Selon l'office polonais des statistiques (GUS), en 2025, 8,7 % des entreprises employant au moins 10 personnes utilisaient des technologies d'intelligence artificielle, et 6,1 % parmi les petites entreprises (10-49 personnes). Le reste connaît l'IA surtout à travers des présentations et des gros titres. Ce texte montre sept tâches que l'Assistant IA de Task Manager accomplit dans une journée de travail ordinaire de l'équipe : ce que vous lui dites, ce que vous obtenez et combien ça coûte.
En quoi une IA tissée dans le travail diffère d'un chatbot à côté
La plupart des entreprises qui ont « essayé l'IA » ont ouvert un chat dans le navigateur, collé un e-mail et recollé la réponse. Le modèle ne sait pas qui est qui dans l'équipe, quelle est l'échéance ni ce qui a été décidé la semaine dernière. Dans Task Manager, l'Assistant IA se trouve là où se fait le travail : vous l'interrogez sur un fil ouvert, vous indiquez un espace de travail, une note ou un dossier de fichiers comme source. Vous choisissez vous-même le modèle parmi OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude et xAI Grok - la différence ne tient pas au modèle, mais au fait que l'IA voit le contexte et a la main sur le programme.
Voici sept situations issues de trois équipes : le cabinet comptable Bilans Plus de Poznań (7 personnes), l'agence Studio Kreska de Wrocław (12 personnes) et le service Termo-Serwis près de Łódź (9 personnes). Les entreprises sont fictives, les commandes et les résultats sont réels.
1. Résumé d'un long fil de discussion
Situation. Ola, de Bilans Plus, revient de congés. Dans la tâche « Offre pour le client Nord », 46 messages l'attendent : le client a modifié le périmètre, Marek a posé des questions sur la TVA, quelqu'un a déposé trois versions du contrat.
Commande. Dans le fil, elle clique sur Structurer et choisit Résumer. Ou bien elle bascule le champ de message en mode question (bouton Assistant IA) et écrit : « Résume ce fil - ce qui a été décidé, qui est responsable de quoi, quelles échéances ont été fixées ».
Ce qu'elle obtient. En mode Résumer, chaque message devient 1 à 2 phrases, par lots de 8 en partant des plus récents. En mode question - un seul résumé divisé en décisions, échéances et « qui fait quoi », visible seulement par la personne qui a posé la question. Les originaux restent intacts, et sous chaque message traité figure la mention « L'IA peut se tromper ». Une quinzaine de secondes au lieu d'une demi-heure de lecture.
Sur la capture ci-dessous, un exemple plus court issu de la démo : la discussion « Accords avec le client », 14 messages sur trois jours. L'assistant en a tiré trois décisions concernant le site (tonalité sombre, formulaire de contact, blog en deuxième étape), deux échéances (retours sur la maquette demain avant 15h00, réunion vendredi 25 septembre à 11h00) et une répartition du travail entre Marek, Anna et Ola - avec deux variantes de l'offre, 14 900 et 19 800 zł.
En savoir plus : Résumés.
2. Checklist à partir de la description d'une tâche
Situation. Chez Studio Kreska, Michał crée la tâche « Projet de site » pour le client ABC. La description fait deux pages : structure des sous-pages, textes en deux langues, maquettes, développement, mise en ligne du contenu et réception.
Commande. Dans le fil de la tâche, il active le mode question (bouton Assistant IA) et écrit : « Fais de la description de la tâche une checklist à cocher ».
Ce qu'il obtient. Une liste d'éléments avec cases à cocher et une barre de progression, visible uniquement par lui - la discussion avec l'Assistant dans le fil est privée. Sur la capture ci-dessous, cinq éléments, dont deux déjà cochés et barrés (structure des cinq sous-pages validée avec le client, textes PL et EN réunis), la barre affiche « 2 sur 5 faits ». Pour que toute l'équipe travaille sur la liste, Michał copie les éléments dans le champ Description de la tâche et les marque avec le bouton Liste de tâches (le même que dans l'éditeur de messages). Dès lors, la checklist est cliquable dans la carte de la tâche, et l'état des cases est partagé : quand Ania coche les maquettes, les autres le voient immédiatement, avec son mini avatar et la date. Un quart d'heure de rédaction du brief se résume à une phrase et un collage.
En savoir plus : Checklists.
3. Un e-mail qui devient une tâche
Situation. Chez Termo-Serwis, les réclamations et signalements de problèmes arrivent par e-mail, à des horaires et sous des formes variées. Jusqu'ici, quelqu'un parcourait la boîte mail le matin et les recopiait sur une liste.
