Hétfőn Marta ismét megnyitja a könyvelőiroda postafiókját. A hatfős csapatban valakinek ki kell szűrnie a számlákat, félre kell tennie a mellékleteket, és ellenőriznie kell, hogy egyetlen levél se vesszen el - szeptemberben Marta 94 ilyen üzenetet számolt. A feladatautomatizálás levehet róla ismétlődő lépéseket, ha a levelezés, a fájlok és a feladatok ugyanabban a programban vannak.
A feladatautomatizálás a program határánál kezdődik
Ha a Levelezésből egy mellékletet a Task Manager egyik mappájába szeretnél menteni, beállíthatsz egy szabályt a programban. Ha ennek különböző szolgáltatók alkalmazásait kell összekapcsolnia, integrációs eszközre van szükséged, például a Zapierre. A Zapier több mint 9000 integrációból álló katalógust kínál - ez olyan előny, amelyet a Task Manager beépített Automatizálásai nem pótolnak.
Marta tehát nem azzal a kérdéssel kezdi, hogy „mely alkalmazásokat kapcsoljam össze?”. Először leírja egy ügy útját: a melléklettel érkező levél beérkezik a postafiókjába, a fájl bekerül a mappába, ő pedig értesítést kap. Mindez megtörténhet a Task Managerben, anélkül, hogy külön szolgáltatást kellene hozzáadni ehhez a konkrét folyamathoz.
Másként néz ki az a cég, ahol a rendelés a webáruházban keletkezik, a készletadat egy külön raktárrendszerben van, az eredményt pedig egy táblázatba kell beírni. Ilyenkor a Zapier széles integrációs katalógusa gyakorlati jelentőséggel bír.
HA - AKKOR - VÉGREHAJT: egy szabály, három döntés
A Task Manager szabálya a HA eseménnyel kezdődik, az AKKOR feltételekkel szűkíti, és a VÉGREHAJT műveletekkel zárul. Ez a sorrend lehetővé teszi, hogy a szabályt úgy olvasd, mint egy munkatársnak szóló utasítást, ahelyett hogy egy kapcsolási rajzot fejtenél meg.
HA határozza meg a kezdetet. Ez lehet feladat létrehozása, állapotváltozás, közelgő határidő, csend a feladatban, új üzenet, említés, hozzáadott melléklet, esemény a Naptárban, új e-mail vagy adott óra a hét kiválasztott napjain. A csevegésbe bedobott számláknál válaszd a „Melléklet hozzáadva” lehetőséget, ne az „Új üzenet” lehetőséget: a program először elmenti az üzenetet, és csak utána tölti fel a fájlt. A szövegbe beillesztett kép nem melléklet, és nem indítja el ezt a szabályt.
AKKOR kiszűri azokat az eseményeket, amelyek nem illenek bele. Ellenőrizheted a munkaterületet, az állapotot, a hozzárendelt személyt, a szerzőt vagy a fájl nevét; levelezésnél a feladót és a tárgyat. A különböző feltételek „és” kapcsolattal kapcsolódnak: mindegyiknek teljesülnie kell. Kivételt jelent az egyetlen „tartalmazza” mező - a faktur, fv, rozliczen beírása azt jelenti, hogy elég, ha ezen kifejezések egyike megjelenik.
Ha Marta kedden a feltételbe a „faktura” szót írja be, a szabály nem kapja el a „faktury” vagy „fakturę” szót, mert szövegrészletet keres, nem ragozott alakokat. A „faktur” szótő lefedi ezeket a formákat. Ha két különböző, „vagy” kapcsolattal összekötött feltételcsoportra van szükséged, készíts két szabályt.
