Montag, 8:40 Uhr. Ola aus dem siebenköpfigen Buchhaltungsbüro Bilans Plus kehrt aus dem Urlaub zurück. In einem Thread warten 46 Nachrichten auf sie. Für Ola ist KI im Unternehmen nur dann sinnvoll, wenn sie dabei hilft, von dieser Zahl zu Entscheidungen und Fälligkeitsdaten zu gelangen. Laut GUS nutzten 2025 insgesamt 8,7% der Unternehmen mit mindestens 10 Beschäftigten KI. Bei kleinen Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten waren es 6,1%. Statt einer weiteren Präsentation über künstliche Intelligenz sehen Sie sieben konkrete Situationen mit Anweisung, Ergebnis und Kosten.
KI im Unternehmen ist sinnvoll, wenn sie mit dem richtigen Kontext arbeitet
KI im Unternehmen spart Zeit, wenn Sie E-Mails, Aufgaben und Vereinbarungen nicht manuell dorthin übertragen müssen. In Task Manager wählen Sie die Quellen aus und der KI-Assistent antwortet auf Grundlage der Inhalte, auf die Sie Zugriff haben.
Ein gewöhnlicher Chat in einem zweiten Tab weiß nicht, wer der Kunde Nord ist, welches Fälligkeitsdatum vor einer Woche vereinbart wurde und warum Marek mit dem Entwurf wartet. Deshalb kopieren Sie zuerst die Unterhaltung in das Modell und übertragen die Antwort anschließend wieder zurück. Bei einer kurzen Frage dauert das eine Minute, doch bei 20 solchen Vorgängen entsteht eine neue Aufgabe, statt Zeit zu sparen.
In Task Manager können Sie Ihre Aufgaben, den Kalender, einen gesamten Arbeitsbereich, eine bestimmte Aufgabe, einen Chat, eine Notiz, einen Ordner, eine einzelne Datei oder Ihr eigenes E-Mail-Postfach als Quelle auswählen. Eine Leiste zeigt, wie viel Wissen in die Anfrage aufgenommen wurde, und der KI-Assistent weist darauf hin, was er nicht berücksichtigen konnte.
Den Anbieter wählen Sie selbst: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok. Sie geben Ihren eigenen API-Schlüssel ein und die Liste der Modelle wird aus Ihrem Konto abgerufen. Weitere Informationen zu diesem Mechanismus finden Sie auf der Seite zum KI-Assistenten in Task Manager.
Sieben Anwendungsfälle für KI und Automatisierungen im Arbeitsalltag
Der KI-Assistent fasst Unterhaltungen zusammen, erstellt Checklisten und Tabellen mit einer Datei, übersetzt Nachrichten, richtet Erinnerungen ein und schlägt einen Plan für den KI-Agenten vor. Ein separates Szenario zeigt eine Automatisierungsregel, die beim Eingang einer E-Mail eine Aufgabe erstellt. Das sind sieben voneinander unabhängige Situationen bei Bilans Plus, Studio Kreska und Termo-Serwis und nicht der Ablauf einer einzigen Woche.
Der KI-Assistent bereitet Inhalte und Formulare vor, aber Sie speichern die Aufgabe, bestätigen die E-Mail oder aktivieren die Automatisierungsregel selbst.
1. Sie kehren aus dem Urlaub zurück und im Thread warten 46 Nachrichten
Am Montag öffnet Ola die Unterhaltung „Absprachen mit dem Kunden“. Statt alles der Reihe nach zu lesen, wählt sie in der Funktion Strukturieren den Modus Zusammenfassen. Dieser kürzt jede Nachricht auf 1-2 Sätze und verarbeitet die Unterhaltung in Blöcken von jeweils 8 Nachrichten.
Sie kann im Thread auch eine private Frage stellen: „Fasse diese Unterhaltung zusammen. Liste Entscheidungen, Fälligkeitsdaten und verantwortliche Personen auf.“ Nur sie sieht die Antwort, zusammen mit dem Hinweis „NUR FÜR SIE“.
Die Vorschau der Funktion Strukturieren verschwindet nach dem Ende der aktuellen Sitzung, während die ursprünglichen Nachrichten unverändert bleiben. Die Anwendung speichert keine neue Version der Unterhaltung.
