Maanantaina Marta avaa taas tilitoimiston postilaatikon. Kuuden hengen tiimissä jonkun pitää huomata laskut, tallentaa liitteet ja tarkistaa, ettei yksikään viesti katoa - ja syyskuussa Marta laski 94 tällaista viestiä. Tehtävien automatisointi voi viedä häneltä nämä toistuvat vaiheet, jos sähköposti, tiedostot ja tehtävät ovat samassa ohjelmassa.
Tehtävien automatisointi alkaa ohjelman rajapinnasta
Jos haluat tallentaa Sähköpostin liitteen Task Managerin kansioon, voit asettaa säännön ohjelmassa. Jos sen pitää yhdistää eri toimittajien sovelluksia, tarvitset integraatiotyökalun, kuten Zapierin. Zapier tarjoaa yli 9000 integraation valikoiman - tätä etua Task Managerin sisäänrakennetut Automaatiot eivät korvaa.
Marta ei siis aloita kysymyksestä ”mitkä sovellukset pitää yhdistää?”. Ensin hän kirjaa yhden asian kulun: sähköposti liitteineen saapuu hänen postilaatikkoonsa, tiedosto siirtyy kansioon ja hän saa ilmoituksen. Tämä kaikki voi tapahtua Task Managerissa ilman ulkopuolisen palvelun lisäämistä tähän tiettyyn kulkuun.
Toisenlainen on yritys, jossa tilaus syntyy verkkokaupassa, varastotilanne on erillisessä varastojärjestelmässä ja tulos pitää kirjata taulukkoon. Silloin Zapierin laajalla integraatiovalikoimalla on käytännön merkitystä.
KUN - JOS - TEE: yksi automaatiosääntö, kolme päätöstä
Sääntö Task Managerissa alkaa KUN-tapahtumasta, rajataan JOS-ehdoilla ja päättyy TEE-toimintoihin. Tämä järjestys antaa sinun lukea automaatiosäännön kuin ohjeen työkaverille, sen sijaan että joutuisit tulkitsemaan yhteyksien kaaviota.
KUN määrittää alun. Se voi olla tehtävän luominen, tilan muutos, lähestyvä määräaika, hiljaisuus tehtävässä, uusi viesti, maininta, lisätty liite, tapahtuma Kalenterissa, uusi sähköposti tai valittu kellonaika tiettyinä viikonpäivinä. Kun laskuja lisätään keskusteluun, valitse ”Liite lisätty”, älä ”Uusi viesti”: ohjelma tallentaa ensin viestin ja vasta sitten lataa tiedoston. Tekstin sisään liitetty kuva ei ole liite, eikä se käynnistä tätä sääntöä.
JOS hylkää tapahtumat, jotka eivät sovi. Voit tarkistaa työtilan, tilan, vastuuhenkilön, laatijan tai tiedoston nimen; sähköpostin kohdalla - lähettäjän ja aiheen. Eri ehdot yhdistyvät ”ja”-sanalla: jokaisen on täytyttävä. Poikkeuksen löydät yhdestä kentästä ”sisältää” - kirjoittamalla faktur, fv, rozliczen riittää, että yksi näistä ilmauksista esiintyy.
Jos Marta kirjoittaa tiistaina ehtoon ”lasku”, sääntö ei tunnista sanaa ”laskut” tai ”laskun”, koska se etsii tekstinpätkää, ei taivuta sanoja. Sanavartalo ”lask” kattaa nämä muodot. Kun tarvitset kahta eri ehtojoukkoa yhdistettynä ”tai”-sanalla, laadi kaksi erillistä automaatiosääntöä.
TEE määrittää, mitä ohjelma tekee ehtojen täyttymisen jälkeen. Se voi muun muassa luoda tehtävän, tallentaa liitteet kansioon, lisätä muistiinpanon, näyttää ilmoituksen tai lähettää sähköpostin laatijan omasta postilaatikosta. Toimintoja voi olla enintään 10, ja ne suoritetaan järjestyksessä. Jos viestin pitää päätyä uuteen tehtävään, aseta ensin ”Luo tehtävä” ja vasta sitten viestin kirjoittamisen toiminto.
