V pondělí Marta znovu otevírá schránku účetní firmy. V šestičlenném týmu musí někdo vychytat faktury, odložit přílohy a zkontrolovat, že žádný e-mail nezmizel - a v září Marta napočítala 94 takových zpráv. Automatizace úkolů jí může sejmout opakující se kroky, pokud jsou pošta, soubory a úkoly ve stejném programu.
Automatizace úkolů začíná na hranici programu
Pokud chcete uložit přílohu z Pošty do složky Task Manageru, můžete v programu nastavit pravidlo. Pokud má propojit aplikace různých poskytovatelů, potřebujete nástroj pro integraci, jako je Zapier. Zapier nabízí katalog více než 9000 integrací - to je výhoda, kterou vestavěné Automatizace Task Manageru nenahrazují.
Marta tedy nezačíná otázkou „které aplikace propojit?“. Nejdřív si zapíše cestu jedné záležitosti: e-mail s přílohou přijde do její schránky, soubor se uloží do složky a ona dostane oznámení. To vše se může odehrát v Task Manageru, bez přidávání externí služby k této konkrétní cestě.
Jinak to vypadá ve firmě, kde objednávka vzniká v obchodě, stav zboží je v samostatném skladovém systému a výsledek se musí zapsat do tabulky. Tam má široký katalog integrací Zapieru praktický význam.
KDYŽ - POKUD - PROVEĎ: jedno pravidlo, tři rozhodnutí
Pravidlo v Task Manageru začíná událostí KDYŽ, zužuje ji podmínkami POKUD a končí akcemi PROVEĎ. Toto uspořádání vám umožní číst pravidlo jako instrukci pro kolegu, místo abyste luštili schéma propojení.
KDYŽ určuje začátek. Může jím být vytvoření úkolu, změna stavu, blížící se termín, ticho v úkolu, nová zpráva, zmínka, přidaná příloha, událost v Kalendáři, nový e-mail nebo zvolená hodina v určené dny týdne. U faktur vkládaných do chatu zvolte „Přidána příloha“, ne „Nová zpráva“: program nejdřív uloží zprávu a teprve poté nahraje soubor. Obrázek vložený do textu není přílohou a toto pravidlo nespustí.
POKUD odmítá události, které nesedí. Můžete zkontrolovat pracovní prostor, stav, přiřazenou osobu, autora nebo název souboru; u pošty - odesílatele a předmět e-mailu. Různé podmínky se spojují pomocí „a“: každá musí být splněna. Výjimku najdete v jediném poli „obsahuje“ - zadání faktur, fv, rozliczen znamená, že stačí jedna z těchto frází.
Pokud v úterý Marta zadá do podmínky „faktura“, pravidlo nezachytí slovo „faktury“ ani „fakturu“, protože hledá fragment textu, a ne skloňuje slova. Kořen „faktur“ pokryje tyto tvary. Když potřebujete dvě různé sady podmínek spojené pomocí „nebo“, připravte dvě pravidla.
PROVEĎ určuje, co program udělá po splnění podmínek. Může mimo jiné vytvořit úkol, uložit přílohy do složky, přidat poznámku, zobrazit oznámení nebo odeslat e-mail z vlastní schránky autora. Akcí může být nejvýše 10 a provádějí se postupně. Pokud má zpráva skončit v novém úkolu, nastavte nejdřív „Vytvořit úkol“ a teprve poté akci napsání zprávy.
Pravidlo můžete sdělit AI asistentovi jednou větou
Nemusíte skládat všechny karty ručně: AI asistent připraví návrh z popisu běžnou větou. Návrh zůstává neuložený a vypnutý, takže samotný pokyn automatizaci nespustí.
Marta může napsat: „Chci, aby se všechny soubory, které přijdou do chatu Účetnictví, ukládaly do adresáře FV, a abych dostala oznámení «FV byla uložena»“. Asistent rozepíše název, spouštěč, podmínky a akce a pod odpovědí zobrazí kartu „Přejít do Automatizací“. Teprve kliknutím na kartu se otevře okno s návrhem.