So funktioniert die KI-gestützte Zusammenfassung von Unterhaltungen: Zuerst erhalten Sie eine Übersicht und öffnen erst danach die Nachrichten, bei denen eine Entscheidung erforderlich ist.
2. Aus einem zweiseitigen Briefing werden fünf Punkte
Am Dienstag öffnet Michał vom zwölfköpfigen Studio Kreska die Aufgabe „Website-Projekt“. Die Beschreibung umfasst zwei Seiten, deshalb gibt er privat ein: „Erstelle aus der Aufgabenbeschreibung eine Checkliste zum Abhaken.“
Der KI-Assistent liefert fünf Punkte, seine Antwort bleibt jedoch privat. Michał überträgt sie deshalb als To-do-Liste in die Aufgabenbeschreibung. Von da an kann das Team die Punkte abhaken, ohne die Bearbeitungsansicht zu öffnen. Eine Leiste zeigt den Fortschritt und bei einem erledigten Punkt ist zu sehen, wer ihn abgehakt hat.
Wenn Ania die Entwürfe fertigstellt und ihren Punkt abhakt, sehen die übrigen Personen denselben Stand. Der Unterschied ist einfach: Die Checkliste in der Antwort des KI-Assistenten ist für Michał bestimmt, die To-do-Liste in der Aufgabenbeschreibung dagegen für das gesamte Team.
3. Aus einer Reklamation per E-Mail wird eine Aufgabe
Am Mittwoch um 16:47 Uhr geht beim neunköpfigen Termo-Serwis eine Reklamation ein. Sie wird nicht selbstständig vom KI-Assistenten bearbeitet, sondern von einer zuvor gespeicherten und aktivierten Automatisierungsregel.
Die Automatisierungsregel reagiert auf eine neue E-Mail und prüft eine in einem gewöhnlichen Satz formulierte Bedingung. Anschließend erstellt sie im Arbeitsbereich Vertrieb eine Aufgabe für Kasia Wójcik, mit hoher Priorität und einem Fälligkeitsdatum in einem Tag.
Automatisierungen folgen dem Schema „WENN - FALLS - AUSFÜHREN“ und werden innerhalb der Anwendung ausgeführt. Eine Regel kann Absender, Betreff, Postfach und das Vorhandensein eines Anhangs berücksichtigen. Eine Automatisierungsregel unterstützt bis zu 10 Aktionen.
Sicherheitsmechanismen für Automatisierungen
Vor dem Start klicken Sie auf „Testen“, um das voraussichtliche Ergebnis zu sehen, ohne Aktionen auszuführen. Der Verlauf umfasst 30 Tage und zeigt Gründe für übersprungene Aktionen sowie Fehler an. Nach drei aufeinanderfolgenden Fehlern wird die Automatisierungsregel angehalten und eine E-Mail versendet. Eine E-Mail-Regel reagiert ausschließlich auf die Postfächer ihres Autors.
E-Mail und Automatisierungen sind Bestandteil der Pro-Variante. Den vollständigen Ablauf zeigt das Beispiel einer E-Mail, die eine Aufgabe erstellt.
4. Die Übersicht landet ohne manuelles Übertragen in Excel
Michał bittet den KI-Assistenten um eine Übersicht aus einem ausgewählten Arbeitsbereich. Nachdem er die Tabelle geprüft hat, ergänzt er: „Erstellen Sie daraus eine Excel-Datei“.
Die KI bereitet den Inhalt vor und die Anwendung erstellt daraus die Datei. Verfügbare Formate sind PDF, DOCX, XLSX, CSV und HTML. Der private Link ist 24 Stunden lang gültig und kann nur von einer angemeldeten Person geöffnet werden, die Zugriff auf die zugrunde liegende Aufgabe oder den Chat hat.
Bei einem großen Projekt wählt Michał einen bestimmten Arbeitsbereich oder einzelne Aufgaben als Quelle aus, anstatt alles auf einmal abzufragen. Die Quellenanzeige zeigt, wie viele Inhalte in die Anfrage aufgenommen wurden. So muss er nicht raten, ob der Bericht alle Materialien berücksichtigt.