Säännön voit kertoa AI-avustajalle yhdellä lauseella
Sinun ei tarvitse koota kaikkia kortteja käsin: AI-avustaja laatii luonnoksen tavallisella lauseella kuvatusta kuvauksesta. Luonnos pysyy tallentamattomana ja pois päältä, joten pelkkä komento ei käynnistä automaatiota.
Marta voi kirjoittaa: ”Haluan, että kaikki tiedostot, jotka saapuvat Kirjanpito-keskusteluun, tallennetaan FV-kansioon, ja että saan ilmoituksen «FV on tallennettu»”. Avustaja laatii nimen, laukaisimen, ehdot ja toiminnot, ja vastauksen alle ilmestyy kortti ”Siirry Automaatioihin”. Vasta kortin napsauttaminen avaa luonnoksen sisältävän ikkunan.
Sitten Marta täydentää: ”Vaihda kansio Laskut-kansioksi” tai ”Poista ilmoitus”. Hän voi myös pyytää ehdon, joka koskee PDF-tiedoston nimeä. Hän antaa nimet samalla tavalla kuin tiimi niistä puhuu - ”Kirjanpito-keskustelu”, ”FV-kansio”, ”Kasia Dąbrowska” - ja jos ohjelma ei onnistu yhdistämään jotakin näistä, hän näkee huomautuksen luonnoksen yläpuolella. Lue koko KUN - JOS - TEE -rakenne ennen tallennusta. Tavoitteen kuvaaminen ja toiminnon vahvistaminen ovat kaksi eri vaihetta.
Jos haluat aloittaa valmiista pohjasta, avaa Automaatiot näkymäkuvakkeesta yläpalkista ja klikkaa "+". Valikoima sisältää muun muassa "Lasku sähköpostista → kansio (AI)", "Vikailmoitus → tehtävä" sekä "Perjantain viikkokooste (AI)". Myös valmis pohja avautuu tallentamattomana luonnoksena; joissakin täytyy valita työtila tai keskustelu. Kohteet, joissa lukee "(AI)", näet, kun olet määrittänyt AI:n, ja sähköpostiin liittyvät, jos sinulla on käyttöoikeus Sähköpostiin. Lisää esimerkkejä löydät artikkelista automaatio selitettynä sanoin.
Kolme toistuvaa asiaa, kolme eri automaatiosääntöä
Laskun, asiakkaan ilmoituksen ja viikkoraportin voit hoitaa kolmella erillisellä automaatiosäännöllä. Jokaisella on oma aloituskohtansa ja lopputuloksensa, joten niitä on helpompi tarkastella erikseen kuin rakentaa yhtä kaikenkattavaa sääntöä.
Tiistai: lasku liitteenä. Marta asettaa KUN ”Uusi sähköposti postilaatikossa”, JOS ”Sisältää liitteen” ja ”AI arvioi: näyttääkö liite laskulta”. SUORITA tallentaa liitteen kansioon Laskut / {{rok}} / {{miesiac}} ja näyttää hänelle ilmoituksen. Puuttuvat kansiot luodaan tallennuksen yhteydessä, ja samanniminen ja -kokoinen tiedosto ohitetaan kaksoiskappaleena. Tämä on esimerkki AI-ehdolla, joten se edellyttää määritettyä mallia; pelkän tiedostonimen ja käytettävissä olevan kontekstin perusteella ei kannata odottaa, että jokainen lasku tunnistetaan varmasti.
