V pondelok Marta znova otvára schránku účtovnej kancelárie. V šesťčlennom tíme musí niekto zachytiť faktúry, odložiť prílohy a skontrolovať, či sa žiadny e-mail nestratil - a v septembri Marta napočítala 94 takýchto správ. Automatizácia úloh jej môže zobrať tieto opakujúce sa kroky, ak sú pošta, súbory a úlohy v tom istom programe.
Automatizácia úloh začína na hranici programu
Ak chcete uložiť prílohu z Pošty do priečinka Task Managera, môžete nastaviť pravidlo priamo v programe. Ak má prepájať aplikácie rôznych dodávateľov, potrebujete nástroj na integráciu, ako je Zapier. Zapier ponúka katalóg viac ako 9000 integrácií - to je výhoda, ktorú vstavané Automatizácie Task Managera nenahrádzajú.
Marta teda nezačína otázkou „ktoré aplikácie prepojiť?“. Najprv zapíše cestu jednej záležitosti: e-mail s prílohou príde na jej schránku, súbor sa uloží do priečinka a ona dostane oznámenie. To všetko sa môže odohrať v Task Manageri bez pridávania externej služby k tejto konkrétnej ceste.
Inak to vyzerá vo firme, kde objednávka vzniká v obchode, stav tovaru je v samostatnom skladovom systéme a výsledok treba zapísať do tabuľky. Vtedy má široký katalóg integrácií Zapieru praktický význam.
KEDY - AK - VYKONAJ: jeden recept, tri rozhodnutia
Pravidlo v Task Manageri začína udalosťou KEDY, zužuje ju podmienkami AK a končí akciami VYKONAJ. Toto usporiadanie vám umožňuje čítať recept ako návod pre spolupracovníka, namiesto rozlúštenia schémy prepojení.
KEDY určuje začiatok. Môže ním byť vytvorenie úlohy, zmena stavu, blížiaci sa termín, ticho v úlohe, nová správa, zmienka, pridaná príloha, udalosť v Kalendári, nový e-mail alebo zvolená hodina vo vybrané dni týždňa. Pri faktúrach vkladaných do chatu vyberte „Pridaná príloha“, nie „Nová správa“: program najprv uloží správu a až potom nahrá súbor. Obrázok vložený do textu nie je príloha a toto pravidlo nespustí.
AK odmieta udalosti, ktoré nesedia. Môžete overiť pracovný priestor, stav, priradenú osobu, autora alebo názov súboru; pri pošte - odosielateľa a predmet e-mailu. Rôzne podmienky sa spájajú cez „a“: každá musí byť splnená. Výnimku nájdete v jedinom poli „obsahuje“ - zadanie faktur, fv, rozliczen znamená, že stačí jedna z týchto fráz.
Ak Marta v utorok zadá do podmienky „faktura“, pravidlo nezachytí slovo „faktury“ ani „fakturę“, pretože hľadá fragment textu, nie skloňuje slová. Základ „faktur“ zahrnie tieto tvary. Keď potrebujete dve rôzne sady podmienok spojené cez „alebo“, pripravte dva recepty.
VYKONAJ určuje, čo program urobí po splnení podmienok. Môže okrem iného vytvoriť úlohu, uložiť prílohy do priečinka, pridať poznámku, zobraziť oznámenie alebo odoslať e-mail z vlastnej schránky autora. Akcií môže byť najviac 10 a vykonávajú sa postupne. Ak má správa skončiť v novej úlohe, najprv nastavte „Vytvoriť úlohu“ a až potom akciu odoslania správy.
Pravidlo môžete povedať Asistentovi AI jednou vetou
Nemusíte skladať všetky karty ručne: Asistent AI pripraví návrh z opisu bežnou vetou. Návrh zostáva neuložený a vypnutý, takže samotný príkaz automatizáciu nespustí.
Marta môže napísať: „Chcem, aby sa všetky súbory, ktoré prichádzajú do chatu Účtovníctvo, ukladali do priečinka FV, a aby som dostala oznámenie «FV bola uloženồ. Asistent rozpíše názov, spúšťač, podmienky a akcie a pod odpoveďou zobrazí kartu „Prejsť do Automatizácií“. Až kliknutím na kartu sa otvorí okno s návrhom.
