Laut dem polnischen Statistikamt GUS nutzten 2025 8,7% der Unternehmen mit mindestens 10 Beschäftigten Technologien der künstlichen Intelligenz, bei kleinen Unternehmen (10-49 Personen) waren es 6,1%. Der Rest kennt KI vor allem aus Präsentationen und Schlagzeilen. Dieser Text zeigt sieben Dinge, die der KI-Assistent in Task Manager an einem normalen Arbeitstag des Teams erledigt: was Sie ihm sagen, was Sie bekommen und was es kostet.
Wodurch sich in die Arbeit eingewobene KI von einem Chatbot nebenbei unterscheidet
Die meisten Unternehmen, die „KI ausprobiert" haben, öffneten einen Chat im Browser, fügten eine Mail ein und kopierten die Antwort zurück. Das Modell weiß nicht, wer im Team wer ist, welcher Termin gilt und was vor einer Woche vereinbart wurde. In Task Manager sitzt der KI-Assistent dort, wo die Arbeit stattfindet: Sie fragen zu einem offenen Thread, geben einen Arbeitsbereich, eine Notiz oder einen Dateiordner als Quelle an. Das Modell wählen Sie selbst - unter OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude und xAI Grok. Der Unterschied liegt nicht im Modell, sondern darin, dass die KI den Kontext sieht und Hand an die Software legt.
Im Folgenden sieben Situationen aus drei Teams: dem Buchhaltungsbüro Bilans Plus aus Posen (7 Personen), der Agentur Studio Kreska aus Breslau (12 Personen) und dem Service-Betrieb Termo-Serwis bei Lodz (9 Personen). Die Firmen sind erfunden, die Befehle und Ergebnisse - echt.
1. Zusammenfassung eines langen Threads
Situation. Ola von Bilans Plus kommt aus dem Urlaub zurück. In der Aufgabe „Angebot für Kunde Nord" warten 46 Nachrichten: Der Kunde änderte den Umfang, Marek fragte nach der Mehrwertsteuer, jemand lud drei Vertragsversionen hoch.
Befehl. Im Thread klickt sie auf Strukturieren und wählt Zusammenfassen. Oder sie schaltet das Nachrichtenfeld in den Frage-Modus (Schaltfläche KI-Assistent) und schreibt: „Fasse diesen Thread zusammen - was wurde vereinbart, wer ist wofür verantwortlich, welche Termine wurden genannt".
Ergebnis. Im Zusammenfassen-Modus wird jede Nachricht zu 1-2 Sätzen, in Blöcken von 8, beginnend bei den neuesten. Im Frage-Modus - eine Zusammenfassung, gegliedert in Entscheidungen, Termine und „wer wofür", sichtbar nur für den Fragenden. Die Originale bleiben unangetastet, und unter jeder verarbeiteten Nachricht steht der Hinweis „KI kann Fehler machen". Ein paar Sekunden statt einer halben Stunde Lesezeit.
Im Screenshot unten ein kürzeres Beispiel aus der Demo: Chat „Absprachen mit dem Kunden", 14 Nachrichten aus drei Tagen. Der Assistent hat daraus drei Entscheidungen zur Website herausgezogen (dunkle Farbgebung, Kontaktformular, Blog in der zweiten Phase), zwei Termine (Anmerkungen zum Entwurf morgen bis 15:00 Uhr, Besprechung am Freitag, den 25. September, um 11:00 Uhr) und die Arbeitsteilung zwischen Marek, Anna und Ola - zusammen mit zwei Angebotsvarianten, 14 900 und 19 800 zł.
Mehr dazu: Zusammenfassungen.
2. Checkliste aus der Aufgabenbeschreibung
Situation. Bei Studio Kreska legt Michał die Aufgabe „Website-Projekt" für den Kunden ABC an. Die Beschreibung umfasst zwei Seiten: Struktur der Unterseiten, Texte in zwei Sprachen, Entwürfe, Programmierung, Inhalte hochladen und Abnahme.
Befehl. Im Aufgaben-Thread schaltet er den Frage-Modus ein (Schaltfläche KI-Assistent) und schreibt: „Mach aus der Aufgabenbeschreibung eine Checkliste zum Abhaken".