Keskiviikko: sähköposti asiakkaalta. Piotr hoitaa asiakaspalvelupyyntöjä kahdeksan hengen tiimissä. Hän asettaa KUN "Uusi sähköposti postilaatikossa", JOS lähettäjä sisältää asiakkaan verkkotunnuksen, ja TEE järjestyksessä: luo tehtävä valitussa työtilassa, jolle on määritetty vastuuhenkilö ja määräaika +2 päivää, lisää viesti sen viestiketjuun ja tallenna liitteet kansioon Zgłoszenia / {{rok}} / {{miesiac}}. Tehtävän otsikon ja sisällön voi täyttää muuttujilla {{mail.temat}} ja {{mail.tresc}} - muuttuja on kenttä, johon ohjelma lisää kyseisen sähköpostin tiedot. Tehtävä linkittyy kirjeenvaihtoon. Tämä automaatiosääntö ei kuitenkaan lue määräaikaa sähköpostin sisällöstä eikä valitse vastuuhenkilöä sen perusteella itse. Jos eri pyynnöt on tarkoitus ohjata eri henkilöille, Piotr luo erilliset säännöt eri ehdoilla. Tällaisesta siirtymästä postilaatikon ja tehtävälistan välillä voit lukea lisää artikkelista sähköposti, joka luo tehtävän.
Perjantai klo 15.00: viikon tilanne. Kasia valitsee keskustelun valmiissa pohjassa "Perjantain viikkokooste (AI)". Tähän aikaan AI kirjoittaa sinne, mitä on valmistunut, mitä on käynnissä ja mikä on ylittänyt määräajan. Tämä on erilaista työtä kuin tiedoston siirtäminen: tulos on mallin laatima teksti, joten ennen valmiin pohjan käyttöä AI pitää määrittää.
Sääntö voi myös tallentaa AI:n työn tuloksen muistiinpanona. Alla oleva näkymä näyttää raportin liidistä Liidit-kansiossa.
AI voi arvioida tapahtumia, mutta ei lue tiedoston sisältöä tässä ehdossa
Ehto "AI arvioi" on hyödyllinen silloin, kun kiinteä ilmaus ei riitä päätöksen tekoon. Se ei kuitenkaan katso liitteen sisään: se saa muun muassa lähettäjän, aiheen, kirjoittajan, katkelman sisällöstä sekä tiedostojen nimet, ja vastaa sen jälkeen "kyllä" tai "ei". Epävarmassa tilanteessa se vastaa "ei".
Komento "näyttääkö liite laskulta" ei tarkoita Martan säännössä PDF:n rivien ja summien lukemista. Jos asiakas nimeää tiedoston skan001.pdf eikä mainitse laskua viestissään, AI:lla ei ehkä ole perusteita päästää sitä läpi. Tällainen tilanne kannattaa nähdä Historiassa ohituksena, ei olettaa, että malli olisi lukenut asiakirjan.
AI-ehto tarkistetaan viimeisenä, muiden suodattimien jälkeen. Pääkäyttäjä voi asettaa Automaatioiden AI-kyselyille päivittäisen rajan kohdassa Asetukset → AI; oletusarvo on 200, ja rajan täytyttyä AI:ta sisältävät säännöt ohitetaan kyseisenä päivänä, ja asiasta jää merkintä Historiaan. Säännöt ilman AI-osia eivät tarvitse mallin avainta.
Jos lisäät toimintoon "Kirjoita viesti AI:lla" valitun muistiinpanon tai kansion tietolähteeksi, niiden sisältö kulkeutuu mallille sopivien tapahtumien yhteydessä. Task Manager toimii omalla palvelimellasi, mutta kontekstin sisältävän kyselyn se lähettää valitulle AI-palveluntarjoajalle sinun omalla avaimellasi - OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude tai xAI Grok. Ennen kuin liität mukaan kirjeenvaihtoa tai asiakirjoja, tarkista mitä tietoa päätyy AI-palveluntarjoajalle.
"Testaa" näyttää virheen, ennen kuin teet sen oikeasti
Painike "Testaa" ottaa viimeisimmät laukaisijaan sopivat tapahtumat ja näyttää, mitkä läpäisisivät ehdot ja millaisia viestejä voisi syntyä. Se ei suorita eikä lähetä mitään, joten voit korjata ilmauksen tai toimintojen järjestyksen ennen käytössä olevan säännön tallentamista.