Potom Marta dopĺňa: „Zmeň priečinok na Faktúry“ alebo „Odstráň oznámenie“. Môže tiež požiadať o podmienku týkajúcu sa názvu PDF-ka. Uvádza názvy tak, ako o nich hovorí tím - „chat Účtovníctvo“, „priečinok FV“, „Kasia Dąbrowska“ - a ak sa programu nepodarí niektorý z nich priradiť, zobrazí sa poznámka nad návrhom. Pred uložením si prečítajte celé usporiadanie KEDY - AK - VYKONAJ. Opísanie zámeru a schválenie akcie sú dva rôzne kroky.
Ak radšej začnete od hotovej šablóny, otvorte Automatizácie ikonou zobrazení v hornej lište a kliknite na „+“. Katalóg obsahuje okrem iného „Faktúra z e-mailu → priečinok (AI)“, „Hlásenie poruchy → úloha“ a „Piatkové zhrnutie týždňa (AI)“. Aj šablóna sa otvorí ako neuložený koncept; pri niektorých treba zadať pracovný priestor alebo chat. Položky označené „(AI)“ uvidíte po nakonfigurovaní AI, a tie poštové, ak máte prístup k Pošte. Viac scenárov nájdete v časti automatizácia opísaná slovami.
Tri opakujúce sa veci, tri rôzne recepty
Faktúru, požiadavku klienta a týždennú správu môžete spracovať tromi samostatnými receptami. Každá má svoj vlastný začiatok a výsledok, preto je jednoduchšie overiť ju samostatne, než budovať jedno univerzálne pravidlo.
Utorok: príloha s faktúrou. Marta nastaví KEĎ „Nový e-mail v schránke“, AK „Má prílohu“ a „AI vyhodnotí: či príloha vyzerá ako faktúra“. VYKONAJ uloží prílohu do Faktúry / {{rok}} / {{miesiac}} a zobrazí jej oznámenie. Chýbajúce priečinky vzniknú pri uložení a súbor s rovnakým názvom a veľkosťou sa preskočí ako duplicita. Ide o príklad s podmienkou AI, takže vyžaduje nakonfigurovaný model; na základe samotného názvu súboru a dostupného kontextu nemožno očakávať isté rozpoznanie každej faktúry.
Streda: e-mail od klienta. Peter rieši požiadavky v osemčlennom tíme. Nastaví KEĎ „Nový e-mail v schránke“, AK odosielateľ obsahuje doménu klienta, a VYKONAJ postupne: vytvor úlohu vo zvolenom pracovnom priestore s priradenou osobou a termínom +2 dni, pridaj správu do jej vlákna a ulož prílohy do Požiadavky / {{rok}} / {{miesiac}}. Predmet a obsah úlohy môže vyplniť premennými {{mail.temat}} a {{mail.tresc}} - premenná je pole, do ktorého program vloží údaje aktuálneho e-mailu. Úloha zostáva prepojená s korešpondenciou. Tento recept však nenačíta termín z obsahu e-mailu ani sám nevyberie zodpovednú osobu na jeho základe. Ak majú rôzne požiadavky smerovať k rôznym osobám, Peter vytvorí samostatné pravidlá s rôznymi podmienkami. O takomto prechode medzi schránkou a zoznamom úloh si prečítate aj v materiáli e-mail, ktorý zakladá úlohu.
Piatok, 15:00: stav týždňa. Kasia vyberie chat v šablóne „Piatkové zhrnutie týždňa (AI)“. O tejto hodine tam AI napíše, čo bolo dokončené, čo je v procese a čo prekročilo termín. Ide o inú kategóriu práce než presun súboru: výsledkom je text pripravený modelom, preto pred použitím šablóny treba nakonfigurovať AI.
Pravidlo môže tiež uložiť výsledok práce AI ako poznámku. Nasledujúca obrazovka zobrazuje správu o leade v priečinku Leady.
AI môže vyhodnocovať udalosti, ale v tejto podmienke nečíta obsah súboru
Podmienka „AI vyhodnotí“ sa hodí vtedy, keď pevná fráza nestačí na rozhodnutie. Nenahliada však do obsahu prílohy: dostane okrem iného odosielateľa, predmet, autora, fragment obsahu a názvy súborov a potom odpovie „áno“ alebo „nie“. Pri neistote odpovie „nie“.