5. Ein deutscher Mieter schreibt an polnische Techniker
Am Freitag erhält Termo-Serwis eine Nachricht vom Verwalter der Halle. Kasia fragt im Thread: „Übersetzen Sie die letzte Nachricht ins Polnische“, und nachdem sie die Antwort vorbereitet hat, bittet sie um eine Übersetzung in die andere Richtung.
Der KI-Assistent sieht den ausgewählten Gesprächskontext und kann daher die Gerätenamen und vorherigen Absprachen beibehalten. Die Übersetzung trägt die Kennzeichnung „NUR FÜR SIE“. Erst wenn Kasia den Text geprüft und in eine gewöhnliche Nachricht kopiert hat, wird er an den Kunden gesendet.
6. Ein Satz überwacht die Zahlungsfrist einer Rechnung
Ola gibt ein: „Erinnern Sie mich morgen um 9 Uhr an die Rechnung für Nord“. Die zweite Möglichkeit ist eine Erinnerung, die an das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe gekoppelt ist, zum Beispiel einen Tag davor. Wird das Fälligkeitsdatum verschoben, verschiebt sich die Erinnerung entsprechend. Es können gleichzeitig 50 Erinnerungen aktiv sein.
Einmal täglich sendet der KI-Assistent eine Zusammenfassung mit der Anzahl der heute fälligen und überfälligen Aufgaben. Unabhängig davon erinnert das Benachrichtigungscenter 15 Minuten vor einem Ereignis, bei dessen Beginn und eine Stunde vor dem Fälligkeitsdatum einer Aufgabe. Außerdem zeigt es ein morgendliches Briefing mit der Tagesübersicht an.
Erinnerungen in der Anwendung funktionieren immer. E-Mails, die bei geschlossener Anwendung im Hintergrund versendet werden, erfordern einen CRON-Job, also eine regelmäßig auf dem Server ausgeführte Aufgabe. Das Programm weist beim Einrichten einer Erinnerung darauf hin.
7. Der KI-Agent erstellt einen Plan statt einer einzelnen Antwort
Ola wartet auf Kasias Antwort zum Angebot für Nord. Sie gibt eine komplexe Anweisung ein: „Falls Kasia bis morgen nicht antwortet, erinnern Sie sie um 8:30 daran und geben Sie mir um 9:00 Bescheid“.
Der KI-Agent ist ein Modus des KI-Assistenten für mehrstufige Aufgaben. Er schlägt einen Plan vor, der im Thread erscheint, und arbeitet ausschließlich im Rahmen der Berechtigungen der Person, die ihn gestartet hat. Zeitversetzte Schritte erfordern einen CRON-Job auf dem Server.
Das ist mehr als eine Textantwort, aber Sie sehen den Plan weiterhin, bevor er weiter ausgeführt wird. Einzelheiten zu diesem Modus finden Sie auf der Seite KI-Agent.
Was Ihre Bestätigung erfordert und was keine Änderungen am Programm vornimmt
Textantworten des KI-Assistenten ändern nichts im Programm. Sie speichern die Aufgabe, bestätigen den Versand der E-Mail und aktivieren die Automatisierungsregel.
| Was die KI vorbereitet | Was danach geschieht |
|---|---|
| Zusammenfassung, Tabelle, Übersetzung oder Checkliste im Thread | Die Antwort bleibt ein privater Inhalt und ändert nichts |
| Aufgabe vom Assistenten | Der KI-Assistent öffnet ein Formular mit ausgefüllten Feldern und Sie speichern die Aufgabe |
| Mail vom Assistenten | Die Nachricht wird erst nach Ihrer Bestätigung versendet |
| Automatisierungsregel | Sie speichern und aktivieren sie, während „Testen“ keine Aktion ausführt |
| Erinnerung oder Plan des KI-Agenten | Wird auf Grundlage Ihrer Anweisung erstellt und ist im Thread sichtbar |
Nach der Aktivierung führt die Automatisierung die gespeicherten Aktionen aus und erstellt beispielsweise beim Eingang einer E-Mail eine Aufgabe. Sie arbeitet mit den Berechtigungen ihres Autors, hat ein Ausführungslimit pro Stunde und ist vor Schleifen geschützt.