Käynnistämisen jälkeen vilkaise Historiaa. 30 päivän ajan se näyttää suoritetut kierrokset vaiheineen, ohitetut kierrokset yhdessä niiden pysäyttäneen ehdon kanssa sekä virheet palvelimen viestillä. Sähköpostin kohdalla muista ero: jo laukaisijassa asetetun suodattimen hylkäämä viesti ei päädy Historiaan; JOS-ehdon pysäyttämä viesti näkyy siellä syyn kera.
Sääntö voi olla käytössä eikä silti tee mitään - esimerkiksi asiakas on muuttanut tapaansa otsikoida viestejä. 48 tunnin kuluttua ilman suoritusta ohjelma näyttää tiedon viimeisimmästä suorituksesta ja hylätyistä tapahtumista. Jos säännön käyttöönotosta on kulunut yli viikko, laukaisija on voinut kohdata vähintään 10 tapahtumaa ilman yhtäkään suoritusta. Tällöin saat ilmoituksen Ilmoituskeskuksessa, jossa kerrotaan ehto, joka ne pysäytti.
Myös käyttöoikeuksilla on rajansa. Automaatiosääntö toimii sen laatijan oikeuksin: se ei kirjoita tehtävään, johon laatijalla ei ole pääsyä, eikä se koske toisen postilaatikkoa - ei edes silloin, kun sääntöä muokkaa pääkäyttäjä, sillä se toimii silti laatijan oikeuksilla. Kolmen peräkkäisen virheen jälkeen se keskeytetään; tunnittainen suoritusraja suojaa sitä tapahtumavyöryltä. Syyn näet Historiasta sen sijaan, että joutuisit arvailemaan, toimiiko automaatio yhä.
Task Manager vai Zapier: valitse sen mukaan, missä työ tapahtuu
Task Manager sopii sääntöihin, jotka koskevat työtä sen omien tehtävien, keskustelujen, Sähköpostin, Tiedostojen ja Kalenterin sisällä. Zapierin integraatiovalikoima on laajempi, kun prosessi kulkee eri palveluntarjoajien sovellusten läpi; sen valikoima kattaa yli 9000 sovellusta.
| Kysymys | Task Manager | Zapier |
|---|---|---|
| Missä automaatio toimii? | Omalle palvelimellesi asennetussa ohjelmassa. | Sovelluksia yhdistävässä Zapier-palvelussa. |
| Mitä se kattaa? | Tapahtumat ja toiminnot Task Managerin sisällä, mukaan lukien laatijan oma Sähköposti. | Sovellusten väliset prosessit yli 9000 integraation valikoimasta. |
| Miten maksat? | Automaatiot sisältyvät Pro-versioon. Lisenssi on pysyvä, käyttöpaikkamaksu kertaluonteinen, ja 12 kuukauden jälkeen päivitysoikeuden uusiminen on valinnaista. | Hinnoittelussa on listattuna Free-, Professional-, Team- ja Enterprise-suunnitelmat sekä tehtävien käyttöön perustuva laskutus. |
| Mikä rajoittaa suorituksia? | Pääkäyttäjä asettaa tunnittaisen suoritusrajan; AI-osille asetetaan erikseen päivittäinen kyselyraja. | Free-suunnitelma sisältää 100 tehtävää kuukaudessa; maksullisissa suunnitelmissa valitaan käyttötaso. Jokainen prosessin suoritus ei tarkoita yhtä laskutettavaa tehtävää. |
| Miten otat AI:n käyttöön? | Ohjelma toimii ilman AI:ta; jos käytät sitä, käytät omaa avaintasi mallin tarjoajalla. | Zapier tarjoaa AI-työkaluja osana omaa alustaansa. |
Älä vertaa Zapierin "100 tehtävää" -lukua tiimisi tehtävälistan tehtävien määrään. Zapierin hinnoittelussa kyse on automaation käyttöyksiköistä, ei yrityksen hoidettavista asioista; laskentatapa riippuu prosessin vaiheista.