Potom Marta doplní: „Změň složku na Faktury“ nebo „Odstraň oznámení“. Může také požádat o podmínku týkající se názvu PDF souboru. Názvy zadává tak, jak o nich mluví tým - „chat Účetnictví“, „složka FV“, „Kasia Dąbrowska“ - a pokud se programu nepodaří některý z nich přiřadit, zobrazí se nad návrhem upozornění. Před uložením si přečtěte celé uspořádání KDYŽ - POKUD - PROVEĎ. Popsání záměru a potvrzení akce jsou dva různé kroky.
Pokud raději začnete s hotovou šablonou, otevřete Automatizace ikonou zobrazení v horní liště a klikněte na „+”. Katalog obsahuje mimo jiné „Faktura z e-mailu → složka (AI)”, „Nahlášení poruchy → úkol” a „Páteční shrnutí týdne (AI)”. I šablona se otevře jako neuložený koncept; u některých je třeba zadat pracovní prostor nebo chat. Položky označené „(AI)” se zobrazí po nastavení AI a poštovní - pokud máte přístup k Poště. Další scénáře ukazuje automatizace popsaná slovy.
Tři opakující se záležitosti, tři různá pravidla
Fakturu, zákaznický požadavek a týdenní report můžete zpracovat třemi samostatnými pravidly. Každé má svůj vlastní začátek a výsledek, proto je snazší ho ověřit zvlášť, než sestavovat jedno pravidlo na vše.
Úterý: příloha s fakturou. Marta nastaví KDYŽ „Nový e-mail ve schránce”, POKUD „Má přílohu” a „AI posoudí: vypadá příloha jako faktura”. PROVEĎ uloží přílohu do Faktury / {{rok}} / {{miesiac}} a zobrazí jí oznámení. Chybějící složky vzniknou při uložení a soubor se stejným názvem a velikostí je přeskočen jako duplicita. Jde o příklad s AI podmínkou, takže vyžaduje nastavený model; pouze na základě názvu souboru a dostupného kontextu nelze očekávat jisté rozpoznání každé faktury.
Středa: e-mail od zákazníka. Petr vede vyřizování požadavků v osmičlenném týmu. Nastaví KDYŽ „Nový e-mail ve schránce”, POKUD odesílatel obsahuje doménu zákazníka, a PROVEĎ postupně: vytvoř úkol ve zvoleném pracovním prostoru s přiřazenou osobou a termínem +2 dny, připoj zprávu k jeho vláknu a ulož přílohy do Zgłoszenia / {{rok}} / {{miesiac}}. Předmět a obsah úkolu může vyplnit proměnnými {{mail.temat}} a {{mail.tresc}} - proměnná je pole, do kterého program vloží údaje aktuálního e-mailu. Úkol zůstává propojen s korespondencí. Toto pravidlo však nenačte termín z obsahu e-mailu ani na jeho základě samo nevybere odpovědnou osobu. Pokud mají různé požadavky směřovat k různým osobám, vytvoří si Petr samostatná pravidla s odlišnými podmínkami. O takovém přechodu mezi schránkou a seznamem úkolů se dočtete i v materiálu e-mail, který zakládá úkol.
Pátek, 15:00: stav týdne. Kateřina vybere chat v šabloně „Páteční shrnutí týdne (AI)”. V tuto hodinu tam AI napíše, co bylo dokončeno, co je rozpracováno a co má po termínu. Jde o jinou kategorii práce než přesun souboru: výsledkem je text připravený modelem, proto je před použitím šablony třeba nastavit AI.
Pravidlo může také uložit výsledek práce AI jako poznámku. Následující obrazovka ukazuje report o leadu ve složce Leady.
AI může posuzovat události, ale v této podmínce nečte obsah souboru
Podmínka „AI posoudí” se hodí tehdy, když pevná fráze k rozhodnutí nestačí. Do obsahu přílohy však nenahlíží: dostane mimo jiné odesílatele, předmět, autora, část obsahu a názvy souborů, a následně odpoví „ano” nebo „ne”. Při nejistotě odpoví „ne”.
