gpt-4.1 | 2,00 USD | 8,00 USD |
| Anthropic Claude Haiku 4.5 | 1,00 USD | 5,00 USD |
| Anthropic Claude Sonnet 5 | 2,00 USD | 10,00 USD |
| Google Gemini 3.5 Flash-Lite | 0,30 USD | 2,50 USD |
| Google Gemini 3.5 Flash | 1,50 USD | 9,00 USD |
Esempio dalla sezione 1: una discussione con 46 messaggi corrisponde, diciamo, a 8 000 token in input e un riepilogo - a 600 in output. Su gpt-5-mini questo costa circa 0,003 USD (8 000 × 0,25 / 1 mln + 600 × 2 / 1 mln), su Claude Haiku 4.5 circa 0,011 USD, su gpt-4.1, Claude Sonnet 5 o Gemini 3.5 Flash - circa 0,02 USD, cioè due centesimi. Un team di 10 persone con 10 domande al giorno per 22 giorni lavorativi fa 2 200 richieste al mese: circa 44 USD a due centesimi a richiesta, pochi dollari con un modello di classe «mini». È una stima: il conto dipende dal modello, dalla lunghezza delle discussioni e dal numero di fonti; il limite di spesa si imposta nel pannello del fornitore. Non citiamo il listino xAI per Grok perché non lo abbiamo verificato alla data di pubblicazione.
Dettagli sul conteggio: Costi AI senza margine.
Dove vanno i dati
I dati dell'applicazione - attività, messaggi, file, posta - risiedono sul tuo server. Ma quando chiedi il riepilogo di una discussione, il suo contenuto (e gli allegati indicati) parte nella richiesta verso il fornitore del modello scelto, con la tua chiave. Ecco cosa fa il programma per farti mantenere il controllo:
- L'amministratore decide cosa è una fonte. La posta come fonte di conoscenza per l'AI è disattivata per impostazione predefinita, perché la corrispondenza contiene dati di terzi; una volta attivata, ognuno vede solo le proprie caselle.
- Il modello vede solo ciò a cui hai accesso. L'Assistente non accede a uno spazio di lavoro a cui non appartieni; i documenti nella base di conoscenza sono filtrati in base ai permessi. L'eccezione è l'amministratore, che tramite l'Assistente vede tutte le attività e le chat (la posta di altre persone - no).
- La chiave API è cifrata e dopo il salvataggio non viene più mostrata per intero.
- La barra di occupazione delle fonti mostra quanto contenuto è entrato nella richiesta.
Prima di attivare l'AI per il team, leggi le condizioni di trattamento dei dati del fornitore scelto - sei tu a stipulare con lui un contratto tramite la chiave API. Puoi cambiare fornitore in qualsiasi momento in Impostazioni → AI.
Le sette attività di questo articolo non richiedono un'implementazione né un cambio di metodo di lavoro - solo una chiave API e una frase nel posto giusto. Il modo più semplice per verificarlo è sulle proprie discussioni: Demo.
Domande frequenti
L'AI può fare qualcosa nel programma a mia insaputa?
A tua insaputa - no; senza un clic - in due casi sì. Attività, email, promemoria dal pannello e regola di automazione aspettano la tua conferma. Il piano dell'Agente AI e il promemoria collegato a una scadenza si salvano subito dopo la tua frase, ma lasciano una voce nella discussione e li annulli con un solo comando («@aipriv /annulla piano 16», «annulla promemoria»).
Quale modello scegliere per iniziare?
Un modello più economico della famiglia «mini» o «Flash» è sufficiente per riassunti, checklist e traduzioni. Uno più costoso ha senso per documenti lunghi e report dove conta la precisione. Cambiare modello è un clic in Impostazioni → AI.
I dati del mio server arrivano al fornitore AI?
Sì - nella misura che indichi come fonte della conversazione o che è coperta dalla regola di automazione. I dati dell'applicazione restano sul tuo server; al fornitore arriva la richiesta con il contesto, con la tua chiave, secondo le condizioni di quel fornitore.
L'Agente AI funziona anche se chiudo il browser?
I passaggi del piano e le email in background richiedono un'attività pianificata (cron) sul server; vanno bene anche gli hosting con cron HTTP. Senza di esso i piani partono solo quando qualcuno del team utilizza l'applicazione.
Fonti
- Istituto Centrale di Statistica polacco (GUS), «La società dell'informazione in Polonia nel 2025» (imprese con 10 o più dipendenti; pp. 112-114)
- OpenAI, «Pricing» (API)
- Anthropic, «Pricing» (Claude Developer Platform; anche la stima 1 token ≈ 4 caratteri)
- Google, «Gemini Developer API pricing»
- Task Manager, listino prezzi
- Task Manager, manuale utente: Assistente AI, Impostazioni AI, Automazioni - https://taskmanager.pl/materialy/asystent-ai, https://taskmanager.pl/materialy/ustawienia-ai, https://taskmanager.pl/materialy/automatyzacje (consultato: 2026-09-20)
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
