På måndagen öppnar Marta återigen redovisningsbyråns inkorg. I ett team på sex personer måste någon fånga upp fakturor, lägga undan bilagor och kontrollera att inget mejl försvinner - och i september räknade Marta 94 sådana meddelanden. Uppgiftsautomatisering kan avlasta henne de återkommande stegen, om e-post, filer och uppgifter finns i samma program.
Uppgiftsautomatisering börjar vid programmets gräns
Om du vill spara en bilaga från E-post i en mapp i Task Manager kan du ställa in en regel i programmet. Om den ska koppla ihop appar från olika leverantörer behöver du ett integrationsverktyg som Zapier. Zapier erbjuder en katalog med över 9000 integrationer - en fördel som de inbyggda Automatiseringarna i Task Manager inte ersätter.
Marta börjar alltså inte med frågan ”vilka appar ska kopplas ihop?”. Först skriver hon ner vägen för ett enda ärende: ett mejl med bilaga kommer till hennes inkorg, filen hamnar i en mapp och hon får en avisering. Allt detta kan ske i Task Manager, utan att lägga till en extern tjänst för just den här vägen.
Annorlunda ser det ut i ett företag där beställningen skapas i butiken, lagersaldot finns i ett separat lagersystem och resultatet måste föras in i ett kalkylblad. Då har Zapiers breda integrationskatalog praktisk betydelse.
NÄR - OM - GÖR: en automatiseringsregel, tre beslut
En regel i Task Manager börjar med händelsen NÄR, begränsas av villkoren OM och avslutas med åtgärderna GÖR. Den här ordningen gör att du kan läsa automatiseringsregeln som en instruktion till en kollega, i stället för att tyda ett kopplingsschema.
NÄR anger starten. Det kan vara att en uppgift skapas, att en status ändras, ett förfallodatum som närmar sig, tystnad i en uppgift, ett nytt meddelande, en omnämning, en tillagd bilaga, en händelse i Kalendern, ett nytt e-postmeddelande eller en vald tid på utvalda veckodagar. Vid fakturor som läggs upp i en chatt väljer du ”Bilaga tillagd”, inte ”Nytt meddelande”: programmet sparar först meddelandet och laddar upp filen därefter. En bild som klistras in i texten räknas inte som bilaga och utlöser inte den här regeln.
OM filtrerar bort händelser som inte passar. Du kan kontrollera arbetsyta, status, tilldelad person, författare eller filnamn; för e-post - avsändare och ämnesrad. Olika villkor kombineras med ”och”: alla måste vara uppfyllda. Undantaget finns i det enskilda fältet ”innehåller” - att skriva faktur, fv, rozliczen innebär att det räcker med en av dessa fraser.
Om Marta på tisdagen skriver ”faktura” i villkoret fångar regeln inte upp ordet ”fakturor” eller ”faktura” i andra böjningsformer, eftersom den söker efter en textdel, inte böjer ord. Stammen ”faktur” täcker dessa former. När du behöver två olika uppsättningar villkor kopplade med ”eller”, skapar du två automatiseringsregler.
GÖR anger vad programmet ska göra efter att villkoren uppfyllts. Det kan bland annat skapa en uppgift, spara bilagor i en mapp, lägga till en anteckning, visa en avisering eller skicka ett e-postmeddelande från upphovspersonens egen inkorg. Högst 10 åtgärder kan läggas till, och de körs i tur och ordning. Om ett meddelande ska hamna i en ny uppgift, ställ först in ”Skapa uppgift”, och lägg till åtgärden att skriva meddelandet därefter.
Du kan berätta regeln för AI-assistenten i en enda mening
Du behöver inte bygga ihop alla kort för hand: AI-assistenten tar fram ett utkast utifrån en beskrivning i vanlig text. Utkastet förblir osparat och inaktiverat, så själva kommandot startar inte automatiseringen.
Marta kan skriva: ”Jag vill att alla filer som kommer in i chatten Bokföring ska sparas i katalogen FV, och att jag får en avisering ’FV har sparats’”. Assistenten skriver fram namn, utlösare, villkor och åtgärder, och under svaret visas kortet ”Gå till Automatiseringar”. Först när man klickar på kortet öppnas fönstret med utkastet.
