Hétfő, 8:40. Ola, a héttagú Bilans Plus könyvelőiroda munkatársa visszatér a szabadságáról, és egyetlen beszélgetésszálban 46 üzenet várja. Ola számára az AI csak akkor hasznos a cégnél, ha segít eljutni ettől a számtól a döntésekig és határidőkig. A GUS adatai szerint 2025-ben a legalább 10 főt foglalkoztató cégek 8,7%-a használt AI-t, míg a 10-49 főt foglalkoztató kisvállalkozások körében ez az arány 6,1% volt. Egy újabb, mesterséges intelligenciáról szóló prezentáció helyett hét konkrét helyzetet láthatsz, a hozzájuk tartozó utasítással, eredménnyel és költséggel.
Az AI akkor hasznos a cégnél, ha a megfelelő kontextussal dolgozik
Az AI akkor takarít meg időt a cégnél, ha nem kell kézzel átmásolnod bele az e-maileket, feladatokat és megállapodásokat. A Task Managerben megjelölöd a forrásokat, az AI-asszisztens pedig azoknak a tartalmaknak az alapján válaszol, amelyekhez hozzáférsz.
Egy másik böngészőlapon megnyitott egyszerű csevegés nem tudja, ki a Nord ügyfél, milyen határidő hangzott el egy hete, és miért vár Marek a látványtervvel. Ezért először bemásolod a beszélgetést a modellbe, majd visszamásolod a választ. Egy rövid kérdésnél ez egy percig tart, de 20 ilyen művelet már időmegtakarítás helyett újabb feladatot jelent.
A Task Managerben forrásként megjelölheted a saját feladataidat, a Naptárt, egy teljes Munkaterületet, egy konkrét feladatot, csevegést, jegyzetet, mappát, egyetlen fájlt vagy a saját postafiókodat. A sáv megmutatja, mennyi tudás fért bele a kérésbe, az AI-asszisztens pedig jelzi, mit nem vett figyelembe.
A szolgáltatót te választod ki: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude vagy xAI Grok. Megadod a saját API-kulcsodat, a modelllista pedig betöltődik a fiókodból. Erről a működésről többet is megtudhatsz a Task Manager AI-asszisztenséről szóló oldalon.
Az AI és az Automatizálások hét munkahelyi felhasználási módja
Az AI-asszisztens összefoglalja a beszélgetést, ellenőrzőlistát állít össze, fájlt tartalmazó táblázatot készít, lefordít egy üzenetet, emlékeztetőt állít be és javaslatot tesz az AI-ügynök tervére; egy külön forgatókönyv pedig bemutat egy Automatizálási szabályt, amely feladatot hoz létre egy e-mail beérkezésekor. Ez hét egymástól független helyzet a Bilans Plus, a Studio Kreska és a Termo-Serwis életéből, nem pedig egyetlen hét terve.
Az AI-asszisztens előkészíti a tartalmat és az űrlapokat, de a feladatot te mented el, az e-mailt te hagyod jóvá, és az Automatizálási szabályt is te kapcsolod be.
1. Visszatérsz a szabadságról, és 46 üzenet vár a beszélgetésszálban
Hétfőn Ola megnyitja a „Megállapodások az ügyféllel” című beszélgetést. Ahelyett, hogy mindent sorban elolvasna, a Rendszerezd funkcióban az Összefoglalás módot választja, amely minden üzenetet 1-2 mondatra rövidít, és a beszélgetést 8 üzenetből álló csoportokban dolgozza fel.
Privát kérdést is feltehet a beszélgetésszálban: „Foglald össze ezt a beszélgetést. Sorold fel a döntéseket, a határidőket és a felelős személyeket”. A választ csak ő látja, a „CSAK NEKED” címkével.
A Rendszerezd előnézete az aktuális munkamenet befejezése után eltűnik, az eredeti üzenetek pedig változatlanok maradnak. A program nem menti el a beszélgetés új változatát.
Így működik a beszélgetések AI-alapú összefoglalása: először megkapod a rövid összefoglalót, és csak utána nyitod meg azokat az üzeneteket, amelyek döntést igényelnek.
2. A kétoldalas briefből öt pont lesz
Kedden Michał, a tizenkét fős Studio Kreska munkatársa megnyitja a „Weboldalprojekt” feladatot. A leírás kétoldalas, ezért privát üzenetben ezt írja: „Készíts kipipálható ellenőrzőlistát a feladat leírásából”.
Az AI-asszisztens öt pontot ad vissza, de a válasza továbbra is privát. Michał ezért teendőlistaként átmásolja őket a feladat leírásába. Ettől kezdve a csapat szerkesztés megnyitása nélkül pipálhatja ki az egyes tételeket, a sáv mutatja az előrehaladást, az elvégzett pont mellett pedig látható, ki jelölte meg.