VÉGREHAJT határozza meg, mit tesz a program a feltételek teljesülése után. Többek között létrehozhat egy feladatot, elmentheti a mellékleteket egy mappába, hozzáadhat egy jegyzetet, megjeleníthet egy értesítést, vagy e-mailt küldhet a szerző saját postafiókjából. Legfeljebb 10 művelet lehet, és ezek egymás után hajtódnak végre. Ha az üzenetnek egy új feladatba kell kerülnie, előbb állítsd be a „Feladat létrehozása” műveletet, és csak utána az üzenetírási műveletet.
A szabályt elmondhatod az AI-asszisztensnek egy mondatban
Nem kell minden kártyát kézzel összeállítanod: az AI-asszisztens egyszerű mondatos leírásból készít vázlatot. A vázlat mentetlen és kikapcsolt állapotban marad, így önmagában a parancs nem indítja el az automatizálást.
Marta ezt írhatja: „Azt szeretném, hogy minden fájl, ami a Könyvelés csevegésbe érkezik, bekerüljön az FV könyvtárba, és kapjak egy «Az FV elmentve» értesítést”. Az Asszisztens felírja a nevet, az eseményt, a feltételeket és a műveleteket, a válasz alatt pedig megjelenik egy „Ugrás az Automatizálásokhoz” kártya. Csak a kártyára kattintva nyílik meg az ablak a vázlattal.
Marta ezután hozzáteheti: „Változtasd meg a mappát Számlákra” vagy „Töröld az értesítést”. Kérhet feltételt a PDF nevére vonatkozóan is. A neveket úgy adja meg, ahogy a csapat beszél róluk - „Könyvelés csevegés”, „FV mappa”, „Kasia Dąbrowska” -, és ha a programnak nem sikerül valamelyiket azonosítania, figyelmeztetést lát a vázlat felett. Mentés előtt olvasd végig a teljes HA - AKKOR - VÉGREHAJT elrendezést. A szándék leírása és a művelet jóváhagyása két különböző lépés.
Ha inkább kész megoldásból indulnál, nyisd meg az Automatizálások menüt a felső sávban lévő nézetek ikonjával, majd kattints a „+” gombra. A katalógus tartalmazza többek között a „Számla e-mailből → mappa (AI)”, a „Hibabejelentés → feladat” és a „Pénteki heti összefoglaló (AI)” sablonokat. A kész megoldás is mentetlen vázlatként nyílik meg; némelyiknél meg kell adni egy munkaterületet vagy csevegést. Az „(AI)” jelölésű elemeket csak az AI beállítása után látod, a levelezéshez kapcsolódókat pedig akkor, ha van hozzáférésed a Levelezéshez. További forgatókönyveket mutat be a szavakkal leírt automatizálás.
Három visszatérő ügy, három különböző automatizálási szabály
A számlát, az ügyféltől érkező bejelentést és a heti jelentést három külön automatizálási szabállyal is kezelheted. Mindegyiknek megvan a maga kiindulópontja és eredménye, ezért könnyebb külön-külön ellenőrizni őket, mint egyetlen szabályt építeni mindenre.
Kedd: csatolt számla. Marta beállítja a HA „Új e-mail a postafiókban” feltételt, a HA FELTÉTEL „Van melléklete” és „AI értékelje: a melléklet számlának tűnik-e” feltételeket. A VÉGREHAJT lépés elmenti a mellékletet a Számlák / {{rok}} / {{miesiac}} helyre, és értesítést jelenít meg Martának. A hiányzó mappák mentéskor jönnek létre, az azonos nevű és méretű fájlt pedig a rendszer duplikátumként kihagyja. Ez egy AI-feltételt tartalmazó példa, ezért beállított modellt igényel; önmagában a fájlnév és az elérhető kontextus alapján nem várható el, hogy minden számlát biztosan felismerjen.