Sedan lägger Marta till: ”Byt mapp till Fakturor” eller ”Ta bort aviseringen”. Hon kan också be om ett villkor för PDF-filens namn. Hon anger namnen så som teamet talar om dem - ”chatten Bokföring”, ”mappen FV”, ”Kasia Dąbrowska” - och om programmet inte lyckas matcha något av dem ser hon en kommentar ovanför utkastet. Läs igenom hela upplägget NÄR - OM - GÖR innan du sparar. Att beskriva avsikten och att godkänna åtgärden är två olika steg.
Om du föredrar att börja med en färdig mall, öppna Automatiseringar via ikonen för vyer i det övre fältet och klicka på ”+”. Katalogen innehåller bland annat ”Faktura från mejl → mapp (AI)”, ”Felanmälan → uppgift” samt ”Fredagens veckosammanfattning (AI)”. Även mallen öppnas som ett osparat utkast; i vissa behöver du ange en arbetsyta eller chatt. Poster märkta ”(AI)” ser du efter att du konfigurerat AI, och mejlrelaterade - om du har tillgång till E-post. Fler scenarier visas i automatisering beskriven med ord.
Tre återkommande ärenden, tre olika automatiseringsregler
Fakturan, kundförfrågan och den veckovisa rapporten kan du hantera med tre separata automatiseringsregler. Var och en har sin egen start och sitt eget resultat, så det är enklare att testa dem var för sig än att bygga en regel för allt.
Tisdag: bilaga med faktura. Marta ställer in NÄR ”Nytt e-postmeddelande i inkorgen”, OM ”Har bilaga” samt ”AI bedömer: ser bilagan ut som en faktura”. UTFÖR sparar bilagan i Fakturor / {{rok}} / {{miesiac}} och visar henne en avisering. Mappar som saknas skapas vid sparandet, och en fil med samma namn och storlek hoppas över som en dubblett. Detta är ett exempel med ett AI-villkor, så det kräver en konfigurerad modell; utifrån bara filnamnet och tillgänglig kontext bör man inte förvänta sig att modellen säkert känner igen varje faktura.
Onsdag: mejl från kund. Piotr hanterar ärenden i ett åttapersoners team. Han ställer in NÄR ”Nytt e-postmeddelande i inkorgen”, OM avsändaren innehåller kundens domän, och UTFÖR i tur och ordning: skapa en uppgift i vald arbetsyta med tilldelad person och förfallodatum +2 dagar, lägg till meddelandet i dess tråd och spara bilagor i Ärenden / {{rok}} / {{miesiac}}. Uppgiftens ämne och innehåll kan fyllas med variablerna {{mail.temat}} och {{mail.tresc}} - en variabel är ett fält där programmet infogar data från det aktuella mejlet. Uppgiften kopplas till korrespondensen. Den här automatiseringsregeln läser dock inte förfallodatum ur mejlets innehåll och väljer inte själv ansvarig person utifrån det. Om olika ärenden ska gå till olika personer skapar Piotr separata regler med olika villkor. Om en sådan övergång mellan inkorgen och uppgiftslistan kan du också läsa i materialet mejl som skapar en uppgift.
Fredag, 15:00: veckans status. Kasia anger en chatt i mallen ”Fredagens veckosammanfattning (AI)”. Vid den tiden skriver AI där vad som är klart, vad som pågår och vad som har passerat förfallodatum. Det är en annan typ av arbete än att flytta en fil: resultatet är en text som modellen tagit fram, så innan du använder mallen måste du konfigurera AI.
En regel kan också spara resultatet av AI:s arbete som en anteckning. Skärmen nedan visar en rapport om en lead i mappen Leads.
AI kan bedöma händelser, men läser inte innehållet i en fil i detta villkor
Villkoret ”AI bedömer” är användbart när en fast fras inte räcker för att fatta ett beslut. Det tittar dock inte in i bilagans innehåll: det får bland annat avsändare, ämne, upphovsman, ett utdrag ur innehållet och filnamn, och svarar sedan ”ja” eller ”nej”. Vid osäkerhet svarar det ”nej”.