Ergebnis. Eine Liste mit Kontrollkästchen und Fortschrittsbalken, sichtbar nur für ihn - das Gespräch mit dem Assistenten im Thread ist privat. Im Screenshot unten sind fünf Positionen, zwei bereits abgehakt und durchgestrichen (Struktur der fünf Unterseiten mit dem Kunden abgestimmt, PL- und EN-Texte gesammelt), der Balken zeigt „2 von 5 erledigt". Damit die ganze Mannschaft mit der Liste arbeitet, kopiert Michał die Positionen in das Feld Aufgabenbeschreibung und markiert sie mit der Schaltfläche To-do-Liste (dieselbe wie im Nachrichteneditor). Ab diesem Moment ist die Checkliste in der Aufgabenkarte anklickbar, und der Status der Markierungen ist für alle sichtbar: Wenn Anna die Entwürfe abhakt, sehen es die anderen sofort - mit ihrem Mini-Avatar und dem Datum. Eine Viertelstunde Brief-Erstellung wird zu einem Satz und einem Einfügen.
Mehr dazu: Checklisten.
3. Die Mail, die zur Aufgabe wird
Situation. Bei Termo-Serwis kommen Reklamationen und Problemmeldungen per Mail an, zu unterschiedlichen Zeiten und in unterschiedlicher Form. Bisher sah jemand morgens das Postfach durch und übertrug sie von Hand in eine Liste.
Befehl. Der Inhaber beschreibt dem Assistenten eine Regel: „Wenn eine neue Mail im Postfach eingeht und die KI einschätzt, dass es sich um eine Reklamation, Beschwerde oder Problemmeldung handelt, erstelle eine Aufgabe im Arbeitsbereich Sprzedaż für Kasia Wójcik mit hoher Priorität und Fälligkeitsdatum morgen". Der Assistent erstellt den Entwurf einer Automatisierungsregel nach dem Schema WENN - FALLS - FÜHRE AUS und zeigt die Karte „Zu den Automatisierungen wechseln". Der Inhaber korrigiert ein Feld, klickt auf Speichern und dann auf Aktivieren.
Ergebnis. Jede Mail, die die KI als Reklamation einstuft, wird zur Aufgabe mit Person und Fälligkeitsdatum, noch bevor jemand das Postfach öffnet. Die Bedingung „KI bewertet" sieht Absender, Betreff, einen Ausschnitt des Inhalts und die Namen der Anhänge; bei Unsicherheit antwortet sie „nein" - der Automat handelt lieber gar nicht, als es falsch zu machen. Wer bei den Anfragen sparen will, stellt davor günstigere Bedingungen (z. B. ein bestimmtes Postfach oder ein Wort im Betreff) - die KI bewertet nur, was diese passiert. Die Schaltfläche Testen zeigt, was passieren würde, ohne es auszuführen. Das Szenario benötigt E-Mail und Automatisierungen (Variante Pro).
Im Screenshot die Automatisierungsregel „Reklamation vom Kunden" aus der Demo, noch deaktiviert, gleich nach dem Speichern: die KI-Bedingung in Alltagssprache formuliert („Die Nachricht ist eine Reklamation, Beschwerde oder Problemmeldung - der Absender ist unzufrieden, etwas funktioniert nicht, oder er verlangt Reparatur, Rückerstattung oder Erklärungen") und die Aktion „Aufgabe erstellen" mit den Chips Sprzedaż, für: Kasia Wójcik, Priorität: hoch, Fälligkeitsdatum: +1 Tag.
Das ganze Szenario Schritt für Schritt: Die Mail, die selbst eine Aufgabe erstellt.
4. Tabelle aus Aufgaben und Excel-Export
Situation. Die Geschäftsführung von Studio Kreska möchte jeden Monat eine Übersicht der abgeschlossenen Aufgaben nach Kunden. Michał erstellte sie bisher in einer Tabelle, indem er aus der Liste kopierte.
Befehl. Im Panel des Assistenten, mit dem angegebenen Arbeitsbereich Klienci: „Erstelle eine Tabelle der im September abgeschlossenen Aufgaben: Kunde, Thema, wer hat abgeschlossen, Fälligkeitsdatum, ob überfällig". Nach der Prüfung: „Erzeuge daraus eine Excel-Datei".
