Måndag, 8:40. Ola på den sju personer stora redovisningsbyrån Bilans Plus är tillbaka från semestern och har 46 meddelanden som väntar i en enda tråd. För Ola är AI i företaget bara meningsfullt om den hjälper henne att gå från den siffran till beslut och förfallodatum. Enligt GUS använde 8,7% av företagen med minst 10 anställda AI under 2025, och bland småföretag med 10 till 49 anställda var andelen 6,1%. I stället för ännu en presentation om artificiell intelligens får du se sju konkreta situationer med instruktion, resultat och kostnad.
AI i företaget är meningsfullt när den arbetar med rätt kontext
AI i företaget sparar tid när du slipper föra över e-postmeddelanden, uppgifter och överenskommelser manuellt. I Task Manager väljer du källorna, och AI-assistenten svarar utifrån innehåll som du har åtkomst till.
En vanlig chatt som är öppen på en annan flik vet inte vem kunden Nord är, vilket förfallodatum som nämndes för en vecka sedan eller varför Marek väntar med skissen. Därför kopierar du först konversationen till modellen och för sedan tillbaka svaret. För en kort fråga tar det en minut, men med 20 sådana åtgärder skapar det en ny arbetsuppgift i stället för att spara tid.
I Task Manager kan du ange dina uppgifter, Kalender, en hel Arbetsyta, en specifik uppgift, chatt, anteckning, mapp, enskild fil eller din egen inkorg som källa. En indikator visar hur mycket information som fick plats i förfrågan, och AI-assistenten meddelar vad som inte inkluderades.
Du väljer själv leverantör: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok. Du anger din egen API-nyckel, och listan över modeller hämtas från ditt konto. Du kan läsa mer om hur det fungerar på sidan om AI-assistenten i Task Manager.
Sju användningsområden för AI och Automatiseringar i arbetet
AI-assistenten sammanfattar en konversation, skapar en checklista, förbereder en tabell med en fil, översätter ett meddelande, ställer in en påminnelse och föreslår en plan för AI-agenten. Ett separat scenario visar en Automatiseringsregel som skapar en uppgift när ett e-postmeddelande kommer in. Det här är sju fristående situationer från Bilans Plus, Studio Kreska och Termo-Serwis, inte en plan för en enda vecka.
AI-assistenten förbereder innehåll och formulär, men det är du som sparar uppgiften, bekräftar e-postmeddelandet eller aktiverar Automatiseringsregeln.
1. Du kommer tillbaka från semestern och har 46 meddelanden som väntar i en tråd
På måndagen öppnar Ola konversationen ”Överenskommelser med kunden”. I stället för att läsa allt i tur och ordning väljer hon läget Sammanfatta i funktionen Strukturera, som kortar ned varje meddelande till 1-2 meningar och behandlar konversationen i omgångar om 8 meddelanden.
Hon kan också ställa en privat fråga i tråden: ”Sammanfatta den här konversationen. Lista beslut, förfallodatum och ansvariga personer”. Bara hon ser svaret, med etiketten ”ENDAST FÖR DIG”.
Förhandsvisningen i Strukturera försvinner när den aktuella sessionen avslutas, och de ursprungliga meddelandena förblir oförändrade. Programmet sparar inte någon ny version av konversationen.
Så fungerar AI-sammanfattningar av konversationer: först får du en sammanfattning och därefter öppnar du de meddelanden som kräver ett beslut.
2. En tvåsidig brief blir fem punkter
På tisdagen öppnar Michał från den tolv personer stora byrån Studio Kreska uppgiften ”Webbplatsprojekt”. Beskrivningen är två sidor lång, så han skriver privat: ”Gör en checklista av uppgiftsbeskrivningen som jag kan bocka av”.
AI-assistenten returnerar fem punkter, men svaret är fortfarande privat. Michał för därför över dem till uppgiftsbeskrivningen som en att göra-lista. Från och med nu kan teamet bocka av punkterna utan att öppna redigeringsläget, en indikator visar förloppet och vid en slutförd punkt visas personen som markerade den.