Szerda: ügyféltől érkező levél. Piotr egy nyolcfős csapatban intézi a bejelentések kezelését. Beállítja a HA „Új e-mail a postafiókban” feltételt, a HA FELTÉTEL feltételként a feladó tartalmazza az ügyfél domainjét, a VÉGREHAJT pedig sorban: hozzon létre feladatot a kiválasztott munkaterületen hozzárendelt személlyel és +2 nap határidővel, fűzze hozzá az üzenetet annak beszélgetésszálához, és mentse el a mellékleteket a Bejelentések / {{rok}} / {{miesiac}} helyre. A feladat tárgyát és leírását kitöltheti a {{mail.temat}} és {{mail.tresc}} változókkal - a változó egy mező, amelybe a program beilleszti az aktuális levél adatait. A feladat így összekapcsolódik a levelezéssel. Ez az automatizálási szabály azonban nem olvassa ki a határidőt a levél tartalmából, és nem választja ki ennek alapján önállóan a felelős személyt sem. Ha a különböző bejelentéseknek más-más személyhez kell kerülniük, Piotr külön szabályokat hoz létre eltérő feltételekkel. A postafiók és a feladatlista közötti ilyen átmenetről bővebben a levél, amely feladatot hoz létre anyagban olvashatsz.
Péntek, 15:00: a hét állása. Kasia kiválasztja a csevegést a „Pénteki heti összefoglaló (AI)” kész sablonban. Ebben az órában az AI beírja oda, mi készült el, mi van folyamatban, és mi csúszott le a határidőről. Ez más jellegű munka, mint egy fájl áthelyezése: az eredmény a modell által készített szöveg, ezért a sablon használata előtt be kell állítani az AI-t.
Egy szabály az AI munkájának eredményét jegyzetként is elmentheti. Az alábbi képernyő egy lead-ről szóló jelentést mutat a Leadek mappában.
Az AI képes értékelni az eseményeket, de ebben a feltételben nem olvassa el a fájl tartalmát
Az „AI értékelje” feltétel akkor hasznos, ha egy rögzített kifejezés nem elég a döntéshez. Nem tekint azonban bele a melléklet tartalmába: többek között megkapja a feladót, a tárgyat, a szerzőt, a tartalom egy részletét és a fájlneveket, majd „igen”-nel vagy „nem”-mel válaszol. Bizonytalanság esetén „nem”-mel válaszol.
A „számlának tűnik-e a melléklet” utasítás Marta szabályában nem jelenti a tételek és összegek kiolvasását a PDF-ből. Ha az ügyfél a fájlt skan001.pdf néven nevezi el, és az üzenetben nem említi a számlát, előfordulhat, hogy az AI-nak nincs alapja arra, hogy átengedje. Egy ilyen esetet érdemesebb a Naplóban kihagyásként látni, mint feltételezni, hogy a modell elolvasta a dokumentumot.
Az AI-feltétel a többi szűrő után, legvégén kerül ellenőrzésre. Az adminisztrátor beállíthat napi AI-lekérdezési limitet az Automatizálásokhoz a Beállítások → AI menüben; ez alapértelmezetten 200, és a limit kimerülése után az AI-t tartalmazó szabályok aznap kimaradnak, erről bejegyzés kerül a Naplóba. Az AI-elemet nem tartalmazó szabályokhoz nincs szükség modellkulcsra.
Ha az „Írj üzenetet AI segítségével” akcióhoz egy kiválasztott jegyzetet vagy mappát adsz hozzá tudásforrásként, azok tartalma a megfelelő eseményeknél eljut a modellhez. A Task Manager a saját szerveredtől fut, de a kontextust tartalmazó lekérdezést a kiválasztott AI-szolgáltatónak küldi a te kulcsoddal - OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude vagy xAI Grok. Mielőtt levelezést vagy dokumentumokat csatolnál, nézd meg, mi jut el az AI-szolgáltatóhoz.
A „Tesztelés” megmutatja a hibát, mielőtt valóban elkövetnéd
A „Tesztelés” gomb az utolsó, a kiváltóhoz illeszkedő eseményeket veszi, és megmutatja, melyik menne át a feltételeken, és milyen üzenetek jöhetnének létre. Semmit sem hajt végre és nem küld el, így javíthatod a kifejezést vagy az akciók sorrendjét, mielőtt bekapcsolt állapotban elmentenéd a szabályt.