Amikor Ania befejezi a látványterveket, és kipipálja a saját tételét, a többiek is ugyanezt az állapotot látják. A különbség egyszerű: az AI-asszisztens válaszában szereplő ellenőrzőlista Michał munkáját segíti, a feladat leírásában található teendőlista pedig az egész csapatét.
3. Az e-mailben érkező reklamációból feladat lesz
Szerdán 16:47-kor reklamáció érkezik a kilencfős Termo-Serwishez. Nem az AI-asszisztens kezeli önállóan, hanem egy korábban elmentett és bekapcsolt Automatizálási szabály.
Az Automatizálási szabály reagál az új e-mailre, és ellenőrzi az egyszerű mondatban leírt feltételt. Ezután feladatot hoz létre az Értékesítés Munkaterületen Kasia Wójcik számára, magas prioritással és egy nappal későbbi határidővel.
Az Automatizálások „AMIKOR - HA - AKKOR” felépítésűek, és az alkalmazáson belül működnek. A szabály figyelembe veheti a feladót, a tárgyat, a postafiókot és a melléklet jelenlétét, egy Automatizálási szabály pedig legfeljebb 10 műveletet kezelhet.
Az Automatizálások biztonsági megoldásai
Indítás előtt a „Tesztelés” gombra kattintasz, hogy a műveletek végrehajtása nélkül lásd a várható eredményt. Az előzmények 30 napot ölelnek fel, és megmutatják a kihagyások okait, valamint a hibákat. Három egymást követő hiba után az Automatizálási szabály leáll, és e-mailt küld. A levelezési szabály kizárólag a létrehozója postafiókjaira reagál.
A Levelezés és az Automatizálások a Pro csomag részei. A teljes folyamatot az e-mail, amely feladatot hoz létre példája mutatja be.
4. A kimutatás kézi másolás nélkül kerül az Excelbe
Michał kimutatást kér az AI-asszisztenstől a kiválasztott Munkaterületről. A táblázat ellenőrzése után hozzáteszi: „Készíts ebből Excel-fájlt”.
Az AI elkészíti a tartalmat, az alkalmazás pedig létrehozza a fájlt. Az elérhető formátumok: PDF, DOCX, XLSX, CSV és HTML. A privát link 24 órán át működik, és csak olyan bejelentkezett személy nyithatja meg, aki hozzáfér a forrásként szolgáló feladathoz vagy csevegéshez.
Egy nagy projekt esetén Michał konkrét Munkaterületet vagy egyes feladatokat jelöl meg forrásként, ahelyett hogy egyszerre mindenre rákérdezne. A forrássáv megmutatja, mennyi tartalom fért bele a lekérdezésbe, így nem kell találgatnia, hogy a jelentés minden anyagot feldolgozott-e.
5. Egy német bérlő lengyel technikusoknak ír
Pénteken a Termo-Serwis üzenetet kap a csarnok üzemeltetőjétől. Kasia ezt kérdezi a beszélgetésszálban: „Fordítsd le lengyelre az utolsó üzenetet”, majd a válasz elkészítése után annak ellenkező irányú fordítását kéri.
Az AI-asszisztens látja a beszélgetés megjelölt kontextusát, ezért megőrizheti a berendezések nevét és a korábbi megállapodásokat. A fordításon a „CSAK NEKED” címke látható. Az ügyfél csak azt a szöveget kapja meg, amelyet Kasia ellenőriz, majd bemásol egy hagyományos üzenetbe.
6. Egyetlen mondat gondoskodik a számla határidejéről
Ola ezt írja be: „Holnap 9-kor emlékeztess a Nord számlájára”. A másik típus a feladat határidejéhez rögzített emlékeztető, például egy nappal a határidő előtt - ha a határidő módosul, az emlékeztető is vele együtt tolódik. Egyszerre 50 emlékeztető lehet aktív.
Az AI-asszisztens naponta egyszer összefoglalót küld a mára esedékes és lejárt feladatok számával. Az Értesítési központ külön emlékeztet 15 perccel az esemény előtt, az esemény kezdetekor és egy órával a feladat határideje előtt, valamint reggeli összefoglalót jelenít meg a napi listával.
Az alkalmazáson belüli emlékeztetők mindig működnek. A háttérben, bezárt alkalmazás mellett küldött e-mailekhez CRON szükséges, vagyis egy rendszeresen futtatott szerverfeladat. A program az emlékeztető beállításakor figyelmeztet erre.
7. Az AI-ügynök egyetlen válasz helyett tervet készít
Ola Kasia válaszára vár a Nord ajánlatával kapcsolatban. Összetett utasítást ad: „Ha Kasia holnapig nem válaszol, 8:30-kor emlékeztesd, 9:00-kor pedig szólj nekem”.