Pokyn „či príloha vyzerá ako faktúra“ neznamená v Martinom recepte prečítanie položiek a súm z PDF-u. Ak klient pomenuje súbor skan001.pdf a v správe faktúru nespomenie, AI nemusí mať dôvod ju prepustiť. Takúto situáciu je lepšie vidieť v Histórii ako preskočenie, než predpokladať, že model dokument prečítal.
Podmienka AI sa kontroluje na konci, po ostatných filtroch. Administrátor môže nastaviť denný limit AI požiadaviek z Automatizácií v Nastaveniach → AI; predvolene je to 200, a po jeho vyčerpaní sa recepty s AI daný deň vynechávajú so záznamom v Histórii. Recepty bez prvkov AI nepotrebujú kľúč modelu.
Ak do akcie „Napíš správu pomocou AI“ pridáte zvolenú poznámku alebo priečinok ako zdroj znalostí, ich obsah sa pri zodpovedajúcich udalostiach odošle modelu. Task Manager beží na vašom serveri, ale požiadavku s kontextom odosiela zvolenému poskytovateľovi AI na váš kľúč - OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude alebo xAI Grok. Skôr než pripojíte korešpondenciu alebo dokumenty, pozrite si čo sa dostane k poskytovateľovi AI.
„Testovať“ ukáže chybu skôr, než ju urobíte naozaj
Tlačidlo „Testovať“ vezme posledné udalosti zodpovedajúce spúšťaču a ukáže, ktoré by prešli podmienkami a aké správy by mohli vzniknúť. Nič nevykoná a nič neodošle, takže môžete upraviť frázu alebo poradie akcií pred uložením zapnutého pravidla.
Po spustení sledujte Históriu. Počas 30 dní zobrazuje vykonané priebehy spolu s krokmi, preskočené spolu s podmienkou, ktorá ich zastavila, a chyby so správou zo servera. Pri pošte pamätajte na rozdiel: e-mail odmietnutý filtrom nastaveným už pri spúšťači sa do Histórie nedostane; e-mail zastavený podmienkou AK v nej bude viditeľný spolu s dôvodom.
Pravidlo môže byť zapnuté, a napriek tomu nič nerobí - napríklad klient zmenil spôsob titulkovania e-mailov. Po 48 hodinách bez vykonania program zobrazí informáciu o poslednom vykonaní a odmietnutých udalostiach. Po viac než týždni od zapnutia pravidla môže spúšťač zachytiť aspoň 10 udalostí bez akéhokoľvek vykonania. V takom prípade dostanete oznámenie v Centre oznámení s informáciou o podmienke, ktorá ich zastavovala.
Existujú aj hranice oprávnení. Recept funguje ako jeho autor: nenapíše do úlohy, ku ktorej autor nemá prístup, a nezahrnie cudziu schránku - ani vtedy, keď recept upravuje administrátor, pretože stále funguje s oprávneniami autora. Po troch chybách za sebou sa pozastaví; limit spustení za hodinu ho chráni pred lavínou udalostí. Dôvod si overíte v Histórii namiesto hádania, či automat ešte pracuje.
Task Manager alebo Zapier: vyberte si podľa toho, kde sa práca odohráva
Task Manager sa hodí na pravidlá týkajúce sa práce vnútri jeho úloh, chatov, Pošty, Súborov a Kalendára. Zapier má širší rozsah integrácií, keď proces prechádza cez aplikácie rôznych poskytovateľov; jeho katalóg zahŕňa viac ako 9000 aplikácií.