Bekapcsolás után nézz be a Naplóba. 30 napig mutatja a végrehajtott futásokat a lépésekkel együtt, a kihagyottakat a megállító feltétellel együtt, valamint a hibákat a szerver üzenetével. A levelezésnél jegyezd meg a különbséget: a már a kiváltónál beállított szűrő által elutasított levél nem kerül a Naplóba; a HA FELTÉTEL által megállított levél viszont látható lesz benne, az indokkal együtt.
Egy szabály lehet bekapcsolva, és mégsem csinál semmit - például ha az ügyfél megváltoztatta a levelek tárgyának megfogalmazását. 48 óra végrehajtás nélkül eltelt idő után a program megjeleníti az utolsó végrehajtás és az elutasított események adatait. Egy héttel a szabály bekapcsolása után a kiváltó akár 10 vagy annál több eseményt is érinthet végrehajtás nélkül. Ebben az esetben értesítést kapsz az Értesítési központban a megállító feltételről.
Vannak jogosultsági korlátok is. Az automatizálási szabály a szerzőjeként működik: nem ír olyan feladatba, amelyhez a szerzőnek nincs hozzáférése, és nem fér hozzá más postafiókjához - még akkor sem, ha a szabályt egy adminisztrátor javítja, mert az továbbra is a szerző jogosultságaival fut. Három egymást követő hiba után a szabály felfüggesztésre kerül; az óránkénti futási limit megvédi az események lavinájától. Az okot a Naplóban nézheted meg, ahelyett hogy találgatnod kellene, hogy az automatizálás még működik-e.
Task Manager vagy Zapier: válassz aszerint, hol zajlik a munka
A Task Manager akkor illik a képbe, ha a szabályok a saját feladataival, csevegéseivel, Levelezésével, Fájljaival és Naptárával kapcsolatos munkára vonatkoznak. A Zapier szélesebb integrációs kört kínál, ha a folyamat különböző szolgáltatók alkalmazásain halad át; katalógusa több mint 9000 alkalmazást foglal magában.
| Kérdés | Task Manager | Zapier |
|---|---|---|
| Hol zajlik az automatizálás? | A saját szerveredre telepített programban. | A Zapier alkalmazásokat összekötő szolgáltatásában. |
| Mire terjed ki? | A Task Manageren belüli eseményekre és akciókra, beleértve a szerző saját Levelezését is. | Az alkalmazások közötti folyamatokra a több mint 9000 integrációt tartalmazó katalógusból. |
| Hogyan fizetsz? | Az Automatizálások a Pro csomagban érhetők el. A licenc örökös, a felhasználói helyekért fizetett díj egyszeri, 12 hónap után pedig a frissítések megújítása opcionális. | Az árlista Free, Professional, Team és Enterprise csomagokat sorol fel, valamint a feladatok használatán alapuló elszámolást. |
| Mi korlátozza a futásokat? | Az adminisztrátor beállít egy óránkénti futási limitet; az AI-elemekhez külön állítja be a napi lekérdezési limitet. | A Free csomag havi 100 feladatot foglal magában; a fizetős csomagoknál a felhasználási szintet választod ki. Nem minden folyamatfutás jelent egy elszámolt feladatot. |
| Hogyan kapcsolod be az AI-t? | A program AI nélkül is működik; ha használod, a saját kulcsoddal dolgozol a modellszolgáltatónál. | A Zapier saját platformján belül kínál AI-eszközöket. |
Ne hasonlítsd össze a Zapier „100 feladat” adatát a csapat feladatlistáján szereplő feladatok számával. A Zapier árlistájában az automatizálás használati egységeiről van szó, nem a cég elvégzendő ügyeiről; az elszámolás módja a folyamat lépéseitől függ.