Az AI-ügynök az AI-asszisztens többlépéses feladatokhoz készült üzemmódja. Tervet javasol, amely megjelenik a beszélgetésszálban, és kizárólag az azt elindító személy jogosultságain belül működik. A későbbre időzített lépésekhez CRON szükséges a szerveren.
Ez több egy szöveges válasznál, de a további műveletek előtt továbbra is látod a tervet. Az üzemmód részleteit az AI-ügynök oldala ismerteti.
Mihez szükséges a jóváhagyásod, és mi nem módosít semmit a programban
Az AI-asszisztens szöveges válaszai semmit sem módosítanak a programban. Te mented el a feladatot, hagyod jóvá az e-mail elküldését, és kapcsolod be az Automatizálási szabályt.
| Mit készít elő az AI | Mi történik ezután |
|---|---|
| Összefoglaló, táblázat, fordítás vagy ellenőrzőlista a beszélgetésszálban | A válasz privát tartalom marad, és semmit sem módosít |
| Feladat az asszisztenstől | Az AI-asszisztens megnyitja az előre kitöltött űrlapot, te pedig elmented a feladatot |
| E-mail az asszisztenstől | Az üzenetet csak a jóváhagyásod után küldi el |
| Automatizálási szabály | Elmented és bekapcsolod, a „Tesztelés” pedig nem hajt végre műveletet |
| Emlékeztető vagy az AI-ügynök terve | Az utasításod alapján jön létre, és látható a beszélgetésszálban |
Bekapcsolása után az Automatizálás végrehajtja a mentett műveleteket, például feladatot hoz létre egy e-mail beérkezésekor. A szerző jogosultságaival működik, óránkénti futtatási korláttal és a végtelen ciklusok elleni védelemmel rendelkezik.
Mennyibe kerül az AI egy cégnél: egyszeri licenc, külön tokenköltségek
A Task Manager AI-költsége a program licencéből és a modell használatáért fizetendő opcionális díjakból áll. A tokenekért saját API-kulcsoddal közvetlenül az OpenAI, a Google, az Anthropic vagy az xAI részére fizetsz, a Task Manager árrése nélkül.
A licenc örökös, ára pedig a felhasználói helyek számától függ. Felhasználónként nem kell előfizetést fizetned. Az ár 12 hónapnyi frissítést tartalmaz. Később megújíthatod az új verziókhoz való hozzáférést, vagy további licencdíjak nélkül megtarthatod a meglévő verziót.
| Csomag | Standard | Pro |
|---|---|---|
| Starter, legfeljebb 8 főig | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic, legfeljebb 20 főig | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max, legfeljebb 35 főig | 2 290 zł | 5 990 zł |
A Pro csomag hozzáadja a Levelezést, Fájlokat, Automatizálásokat, AES-256 tartalomtitkosítást és az AI tudásbázist, amely lehetővé teszi, hogy az asszisztens a teljes vállalat anyagaiból válaszoljon. Maga az AI-asszisztens mindkét csomagban működik. 35 fő feletti csapatok számára elérhető az Enterprise csomag, egyedi árazással.
A szolgáltatók külön számolják el a bemeneti és kimeneti tokeneket. A token a modell által feldolgozott szövegrészlet. Az Anthropic becslése szerint egy token körülbelül négy angol karakternek felel meg, a lengyel nyelvű szöveg azonban általában több tokent használ.
8000 bemeneti és 600 válaszgenerálási tokennel számolva egy összefoglaló körülbelül 0,003 és 0,02 USD közötti összegbe kerülhet, a modelltől függően. Egy 10 fős csapat, amelyben mindenki 10 ilyen kérdést tesz fel 22 munkanapon keresztül, 2200 lekérdezést generál. A becsült havi számla néhány USD és körülbelül 44 USD között lesz. A költési korlátot a szolgáltató kezelőpaneljén állíthatod be.
A program AI nélkül is működik, így a modellek díja opcionális. Az elszámolás módját részletesebben az árrés nélküli AI-költségekről szóló oldal ismerteti.
Hová kerülnek az adatok, amikor összefoglalót kérsz
Az alkalmazás adatai, például a feladatok, üzenetek, fájlok és levelek a saját szervereden találhatók. Amikor az AI-asszisztenst használod, a lekérdezés kontextusaként megjelölt tartalom azonban a saját API-kulcsoddal kiválasztott modellszolgáltatóhoz kerül.
Az adminisztrátor külön engedélyezi az AI-t a feladatokhoz, a csevegésekhez és az AI-asszisztens ablakához, a felhasználó pedig megjelöli a válaszhoz szükséges forrásokat. A Levelezés tudásforrásként alapértelmezetten ki van kapcsolva. Bekapcsolása után az AI-asszisztens és az Automatizálások kizárólag a felhasználó saját postafiókjait látják.