Ergebnis. Die Tabelle direkt in der Antwort, und nach dem zweiten Befehl die Schaltfläche „Herunterladen" mit einer .xlsx-Datei. Genauso funktioniert es mit Word, PDF, CSV und HTML - die KI schreibt den Inhalt, die Software erstellt die Datei. Die Daten stammen ausschließlich aus Aufgaben, zu denen der Fragende Zugriff hat; bei sehr weit gefassten Fragen grenzen Sie den Zeitraum oder den Arbeitsbereich ein.
Mehr dazu: Tabellen und Auswertungen.
5. Übersetzung von Nachrichten im Thread
Situation. Termo-Serwis betreut die Halle eines deutschen Mieters. Der Objektleiter schreibt auf Deutsch, die Techniker antworten auf Polnisch.
Befehl. Im Thread, im Frage-Modus: „Übersetze die letzte Nachricht ins Polnische". Nach Abstimmung der Antwort: „Übersetze ins Deutsche: Ventilwechsel am Freitag 8:00 Uhr, Zugang zum Maschinenraum erforderlich".
Ergebnis. Die Übersetzung neben dem Original, sichtbar nur für den Fragenden (Badge „NUR FÜR SIE"). Die zu versendende Version kopiert er in eine normale Nachricht und entscheidet selbst, was an den Kunden geht. Das Modell kennt den Kontext des Threads, sodass aus „Ventil" nicht „Klappe" wird.
6. Erinnerung aus einem einzigen Satz
Situation. Ola muss bis zum 25. die Erklärung des Kunden versenden; die Aufgabe ist bis zum 24. fällig. Sie möchte eine Erinnerung, ohne sich durch den Kalender zu klicken.
Befehl. Im Aufgaben-Thread: „Erinnere mich einen Tag vor dem Termin an diese Aufgabe". Oder im Panel des Assistenten: „Erinnere mich morgen um 9 Uhr an die Rechnung für Nord und schick sie auch per Mail".
Ergebnis. Im Aufgaben-Thread entsteht die an das Fälligkeitsdatum angeheftete Erinnerung sofort - den Zeitpunkt berechnet die Software, und der Assistent antwortet „Erinnerung eingerichtet: einen Tag vor dem Termin" mit Datum und Uhrzeit. Ändert sich der Termin auf den 28., springt die Erinnerung automatisch auf den 27. Im Panel bekommen Sie bei einem konkreten Datum zuerst eine Karte mit dem Datum und klicken auf „Ja, ausführen" - erst dann existiert die Erinnerung. Zur genannten Zeit kommt eine Benachrichtigung in der App, eine E-Mail nur auf ausdrücklichen Wunsch. Die Liste prüfen Sie mit dem Satz „zeig meine Erinnerungen", eine überflüssige widerrufen Sie mit „Erinnerung stornieren" und der Nummer aus der Liste.
7. KI-Agent: ein Plan statt einer einzelnen Antwort
Situation. Ola von Bilans Plus wartet im Thread „Angebot für Kunde Nord" auf die Antwort von Kasia Wójcik. Ohne sie kann sie das Angebot nicht abschließen, und sie möchte den Thread nicht ständig im Auge behalten.
Befehl. Im Aufgaben-Thread, im Frage-Modus: „Wenn Kasia bis morgen nicht antwortet, erinnere sie um 8:30 Uhr, und um 9:00 Uhr gib mir Bescheid".
Ergebnis. Der KI-Agent speichert den Plan sofort und zeigt ihn im Thread als Eintrag „KI-Plan #16 gespeichert" mit einem zusammenfassenden Satz („Ich warte bis morgen 8:30 Uhr auf Kasias Antwort. Falls sie nicht kommt, erinnere ich im Thread und gebe Ihnen um 9:00 Uhr Bescheid.") und drei Schritten mit Zeitangaben: (1) auf Antwort bis 8:30 Uhr warten, (2) um 8:30 Uhr Nachricht senden, (3) um 9:00 Uhr benachrichtigen. Schritte „für jetzt" werden sofort ausgeführt, zeitlich entfernte löst der Cron auf dem Server aus. Antwortet Kasia um 16:00 Uhr, werden die bedingten Schritte übersprungen, und der Plan erlischt von selbst. Unter dem Eintrag steht der fertige Widerrufsbefehl: „@aipriv /anuluj plan 16", jederzeit einsetzbar. Der Agent handelt innerhalb der Berechtigungen von Ola und nur unter den Teilnehmern des Threads.
