Na segunda-feira, Marta volta a abrir a caixa de correio do escritório de contabilidade. Numa equipa de seis pessoas, alguém tem de detetar as faturas, guardar os anexos e verificar se nenhum e-mail se perdeu - e em setembro Marta contou 94 mensagens desse tipo. A automação de tarefas pode tirar-lhe de cima estes passos repetitivos, desde que o correio, os ficheiros e as tarefas estejam no mesmo programa.
A automação de tarefas começa na fronteira do programa
Se quiser guardar um anexo do Correio numa pasta do Task Manager, pode definir uma regra no próprio programa. Se ela tiver de ligar aplicações de diferentes fornecedores, precisa de uma ferramenta de integração, como o Zapier. O Zapier apresenta um catálogo com mais de 9000 integrações - uma vantagem que as Automações integradas do Task Manager não substituem.
Marta não começa, portanto, pela pergunta “que aplicações ligar?”. Primeiro, regista o percurso de um único assunto: um e-mail com anexo chega à sua caixa de correio, o ficheiro vai para uma pasta e ela recebe uma notificação. Tudo isto pode acontecer no Task Manager, sem acrescentar um serviço externo a este percurso específico.
Diferente é o caso de uma empresa em que o pedido é criado numa loja, o estado do stock está num sistema de armazém separado e o resultado precisa de ser registado numa folha de cálculo. Nesse caso, o vasto catálogo de integrações do Zapier tem relevância prática.
QUANDO - SE - EXECUTAR: uma receita, três decisões
Uma regra no Task Manager começa com o evento QUANDO, é restringida pelas condições SE e termina com as ações EXECUTAR. Esta ordem permite-lhe ler a receita como uma instrução para um colega, em vez de decifrar um esquema de ligações.
QUANDO define o início. Pode ser a criação de uma tarefa, uma mudança de estado, um prazo a aproximar-se, silêncio numa tarefa, uma nova mensagem, uma menção, um anexo adicionado, um evento no Calendário, um novo e-mail ou uma hora escolhida em determinados dias da semana. No caso de faturas colocadas no chat, escolha “Anexo adicionado”, não “Nova mensagem”: o programa regista primeiro a mensagem e só depois carrega o ficheiro. Uma imagem colada no texto não é um anexo e não ativa esta regra.
SE rejeita os eventos que não correspondem. Pode verificar o workspace, o estado, a pessoa atribuída, o autor ou o nome do ficheiro; no correio - o remetente e o assunto do e-mail. Condições diferentes combinam-se por “e”: todas têm de ser cumpridas. A exceção encontra-se no campo único “contém” - escrever faktur, fv, rozliczen significa que basta uma dessas expressões.
Se na terça-feira Marta escrever na condição “fatura”, a regra não apanhará a palavra “faturas” nem “fatura” noutra flexão, porque procura um fragmento de texto, não analisa a flexão das palavras. A raiz “fatur” abrange essas formas. Quando precisar de dois conjuntos diferentes de condições ligados por “ou”, prepare duas receitas.
EXECUTAR define o que o programa fará depois de as condições serem cumpridas. Pode, entre outras coisas, criar uma tarefa, guardar anexos numa pasta, adicionar uma nota, mostrar uma notificação ou enviar um e-mail a partir da caixa de correio do próprio autor. Pode haver no máximo 10 ações, e são executadas por ordem. Se uma mensagem tiver de ir para uma nova tarefa, defina primeiro “Criar tarefa” e só depois a ação de escrever a mensagem.
Pode dizer a regra ao Assistente de IA numa frase
Não precisa de montar todos os cartões manualmente: o Assistente de IA prepara um rascunho a partir de uma descrição em linguagem simples. O rascunho permanece por guardar e desativado, pelo que o próprio pedido não ativa a automação.
Marta pode escrever: “Quero que todos os ficheiros que chegam ao chat Contabilidade sejam guardados na pasta FV, e que eu receba uma notificação «A FV foi guardada»”. O Assistente redige o nome, o acionador, as condições e as ações, e, por baixo da resposta, mostra o cartão “Ir para Automações”. Só ao clicar no cartão é que a janela com o rascunho se abre.
