Lundi, Marta ouvre à nouveau la boîte mail du cabinet comptable. Dans une équipe de six personnes, quelqu'un doit repérer les factures, classer les pièces jointes et vérifier qu'aucun mail n'a été perdu - et en septembre, Marta en a compté 94 de ce type. L'automatisation des tâches peut lui enlever ces étapes répétitives, si la messagerie, les fichiers et les tâches se trouvent dans le même programme.
L'automatisation des tâches commence à la frontière du programme
Si vous voulez enregistrer une pièce jointe de la Messagerie dans un dossier de Task Manager, vous pouvez configurer une règle dans le programme. Si elle doit connecter des applications de différents fournisseurs, vous avez besoin d'un outil d'intégration comme Zapier. Zapier propose un catalogue de plus de 9000 intégrations - un avantage que les Automatisations intégrées de Task Manager ne remplacent pas.
Marta ne commence donc pas par la question « quelles applications connecter ? ». Elle note d'abord le parcours d'un cas précis : un e-mail avec pièce jointe arrive sur sa boîte mail, le fichier est placé dans un dossier, et elle reçoit une notification. Tout cela peut se passer dans Task Manager, sans ajouter de service externe pour ce parcours précis.
La situation est différente dans une entreprise où la commande naît dans la boutique, le stock se trouve dans un système d'entrepôt séparé, et le résultat doit être saisi dans un tableur. Dans ce cas, le vaste catalogue d'intégrations de Zapier a une utilité concrète.
QUAND - SI - ALORS : une seule règle, trois décisions
Une règle dans Task Manager commence par un événement QUAND, se restreint par des conditions SI et se termine par des actions ALORS. Cet ordre vous permet de lire la règle comme une instruction destinée à un collègue, plutôt que de déchiffrer un schéma de connexions.
QUAND définit le point de départ. Il peut s'agir de la création d'une tâche, d'un changement de statut, d'une échéance qui approche, d'un silence dans une tâche, d'un nouveau message, d'une mention, d'une pièce jointe ajoutée, d'un événement dans le Calendrier, d'un nouvel e-mail ou d'une heure choisie certains jours de la semaine. Pour les factures déposées dans une discussion, choisissez « Pièce jointe ajoutée », pas « Nouveau message » : le programme enregistre d'abord le message, puis charge le fichier ensuite. Une image collée dans le texte n'est pas une pièce jointe et ne déclenchera pas cette règle.
SI rejette les événements qui ne correspondent pas. Vous pouvez vérifier l'espace de travail, le statut, la personne assignée, l'auteur ou le nom du fichier ; pour la messagerie - l'expéditeur et l'objet de l'e-mail. Les différentes conditions se combinent avec « et » : chacune doit être remplie. Il existe une exception dans le champ unique « contient » - saisir faktur, fv, rozliczen signifie qu'une seule de ces expressions suffit.
Si mardi Marta saisit « facture » dans la condition, la règle ne détectera pas le mot « factures » ni « facturer », car elle recherche un fragment de texte et non les formes fléchies du mot. La racine « factur » couvrira ces formes. Quand vous avez besoin de deux ensembles de conditions différents reliés par « ou », préparez deux règles.
ALORS définit ce que le programme fera une fois les conditions remplies. Il peut notamment créer une tâche, enregistrer des pièces jointes dans un dossier, ajouter une note, afficher une notification ou envoyer un e-mail depuis la boîte mail propre de l'auteur. Il peut y avoir au maximum 10 actions, exécutées dans l'ordre. Si un message doit aboutir à une nouvelle tâche, configurez d'abord « Créer une tâche », puis seulement ensuite l'action d'envoi du message.
Vous pouvez dicter une règle à l'Assistant IA en une phrase
Vous n'avez pas besoin d'assembler toutes les cartes manuellement : l'Assistant IA préparera un brouillon à partir d'une description en une phrase simple. Le brouillon reste non enregistré et désactivé, donc la simple instruction ne déclenche pas l'automatisation.
Marta peut écrire : « Je veux que tous les fichiers qui arrivent sur la discussion Comptabilité soient enregistrés dans le dossier FV, et que je reçoive une notification «La facture a été enregistrée» ». L'Assistant détaillera le nom, le déclencheur, les conditions et les actions, et affichera sous sa réponse une carte « Aller aux Automatisations ». Ce n'est qu'en cliquant sur la carte que la fenêtre contenant le brouillon s'ouvrira.
Ensuite, Marta ajoute : « Change le dossier pour Factures » ou « Supprime la notification ». Elle peut aussi demander une condition portant sur le nom du PDF. Elle donne les noms tels que l'équipe en parle - « discussion Comptabilité », « dossier FV », « Kasia Dąbrowska » - et si le programme ne parvient pas à faire correspondre l'un d'eux, une remarque s'affichera au-dessus du brouillon. Avant d'enregistrer, lisez l'ensemble du schéma QUAND - SI - ALORS. Décrire une intention et valider une action sont deux étapes distinctes.