Kommandot ”ser bilagan ut som en faktura” innebär i Martas automatiseringsregel inte att posterna och beloppen i PDF:en läses. Om kunden döper filen skan001.pdf och inte nämner fakturan i meddelandet, har AI eventuellt inte underlag för att släppa igenom den. En sådan situation är bättre att se i Historiken som en överhoppning än att anta att modellen har läst dokumentet.
AI-villkoret kontrolleras sist, efter övriga filter. Administratören kan ställa in en daglig gräns för AI-förfrågningar från Automatiseringar under Inställningar → AI; standardvärdet är 200, och när gränsen är nådd hoppas regler med AI över den dagen med en notering i Historiken. Regler utan AI-delar behöver ingen modellnyckel.
Om du lägger till en vald anteckning eller mapp som kunskapskälla i åtgärden ”Skriv meddelande med AI”, kommer dess material att skickas till modellen vid matchande händelser. Task Manager körs på din egen server, men förfrågan med kontext skickas till den valda AI-leverantören med din egen API-nyckel - OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok. Innan du bifogar korrespondens eller dokument, kolla vad som når AI-leverantören.
”Testa” visar misstaget innan du gör det på riktigt
Knappen ”Testa” tar de senaste händelserna som matchar utlösaren och visar vilka som skulle klara villkoren och vilka meddelanden som skulle kunna skapas. Den utför ingenting och skickar ingenting, så du kan korrigera frasen eller ordningen på åtgärderna innan du sparar den aktiverade regeln.
Efter aktivering, titta i Historiken. Under 30 dagar visas körningar som utförts tillsammans med stegen, överhoppade tillsammans med villkoret som stoppade dem, samt fel med serverns felmeddelande. Vid e-post, kom ihåg skillnaden: ett mejl som avvisats av ett filter som redan satts vid utlösaren hamnar inte i Historiken; ett mejl som stoppats av ett OM-villkor syns där med orsaken.
En regel kan vara aktiverad och trots det inte göra någonting - till exempel om kunden ändrat sättet att skriva mejlämnen. Efter 48 timmar utan körning visar programmet information om senaste körning och avvisade händelser. Efter mer än en vecka sedan regeln aktiverades kan utlösaren ha omfattat minst 10 händelser utan en enda körning. I så fall får du en avisering i Aviseringscenter med information om villkoret som stoppade dem.
Det finns också gränser för behörigheter. En automatiseringsregel körs med sin upphovspersons rättigheter: den skriver inte i en uppgift som upphovspersonen inte har tillgång till, och omfattar inte någon annans inkorg - även när regeln ändras av en administratör, eftersom den fortfarande körs med upphovspersonens behörigheter. Efter tre fel i rad pausas den; en gräns för antal körningar per timme skyddar den mot en lavin av händelser. Orsaken kan du se i Historiken istället för att gissa om automatiseringen fortfarande fungerar.
Task Manager eller Zapier: välj utifrån var arbetet faktiskt sker
Task Manager passar för regler som gäller arbete inom dess egna uppgifter, chattar, E-post, Filer och Kalender. Zapier har ett bredare integrationsutbud när ett flöde går genom applikationer från olika leverantörer; dess katalog omfattar över 9000 applikationer.