Depois, Marta acrescenta: “Muda a pasta para Faturas” ou “Remove a notificação”. Também pode pedir uma condição relativa ao nome do PDF. Indica os nomes tal como a equipa fala deles - “chat Contabilidade”, “pasta FV”, “Kasia Dąbrowska” - e, se o programa não conseguir corresponder a algum deles, verá um aviso acima do rascunho. Antes de guardar, leia todo o esquema QUANDO - SE - EXECUTAR. Descrever a intenção e aprovar a ação são dois passos diferentes.
Se preferir começar com um modelo pronto, abra Automatizações através do ícone de vistas na barra superior e clique em “+”. O catálogo inclui, entre outros, “Fatura do email → pasta (AI)”, “Ocorrência comunicada → tarefa” e “Resumo semanal de sexta-feira (AI)”. O modelo pronto também abre como rascunho não guardado; em alguns é preciso indicar o workspace ou o chat. Os itens assinalados com “(AI)” aparecem depois de configurar a AI, e os de correio - se tiver acesso ao Correio. Mais cenários são apresentados em automatização descrita por palavras.
Três assuntos recorrentes, três receitas diferentes
Pode tratar uma fatura, um pedido de um cliente e um relatório semanal com três receitas separadas. Cada uma tem o seu próprio ponto de partida e resultado, por isso é mais fácil testá-las individualmente do que construir uma única regra para tudo.
Terça-feira: anexo com fatura. A Marta define SE “Novo email na caixa de entrada”, CASO “Tem anexo” e “AI avalia: o anexo parece uma fatura”. EXECUTAR guarda o anexo em Faturas / {{rok}} / {{miesiac}} e mostra-lhe uma notificação. As pastas em falta são criadas ao guardar, e um ficheiro com o mesmo nome e tamanho é ignorado como duplicado. Este é um exemplo com condição AI, pelo que requer um modelo configurado; com base apenas no nome do ficheiro e no contexto disponível, não se deve esperar o reconhecimento certo de todas as faturas.
Quarta-feira: email de um cliente. O Piotr trata dos pedidos numa equipa de oito pessoas. Define SE “Novo email na caixa de entrada”, CASO o remetente contenha o domínio do cliente, e EXECUTAR sequencialmente: criar uma tarefa no workspace escolhido com uma pessoa atribuída e prazo +2 dias, adicionar a mensagem ao respetivo tópico e guardar os anexos em Pedidos / {{rok}} / {{miesiac}}. O assunto e o conteúdo da tarefa podem ser preenchidos com as variáveis {{mail.temat}} e {{mail.tresc}} - uma variável é um campo onde o programa insere os dados do email atual. A tarefa fica associada à correspondência. Esta receita, no entanto, não lê o prazo a partir do conteúdo do email nem escolhe sozinha a pessoa responsável com base nisso. Se diferentes pedidos devem ir para pessoas diferentes, o Piotr cria regras separadas com condições diferentes. Esta passagem entre a caixa de entrada e a lista de tarefas é também abordada no artigo o email que cria uma tarefa.
Sexta-feira, 15h00: balanço da semana. A Kasia indica o chat no modelo pronto “Resumo semanal de sexta-feira (AI)”. A essa hora, a AI escreve aí o que foi concluído, o que está em curso e o que ultrapassou o prazo. É um tipo de trabalho diferente de mover um ficheiro: o resultado é um texto preparado pelo modelo, pelo que, antes de usar o modelo pronto, é preciso configurar a AI.
Uma regra também pode guardar o resultado do trabalho da AI como nota. O ecrã seguinte mostra um relatório sobre um lead na pasta Leads.
A AI pode avaliar eventos, mas nesta condição não lê o conteúdo do ficheiro
A condição “AI avalia” é útil quando uma frase fixa não chega para tomar uma decisão. No entanto, não acede ao conteúdo do anexo: recebe, entre outros dados, o remetente, o assunto, o autor, um trecho do conteúdo e os nomes dos ficheiros, e depois responde “sim” ou “não”. Em caso de dúvida, responde “não”.