Enintään 20 hengen tiimille Task Managerin Pro-versio maksaa 3 990 zł. Vastineeksi saat myös Sähköpostin ja Tiedostot, mutta et Zapierin integraatiokatalogia. Task Managerin n8n-integraatio on kokeellinen ja oletuksena pois käytöstä - älä pidä sitä lupauksena valmiista yhteyksistä ulkopuolisiin järjestelmiin. Jos haluat tutustua itse moduulin laajuuteen, katso Automaatiot Task Managerissa. Zapier on sen omistajalle kuuluva nimi ja tavaramerkki.
Valitse huomenna yksi toiminto, älä koko prosessia
Kirjoita huomenna ylös kolme tehtävää, jotka teit käsin useammin kuin viisi kertaa viime viikolla, ja valitse niistä yksi, joka tapahtuu Task Managerin sisällä. Kuvaile se AI-avustajalle yhdellä lauseella, tarkista luonnos painikkeella ”Testaa”, hienosäädä ehtoja ja vasta sitten klikkaa ”Tallenna”. Haluatko ensin nähdä ohjelman? Avaa Demo.
Usein kysytyt kysymykset
Ovatko Automaatiot käytettävissä jokaisessa Task Managerin paketissa?
Ei, Automaatiot ovat käytettävissä Pro-versiossa yhdessä Sähköpostin ja Tiedostojen kanssa. Tässä versiossa Classic-paketti kattaa enintään 20 hengen tiimin ja maksaa 3 990 zł pysyvän lisenssin mallilla.
Täytyykö minun osata ohjelmoida kootakseni säännön?
Ei, valitset tapahtuman, ehdot ja toiminnot KUN - JOS - TEE -rakenteessa tai kuvailet tavoitteesi AI-avustajalle. Sen laatima luonnos ei toimi, ennen kuin tallennat sen.
Voiko joku muu käynnistää automaation minun postilaatikossani?
Ei, sähköpostin automaatiosääntö reagoi vain laatijansa omiin postilaatikkoihin. Pääkäyttäjä voi muokata automaatiosääntöä, mutta ei voi perustaa sen toimintaa toisen henkilön sähköpostiin.
Voinko tarkistaa säännön ennen kuin se alkaa toimia?
Kyllä, ”Testaa” näyttää mahdollisen tuloksen viimeisimpien tapahtumien perusteella tekemättä tai lähettämättä mitään. Käynnistämisen jälkeen näet suoritukset ja ohitusten syyt Historiassa 30 päivän ajan.
Korvaako tehtävien automatisointi Task Managerissa Zapierin?
Kyllä, jos automatisoit työtä Task Managerin sisällä; ei, jos tarvitset useiden ulkopuolisten sovellusten yhdistämistä. Zapier tarjoaa yli 9000 integraation valikoiman, kun taas Task Managerin sisäänrakennetut Automaatiot koskevat tapahtumia ja toimintoja sen omassa ohjelmassa.
Lähteet
- Task Manager, Automaatiot - https://taskmanager.pl/funkcje/automatyzacje (haettu: 2026-10-01).
- Task Manager, Sanoilla kuvattu automaatio - https://taskmanager.pl/use-cases/automatyzacja-opisana-slowami (haettu: 2026-10-01).
- Task Manager, AI automaatioissa - https://taskmanager.pl/ai/ai-w-automatyzacjach (haettu: 2026-10-01).
- Task Manager, hinnoittelu - https://taskmanager.pl/#hinnat (haettu: 2026-10-01).
- Zapier, Plans & Pricing - https://zapier.com/pricing (haettu: 2026-10-01).
- Zapier, Apps and Software Integrations - https://zapier.com/apps (haettu: 2026-10-01).
- Zapier, How is task usage measured in Zapier? - https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496196837261-How-is-task-usage-measured-in-Zapier (haettu: 2026-10-01).
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