Commande. Le propriétaire décrit une règle à l'Assistant : « Quand un nouvel e-mail arrive dans la boîte mail et que l'IA estime qu'il s'agit d'une réclamation, d'une plainte ou d'un signalement de problème, crée une tâche dans l'espace de travail Ventes pour Kasia Wójcik avec une priorité élevée et une échéance à demain ». L'Assistant compose une ébauche de règle QUAND - SI - EXÉCUTER et affiche une carte « Aller aux Automatisations ». Le propriétaire corrige un champ, clique sur Enregistrer, puis sur Activer.
Ce qu'il obtient. Chaque e-mail que l'IA juge être une réclamation devient une tâche avec une personne et une échéance, avant même que quelqu'un ouvre la boîte mail. La condition « l'IA évalue » voit l'expéditeur, l'objet, un extrait du contenu et les noms des pièces jointes ; en cas de doute, elle répond « non » - l'automatisme préfère ne rien faire plutôt que de mal faire. Pour économiser sur les requêtes, vous pouvez ajouter avant elle des conditions moins coûteuses (par exemple une boîte mail précise ou un mot dans l'objet) - l'IA n'évalue alors que ce qui les franchit. Le bouton Tester montre ce qui se passerait, sans rien exécuter. Ce scénario nécessite Messagerie et Automatisations (variante Pro).
Sur la capture, la règle « Réclamation d'un client » de la démo, encore désactivée, juste après son enregistrement : la condition IA rédigée en langage naturel (« Le message est une réclamation, une plainte ou un signalement de problème - l'auteur est mécontent, quelque chose ne fonctionne pas ou il exige une réparation, un remboursement ou des explications ») et l'action « Créer une tâche » avec les puces Ventes, pour : Kasia Wójcik, priorité : élevée, échéance : +1 jour.
Tout le scénario étape par étape : L'e-mail qui crée lui-même une tâche.
4. Tableau des tâches et export vers Excel
Situation. La direction de Studio Kreska souhaite chaque mois un état des tâches clôturées par client. Michał le faisait dans un tableur, en copiant depuis la liste.
Commande. Dans le panneau de l'Assistant, avec l'espace de travail Clients indiqué : « Fais un tableau des tâches terminées en septembre : client, sujet, qui a clôturé, échéance, en retard ou non ». Après vérification : « Génère un fichier Excel à partir de ça ».
Ce qu'il obtient. Le tableau directement dans la réponse, puis après la seconde commande, un bouton « Télécharger » avec le fichier .xlsx. Word, PDF, CSV et HTML fonctionnent de la même façon - l'IA rédige le contenu, le programme compose le fichier. Les données proviennent uniquement des tâches auxquelles la personne qui interroge a accès ; pour des questions très larges, restreignez la période ou l'espace de travail.
En savoir plus : Tableaux et états.
5. Traduction des messages dans un fil
Situation. Termo-Serwis assure la maintenance d'un hangar loué par un locataire allemand. Le responsable du site écrit en allemand, les techniciens répondent en polonais.
Commande. Dans le fil, en mode question : « Traduis le dernier message en polonais ». Une fois la réponse établie : « Traduis en allemand : remplacement de la vanne vendredi à 8h00, accès à la salle des machines nécessaire ».
Ce qu'il obtient. La traduction à côté de l'original, visible uniquement par la personne qui a posé la question (badge « VISIBLE PAR VOUS SEUL »). Il copie la version à envoyer dans un message normal et décide lui-même ce qui part au client. Le modèle connaît le contexte du fil, donc « vanne » ne devient pas « soupape ».
6. Un rappel en une phrase
Situation. Ola doit envoyer la déclaration du client avant le 25 ; l'échéance de la tâche est le 24. Elle veut un rappel, mais ne veut pas cliquer dans le calendrier.
Commande. Dans le fil de la tâche : « Rappelle-moi cette tâche un jour avant l'échéance ». Ou dans le panneau de l'Assistant : « Rappelle-moi demain à 9h la facture pour Nord et envoie-la aussi par e-mail ».
Ce qu'elle obtient. Dans le fil de la tâche, un rappel épinglé à l'échéance est créé immédiatement - le programme calcule le moment, et l'Assistant répond « Rappel programmé : un jour avant l'échéance » avec la date et l'heure. Si l'échéance passe au 28, le rappel bascule automatiquement au 27. Dans le panneau, pour une date précise, vous recevez d'abord une carte avec la date et cliquez sur « Oui, exécute » - c'est seulement alors que le rappel existe. À l'heure indiquée, une notification arrive dans l'application, un e-mail uniquement sur demande explicite. Vous consultez la liste avec la phrase « montre mes rappels », et vous annulez les rappels superflus avec « annule le rappel » suivi du numéro de la liste.