När Ania är klar med skisserna och bockar av sin punkt ser de andra samma status. Skillnaden är enkel: checklistan i AI-assistentens svar är till för Michał, medan att göra-listan i uppgiftsbeskrivningen är till för hela teamet.
3. Ett klagomål via e-post blir en uppgift
På onsdagen klockan 16:47 får det nio personer stora Termo-Serwis in ett klagomål. Det hanteras inte självständigt av AI-assistenten, utan av en Automatiseringsregel som har sparats och aktiverats i förväg.
Automatiseringsregeln reagerar på ett nytt e-postmeddelande och kontrollerar ett villkor som beskrivits med en vanlig mening. Därefter skapar den en uppgift i Arbetsytan Försäljning åt Kasia Wójcik, med hög prioritet och ett förfallodatum om en dag.
Automatiseringar har formatet ”NÄR - OM - UTFÖR” och körs inuti applikationen. Regeln kan ta hänsyn till avsändare, ämne, inkorg och om det finns en bilaga, och en Automatiseringsregel kan hantera upp till 10 åtgärder.
Säkerhetsfunktioner för Automatiseringar
Innan du startar klickar du på ”Testa” för att se det förväntade resultatet utan att några åtgärder utförs. Historiken omfattar 30 dagar och visar orsaker till att något hoppades över samt fel. Efter tre fel i rad stoppas Automatiseringsregeln och ett e-postmeddelande skickas. En e-postregel reagerar endast på inkorgar som tillhör regelns skapare.
E-post och Automatiseringar ingår i Pro. Hela flödet visas i exemplet med ett e-postmeddelande som skapar en uppgift.
4. Sammanställningen exporteras till Excel utan manuell inmatning
Michał ber AI-assistenten om en sammanställning från en vald Arbetsyta. När han har kontrollerat tabellen lägger han till: ”Skapa en Excel-fil av detta”.
AI skapar innehållet och applikationen sammanställer filen. De tillgängliga formaten är PDF, DOCX, XLSX, CSV och HTML. Den privata länken fungerar i 24 timmar och kan endast öppnas av en inloggad person som har tillgång till den ursprungliga uppgiften eller chatten.
I ett stort projekt anger Michał en viss Arbetsyta eller enskilda uppgifter som källa i stället för att fråga om allt på en gång. Källfältet visar hur mycket innehåll som rymdes i frågan, så han behöver inte gissa om rapporten omfattade allt material.
5. En tysk hyresgäst skriver till polska tekniker
På fredagen får Termo-Serwis ett meddelande från hallens förvaltare. Kasia frågar i tråden: ”Översätt det senaste meddelandet till polska”, och när svaret är klart ber hon om en översättning åt andra hållet.
AI-assistenten ser den angivna kontexten i konversationen och kan därför behålla namn på utrustning och tidigare överenskommelser. Översättningen har märkningen ”ENDAST FÖR DIG”. Kunden får inte texten förrän Kasia har kontrollerat den och kopierat den till ett vanligt meddelande.
6. En enda mening håller koll på fakturans förfallodatum
Ola skriver: ”Påminn mig i morgon klockan 9 om fakturan till Nord”. Den andra typen är en påminnelse som kopplas till uppgiftens förfallodatum, till exempel dagen före förfallodatumet - om datumet flyttas följer påminnelsen med. Det kan finnas 50 aktiva påminnelser samtidigt.
En gång om dagen skickar AI-assistenten en sammanfattning med antalet uppgifter för i dag och antalet försenade uppgifter. Aviseringscenter påminner separat 15 minuter före en händelse, när den börjar och en timme före en uppgifts förfallodatum samt visar en morgonöversikt med dagens lista.
Påminnelser i applikationen fungerar alltid. E-postmeddelanden som skickas i bakgrunden när applikationen är stängd kräver CRON, alltså en återkommande uppgift som körs på servern. Programmet varnar om detta när du ställer in en påminnelse.