| Fråga | Task Manager | Zapier |
|---|---|---|
| Var körs automatiseringen? | I programmet installerat på din egen server. | I Zapiers tjänst som kopplar ihop applikationer. |
| Vad omfattar den? | Händelser och åtgärder inom Task Manager, inklusive upphovspersonens egen E-post. | Flöden mellan applikationer från en katalog med över 9000 integrationer. |
| Hur betalar du? | Automatiseringar finns i Pro-varianten. Licensen är permanent, avgiften för platser betalas en gång, och efter 12 månader är förnyelse av uppdateringar valfri. | Prislistan omfattar planerna Free, Professional, Team och Enterprise samt debitering baserad på användning av uppgifter. |
| Vad begränsar körningarna? | Administratören ställer in en gräns för antal körningar per timme; för AI-delar ställs dessutom en separat gräns för dagliga förfrågningar. | Planen Free omfattar 100 uppgifter per månad; i betalplanerna väljer man en användningsnivå. Inte varje flödeskörning motsvarar en debiterad uppgift. |
| Hur aktiverar du AI? | Programmet fungerar utan AI; om du använder det, använder du din egen API-nyckel hos modellleverantören. | Zapier erbjuder AI-verktyg inom sin egen plattform. |
Jämför inte Zapiers ”100 uppgifter” med antalet uppgifter på teamets lista. I Zapiers prislista handlar det om användningsenheter för automatisering, inte företagsärenden att utföra; beräkningssättet beror på flödets steg.
För ett team på upp till 20 personer kostar Task Managers Pro-variant 3 990 zł. I gengäld får du även E-post och Filer, men inte Zapiers integrationskatalog. n8n-integrationen i Task Manager är experimentell och avstängd som standard - se den inte som ett löfte om färdiga kopplingar till externa system. Vill du se omfattningen av själva modulen, se Automatiseringar i Task Manager. Zapier är ett namn och varumärke som tillhör dess ägare.
Välj i morgon ett moment, inte hela processen
Skriv i morgon ner tre moment som du utfört manuellt fler än fem gånger den senaste veckan, och välj ett som sker inuti Task Manager. Beskriv det för AI-assistenten med en mening, kontrollera utkastet med knappen ”Testa”, justera villkoren och klicka först därefter på ”Spara”. Vill du se programmet först? Öppna Demo.
Vanliga frågor
Ingår Automatiseringar i alla planer i Task Manager?
Nej, Automatiseringar finns i Pro-varianten, tillsammans med E-post och Filer. Classic-planen i den varianten omfattar ett team på upp till 20 personer och kostar 3 990 zł i modellen med permanent licens.
Måste jag kunna programmera för att bygga en regel?
Nej, du väljer händelse, villkor och åtgärder enligt upplägget NÄR - OM - GÖR, eller beskriver din avsikt för AI-assistenten. Utkastet den tar fram aktiveras inte förrän du sparar det.
Kan någon annan köra en automatisering på min inkorg?
Nej, en e-postregel reagerar bara på sin upphovspersons egna inkorgar. Administratören kan redigera regeln, men kan inte låta den agera på någon annans e-post.
Kan jag testa regeln innan den börjar gälla?
Ja, ”Testa” visar ett möjligt resultat baserat på de senaste händelserna, utan att något faktiskt utförs eller skickas. När regeln är aktiverad kan du se körningar och skäl till att de hoppats över i Historik under 30 dagar.
Kommer uppgiftsautomatisering i Task Manager att ersätta Zapier?
Ja, om du automatiserar arbete inom Task Manager; nej, om du behöver koppla ihop många externa appar. Zapier erbjuder en katalog med över 9000 integrationer, medan de inbyggda Automatiseringarna i Task Manager rör händelser och åtgärder i det egna programmet.
Källor
- Task Manager, Automatiseringar - https://taskmanager.pl/funkcje/automatyzacje (hämtad: 2026-10-01).
- Task Manager, Automatisering beskriven med ord - https://taskmanager.pl/use-cases/automatyzacja-opisana-slowami (hämtad: 2026-10-01).
- Task Manager, AI i automatiseringar - https://taskmanager.pl/ai/ai-w-automatyzacjach (hämtad: 2026-10-01).
- Task Manager, priser - https://taskmanager.pl/#priser (hämtad: 2026-10-01).
- Zapier, Plans & Pricing - https://zapier.com/pricing (hämtad: 2026-10-01).
- Zapier, Apps and Software Integrations - https://zapier.com/apps (hämtad: 2026-10-01).
- Zapier, How is task usage measured in Zapier? - https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496196837261-How-is-task-usage-measured-in-Zapier (hämtad: 2026-10-01).
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