7. Agent IA : un plan plutôt qu'une simple réponse
Situation. Ola, de Bilans Plus, attend dans le fil « Offre pour le client Nord » une réponse de Kasia Wójcik. Sans elle, elle ne peut pas finaliser l'offre, et elle ne veut pas surveiller le fil.
Commande. Dans le fil de la tâche, en mode question : « Si Kasia ne répond pas d'ici demain, rappelle-le-lui à 8h30, et préviens-moi à 9h00 ».
Ce qu'elle obtient. L'Agent IA enregistre le plan immédiatement et l'affiche dans le fil sous forme d'entrée « Plan IA n°16 enregistré » avec une phrase de synthèse (« J'attends la réponse de Kasia jusqu'à demain 8h30. Si elle ne répond pas, je le rappellerai dans le fil et je vous préviendrai à 9h00. ») et trois étapes datées : (1) attendre la réponse jusqu'à 8h30, (2) envoyer le message à 8h30, (3) prévenir à 9h00. Les étapes « pour maintenant » s'exécutent immédiatement, les étapes différées sont déclenchées par le cron du serveur. Si Kasia répond à 16h00, les étapes conditionnelles sont ignorées et le plan s'éteint de lui-même. Sous l'entrée figure la commande d'annulation prête à l'emploi : « @aipriv /annuler plan 16 », utilisable à tout moment. L'Agent agit dans les limites des autorisations d'Ola, et uniquement parmi les participants du fil.
En quoi l'Agent IA diffère de l'Assistant : Agent IA.
Ce qui exige une confirmation, et ce qui n'en exige pas
| Quoi | Confirmation |
|---|---|
| Résumé, tableau, traduction, checklist | non - la réponse seule ne change rien |
| Tâche créée par l'Assistant | oui - Enregistrer dans la fenêtre de la tâche |
| E-mail créé par l'Assistant | oui - « Envoyer » |
| Règle d'automatisation | oui - Enregistrer et Activer |
| Rappel depuis le panneau | oui - « Oui, exécute » |
| Rappel depuis le fil (épinglé à l'échéance) | non - immédiat ; annulation via « annule le rappel » |
| Plan de l'Agent IA | non - le plan s'enregistre immédiatement ; vous l'annulez en une phrase |
Si le modèle écrit « j'ai programmé le rappel » sans l'avoir fait, un encadré jaune « Rectification » apparaît sous la réponse avec ce qui s'est réellement passé.
Combien ça coûte : votre propre clé, sans marge
Task Manager ne vend pas de forfaits IA. Vous achetez la licence du programme une seule fois : la variante Standard comprend Starter à 690 zł HT (jusqu'à 8 personnes), Classic à 1 490 zł (9-20 personnes) et Max à 2 290 zł (21-35 personnes) ; la variante Pro avec Messagerie, Fichiers et Automatisations, nécessaire pour le scénario 3, coûte 1 990 / 3 990 / 5 990 zł HT (tarifs complets). Pour les requêtes, vous payez le fournisseur du modèle selon son propre tarif, sur votre propre clé API, sans marge et sans limite de « requêtes incluses ».
Les fournisseurs facturent des tokens, c'est-à-dire des fragments de texte (selon Anthropic, environ 4 caractères en anglais ; le polonais en consomme davantage). Quelques tarifs par million de tokens issus des grilles officielles (USD, au 20 septembre 2026) :
| Fournisseur et modèle | Entrée (1 M de tokens) | Sortie (1 M de tokens) |
|---|---|---|
| OpenAI gpt-5-mini | 0,25 USD | 2,00 USD |
| OpenAI gpt-4.1 | 2,00 USD | 8,00 USD |
| Anthropic Claude Haiku 4.5 | 1,00 USD | 5,00 USD |
| Anthropic Claude Sonnet 5 | 2,00 USD | 10,00 USD |
| Google Gemini 3.5 Flash-Lite | 0,30 USD | 2,50 USD |
| Google Gemini 3.5 Flash | 1,50 USD | 9,00 USD |
Exemple de la section 1 : un fil de 46 messages représente, disons, 8 000 tokens en entrée, et le résumé - 600 en sortie. Sur gpt-5-mini, cela coûte environ 0,003 USD (8 000 × 0,25 / 1 M + 600 × 2 / 1 M), sur Claude Haiku 4.5 environ 0,011 USD, sur gpt-4.1, Claude Sonnet 5 ou Gemini 3.5 Flash - environ 0,02 USD, soit deux centimes. Une équipe de 10 personnes posant 10 questions par jour sur 22 jours ouvrés, cela fait 2 200 requêtes par mois : environ 44 USD à deux centimes la requête, quelques dollars avec un modèle de classe « mini ». Il s'agit d'une estimation : la facture dépend du modèle, de la longueur des fils et du nombre de sources ; vous fixez une limite de dépenses dans le panneau du fournisseur. Nous ne citons pas le tarif de xAI pour Grok, car nous ne l'avons pas vérifié à la date de publication.
