Pondelok, 8:40. Ola zo sedemčlennej účtovnej kancelárie Bilans Plus sa vracia z dovolenky a v jednom vlákne na ňu čaká 46 správ. Pre Olu má AI vo firme zmysel iba vtedy, keď jej pomáha prejsť od tohto čísla k rozhodnutiam a termínom. Podľa GUS v roku 2025 využívalo AI 8,7% firiem s najmenej 10 zamestnancami a medzi malými firmami s 10 až 49 zamestnancami to bolo 6,1%. Namiesto ďalšej prezentácie o umelej inteligencii uvidíte sedem konkrétnych situácií s pokynom, výsledkom a nákladmi.
AI vo firme má zmysel, keď pracuje so správnym kontextom
AI vo firme šetrí čas vtedy, keď do nej nemusíte ručne prenášať e-maily, úlohy a dohody. V Task Manageri vyberiete zdroje a Asistent AI odpovedá na základe obsahu, ku ktorému máte prístup.
Bežný chat otvorený na druhej karte nevie, kto je klient Nord, aký termín bol dohodnutý pred týždňom ani prečo Marek čaká s návrhom. Najprv teda skopírujete konverzáciu do modelu a potom prenesiete odpoveď späť. Pri krátkej otázke to trvá minútu, ale pri 20 takýchto úkonoch namiesto úspory vzniká nová povinnosť.
V Task Manageri môžete ako zdroj vybrať svoje úlohy, Kalendár, celý Pracovný priestor, konkrétnu úlohu, chat, poznámku, priečinok, jeden súbor alebo vlastnú poštovú schránku. Ukazovateľ znázorňuje, koľko znalostí sa zmestilo do požiadavky, a Asistent vás informuje, čo nezohľadnil.
Poskytovateľa si vyberáte sami: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude alebo xAI Grok. Zadáte vlastný kľúč API a zoznam modelov sa načíta z vášho účtu. Viac o tomto mechanizme nájdete na stránke Asistenta AI v Task Manageri.
Sedem príkladov využitia AI a Automatizácií v práci
Asistent AI zhrnie konverzáciu, zostaví kontrolný zoznam, pripraví tabuľku so súborom, preloží správu, nastaví pripomienku a navrhne plán Agenta AI. Samostatný scenár ukazuje Recept Automatizácie, ktorý po prijatí e-mailu vytvorí úlohu. Ide o sedem nezávislých situácií z firiem Bilans Plus, Studio Kreska a Termo-Serwis, nie o plán jedného týždňa.
Asistent pripravuje obsah a formuláre, ale úlohu ukladáte, e-mail potvrdzujete alebo Recept Automatizácie zapínate vy.
1. Vrátite sa z dovolenky a vo vlákne čaká 46 správ
V pondelok Ola otvorí konverzáciu „Dohody s klientom“. Namiesto čítania všetkých správ po jednej vyberie vo funkcii Usporiadať režim Zhrnúť, ktorý skráti každú správu na 1-2 vety a spracuje konverzáciu v skupinách po 8 správ.
Vo vlákne sa môže tiež súkromne opýtať: „Zhrň túto konverzáciu. Vypíš rozhodnutia, termíny a zodpovedné osoby.“ Odpoveď uvidí iba ona s označením „IBA PRE VÁS“.
Náhľad funkcie Usporiadať po skončení aktuálnej relácie zmizne a pôvodné správy zostanú nezmenené. Program neuloží novú verziu konverzácie.
Takto funguje funkcia zhrnutia konverzácií pomocou AI: najprv dostanete stručný prehľad a až potom otvoríte správy, ktoré vyžadujú rozhodnutie.
2. Dvojstranový brief sa zmení na päť bodov
V utorok Michał z dvanásťčlenného Studia Kreska otvorí úlohu „Projekt webovej stránky“. Opis má dve strany, preto súkromne zadá: „Vytvor z opisu úlohy kontrolný zoznam na odškrtávanie“.
Asistent vráti päť bodov, ale jeho odpoveď zostáva súkromná. Michał ich preto prenesie do opisu úlohy ako kontrolný zoznam. Od tej chvíle tím odškrtáva položky bez otvárania úprav, ukazovateľ znázorňuje priebeh a pri dokončenej položke vidno osobu, ktorá ju označila.