7. AI-agenten skapar en plan i stället för att ge ett enskilt svar
Ola väntar på Kasias svar om offerten till Nord. Hon skriver en mer avancerad instruktion: ”Om Kasia inte svarar senast i morgon, påminn henne klockan 8:30 och meddela mig klockan 9:00”.
AI-agenten är ett läge i AI-assistenten för uppgifter i flera steg. Den föreslår en plan som visas i tråden och arbetar endast inom behörigheterna för personen som startade den. Steg som ska utföras senare kräver CRON på servern.
Det är mer än ett textsvar, men du ser fortfarande planen innan den fortsätter att arbeta. Det här läget beskrivs närmare på sidan AI-agent.
Vad kräver din bekräftelse och vad ändrar ingenting i programmet
AI-assistentens textsvar ändrar ingenting i programmet. Det är du som sparar uppgiften, bekräftar att ett e-postmeddelande ska skickas och aktiverar Automatiseringsregeln.
| Vad AI förbereder | Vad som händer sedan |
|---|---|
| Sammanfattning, tabell, översättning eller Checklista i tråden | Svaret förblir privat innehåll och ändrar ingenting |
| Uppgift från assistenten | AI-assistenten öppnar ett formulär med ifyllda fält och du sparar uppgiften |
| Mail från assistenten | Meddelandet skickas först efter att du har bekräftat det |
| Automatiseringsregel | Du sparar och aktiverar den, medan ”Testa” inte utför några åtgärder |
| Påminnelse eller plan från AI-agenten | Den skapas utifrån din instruktion och visas i tråden |
Efter aktivering utför automatiseringen de sparade åtgärderna, till exempel skapar en uppgift när ett e-postmeddelande kommer in. Den använder skaparens behörigheter, har en gräns för antalet körningar per timme och ett skydd mot loopar.
Vad kostar AI i företaget: licensen betalas en gång, tokens separat
Kostnaden för AI i Task Manager består av programlicensen och valfria avgifter för användning av modellen. Du betalar direkt till OpenAI, Google, Anthropic eller xAI för tokens med din egen API-nyckel, utan något påslag från Task Manager.
Licensen är permanent och priset beror på antalet användarplatser. Du betalar inget abonnemang per användare. Priset omfattar 12 månaders uppdateringar. Därefter kan du förnya tillgången till nya versioner eller fortsätta använda din befintliga version utan ytterligare licensavgifter.
| Plan | Standard | Pro |
|---|---|---|
| Starter, upp till 8 personer | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic, upp till 20 personer | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max, upp till 35 personer | 2 290 zł | 5 990 zł |
Pro-varianten lägger till E-post, Filer, Automatiseringar, AES-256-kryptering av innehåll och en AI-kunskapsbas som gör att AI-assistenten kan svara utifrån hela företagets material. Själva AI-assistenten finns i båda varianterna. För team med över 35 personer finns Enterprise med individuell prissättning.
Leverantörerna debiterar separat för tokens i indata och utdata. En token är en del av texten som behandlas av modellen. Anthropic uppskattar att en token motsvarar cirka fyra tecken på engelska, medan polsk text vanligtvis använder fler tokens.
Med 8000 tokens i indata och 600 tokens i svaret kan en sammanfattning kosta från cirka 0,003 till 0,02 USD, beroende på modell. Ett team på 10 personer där alla ställer 10 sådana frågor under 22 arbetsdagar genererar 2200 frågor. Den uppskattade kostnaden blir från några få till cirka 44 USD per månad. Du ställer in utgiftsgränsen i leverantörens panel.
Programmet fungerar även utan AI, så avgiften för modeller är valfri. Betalningsmodellen beskrivs mer utförligt på sidan om AI-kostnader utan påslag.
Vart skickas data när du ber om en sammanfattning
Applikationens data, till exempel uppgifter, meddelanden, filer och e-post, lagras på din server. När du använder AI-assistenten skickas dock innehållet som du har angett som kontext för frågan till den valda modellleverantören med din API-nyckel.