A instrução “o anexo parece uma fatura” não significa, na receita da Marta, a leitura de itens e valores do PDF. Se o cliente chamar ao ficheiro skan001.pdf e não mencionar a fatura na mensagem, a AI pode não ter base para o deixar passar. É melhor ver essa situação no Histórico como uma omissão do que assumir que o modelo leu o documento.
A condição AI é verificada no final, depois dos restantes filtros. O administrador pode definir um limite diário de pedidos de AI a partir de Automatizações em Definições → AI; por predefinição é 200 e, depois de esgotado, as receitas com AI são ignoradas nesse dia, com um registo no Histórico. As receitas sem elementos de AI não precisam de uma chave de modelo.
Se adicionar à ação “Escrever mensagem através de AI” uma nota ou pasta escolhida como fonte de conhecimento, o respetivo conteúdo será enviado ao modelo quando ocorrerem eventos correspondentes. O Task Manager funciona no seu servidor, mas o pedido com o contexto é enviado para o fornecedor de AI escolhido, com a sua chave - OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. Antes de anexar correspondência ou documentos, consulte o que chega ao fornecedor de AI.
“Testar” mostra o erro antes de o cometer de verdade
O botão “Testar” utiliza os últimos eventos correspondentes ao gatilho e mostra quais passariam nas condições e que mensagens poderiam ser geradas. Não executa nem envia nada, por isso pode corrigir a frase ou a ordem das ações antes de guardar a regra ativada.
Depois de ativar, consulte o Histórico. Durante 30 dias mostra as execuções realizadas com os respetivos passos, as ignoradas com a condição que as impediu, e os erros com a mensagem do servidor. No caso do correio, tenha em conta a diferença: um email rejeitado pelo filtro já definido no gatilho não aparece no Histórico; um email interrompido pela condição SE aparecerá nele com o motivo.
Uma regra pode estar ativada e, mesmo assim, não fazer nada - por exemplo, o cliente mudou a forma de intitular os emails. Após 48 horas sem execução, o programa mostra informação sobre a última execução e os eventos rejeitados. Passada mais de uma semana desde a ativação da regra, o gatilho pode abranger pelo menos 10 eventos sem nenhuma execução. Nesse caso, receberá uma notificação no Centro de notificações com informação sobre a condição que as impediu.
Há também limites de permissões. A receita funciona como o seu autor: não escreve numa tarefa a que o autor não tem acesso, nem abrange a caixa de correio de outra pessoa - mesmo quando a receita é corrigida por um administrador, continua a funcionar com as permissões do autor. Depois de três erros seguidos, é suspensa; o limite de execuções por hora protege-a de uma avalanche de eventos. O motivo pode ser verificado no Histórico, em vez de adivinhar se o automatismo ainda está a funcionar.
Task Manager ou Zapier: escolha consoante o local onde o trabalho acontece
O Task Manager é adequado a regras relacionadas com o trabalho dentro das suas tarefas, chats, Correio, Ficheiros e Calendário. O Zapier tem um âmbito de integrações mais alargado, quando o processo passa por aplicações de diferentes fornecedores; o seu catálogo inclui mais de 9000 aplicações.