Az AI-asszisztens csak azokat a tartalmakat használja, amelyekhez hozzáférsz. A globális adminisztrátor kezeli az alkalmazást, valamint látja a feladatokat és a csevegéseket, de a levelek, a jegyzetek és az AI-asszisztenssel folytatott beszélgetések előtte is privátak maradnak. Az API-kulcsok és az SMTP-jelszavak, vagyis a leveleket küldő szerver bejelentkezési adatai titkosítva vannak az adatbázisban.
A szerver azokkal a szolgáltatásokkal lép kapcsolatba, amelyeket bekapcsoltál, pl. az AI-szolgáltatóval, a levelezőszerverrel, a Google Naptárral vagy az n8n webhookokkal. Külön döntés nélkül csak a licencpanellel kommunikál, amelynek átadja a licenc adatait és a program verzióját, az adatbázis tartalma nélkül. A böngésző a könyvtárakat, betűtípusokat, ikonokat és profilképeket az alkalmazás szerveréről tölti le, nem külső szolgáltatásoktól. Ez azt jelenti, hogy maga a böngésző nem kapcsolódik ezekért az elemekért idegen szerverekhez.
Az AI-asszisztens TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX és PDF fájlokat olvas. A program nem rendelkezik OCR-rel, vagyis a beszkennelt szöveget felismerő funkcióval, ezért nem tudja beolvasni a beszkennelt PDF-eket vagy a régi DOC formátumú dokumentumokat. A képeket vizuálisan is elemezheti, ha a kiválasztott modell támogatja ezt a funkciót.
A szolgáltató csatlakoztatása előtt ellenőrizd az adatkezelési feltételeit. A szolgáltatót, a kulcsot, a modellt, a válasz maximális hosszát, a beszélgetési előzményeket és a mellékletek összefoglalását a Beállítások → AI menüpontban állíthatod be.
Holnap kezdd egyetlen beszélgetésszállal
Elsőként válassz egy olyan beszélgetésszálat, amelynek elolvasása ma több mint öt percet vett igénybe. Holnap reggel kérdezd meg benne az AI-asszisztenst: „Miben állapodtak meg, ki miért felel, és milyen határidőket adtak meg?”.
Ne állíts be rögtön hét forgatókönyvet. Ellenőrizz egyetlen eredményt a saját adataiddal a Demo verzióban.
Gyakori kérdések
Tehet valamit az AI a cégnél anélkül, hogy kattintanék?
Az AI-asszisztens önmagában semmit sem ment el helyetted - a feladat egy űrlapon jön létre, amelyet te hagysz jóvá, az e-mail pedig csak a megerősítésed után lesz elküldve. A kattintásod nélkül csak egy korábban elmentett és bekapcsolt Automatizálás, valamint egy emlékeztető vagy az általad elindított AI-ügynök terve működik.
Melyik AI-modellt válasszam kezdetnek?
Kezdetnek válassz egy olcsóbb, a fiókodban elérhető modellt, és próbáld ki összefoglalókhoz, ellenőrzőlistákhoz és fordításokhoz. Hosszú dokumentumoknál összehasonlíthatod az eredményt egy fejlettebb modellével úgy, hogy egyetlen mezőt módosítasz a Beállítások → AI menüpontban.
A szerveremen lévő adatok eljutnak az AI-szolgáltatóhoz?
Igen, a szolgáltató megkapja a kérés tartalmát és a forrásként megjelölt kontextust. Az alkalmazás adatai a szervereden maradnak, de a kérést a kiválasztott szolgáltató dolgozza fel a saját API-kulcsoddal.
Fizetnem kell az AI-ért a Task Manager használatához?
Nem, a Task Manager AI nélkül is működik. A modellszolgáltatónál vezetett fiók opcionális, csatlakoztatása után pedig közvetlenül a szolgáltatónak fizetsz, közvetítői árrés nélkül.
Működni fog az AI-ügynök terve a böngésző bezárása után?
Nem, kivéve, ha a szerveren fut CRON. Az AI-ügynök későbbre ütemezett lépései és a háttérben küldött e-mailek működéséhez CRON szükséges, vagyis egy rendszeresen futó szerverfeladat, amely nyitott böngésző nélkül is elindítja a műveleteket.
Források
- Lengyel Központi Statisztikai Hivatal, „Információs társadalom Lengyelországban 2025-ben”
- OpenAI, „Árazás”
- Anthropic, „Árazás”
- Google, „A Gemini Developer API árazása”
- Task Manager, árak
- Task Manager, „AI-asszisztens”
- Task Manager, „AI-asszisztens”, „AI-beállítások” és „Automatizálások” útmutatók - https://taskmanager.pl/materialy/asystent-ai, https://taskmanager.pl/materialy/ustawienia-ai, https://taskmanager.pl/materialy/automatyzacje (hozzáférés: 2026-09-22)
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