Si vous préférez partir d’un modèle prêt à l’emploi, ouvrez Automatisations grâce à l’icône des vues dans la barre supérieure et cliquez sur « + ». Le catalogue contient notamment « Facture reçue par e-mail → dossier (IA) », « Signalement d’incident → tâche » ainsi que « Bilan de la semaine du vendredi (IA) ». Le modèle s’ouvre également comme brouillon non enregistré ; pour certains, il faut indiquer un espace de travail ou une discussion. Les éléments marqués « (IA) » apparaissent une fois l’IA configurée, et ceux liés à la messagerie si vous avez accès à la Messagerie. D’autres scénarios sont présentés dans l’automatisation expliquée en mots.
Trois tâches récurrentes, trois règles d’automatisation différentes
Une facture, une réclamation client et un rapport hebdomadaire peuvent être traités par trois règles d’automatisation distinctes. Chacune possède son propre déclencheur et son propre résultat, il est donc plus simple de la vérifier séparément plutôt que de construire une seule règle pour tout faire.
Mardi : pièce jointe avec une facture. Marta configure SI « Nouvel e-mail dans la boîte de réception », QUAND « A une pièce jointe » et « L’IA évalue : la pièce jointe ressemble-t-elle à une facture ». ALORS elle enregistre la pièce jointe dans Factures / {{rok}} / {{miesiac}} et affiche une notification. Les dossiers manquants sont créés lors de l’enregistrement, et un fichier portant le même nom et la même taille est ignoré en tant que doublon. Il s’agit d’un exemple avec une condition IA, qui nécessite donc un modèle configuré ; sur la seule base du nom du fichier et du contexte disponible, il ne faut pas s’attendre à une reconnaissance certaine de chaque facture.
Środa: mail od klienta. Piotr prowadzi obsługę zgłoszeń w ośmioosobowym zespole. Ustawia GDY „Nowy e-mail w skrzynce”, JEŚLI nadawca zawiera domenę klienta, a WYKONAJ kolejno: utwórz zadanie w wybranym workspace z przypisaną osobą i terminem +2 dni, dopisz wiadomość do jego wątku i zapisz załączniki w Zgłoszenia / {{rok}} / {{miesiac}}. Temat i treść zadania może wypełnić zmiennymi {{mail.temat}} i {{mail.tresc}} - zmienna to pole, w które program wstawia dane bieżącego maila. Zadanie zostaje powiązane z korespondencją. Ta receptura nie odczyta jednak terminu z treści maila ani sama nie wybierze odpowiedzialnej osoby na jej podstawie. Jeśli różne zgłoszenia mają trafiać do różnych osób, Piotr tworzy osobne reguły z różnymi warunkami. O takim przejściu między skrzynką a listą zadań przeczytasz też w materiale mail, który zakłada zadanie.
Vendredi, 15h00 : bilan de la semaine. Kasia indique une discussion dans le modèle « Bilan de la semaine du vendredi (IA) ». À cette heure-là, l’IA y écrit ce qui a été terminé, ce qui est en cours et ce qui a dépassé l’échéance. C’est une autre catégorie de travail que le déplacement d’un fichier : le résultat est un texte rédigé par le modèle, il faut donc configurer l’IA avant d’utiliser ce modèle.
Une règle d’automatisation peut aussi enregistrer le résultat du travail de l’IA sous forme de note. L’écran ci-dessous montre un rapport sur un prospect dans le dossier Prospects.
L’IA peut évaluer des événements, mais elle ne lit pas le contenu d’un fichier dans cette condition
La condition « L’IA évalue » est utile lorsqu’une phrase fixe ne suffit pas pour prendre une décision. Elle ne regarde cependant pas à l’intérieur de la pièce jointe : elle reçoit notamment l’expéditeur, le sujet, l’auteur, un extrait du contenu et les noms des fichiers, puis répond « oui » ou « non ». En cas de doute, elle répond « non ».
L’instruction « la pièce jointe ressemble-t-elle à une facture » ne signifie pas, dans la règle de Marta, la lecture des lignes et des montants du PDF. Si le client nomme le fichier scan001.pdf et ne mentionne pas de facture dans le message, l’IA peut ne pas avoir de raison de le laisser passer. Une telle situation est mieux comprise dans l’Historique comme un rejet que comme une preuve que le modèle a lu le document.
La condition IA est vérifiée en dernier, après les autres filtres. L’administrateur peut définir une limite quotidienne de requêtes IA pour les Automatisations dans Paramètres → IA ; elle est par défaut de 200, et une fois épuisée, les règles utilisant l’IA sont ignorées pour le reste de la journée, avec une entrée dans l’Historique. Les règles d’automatisation sans élément IA n’ont pas besoin de clé de modèle.