| Pergunta | Task Manager | Zapier |
|---|---|---|
| Onde funciona a automatização? | No programa instalado no seu servidor. | No serviço do Zapier, que liga aplicações. |
| O que abrange? | Eventos e ações dentro do Task Manager, incluindo o próprio Correio do autor. | Fluxos entre aplicações do catálogo com mais de 9000 integrações. |
| Como paga? | As Automatizações estão incluídas na variante Pro. A licença é vitalícia, o pagamento por lugares é único, e, passados 12 meses, a renovação das atualizações é opcional. | O preçário apresenta os planos Free, Professional, Team e Enterprise, bem como a faturação baseada no uso de tarefas. |
| O que limita as execuções? | O administrador define um limite de execuções por hora; para os elementos de AI, define separadamente um limite de pedidos diários. | O plano Free inclui 100 tarefas por mês; nos planos pagos escolhe-se o nível de utilização. Nem toda a execução de um fluxo corresponde a uma tarefa contabilizada. |
| Como ativa a AI? | O programa funciona sem AI; se a utilizar, usa a sua própria chave junto do fornecedor do modelo. | O Zapier oferece ferramentas de AI na sua própria plataforma. |
Não compare o número de “100 tarefas” do Zapier com o número de tarefas na lista da sua equipa. No preçário do Zapier trata-se de unidades de utilização da automatização, não de assuntos da empresa a realizar; a forma de contabilização depende dos passos do fluxo.
Para uma equipa até 20 pessoas, a variante Pro do Task Manager custa 3 990 PLN. Em troca, recebe também o Correio e os Ficheiros, mas não o catálogo de integrações do Zapier. A integração n8n no Task Manager é experimental e vem desativada por predefinição - não a encare como uma promessa de ligações prontas com sistemas externos. Se quiser conhecer o âmbito do próprio módulo, consulte Automatizações no Task Manager. Zapier é um nome e marca registada pertencente ao seu proprietário.
Amanhã escolha uma tarefa, não o processo inteiro
Amanhã anote três tarefas que realizou manualmente mais de cinco vezes na última semana e escolha uma que decorra dentro do Task Manager. Descreva-a ao Assistente de IA numa frase, verifique o rascunho com o botão "Testar", ajuste as condições e só depois clique em "Guardar". Quer ver primeiro o programa? Abra a Demo.
Perguntas mais frequentes
As Automações estão disponíveis em todos os planos do Task Manager?
Não, as Automações estão disponíveis na variante Pro, juntamente com o Correio e os Ficheiros. O plano Classic nesta variante abrange uma equipa até 20 pessoas e custa 3 990 PLN no modelo de licença vitalícia.
Preciso de saber programar para montar uma regra?
Não, você escolhe o evento, as condições e as ações no esquema QUANDO - SE - EXECUTAR, ou descreve a sua intenção ao Assistente de IA. O rascunho que ele prepara não funciona enquanto não o guardar.
Outra pessoa pode ativar uma automação na minha caixa de correio?
Não, a receita de correio reage apenas às caixas de correio do seu próprio autor. O administrador pode editar a receita, mas não pode fazer com que o seu funcionamento dependa do correio de outra pessoa.
Posso verificar a regra antes de ela começar a funcionar?
Sim, o botão “Testar” mostra o resultado possível com base nos eventos mais recentes, sem executar nem enviar nada. Depois de ativada, pode consultar as execuções e os motivos das omissões no Histórico durante 30 dias.
A automação de tarefas no Task Manager substitui o Zapier?
Sim, se está a automatizar o trabalho dentro do Task Manager; não, se precisa de ligar várias aplicações externas. O Zapier disponibiliza um catálogo com mais de 9000 integrações, enquanto as Automações integradas do Task Manager dizem respeito a eventos e ações dentro do seu próprio programa.
Fontes
- Task Manager, Automatizações - https://taskmanager.pl/funkcje/automatyzacje (acedido em: 2026-10-01).
- Task Manager, Automatização descrita por palavras - https://taskmanager.pl/use-cases/automatyzacja-opisana-slowami (acedido em: 2026-10-01).
- Task Manager, IA nas automatizações - https://taskmanager.pl/ai/ai-w-automatyzacjach (acedido em: 2026-10-01).
- Task Manager, preços - https://taskmanager.pl/#precos (acedido em: 2026-10-01).
- Zapier, Plans & Pricing - https://zapier.com/pricing (acedido em: 2026-10-01).
- Zapier, Apps and Software Integrations - https://zapier.com/apps (acedido em: 2026-10-01).
- Zapier, How is task usage measured in Zapier? - https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496196837261-How-is-task-usage-measured-in-Zapier (acedido em: 2026-10-01).
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