Wodurch sich der KI-Agent vom Assistenten unterscheidet: KI-Agent.
Was eine Bestätigung braucht - und was nicht
| Was | Bestätigung |
|---|---|
| Zusammenfassung, Tabelle, Übersetzung, Checkliste | nein - die Antwort allein ändert nichts |
| Aufgabe vom Assistenten | ja - Speichern im Aufgabenfenster |
| Mail vom Assistenten | ja - „Senden" |
| Automatisierungsregel | ja - Speichern und Aktivieren |
| Erinnerung aus dem Panel | ja - „Ja, ausführen" |
| Erinnerung aus dem Thread (an den Termin angeheftet) | nein - sofort; widerrufbar über „Erinnerung stornieren" |
| Plan des KI-Agenten | nein - der Plan wird sofort gespeichert; widerrufbar mit einem Satz |
Wenn das Modell schreibt „Ich habe eine Erinnerung eingerichtet", es aber nicht getan hat, erscheint unter der Antwort ein gelber Block „Richtigstellung" mit dem, was tatsächlich passiert ist.
Was das kostet: eigener Schlüssel, ohne Aufschlag
Task Manager verkauft keine KI-Pakete. Die Softwarelizenz kaufen Sie einmal: Variante Standard - Starter 690 zł netto (bis 8 Personen), Classic 1 490 zł (9-20 Personen) und Max 2 290 zł (21-35 Personen); Variante Pro mit E-Mail, Dateien und Automatisierungen, nötig für Szenario 3, kostet 1 990 / 3 990 / 5 990 zł netto (vollständige Preisliste). Für Anfragen zahlen Sie dem Modellanbieter nach dessen Preisliste, über Ihren eigenen API-Schlüssel, ohne Aufschlag und ohne Limit an „Anfragen im Paket".
Anbieter rechnen in Tokens ab, also Textstückchen (laut Anthropic etwa 4 Zeichen im Englischen; Polnisch verbraucht mehr davon). Ausgewählte Preise pro Million Tokens aus den offiziellen Preislisten (USD, Stand 20. September 2026):
| Anbieter und Modell | Eingabe (1 Mio. Tokens) | Ausgabe (1 Mio. Tokens) |
|---|---|---|
| OpenAI gpt-5-mini | 0,25 USD | 2,00 USD |
| OpenAI gpt-4.1 | 2,00 USD | 8,00 USD |
| Anthropic Claude Haiku 4.5 | 1,00 USD | 5,00 USD |
| Anthropic Claude Sonnet 5 | 2,00 USD | 10,00 USD |
| Google Gemini 3.5 Flash-Lite | 0,30 USD | 2,50 USD |
| Google Gemini 3.5 Flash | 1,50 USD | 9,00 USD |
Das Beispiel aus Abschnitt 1: Ein Thread mit 46 Nachrichten sind, sagen wir, 8 000 Tokens Eingabe, und die Zusammenfassung - 600 Tokens Ausgabe. Bei gpt-5-mini kostet das etwa 0,003 USD (8 000 × 0,25 / 1 Mio. + 600 × 2 / 1 Mio.), bei Claude Haiku 4.5 etwa 0,011 USD, bei gpt-4.1, Claude Sonnet 5 oder Gemini 3.5 Flash - etwa 0,02 USD, also zwei Cent. Ein Team von 10 Personen mit je 10 Anfragen täglich über 22 Arbeitstage sind 2 200 Anfragen im Monat: etwa 44 USD bei zwei Cent pro Anfrage, wenige Dollar bei einem Modell der Klasse „mini". Das ist eine Schätzung: Die Rechnung hängt vom Modell, der Länge der Threads und der Anzahl der Quellen ab; das Ausgabenlimit legen Sie im Panel des Anbieters fest. Die xAI-Preisliste für Grok führen wir nicht an, da wir sie am Tag der Veröffentlichung nicht geprüft haben.
Details zur Abrechnung: KI-Kosten ohne Aufschlag.