Pokyn „vypadá příloha jako faktura” neznamená v Martině pravidle přečtení položek a částek z PDF. Pokud zákazník pojmenuje soubor skan001.pdf a ve zprávě se o faktuře nezmíní, nemusí mít AI podklad k tomu, aby ho propustila. Takovou situaci je lepší v Historii vidět jako přeskočení, než předpokládat, že model dokument přečetl.
Podmínka AI se ověřuje jako poslední, po ostatních filtrech. Administrátor může nastavit denní limit AI dotazů z Automatizací v Nastavení → AI; výchozí hodnota je 200, a po jeho vyčerpání jsou pravidla s AI daný den přeskakována se zápisem v Historii. Pravidla bez prvků AI klíč modelu nepotřebují.
Pokud do akce „Napsat zprávu pomocí AI” přidáte vybranou poznámku nebo složku jako zdroj znalostí, jejich obsah bude při odpovídajících událostech odesílán modelu. Task Manager běží na vašem serveru, ale dotaz s kontextem odesílá zvolenému poskytovateli AI na váš klíč - OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok. Než připojíte korespondenci nebo dokumenty, ověřte si co se posílá poskytovateli AI.
„Testovat” ukáže chybu dřív, než ji uděláte doopravdy
Tlačítko „Testovat” vezme poslední události odpovídající spouštěči a ukáže, které by prošly podmínkami a jaké zprávy by mohly vzniknout. Nic přitom nevykoná ani neodešle, takže můžete upravit frázi nebo pořadí akcí dřív, než uložíte zapnuté pravidlo.
Po spuštění sledujte Historii. Po dobu 30 dnů zobrazuje provedené průběhy včetně kroků, přeskočené včetně podmínky, která je zastavila, i chyby se zprávou serveru. U pošty pamatujte na rozdíl: e-mail odmítnutý filtrem nastaveným už u spouštěče se do Historie nedostane; e-mail zastavený podmínkou POKUD v ní bude viditelný i s důvodem.
Pravidlo může být zapnuté, a přesto nic nedělat - například zákazník změnil způsob nadepisování e-mailů. Po 48 hodinách bez provedení program zobrazí informaci o posledním provedení a odmítnutých událostech. Více než týden po zapnutí pravidla může spouštěč zaznamenat alespoň 10 událostí bez jediného provedení. V takovém případě dostanete oznámení v Centru oznámení s informací o podmínce, která je zastavovala.
Existují i hranice oprávnění. Pravidlo funguje jako jeho autor: nenapíše do úkolu, ke kterému autor nemá přístup, a nezahrne cizí schránku - a to ani tehdy, když pravidlo upravuje administrátor, protože nadále pracuje s oprávněními autora. Po třech chybách za sebou se pozastaví; limit spuštění za hodinu ho chrání před lavinou událostí. Důvod ověříte v Historii, místo abyste hádali, zda automat stále pracuje.
Task Manager, nebo Zapier: vyberte podle místa, kde se práce odehrává
Task Manager se hodí pro pravidla týkající se práce uvnitř jeho úkolů, chatů, Pošty, Souborů a Kalendáře. Zapier má širší záběr integrací, když proces prochází aplikacemi různých poskytovatelů; jeho katalog zahrnuje přes 9000 aplikací.
| Otázka | Task Manager | Zapier |
|---|---|---|
| Kde automatizace běží? | V programu nainstalovaném na vašem serveru. | Ve službě Zapier propojující aplikace. |
| Co zahrnuje? | Události a akce uvnitř Task Manageru, včetně vlastní Pošty autora. | Toky mezi aplikacemi z katalogu přes 9000 integrací. |
| Jak platíte? | Automatizace jsou součástí varianty Pro. Licence je trvalá, poplatek za místa je jednorázový, a po 12 měsících je prodloužení aktualizací volitelné. | Ceník uvádí plány Free, Professional, Team a Enterprise a zúčtování založené na využití úkolů. |
| Co omezuje průběhy? | Administrátor nastavuje limit spuštění za hodinu; pro prvky AI zvlášť nastavuje limit denních dotazů. | Plán Free zahrnuje 100 úkolů měsíčně; u placených plánů se volí úroveň využití. Ne každé spuštění toku znamená jeden započítaný úkol. |
| Jak zapnete AI? | Program funguje bez AI; pokud ji používáte, využíváte vlastní klíč u poskytovatele modelu. | Zapier nabízí nástroje AI v rámci své platformy. |
Nesrovnávejte počet „100 úkolů” Zapieru s počtem úkolů na seznamu týmu. V ceníku Zapieru jde o jednotky využití automatizace, a ne o firemní záležitosti k vyřízení; způsob účtování závisí na krocích toku.
