Lundi, 8:40. Ola revient de congé dans le cabinet comptable Bilans Plus, qui compte sept personnes, et découvre 46 messages dans un seul fil de discussion. Pour Ola, l’IA en entreprise n’a d’intérêt que si elle l’aide à passer de ce nombre à des décisions et des échéances. Selon le GUS, en 2025, 8,7% des entreprises employant au moins 10 personnes utilisaient l’IA, contre 6,1% parmi les petites entreprises de 10 à 49 personnes. Au lieu d’une nouvelle présentation sur l’intelligence artificielle, vous découvrirez sept situations concrètes avec l’instruction, le résultat et le coût.
L’IA en entreprise est utile lorsqu’elle s’appuie sur le bon contexte
L’IA en entreprise fait gagner du temps lorsque vous n’avez pas à lui transférer manuellement les e-mails, les tâches et les décisions. Dans Task Manager, vous sélectionnez les sources, et l’Assistant IA répond en s’appuyant sur les contenus auxquels vous avez accès.
Une discussion classique ouverte dans un autre onglet ne sait pas qui est le client Nord, quelle échéance a été fixée la semaine précédente ni pourquoi Marek attend avant de commencer la maquette. Vous devez donc d’abord copier la conversation dans le modèle, puis retransférer sa réponse. Pour une courte question, cela prend une minute, mais 20 opérations de ce type créent une nouvelle tâche au lieu de vous faire gagner du temps.
Dans Task Manager, vous pouvez choisir comme source vos tâches, le Calendrier, un Espace de travail entier, une tâche précise, une discussion, une note, un dossier, un fichier précis ou votre propre boîte mail. Une barre indique la quantité de connaissances incluse dans la requête, et l’Assistant précise les éléments qu’il n’a pas pris en compte.
Vous choisissez vous-même le fournisseur : OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. Vous saisissez votre propre clé API, et la liste des modèles est récupérée depuis votre compte. Pour en savoir plus sur ce mécanisme, consultez la page consacrée à l’Assistant IA dans Task Manager.
Sept cas d’usage de l’IA et des Automatisations au travail
L’Assistant IA résume une conversation, crée une checklist, prépare un tableau avec un fichier, traduit un message, définit un rappel et propose un plan de l’Agent IA. Un scénario distinct présente une Règle d’automatisation qui crée une tâche à la réception d’un e-mail. Il s’agit de sept situations indépendantes chez Bilans Plus, Studio Kreska et Termo-Serwis, et non du programme d’une seule semaine.
L’Assistant prépare le contenu et les formulaires, mais c’est vous qui enregistrez la tâche, confirmez l’e-mail ou activez la Règle d’automatisation.
1. Vous revenez de congé et 46 messages vous attendent dans un fil de discussion
Lundi, Ola ouvre la conversation « Accords avec le client ». Au lieu de tout lire dans l’ordre, elle sélectionne le mode Résumer de la fonctionnalité Structurer, qui réduit chaque message à 1-2 phrases et traite la conversation par lots de 8 messages.
Elle peut également poser une question privée dans le fil de discussion : « Résume cette conversation. Dresse la liste des décisions, des échéances et des personnes responsables. » Elle sera la seule à voir la réponse, accompagnée du badge « RIEN QUE POUR VOUS ».
L’aperçu de Structurer disparaît à la fin de la session en cours, tandis que les messages d’origine restent inchangés. Le logiciel n’enregistre pas de nouvelle version de la conversation.
C’est ainsi que fonctionne la fonctionnalité de résumé des conversations par l’IA : vous obtenez d’abord une synthèse, puis vous ouvrez uniquement les messages qui nécessitent une décision.
2. Un brief de deux pages devient une liste de cinq points
Mardi, Michał, qui travaille chez Studio Kreska, une agence de douze personnes, ouvre la tâche « Projet de site web ». La description fait deux pages. Il saisit donc en privé : « Transforme la description de la tâche en checklist à cocher. »
L’Assistant renvoie cinq points, mais sa réponse reste privée. Michał les transfère donc dans la description de la tâche sous forme de liste de tâches. L’équipe peut alors cocher les éléments sans passer en mode édition, une barre indique la progression et chaque élément terminé affiche la personne qui l’a coché.
Quand Ania termine les maquettes et coche son élément, les autres voient le même état. La différence est simple : la checklist dans la réponse de l’Assistant est destinée à Michał, tandis que la liste de tâches dans la description de la tâche sert à toute l’équipe.