Legfeljebb 20 fős csapat esetén a Task Manager Pro csomagja 3 990 zlotybe kerül. Cserébe megkapod a Levelezést és a Fájlokat is, de nem kapod meg a Zapier integrációs katalógusát. A Task Managerben az n8n-integráció kísérleti és alapértelmezés szerint ki van kapcsolva - ne tekintsd ígéretnek a külső rendszerekkel való kész kapcsolatokra. Ha magának a modulnak a terjedelmét szeretnéd megnézni, nézd meg: Automatizálások a Task Managerben. A Zapier a tulajdonosának neve és védjegye.
Holnap válassz ki egyetlen tevékenységet, ne az egész folyamatot
Holnap írj le három tevékenységet, amelyet az elmúlt héten ötnél többször kézzel végeztél el, és válassz ki egyet, amely a Task Manageren belül zajlik. Írd le egy mondatban az AI-asszisztensnek, ellenőrizd a vázlatot a „Tesztelés” gombbal, javítsd a feltételeket, és csak ezután kattints a „Mentés” gombra. Előbb szeretnéd látni a programot? Nyisd meg a Demo oldalt.
Gyakori kérdések
Minden csomagban elérhetők az Automatizálások a Task Managerben?
Nem, az Automatizálások a Pro csomagban érhetők el, a Levelezéssel és a Fájlokkal együtt. A Classic csomag ebben a kivitelben legfeljebb 20 fős csapatot fed le, és örökös licenc modellben 3 990 zł-ba kerül.
Programoznom kell tudnom ahhoz, hogy összeállítsak egy szabályt?
Nem, kiválasztod az eseményt, a feltételeket és a műveleteket a HA - AKKOR - VÉGREHAJT elrendezésben, vagy leírod a szándékodat az AI-asszisztensnek. Az általa elkészített vázlat nem működik, amíg el nem mented.
Elindíthat valaki más egy automatizálást az én postafiókomban?
Nem, az e-mail automatizálási szabály kizárólag a saját szerzője postafiókjaira reagál. Az adminisztrátor szerkesztheti a szabályt, de nem alapozhatja annak működését más postafiókjára.
Ellenőrizhetem a szabályt, mielőtt elkezdene működni?
Igen, a „Tesztelés” megmutatja a lehetséges eredményt a legutóbbi eseményeken, anélkül, hogy bármit végrehajtana vagy elküldene. Elindítás után a lefutásokat és a kihagyások okait a Tevékenységnaplóban ellenőrizheted 30 napig.
Kiváltja a Zapiert a feladatautomatizálás a Task Managerben?
Igen, ha a munkát a Task Manageren belül automatizálod; nem, ha sok külső alkalmazást kell összekapcsolnod. A Zapier több mint 9000 integrációból álló katalógust kínál, míg a Task Manager beépített Automatizálásai a saját programján belüli eseményekre és műveletekre vonatkoznak.
Források
- Task Manager, Automatizálások - https://taskmanager.pl/funkcje/automatyzacje (hozzáférés: 2026-10-01).
- Task Manager, Szavakkal leírt automatizálás - https://taskmanager.pl/use-cases/automatyzacja-opisana-slowami (hozzáférés: 2026-10-01).
- Task Manager, AI az automatizálásokban - https://taskmanager.pl/ai/ai-w-automatyzacjach (hozzáférés: 2026-10-01).
- Task Manager, árak - https://taskmanager.pl/#arak (hozzáférés: 2026-10-01).
- Zapier, Plans & Pricing - https://zapier.com/pricing (hozzáférés: 2026-10-01).
- Zapier, Apps and Software Integrations - https://zapier.com/apps (hozzáférés: 2026-10-01).
- Zapier, How is task usage measured in Zapier? - https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496196837261-How-is-task-usage-measured-in-Zapier (hozzáférés: 2026-10-01).
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