Pro tým do 20 osob stojí varianta Pro Task Manageru 3 990 Kč. Za to získáte také Poštu a Soubory, ale ne katalog integrací Zapieru. Integrace n8n v Task Manageru je experimentální a ve výchozím nastavení vypnutá - neberte ji jako příslib hotových propojení s cizími systémy. Pokud chcete ověřit rozsah samotného modulu, podívejte se na Automatizace v Task Manageru. Zapier je název a ochranná známka náležející jeho vlastníkovi.
Zítra vyberte jednu činnost, ne celý proces
Zítra si vypište tři činnosti, které jste za poslední týden ručně provedli více než pětkrát, a vyberte jednu, která probíhá uvnitř Task Manageru. Popište ji AI asistentovi jednou větou, ověřte návrh tlačítkem „Testovat“, upravte podmínky a teprve poté klikněte na „Uložit“. Chcete si program nejdřív prohlédnout? Otevřete Demo.
Nejčastější dotazy
Jsou Automatizace dostupné v každém plánu Task Manageru?
Ne, Automatizace jsou dostupné ve variantě Pro spolu s Poštou a Soubory. Plán Classic v této variantě zahrnuje tým do 20 osob a stojí 3 990 zł v modelu trvalé licence.
Musím umět programovat, abych sestavil/a pravidlo?
Ne, vybíráte událost, podmínky a akce v uspořádání KDYŽ - POKUD - PROVEĎ, nebo popíšete svůj záměr AI asistentovi. Návrh, který připraví, nefunguje, dokud ho neuložíte.
Může někdo jiný spustit automatizaci na mé schránce?
Ne, poštovní pravidlo reaguje výhradně na schránky svého autora. Administrátor může pravidlo upravovat, ale nemůže ho založit na cizí poště.
Mohu pravidlo ověřit dřív, než začne fungovat?
Ano, tlačítko „Testovat“ ukáže možný výsledek na posledních událostech, aniž by cokoli provedlo nebo odeslalo. Po spuštění průběhy i důvody vynechání najdete v Historii po dobu 30 dnů.
Nahradí automatizace úkolů v Task Manageru Zapier?
Ano, pokud automatizujete práci uvnitř Task Manageru; ne, pokud potřebujete propojit více externích aplikací. Zapier nabízí katalog více než 9000 integrací, zatímco vestavěné Automatizace Task Manageru se týkají událostí a akcí v jeho vlastním programu.
Zdroje
- Task Manager, Automatizace - https://taskmanager.pl/funkcje/automatyzacje (přístup: 2026-10-01).
- Task Manager, Automatizace popsaná slovy - https://taskmanager.pl/use-cases/automatyzacja-opisana-slowami (přístup: 2026-10-01).
- Task Manager, AI v automatizacích - https://taskmanager.pl/ai/ai-w-automatyzacjach (přístup: 2026-10-01).
- Task Manager, ceník - https://taskmanager.pl/#ceny (přístup: 2026-10-01).
- Zapier, Plans & Pricing - https://zapier.com/pricing (přístup: 2026-10-01).
- Zapier, Apps and Software Integrations - https://zapier.com/apps (přístup: 2026-10-01).
- Zapier, How is task usage measured in Zapier? - https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496196837261-How-is-task-usage-measured-in-Zapier (přístup: 2026-10-01).
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