3. Une réclamation reçue par e-mail devient une tâche
Mercredi à 16:47, Termo-Serwis, qui compte neuf personnes, reçoit une réclamation. Elle n’est pas traitée de manière autonome par l’Assistant IA, mais par une Règle d’automatisation préalablement enregistrée et activée.
La Règle d’automatisation réagit à un nouvel e-mail et vérifie une condition décrite par une phrase ordinaire. Elle crée ensuite une tâche dans l’Espace de travail Ventes pour Kasia Wójcik, avec une priorité élevée et une échéance fixée au lendemain.
Les Automatisations suivent le format « QUAND - SI - EXÉCUTER » et fonctionnent au sein de l’application. Une règle peut tenir compte de l’expéditeur, de l’objet, de la boîte mail et de la présence d’une pièce jointe, et une seule Règle d’automatisation peut gérer jusqu’à 10 actions.
Dispositifs de sécurité des Automatisations
Avant le lancement, vous cliquez sur « Tester » pour afficher le résultat attendu sans exécuter les actions. L’historique couvre 30 jours et indique les raisons pour lesquelles une action a été ignorée ainsi que les erreurs. Après trois erreurs consécutives, la Règle d’automatisation s’arrête et envoie un e-mail. Une règle de messagerie réagit uniquement aux boîtes mail de son auteur.
La Messagerie et les Automatisations sont incluses dans la version Pro. Le déroulement complet est présenté dans l’exemple de l’e-mail qui crée une tâche.
4. Le récapitulatif est exporté vers Excel sans aucune saisie manuelle
Michał demande à l’Assistant un récapitulatif à partir d’un Espace de travail sélectionné. Après avoir vérifié le tableau, il ajoute : « Génère un fichier Excel à partir de ces données ».
L’IA prépare le contenu et l’application génère le fichier. Les formats disponibles sont PDF, DOCX, XLSX, CSV et HTML. Le lien privé reste actif pendant 24 heures et seule une personne connectée ayant accès à la tâche ou à la discussion source peut l’ouvrir.
Pour un projet de grande ampleur, Michał sélectionne comme source un Espace de travail précis ou des tâches individuelles, au lieu d’interroger toutes les données à la fois. La barre des sources indique la quantité de contenu incluse dans la requête. Il n’a donc pas à se demander si le rapport couvre l’ensemble des ressources.
5. Un locataire allemand écrit aux techniciens polonais
Vendredi, Termo-Serwis reçoit un message du gestionnaire du bâtiment. Dans le fil de discussion, Kasia demande : « Traduis le dernier message en polonais », puis, une fois sa réponse préparée, elle demande une traduction dans l’autre sens.
L’Assistant voit le contexte indiqué de la conversation et peut donc conserver les noms des équipements et les dispositions déjà convenues. La traduction porte la mention « POUR VOUS UNIQUEMENT ». Seul le texte vérifié par Kasia et copié dans un message ordinaire est envoyé au client.
6. Une seule phrase permet de respecter l’échéance d’une facture
Ola saisit : « Rappelle-moi demain à 9 h la facture pour Nord ». Le second type est un rappel associé à l’échéance d’une tâche, par exemple un jour avant l’échéance - si celle-ci est reportée, le rappel l’est également. Jusqu’à 50 rappels peuvent être actifs simultanément.
Une fois par jour, l’Assistant envoie un résumé indiquant le nombre de tâches prévues aujourd’hui et en retard. De son côté, le Centre de notifications envoie un rappel 15 minutes avant un événement, au moment où il commence et une heure avant l’échéance d’une tâche. Il affiche également un briefing matinal avec la liste de la journée.
Les rappels dans l’application fonctionnent toujours. L’envoi d’e-mails en arrière-plan lorsque l’application est fermée nécessite une tâche CRON, c’est-à-dire une tâche cyclique exécutée sur le serveur. Le programme vous en avertit lors de la configuration du rappel.
7. L’Agent IA élabore un plan au lieu de fournir une réponse unique
Ola attend la réponse de Kasia au sujet de l’offre pour Nord. Elle saisit une instruction complexe : « Si Kasia ne répond pas d’ici demain, envoie-lui un rappel à 8:30, puis préviens-moi à 9:00 ».