Détails de la facturation : Coûts IA sans marge.
Où vont les données
Les données de l'application - tâches, messages, fichiers, e-mails - se trouvent sur votre serveur. Mais lorsque vous demandez le résumé d'un fil, son contenu (et les pièces jointes indiquées) part dans la requête vers le fournisseur de modèle choisi, sur votre clé. Voici ce que fait le programme pour que vous gardiez le contrôle :
- L'administrateur décide de ce qui sert de source. La messagerie comme source de connaissances pour l'IA est désactivée par défaut, car la correspondance contient des données de tiers ; une fois activée, chacun ne voit que ses propres boîtes mail.
- Le modèle ne voit que ce à quoi vous avez accès. L'Assistant n'accédera pas à un espace de travail dont vous ne faites pas partie ; les documents de la base de connaissances sont filtrés par les autorisations. L'exception est l'administrateur, qui voit via l'Assistant toutes les tâches et discussions (mais pas les e-mails des autres).
- La clé API est chiffrée et, une fois enregistrée, n'est plus jamais affichée en entier.
- La barre d'occupation des sources indique la quantité de contenu qui a tenu dans la requête.
Avant d'activer l'IA pour l'équipe, lisez les conditions de traitement des données du fournisseur choisi - c'est vous qui concluez un contrat avec lui via la clé API. Vous pouvez changer de fournisseur à tout moment dans Paramètres → IA.
Les sept tâches décrites dans ce texte ne nécessitent ni déploiement ni changement de méthode de travail - juste une clé API et une phrase au bon endroit. Le plus simple est de le vérifier sur vos propres fils : Demo.
Questions fréquentes
L'IA peut-elle faire quelque chose dans le programme sans que je le sache ?
Sans que vous le sachiez - non ; sans clic - dans deux cas, oui. Une tâche, un e-mail, un rappel depuis le panneau et une règle d'automatisation attendent votre confirmation. Un plan de l'Agent IA et un rappel épinglé à une échéance s'enregistrent immédiatement après votre phrase, mais laissent une trace dans le fil et vous pouvez les annuler d'une seule commande (« @aipriv /annuler plan 16 », « annuler le rappel »).
Quel modèle choisir au départ ?
Un modèle moins cher de la famille « mini » ou « Flash » suffit pour les résumés, les checklists et les traductions. Un modèle plus coûteux a du sens pour les documents longs et les tableaux où la précision compte. Changer de modèle se fait en un clic dans Paramètres → IA.
Les données de mon serveur sont-elles transmises au fournisseur d'IA ?
Oui - dans la mesure où vous l'indiquez comme source de la discussion, ou que cela est couvert par une règle d'automatisation. Les données de l'application restent sur votre serveur ; la requête envoyée au fournisseur, avec son contexte, transite par votre clé, selon les conditions de ce fournisseur.
L'Agent IA fonctionnera-t-il si je ferme le navigateur ?
Les étapes du plan et les e-mails en arrière-plan nécessitent une tâche planifiée (cron) sur le serveur ; les hébergements avec cron HTTP conviennent aussi. Sans cela, les plans ne démarrent que lorsqu'un membre de l'équipe utilise l'application.
Sources
- Office central des statistiques de Pologne (GUS), « La société de l'information en Pologne en 2025 » (entreprises employant 10 personnes ou plus ; p. 112-114)
- OpenAI, « Pricing » (API)
- Anthropic, « Pricing » (Claude Developer Platform ; également l'estimation 1 token ≈ 4 caractères)
- Google, « Gemini Developer API pricing »
- Task Manager, tarifs
- Task Manager, guide utilisateur : Assistant IA, Paramètres IA, Automatisations - https://taskmanager.pl/materialy/asystent-ai, https://taskmanager.pl/materialy/ustawienia-ai, https://taskmanager.pl/materialy/automatyzacje (consulté le : 2026-09-20)
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