Wohin die Daten gelangen
Die Anwendungsdaten - Aufgaben, Nachrichten, Dateien, E-Mail - liegen auf Ihrem Server. Aber wenn Sie um die Zusammenfassung eines Threads bitten, geht dessen Inhalt (und die angegebenen Anhänge) mit der Anfrage an den gewählten Modellanbieter, über Ihren Schlüssel. Was die Software tut, damit Sie die Kontrolle behalten:
- Der Administrator entscheidet, was als Quelle dient. E-Mail als Wissensquelle der KI ist standardmäßig deaktiviert, weil die Korrespondenz Daten Dritter enthält; nach der Aktivierung sieht jeder nur sein eigenes Postfach.
- Das Modell sieht nur das, worauf Sie Zugriff haben. Der Assistent greift nicht auf einen Arbeitsbereich zu, dem Sie nicht angehören; Dokumente in der Wissensdatenbank werden nach Berechtigungen gefiltert. Eine Ausnahme ist der Administrator, der über den Assistenten alle Aufgaben und Chats sieht (die E-Mails anderer Personen jedoch nicht).
- Der API-Schlüssel ist verschlüsselt und wird nach dem Speichern nicht mehr vollständig angezeigt.
- Die Quellen-Auslastungsanzeige zeigt, wie viel Inhalt in die Anfrage gepasst hat.
Bevor Sie KI für das Team aktivieren, lesen Sie die Bedingungen zur Datenverarbeitung beim gewählten Anbieter - Sie schließen mit ihm über den API-Schlüssel einen Vertrag. Den Anbieter wechseln Sie jederzeit in Einstellungen → KI.
Die sieben Dinge aus diesem Text erfordern keine Einführung und keine Änderung der Arbeitsweise - nur einen API-Schlüssel und einen Satz an der richtigen Stelle. Am einfachsten prüfen Sie das an Ihren eigenen Threads: Demo.
Häufig gestellte Fragen
Kann die KI etwas in der Software tun, ohne dass ich es weiß?
Ohne Ihr Wissen - nein; ohne einen Klick - in zwei Fällen ja. Eine Aufgabe, eine Mail, eine Erinnerung aus dem Panel und eine Automatisierungsregel warten auf Ihre Bestätigung. Der Plan des KI-Agenten und eine an ein Fälligkeitsdatum angeheftete Erinnerung werden direkt nach Ihrem Satz gespeichert, hinterlassen aber einen Eintrag im Thread und lassen sich mit einem Befehl widerrufen („@aipriv /anuluj plan 16", „anuluj przypomnienie").
Welches Modell wählt man am Anfang?
Ein günstigeres Modell aus der Familie „mini" oder „Flash" reicht für Zusammenfassungen, Checklisten und Übersetzungen. Ein teureres lohnt sich bei langen Dokumenten und Auswertungen, bei denen Präzision zählt. Der Modellwechsel ist ein Klick in Einstellungen → KI.
Gelangen Daten von meinem Server zum KI-Anbieter?
Ja - in dem Umfang, den Sie als Quelle des Gesprächs angeben oder den eine Automatisierungsregel umfasst. Die Anwendungsdaten bleiben auf Ihrem Server; an den Anbieter geht die Anfrage mit Kontext, über Ihren Schlüssel, gemäß den Bedingungen dieses Anbieters.
Funktioniert der KI-Agent, wenn ich den Browser schließe?
Planschritte und Mails im Hintergrund benötigen eine wiederkehrende Aufgabe (Cron) auf dem Server; Hosting-Angebote mit HTTP-Cron eignen sich ebenfalls. Ohne das starten Pläne erst, wenn jemand aus dem Team die Anwendung nutzt.
Quellen
- Hauptamt für Statistik (GUS), „Informationsgesellschaft in Polen 2025" (Unternehmen mit 10 oder mehr Beschäftigten; S. 112-114)
- OpenAI, „Pricing" (API)
- Anthropic, „Pricing" (Claude Developer Platform; außerdem die Schätzung 1 Token ≈ 4 Zeichen)
- Google, „Gemini Developer API pricing"
- Task Manager, Preise
- Task Manager, Benutzerhandbuch: KI-Assistent, KI-Einstellungen, Automatisierungen - https://taskmanager.pl/materialy/asystent-ai, https://taskmanager.pl/materialy/ustawienia-ai, https://taskmanager.pl/materialy/automatyzacje (abgerufen: 2026-09-20)
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