L’Agent IA est un mode de l’Assistant conçu pour les tâches en plusieurs étapes. Il propose un plan qui apparaît dans le fil de discussion et agit uniquement dans les limites des autorisations de la personne qui l’a lancé. Les étapes différées nécessitent une tâche CRON sur le serveur.
C’est plus qu’une réponse textuelle, mais vous voyez toujours le plan avant la poursuite de son exécution. La page Agent IA présente ce mode en détail.
Ce qui nécessite votre confirmation et ce qui ne modifie pas le programme
Les réponses textuelles de l’Assistant ne modifient rien dans le programme. C’est vous qui enregistrez la tâche, confirmez l’envoi de l’e-mail et activez la Règle d’automatisation.
| Ce que prépare l’IA | Ce qui se passe ensuite |
|---|---|
| Résumé, tableau, traduction ou checklist dans le fil de discussion | La réponse reste privée et ne modifie rien |
| Tâche créée par l'Assistant | L’Assistant ouvre un formulaire prérempli, puis vous enregistrez la tâche |
| E-mail créé par l'Assistant | Le message n’est envoyé qu’après votre confirmation |
| Règle d’Automatisation | Vous l’enregistrez et l’activez, tandis que « Tester » n’exécute aucune action |
| Rappel ou plan de l’Agent IA | Il est créé à partir de votre instruction et apparaît dans le fil de discussion |
Une fois activée, l’Automatisation exécute les actions enregistrées, par exemple en créant une tâche à la réception d’un e-mail. Elle fonctionne avec les autorisations de son auteur, dispose d’une limite d’exécutions par heure et d’une protection contre les boucles.
Combien coûte l’IA en entreprise : une licence à payer une seule fois, les jetons séparément
Le coût de l’IA dans Task Manager comprend la licence du programme et les éventuels frais d’utilisation du modèle. Vous payez les jetons directement à OpenAI, Google, Anthropic ou xAI avec votre propre clé API, sans marge ajoutée par Task Manager.
La licence est perpétuelle et son prix dépend du nombre de postes. Vous ne payez aucun abonnement par utilisateur. Le prix comprend 12 mois de mises à jour. Vous pouvez ensuite renouveler l’accès aux nouvelles versions ou conserver votre version actuelle sans frais de licence supplémentaires.
| Plan | Standard | Pro |
|---|---|---|
| Starter, jusqu’à 8 personnes | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic, jusqu’à 20 personnes | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max, jusqu’à 35 personnes | 2 290 zł | 5 990 zł |
La version Pro ajoute la Messagerie, les Fichiers, les Automatisations, le chiffrement du contenu AES-256 et la base de connaissances IA, qui permet à l’Assistant de répondre à partir des contenus de toute l’entreprise. L’Assistant IA lui-même fonctionne dans les deux versions. Pour une équipe de plus de 35 personnes, l’offre Enterprise est disponible avec un devis individuel.
Les fournisseurs facturent séparément les jetons d’entrée et de sortie. Un jeton est un fragment de texte traité par le modèle. Anthropic estime qu’un jeton correspond à environ quatre caractères en anglais, tandis qu’un texte en polonais en utilise généralement davantage.
Avec 8000 jetons d’entrée et 600 jetons de réponse, un résumé peut coûter entre environ 0,003 et 0,02 USD, selon le modèle. Une équipe de 10 personnes, dont chaque membre pose 10 questions de ce type pendant 22 jours ouvrés, générera 2200 requêtes. La facture mensuelle estimée sera comprise entre quelques USD et environ 44 USD. Vous définissez la limite de dépenses dans le panneau du fournisseur.
Le programme fonctionne également sans IA. Les frais liés aux modèles sont donc facultatifs. La page consacrée aux coûts de l’IA sans marge présente le modèle de facturation plus en détail.
Où vont les données lorsque vous demandez un résumé
Les données de l’application, telles que les tâches, les messages, les fichiers et la messagerie, sont stockées sur votre serveur. Lorsque vous utilisez l’Assistant IA, le contenu sélectionné comme contexte de la requête est toutefois transmis au fournisseur du modèle choisi à l’aide de votre clé API.
L’administrateur active l’IA séparément pour les tâches, les discussions et la fenêtre de l’Assistant, tandis que l’utilisateur sélectionne les sources nécessaires à la réponse. La Messagerie est désactivée par défaut comme source de connaissances. Une fois activée, l’Assistant et les Automatisations accèdent uniquement aux propres boîtes mail de l’utilisateur.