| Otázka | Task Manager | Zapier |
|---|---|---|
| Kde funguje automatizácia? | V programe nainštalovanom na vašom serveri. | V službe Zapier, ktorá prepája aplikácie. |
| Čo zahŕňa? | Udalosti a akcie vnútri Task Managera, vrátane vlastnej Pošty autora. | Toky medzi aplikáciami z katalógu viac ako 9000 integrácií. |
| Ako platíte? | Automatizácie sú súčasťou variantu Pro. Licencia je trvalá, poplatok za stanoviská je jednorazový, a po 12 mesiacoch je obnovenie aktualizácií voliteľné. | Cenník uvádza plány Free, Professional, Team a Enterprise a zúčtovanie založené na využití úloh. |
| Čo obmedzuje priebehy? | Administrátor nastavuje limit spustení za hodinu; pre prvky AI nastavuje osobitne limit denných požiadaviek. | Plán Free zahŕňa 100 úloh mesačne; v platených plánoch sa vyberá úroveň využitia. Nie každé spustenie toku znamená jednu započítanú úlohu. |
| Ako zapnete AI? | Program funguje aj bez AI; ak ho používate, pracujete s vlastným kľúčom u poskytovateľa modelu. | Zapier ponúka AI nástroje v rámci svojej platformy. |
Neporovnávajte počet „100 úloh“ Zapiera s počtom úloh v zozname tímu. V cenníku Zapiera ide o jednotky využitia automatizácie, a nie o firemné úlohy na vykonanie; spôsob účtovania závisí od krokov toku.
Pre tím do 20 osôb variant Pro Task Managera stojí 3 990 PLN. Na oplátku získate aj Poštu a Súbory, ale nie katalóg integrácií Zapiera. Integrácia n8n v Task Manageri je experimentálna a v základe vypnutá - nepovažujte ju za prísľub hotových pripojení k cudzím systémom. Ak chcete overiť rozsah samotného modulu, pozrite si Automatizácie v Task Manageri. Zapier je názov a ochranná známka patriaca jeho vlastníkovi.
Zajtra vyberte jednu činnosť, nie celý proces
Zajtra vypíšte tri činnosti, ktoré ste v uplynulom týždni vykonali ručne viac než päťkrát, a vyberte jednu, ktorá sa odohráva vnútri Task Managera. Popíšte ju Asistentovi AI jednou vetou, overte návrh tlačidlom „Testovať”, upravte podmienky a až potom kliknite na „Uložiť”. Chcete si najprv pozrieť program? Otvorte Demo.
Najčastejšie otázky
Sú Automatizácie súčasťou každého plánu Task Managera?
Nie, Automatizácie sú dostupné vo variante Pro, spolu s Poštou a Súbormi. Plán Classic v tomto variante zahŕňa tím do 20 osôb a stojí 3 990 zł v modeli trvalej licencie.
Musím vedieť programovať, aby som zostavil pravidlo?
Nie, vyberáte udalosť, podmienky a akcie v usporiadaní KEDY - AK - VYKONAJ, alebo opíšete svoj zámer Asistentovi AI. Návrh, ktorý pripraví, nefunguje, kým ho neuložíte.
Môže niekto iný spustiť automatizáciu na mojej schránke?
Nie, poštový recept reaguje výlučne na schránky svojho autora. Administrátor môže recept upraviť, ale nemôže založiť jeho fungovanie na cudzej pošte.
Môžem si pravidlo overiť skôr, než začne fungovať?
Áno, tlačidlo „Testovať“ ukáže možný výsledok na posledných udalostiach bez toho, aby čokoľvek vykonalo alebo odoslalo. Po spustení priebehy a dôvody vynechania nájdete v Histórii počas 30 dní.
Nahradí automatizácia úloh v Task Manageri Zapier?
Áno, ak automatizujete prácu vnútri Task Managera; nie, ak potrebujete prepájať viacero externých aplikácií. Zapier ponúka katalóg viac ako 9000 integrácií, zatiaľ čo vstavané Automatizácie Task Managera sa týkajú udalostí a akcií v rámci jeho vlastného programu.
Zdroje
- Task Manager, Automatizácie - https://taskmanager.pl/funkcje/automatyzacje (prístup: 2026-10-01).
- Task Manager, Automatizácia popísaná slovami - https://taskmanager.pl/use-cases/automatyzacja-opisana-slowami (prístup: 2026-10-01).
- Task Manager, AI v automatizáciách - https://taskmanager.pl/ai/ai-w-automatyzacjach (prístup: 2026-10-01).
- Task Manager, cenník - https://taskmanager.pl/#ceny (prístup: 2026-10-01).
- Zapier, Plans & Pricing - https://zapier.com/pricing (prístup: 2026-10-01).
- Zapier, Apps and Software Integrations - https://zapier.com/apps (prístup: 2026-10-01).
- Zapier, How is task usage measured in Zapier? - https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496196837261-How-is-task-usage-measured-in-Zapier (prístup: 2026-10-01).
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