Administratören aktiverar AI separat för uppgifter, chattar och AI-assistentens fönster, medan användaren väljer de källor som behövs för svaret. E-post som kunskapskälla är inaktiverad som standard. När den aktiveras ser AI-assistenten och Automatiseringar endast användarens egna inkorgar.
AI-assistenten använder endast innehåll som du har tillgång till. Den globala administratören hanterar applikationen och kan se uppgifter och chattar, men e-post, anteckningar och konversationer med AI-assistenten förblir privata även för administratören. API-nycklar och SMTP-lösenord, alltså inloggningsuppgifter till servern som skickar e-post, krypteras i databasen.
Servern ansluter till tjänster som har aktiverats, t.ex. till AI-leverantören, e-postservern, Google Kalender eller n8n-webhooks. Utan ett separat beslut ansluter den endast till licenspanelen, till vilket den skickar licensuppgifter och programversion, utan innehåll från databasen. Webbläsaren hämtar bibliotek, typsnitt, ikoner och avatarer från applikationens server, inte från externa tjänster. Det innebär att webbläsaren själv inte ansluter till främmande servrar för dessa element.
AI-assistenten läser filer i formaten TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX och PDF. Programmet saknar OCR, alltså en funktion för att identifiera text i skannade dokument, och kan därför inte läsa en skannad PDF eller ett dokument i det äldre DOC-formatet. Det kan analysera bilder visuellt om den valda modellen stöder den funktionen.
Kontrollera leverantörens villkor för databehandling innan du ansluter den. Leverantör, nyckel, modell, gräns för svarslängd, konversationshistorik och sammanfattningar av bilagor ställer du in under Inställningar → AI.
Börja i morgon med en enda tråd
Välj först en tråd som tog dig mer än fem minuter att läsa i dag. Fråga AI-assistenten i tråden i morgon bitti: ”Vad bestämdes, vem ansvarar för vad och vilka förfallodatum nämndes?”.
Konfigurera inte sju scenarier direkt. Testa ett resultat med dina egna data i Demo.
Vanliga frågor
Kan AI i företaget göra något utan att jag klickar?
AI-assistenten sparar inte något åt dig - uppgiften skapas i ett formulär som du godkänner, och e-postmeddelandet skickas först efter din bekräftelse. Utan att du klickar körs endast en Automatisering som har sparats och aktiverats i förväg samt en påminnelse eller plan från AI-agenten som du själv har gett i uppdrag.
Vilken AI-modell ska jag välja till att börja med?
Börja med att välja en billigare modell som är tillgänglig på ditt konto och testa den på sammanfattningar, checklistor och översättningar. För långa dokument kan du jämföra resultatet med en mer avancerad modell genom att ändra ett enda fält under Inställningar → AI.
Skickas data från min server till AI-leverantören?
Ja, leverantören får innehållet i förfrågan och den kontext som angetts som källa. Applikationens data ligger kvar på din server, men förfrågan behandlas av den valda leverantören med din API-nyckel.
Måste jag betala för AI för att använda Task Manager?
Nej, Task Manager fungerar utan AI. Ett konto hos modellleverantören är valfritt, och när du har anslutit det betalar du direkt till leverantören utan mellanhänder eller påslag.
Körs AI-agentens plan när jag har stängt webbläsaren?
Nej, såvida inte CRON körs på servern. Tidsfördröjda steg i AI-agenten och e-postmeddelanden som hanteras i bakgrunden kräver CRON, alltså en återkommande serveruppgift som startar åtgärder utan att webbläsaren behöver vara öppen.
Källor
- Polens statistiska centralbyrå, ”Informationssamhället i Polen 2025”
- OpenAI, ”Pricing”
- Anthropic, ”Pricing”
- Google, ”Gemini Developer API pricing”
- Task Manager, prislista
- Task Manager, ”AI-assistent”
- Task Manager, instruktioner för ”AI-assistent”, ”AI-inställningar” och ”Automatiseringar” - https://taskmanager.pl/materialy/asystent-ai, https://taskmanager.pl/materialy/ustawienia-ai, https://taskmanager.pl/materialy/automatyzacje (hämtad: 2026-09-22)
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