L’Assistant utilise uniquement les contenus auxquels vous avez accès. L’administrateur global gère l’application et voit les tâches et les discussions, mais la messagerie, les notes et les conversations avec l’Assistant restent privées, y compris pour lui. Les clés API et les mots de passe SMTP, c’est-à-dire les identifiants de connexion au serveur qui envoie les e-mails, sont chiffrés dans la base de données.
Le serveur se connecte aux services que vous avez activés, par exemple avec le fournisseur IA, le serveur de messagerie, Google Agenda ou les webhooks n8n. Sans décision distincte, il ne se connecte qu’au panneau de licence, auquel il transmet les données de licence et la version du programme, sans le contenu de la base. Le navigateur récupère les bibliothèques, polices, icônes et avatars depuis le serveur de l’application, et non depuis des services externes. Cela signifie que le navigateur lui-même ne se connecte pas à des serveurs tiers pour ces éléments.
L’Assistant lit les fichiers TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX et PDF. Le programme ne dispose pas d’OCR, c’est-à-dire d’une fonction de reconnaissance du texte dans les documents numérisés. Il ne peut donc pas lire un PDF numérisé ni un document dans l’ancien format DOC. Il peut analyser visuellement les images si le modèle choisi prend en charge cette fonctionnalité.
Avant de connecter un fournisseur, vérifiez ses conditions de traitement des données. Vous configurez le fournisseur, la clé, le modèle, la longueur maximale des réponses, l’historique des conversations et les résumés des pièces jointes dans Paramètres → IA.
Demain, commencez par un seul fil de discussion
Pour commencer, choisissez un fil de discussion dont la lecture vous a pris plus de cinq minutes aujourd’hui. Demain matin, demandez à l’Assistant dans ce fil : « Quelles décisions ont été prises, qui est responsable de quoi et quelles échéances ont été fixées ? ».
Ne configurez pas immédiatement sept scénarios. Testez un seul résultat avec vos propres données dans la Demo.
Questions fréquentes
L’IA en entreprise peut-elle agir sans que je clique ?
L’Assistant n’enregistre rien à votre place - la tâche est créée dans un formulaire que vous validez, et l’e-mail n’est envoyé qu’après votre confirmation. Sans intervention de votre part, seuls une Automatisation préalablement enregistrée et activée, un rappel ou un plan de l’Agent IA que vous avez vous-même demandé peuvent s’exécuter.
Quel modèle d’IA choisir pour commencer ?
Pour commencer, choisissez un modèle moins cher disponible sur votre compte et testez-le sur des résumés, des checklists et des traductions. Pour les documents longs, vous pouvez comparer le résultat avec celui d’un modèle plus avancé en modifiant un seul champ dans Paramètres → IA.
Les données de mon serveur sont-elles transmises au fournisseur d'IA ?
Oui, le contenu de la requête et le contexte indiqué comme source sont transmis au fournisseur. Les données de l’application restent sur votre serveur, mais la requête est traitée par le fournisseur choisi à l’aide de votre clé API.
Dois-je payer pour l’IA afin d’utiliser Task Manager ?
Non, Task Manager fonctionne sans IA. Un compte auprès d’un fournisseur de modèles est facultatif. Une fois celui-ci connecté, vous payez directement le fournisseur, sans marge d’intermédiaire.
Le plan de l’Agent IA fonctionnera-t-il après la fermeture du navigateur ?
Non, sauf si CRON est actif sur le serveur. Les étapes différées de l’Agent IA et les e-mails exécutés en arrière-plan nécessitent CRON, c’est-à-dire une tâche cyclique du serveur qui lance les actions sans qu’un navigateur soit ouvert.
Sources
- Office central des statistiques, « Société de l’information en Pologne en 2025 »
- OpenAI, « Tarifs »
- Anthropic, « Tarifs »
- Google, « Tarifs de l’API Gemini Developer »
- Task Manager, tarifs
- Task Manager, « Assistant IA »
- Task Manager, instructions « Assistant IA », « Paramètres IA » et « Automatisations » - https://taskmanager.pl/materialy/asystent-ai, https://taskmanager.pl/materialy/ustawienia-ai, https://taskmanager.pl/materialy/automatyzacje (consulté le 2026-09-22)
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