Keď Ania dokončí návrhy a odškrtne svoju položku, ostatní uvidia rovnaký stav. Rozdiel je jednoduchý: kontrolný zoznam v odpovedi Asistenta slúži Michałovi, zatiaľ čo kontrolný zoznam v opise úlohy slúži celému tímu.
3. Reklamácia z e-mailu sa zmení na úlohu
V stredu o 16:47 dostane deväťčlenný Termo-Serwis reklamáciu. Nespracuje ju samostatne Asistent AI, ale vopred uložený a zapnutý Recept Automatizácie.
Recept reaguje na nový e-mail a skontroluje podmienku opísanú bežnou vetou. Následne vytvorí úlohu v Pracovnom priestore Predaj pre Kasiu Wójcik s vysokou prioritou a termínom o jeden deň.
Automatizácie majú podobu „KEĎ - AK - VYKONAJ“ a fungujú v rámci aplikácie. Pravidlo môže zohľadňovať odosielateľa, predmet, schránku a prítomnosť prílohy, pričom jeden Recept podporuje až 10 akcií.
Poistky Automatizácie
Pred spustením kliknete na „Testovať“, aby ste si pozreli očakávaný výsledok bez vykonania akcií. História zahŕňa 30 dní a zobrazuje dôvody preskočenia aj chyby. Po troch chybách za sebou sa Recept zastaví a odošle e-mail. Poštové pravidlo reaguje výlučne na schránky svojho autora.
Pošta a Automatizácie patria do variantu Pro. Celý postup ukazuje príklad e-mailu, ktorý vytvorí úlohu.
4. Prehľad sa prenesie do Excelu bez ručného prepisovania
Michał požiada Asistenta o prehľad z vybraného Pracovného priestoru. Po skontrolovaní tabuľky dodá: „Vytvor z toho súbor Excel”.
AI pripraví obsah a aplikácia vytvorí súbor. Dostupné formáty sú PDF, DOCX, XLSX, CSV a HTML. Súkromný odkaz je platný 24 hodín a otvorí ho iba prihlásená osoba, ktorá má prístup k zdrojovej úlohe alebo chatu.
Pri veľkom projekte Michał určí ako zdroj konkrétny Pracovný priestor alebo jednotlivé úlohy namiesto toho, aby sa pýtal na všetko naraz. Panel zdrojov ukazuje, koľko obsahu sa zmestilo do požiadavky, takže nemusí hádať, či správa zahŕňa všetky materiály.
5. Nemecký nájomca píše poľským technikom
V piatok dostane Termo-Serwis správu od správcu haly. Kasia sa vo vlákne opýta: „Prelož poslednú správu do poľštiny” a po príprave odpovede požiada o preklad opačným smerom.
Asistent vidí určený kontext konverzácie, takže môže zachovať názvy zariadení a predchádzajúce dohody. Preklad má označenie „LEN PRE VÁS”. Zákazník dostane až text, ktorý Kasia skontroluje a skopíruje do bežnej správy.
6. Jedna veta postráži termín faktúry
Ola napíše: „Pripomeň mi zajtra o 9 faktúru pre Nord”. Druhým typom je pripomienka naviazaná na termín úlohy, napríklad deň pred termínom - keď sa termín posunie, pripomienka sa posunie spolu s ním. Súčasne môže byť aktívnych 50 pripomienok.
Asistent raz denne odošle súhrn s počtom úloh na dnes a úloh po termíne. Centrum oznámení samostatne upozorňuje 15 minút pred udalosťou, v okamihu jej začatia a hodinu pred termínom úlohy a zobrazuje ranný prehľad so zoznamom na daný deň.
Pripomienky v aplikácii fungujú vždy. E-maily odosielané na pozadí pri zatvorenej aplikácii vyžadujú CRON, teda pravidelne spúšťanú úlohu na serveri. Program na to upozorní pri nastavovaní pripomienky.
7. Agent AI zostaví plán namiesto jednej odpovede
Ola čaká na odpoveď od Kasie k ponuke pre Nord. Zadá zložený pokyn: „Ak Kasia neodpovie do zajtra, pripomeň jej to o 8:30 a o 9:00 mi daj vedieť”.