Was KI im Unternehmen kostet: einmalige Lizenz, Token separat
Die Kosten für KI im Task Manager setzen sich aus der Programmlizenz und optionalen Gebühren für die Nutzung des Modells zusammen. Die Token bezahlen Sie mit Ihrem eigenen API-Schlüssel direkt bei OpenAI, Google, Anthropic oder xAI, ohne Aufschlag durch Task Manager.
Die Lizenz ist zeitlich unbegrenzt und ihr Preis hängt von der Anzahl der Arbeitsplätze ab. Sie zahlen keine Abogebühr pro Benutzer. Der Preis umfasst 12 Monate Updates. Anschließend können Sie den Zugriff auf neue Versionen verlängern oder die vorhandene Version ohne weitere Lizenzgebühren weiterverwenden.
| Plan | Standard | Pro |
|---|---|---|
| Starter, für bis zu 8 Personen | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic, für bis zu 20 Personen | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max, für bis zu 35 Personen | 2 290 zł | 5 990 zł |
Die Pro-Variante fügt E-Mail, Dateien, Automatisierungen, AES-256-Inhaltsverschlüsselung und die KI-Wissensdatenbank hinzu, dank der der Assistent aus Materialien des gesamten Unternehmens antworten kann. Der KI-Assistent selbst funktioniert in beiden Varianten. Für Teams mit mehr als 35 Personen steht Enterprise mit individuellem Angebot zur Verfügung.
Die Anbieter rechnen Eingabe- und Ausgabe-Token separat ab. Ein Token ist ein Textfragment, das vom Modell verarbeitet wird. Anthropic schätzt, dass ein Token etwa vier englischen Zeichen entspricht, während polnische Texte in der Regel mehr Token benötigen.
Bei 8000 Eingabe-Token und 600 Token für die Antwort kann eine Zusammenfassung je nach Modell zwischen etwa 0,003 und 0,02 USD kosten. Ein Team mit 10 Personen, von denen jede an 22 Arbeitstagen 10 solcher Fragen stellt, erzeugt 2200 Anfragen. Die geschätzten Kosten liegen zwischen einigen USD und etwa 44 USD pro Monat. Das Ausgabenlimit legen Sie im Anbieterportal fest.
Das Programm funktioniert auch ohne KI, daher sind Gebühren für die Modelle optional. Weitere Informationen zur Abrechnung finden Sie auf der Seite über KI-Kosten ohne Aufschlag.
Wohin Ihre Daten gelangen, wenn Sie eine Zusammenfassung anfordern
Anwendungsdaten wie Aufgaben, Nachrichten, Dateien und E-Mails liegen auf Ihrem Server. Wenn Sie den KI-Assistenten verwenden, werden die als Kontext für die Anfrage ausgewählten Inhalte jedoch über Ihren API-Schlüssel an den gewählten Modellanbieter übermittelt.
Der Administrator aktiviert die KI separat für Aufgaben, Chats und das Fenster des KI-Assistenten. Der Benutzer wählt die für die Antwort benötigten Quellen aus. E-Mail ist als Wissensquelle standardmäßig deaktiviert. Nach der Aktivierung können der KI-Assistent und die Automatisierungen ausschließlich auf die eigenen Postfächer des Benutzers zugreifen.
Der KI-Assistent verwendet nur Inhalte, auf die Sie Zugriff haben. Der globale Administrator verwaltet die Anwendung und sieht Aufgaben sowie Chats, doch E-Mails, Notizen und Gespräche mit dem KI-Assistenten bleiben auch für ihn privat. API-Schlüssel und SMTP-Passwörter, also die Anmeldedaten für den E-Mail-Versandserver, werden in der Datenbank verschlüsselt.
Der Server verbindet sich mit den Diensten, die aktiviert wurden, z. B. mit dem KI-Anbieter, dem E-Mail-Server, Google Kalender oder n8n-Webhooks. Ohne gesonderte Entscheidung verbindet er sich nur mit dem Lizenzportal, dem er die Lizenzdaten und die Programmversion übermittelt, jedoch keine Inhalte aus der Datenbank. Der Browser lädt Bibliotheken, Schriftarten, Symbole und Avatare vom Anwendungsserver und nicht von externen Diensten. Das bedeutet, dass der Browser selbst diese Elemente nicht von fremden Servern abruft.