Agent AI je režim Asistenta určený na viacstupňové úlohy. Navrhne plán, ktorý sa zobrazí vo vlákne, a koná výlučne v rámci oprávnení osoby, ktorá ho spustila. Kroky odložené na neskôr vyžadujú CRON na serveri.
Je to viac než textová odpoveď, no plán stále vidíte predtým, ako bude pokračovať v činnosti. Podrobnosti o tomto režime opisuje stránka Agent AI.
Čo vyžaduje vaše potvrdenie a čo v programe nič nemení
Textové odpovede Asistenta v programe nič nemenia. Vy uložíte úlohu, potvrdíte odoslanie e-mailu a zapnete recept Automatizácie.
| Čo pripraví AI | Čo sa stane ďalej |
|---|---|
| Súhrn, tabuľka, preklad alebo kontrolný zoznam vo vlákne | Odpoveď zostáva súkromným obsahom a nič nemení |
| Úloha z Asistenta | Asistent otvorí formulár s vyplnenými poľami a vy úlohu uložíte |
| Mail z Asistenta | Správa sa odošle až po vašom potvrdení |
| Pravidlo Automatizácie | Uložíte ho a zapnete, pričom „Testovať” nevykoná žiadnu akciu |
| Pripomienka alebo plán Agenta AI | Vytvorí sa na základe vášho pokynu a je viditeľný vo vlákne |
Po zapnutí Automatizácia vykoná uložené akcie, napríklad vytvorí úlohu po prijatí e-mailu. Funguje s oprávneniami autora, má obmedzený počet spustení za hodinu a ochranu pred slučkami.
Koľko stojí AI vo firme: licencia jednorazovo, tokeny samostatne
Náklady na AI v Task Manageri pozostávajú z licencie programu a voliteľných poplatkov za používanie modelu. Za tokeny platíte priamo spoločnostiam OpenAI, Google, Anthropic alebo xAI prostredníctvom vlastného kľúča API, bez prirážky Task Managera.
Licencia je trvalá a jej cena závisí od počtu používateľských miest. Neplatíte predplatné za používateľa. Cena zahŕňa 12 mesiacov aktualizácií. Neskôr môžete obnoviť prístup k novým verziám alebo zostať pri verzii, ktorú už máte, bez ďalších licenčných poplatkov.
| Plán | Standard | Pro |
|---|---|---|
| Starter, do 8 osôb | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic, do 20 osôb | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max, do 35 osôb | 2 290 zł | 5 990 zł |
Variant Pro pridáva Poštu, Súbory, Automatizácie, šifrovanie obsahu AES-256 a databázu znalostí AI, ktorá umožňuje Asistentovi odpovedať na základe materiálov celej firmy. Samotný Asistent AI funguje v oboch variantoch. Pre tím nad 35 osôb je dostupný Enterprise s individuálnou cenovou ponukou.
Poskytovatelia účtujú vstupné a výstupné tokeny samostatne. Token je časť textu spracúvaná modelom. Anthropic odhaduje, že jeden token zodpovedá približne štyrom znakom v angličtine, zatiaľ čo text v poľštine ich zvyčajne spotrebuje viac.
Pri 8000 vstupných tokenoch a 600 tokenoch odpovede môže jedno zhrnutie stáť približne 0,003 až 0,02 USD v závislosti od modelu. Tím 10 osôb, v ktorom každý položí 10 takýchto otázok počas 22 pracovných dní, vytvorí 2200 požiadaviek. Odhadovaný účet bude od niekoľkých až po približne 44 USD mesačne. Limit výdavkov nastavíte v paneli poskytovateľa.
Program funguje aj bez AI, takže poplatok za modely je voliteľný. Spôsob účtovania podrobnejšie opisuje stránka o nákladoch na AI bez prirážky.
Kam sa odosielajú dáta, keď požiadate o zhrnutie
Dáta aplikácie, ako sú úlohy, správy, súbory a pošta, sú uložené na vašom serveri. Keď používate Asistenta AI, obsah určený ako kontext požiadavky sa však odošle vybranému poskytovateľovi modelu prostredníctvom vášho kľúča API.
Správca zapína AI samostatne pre úlohy, chaty a okno Asistenta a používateľ vyberá zdroje potrebné na odpoveď. Pošta je ako zdroj znalostí predvolene vypnutá. Po jej zapnutí vidia Asistent a Automatizácie výlučne vlastné schránky používateľa.
Asistent používa iba obsah, ku ktorému máte prístup. Globálny správca spravuje aplikáciu a vidí úlohy a chaty, ale pošta, poznámky a konverzácie s Asistentom zostávajú súkromné aj pred ním. Kľúče API a heslá SMTP, teda prihlasovacie údaje k serveru odosielajúcemu poštu, sú v databáze šifrované.
Server sa pripája k službám, ktoré ste zapli, napríklad k poskytovateľovi AI, poštovému serveru, Kalendáru Google či webhookom n8n. Bez osobitného rozhodnutia sa pripája len k licenčnému panelu, ktorému odovzdáva údaje licencie a verziu programu, bez obsahu z databázy. Prehliadač sťahuje knižnice, písma, ikony a avatary zo servera aplikácie, nie z externých služieb. To znamená, že samotný prehliadač sa po tieto prvky nepripája k cudzím serverom.
Asistent číta súbory TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX a PDF. Program nemá OCR, teda funkciu rozpoznávania textu zo skenov, preto neprečíta naskenovaný súbor PDF ani dokument v starom formáte DOC. Obrázky môže analyzovať vizuálne, ak vybraný model túto funkciu podporuje.
Pred pripojením poskytovateľa si overte jeho podmienky spracúvania údajov. Poskytovateľa, kľúč, model, limit dĺžky odpovede, históriu konverzácií a zhrnutia príloh nastavíte v Nastaveniach → AI.
Zajtra začnite jedným vláknom
Na začiatok vyberte vlákno, ktorého čítanie vám dnes zabralo viac ako päť minút. Zajtra ráno sa v ňom opýtajte Asistenta: „Na čom sme sa dohodli, kto je za čo zodpovedný a aké termíny boli stanovené?”.
Nenastavujte hneď sedem scenárov. Overte si jeden výsledok na vlastných dátach v Demo.
Najčastejšie otázky
Môže AI vo firme niečo urobiť bez môjho kliknutia?
Samotný Asistent za vás nič neuloží - úloha sa vytvorí vo formulári, ktorý schválite, a e-mail sa odošle až po vašom potvrdení. Bez vášho kliknutia funguje iba vopred uložená a zapnutá Automatizácia a pripomienka alebo plán Agenta AI, ktorý ste sami zadali.
Ktorý model AI si vybrať na začiatok?
Na začiatok si vyberte lacnejší model dostupný vo vašom účte a vyskúšajte ho na zhrnutiach, kontrolných zoznamoch a prekladoch. Pri dlhých dokumentoch môžete výsledok porovnať s pokročilejším modelom tak, že zmeníte jedno pole v Nastaveniach → AI.
Dostávajú sa dáta z môjho servera k dodávateľovi AI?
Áno, poskytovateľ dostane obsah požiadavky a kontext určený ako zdroj. Dáta aplikácie zostávajú na vašom serveri, ale požiadavku spracúva vybraný poskytovateľ pomocou vášho kľúča API.
Musím platiť za AI, aby som mohol používať Task Manager?
Nie, Task Manager funguje aj bez AI. Účet u poskytovateľa modelu je voliteľný a po jeho pripojení platíte priamo poskytovateľovi bez marže sprostredkovateľa.
Bude plán Agenta AI fungovať aj po zatvorení prehliadača?
Nie, iba ak na serveri beží CRON. Odložené kroky Agenta AI a e-maily spracúvané na pozadí vyžadujú CRON, teda pravidelne spúšťanú serverovú úlohu, ktorá vykonáva akcie bez otvoreného prehliadača.
Zdroje
- Główny Urząd Statystyczny, „Informačná spoločnosť v Poľsku v roku 2025”
- OpenAI, „Cenník”
- Anthropic, „Cenník”
- Google, „Cenník rozhrania Gemini Developer API”
- Task Manager, cenník
- Task Manager, „Asistent AI”
- Task Manager, návody „Asistent AI“, „Nastavenia AI“ a „Automatizácie“ - https://taskmanager.pl/materialy/asystent-ai, https://taskmanager.pl/materialy/ustawienia-ai, https://taskmanager.pl/materialy/automatyzacje (prístup: 2026-09-22)
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