Der KI-Assistent liest Dateien in den Formaten TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX und PDF. Das Programm verfügt nicht über OCR, also eine Funktion zur Texterkennung in Scans. Daher kann es weder gescannte PDF-Dateien noch Dokumente im alten DOC-Format lesen. Bilder kann es visuell analysieren, sofern das ausgewählte Modell diese Funktion unterstützt.
Prüfen Sie vor der Anbindung eines Anbieters dessen Bedingungen zur Datenverarbeitung. Anbieter, Schlüssel, Modell, maximale Antwortlänge, Gesprächsverlauf und Zusammenfassungen von Anhängen legen Sie unter Einstellungen → KI fest.
Beginnen Sie morgen mit einem einzigen Thread
Wählen Sie zunächst einen Thread aus, dessen Lektüre heute mehr als fünf Minuten gedauert hat. Fragen Sie den KI-Assistenten morgen früh darin: „Was wurde vereinbart, wer ist wofür verantwortlich und welche Fristen wurden genannt?“.
Konfigurieren Sie nicht sofort sieben Szenarien. Testen Sie ein Ergebnis mit Ihren eigenen Daten in der Demo.
Häufig gestellte Fragen
Kann KI im Unternehmen etwas ohne meinen Klick erledigen?
Der KI-Assistent speichert nichts für Sie - eine Aufgabe wird in einem Formular erstellt, das Sie bestätigen, und eine E-Mail wird erst nach Ihrer Bestätigung versendet. Ohne Ihren Klick funktionieren nur eine zuvor gespeicherte und aktivierte Automatisierung sowie eine Erinnerung oder ein Plan des KI-Agenten, den Sie selbst in Auftrag gegeben haben.
Welches KI-Modell sollte ich für den Einstieg wählen?
Wählen Sie für den Einstieg ein günstigeres Modell, das in Ihrem Konto verfügbar ist, und testen Sie es mit Zusammenfassungen, Checklisten und Übersetzungen. Bei langen Dokumenten können Sie das Ergebnis mit einem leistungsfähigeren Modell vergleichen, indem Sie unter Einstellungen → KI ein einziges Feld ändern.
Gelangen Daten von meinem Server zum KI-Anbieter?
Ja, der Inhalt der Anfrage und der als Quelle ausgewählte Kontext werden an den Anbieter übermittelt. Die Anwendungsdaten bleiben auf Ihrem Server, die Anfrage wird jedoch vom ausgewählten Anbieter mit Ihrem API-Schlüssel verarbeitet.
Muss ich für KI bezahlen, um Task Manager zu verwenden?
Nein, Task Manager funktioniert auch ohne KI. Ein Konto bei einem Modellanbieter ist optional. Nach der Verknüpfung bezahlen Sie den Anbieter direkt und ohne Aufschlag eines Vermittlers.
Wird ein Plan des KI-Agenten auch nach dem Schließen des Browsers ausgeführt?
Nein, es sei denn, auf dem Server läuft ein CRON-Job. Zeitversetzte Schritte des KI-Agenten und im Hintergrund versendete E-Mails erfordern einen CRON-Job, also eine regelmäßig ausgeführte Serveraufgabe, die Aktionen ohne geöffneten Browser startet.
Quellen
- Główny Urząd Statystyczny, „Informationsgesellschaft in Polen im Jahr 2025“
- OpenAI, „Preise“
- Anthropic, „Preise“
- Google, „Preise der Gemini Developer API“
- Task Manager, Preise
- Task Manager, „KI-Assistent“
- Task Manager, Anleitungen zu „KI-Assistent“, „KI-Einstellungen“ und „Automatisierungen“ - https://taskmanager.pl/materialy/asystent-ai, https://taskmanager.pl/materialy/ustawienia-ai, https://taskmanager.pl/materialy/automatyzacje (abgerufen am: 2026-09-22)
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