Si vous ajoutez à l’action « Rédiger un message via l’IA » une note ou un dossier choisi comme source de connaissances, leur contenu sera transmis au modèle lors des événements correspondants. Task Manager fonctionne sur votre serveur, mais la requête avec son contexte est envoyée au fournisseur d’IA choisi, avec votre clé - OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. Avant de joindre de la correspondance ou des documents, consultez ce qui est transmis au fournisseur d’IA.
« Tester » montre l’erreur avant que vous ne la commettiez pour de vrai
Le bouton « Tester » prend les derniers événements correspondant au déclencheur et montre lesquels passeraient les conditions ainsi que les messages qui pourraient être créés. Il n’exécute rien et n’envoie rien, vous pouvez donc corriger une phrase ou l’ordre des actions avant d’enregistrer la règle activée.
Une fois lancée, consultez l’Historique. Pendant 30 jours, il affiche les exécutions réalisées avec leurs étapes, les exécutions ignorées avec la condition qui les a arrêtées, ainsi que les erreurs avec le message du serveur. Concernant la messagerie, retenez une différence : un e-mail rejeté par un filtre défini dès le déclencheur n’apparaîtra pas dans l’Historique ; un e-mail arrêté par une condition SI y sera visible avec la raison.
Une règle peut être activée et pourtant ne rien faire - par exemple si le client a changé la façon de titrer ses e-mails. Après 48 heures sans exécution, le programme affiche une information sur la dernière exécution et les événements rejetés. Plus d’une semaine après l’activation de la règle, le déclencheur peut concerner au moins 10 événements sans aucune exécution. Dans ce cas, vous recevrez une notification dans le Centre de notifications indiquant la condition qui les a bloqués.
Il existe aussi des limites liées aux autorisations. La règle d’automatisation agit en tant que son auteur : elle n’écrira pas dans une tâche à laquelle l’auteur n’a pas accès, et n’accédera pas à la boîte mail de quelqu’un d’autre - même lorsque c’est un administrateur qui modifie la règle, car elle continue de fonctionner avec les autorisations de l’auteur. Après trois erreurs consécutives, elle est suspendue ; une limite d’exécutions par heure la protège contre une avalanche d’événements. Vous pouvez vérifier la raison dans l’Historique, plutôt que de deviner si l’automatisation fonctionne encore.
Task Manager ou Zapier : choisissez selon l’endroit où se déroule le travail
Task Manager convient aux règles portant sur le travail à l’intérieur de ses propres Tâches, discussions, Messagerie, Fichiers et Calendrier. Zapier offre un champ d’intégrations plus large lorsque le processus passe par des applications de différents fournisseurs ; son catalogue compte plus de 9000 applications.
| Question | Task Manager | Zapier |
|---|---|---|
| Où l’automatisation s’exécute-t-elle ? | Dans le programme installé sur votre serveur. | Dans le service Zapier qui relie les applications. |
| Que couvre-t-elle ? | Les événements et actions à l’intérieur de Task Manager, y compris la Messagerie propre de l’auteur. | Des flux entre applications issus d’un catalogue de plus de 9000 intégrations. |
| Comment payez-vous ? | Les Automatisations sont incluses dans la version Pro. La licence est perpétuelle, le paiement par poste est unique, et après 12 mois, le renouvellement des mises à jour est facultatif. | Les Tarifs incluent les plans Free, Professional, Team et Enterprise, avec une facturation basée sur l’usage des tâches. |
| Qu’est-ce qui limite les exécutions ? | L’administrateur définit une limite d’exécutions par heure ; pour les éléments IA, il définit séparément une limite de requêtes quotidiennes. | Le plan Free inclut 100 tâches par mois ; dans les plans payants, vous choisissez un niveau d’usage. Chaque exécution d’un flux ne correspond pas forcément à une tâche facturée. |
| Comment activez-vous l’IA ? | Le programme fonctionne sans IA ; si vous l’utilisez, vous vous servez de votre propre clé chez le fournisseur du modèle. | Zapier propose des outils d’IA au sein de sa plateforme. |
Ne comparez pas le nombre de « 100 tâches » de Zapier avec le nombre de tâches sur la liste de votre équipe. Dans les Tarifs de Zapier, il s’agit d’unités d’usage de l’automatisation, et non de dossiers d’entreprise à traiter ; le mode de calcul dépend des étapes du flux.
Pour une équipe allant jusqu’à 20 personnes, la version Pro de Task Manager coûte 3 990 PLN. En échange, vous obtenez aussi Messagerie et Fichiers, mais pas le catalogue d’intégrations de Zapier. L’intégration n8n dans Task Manager est expérimentale et désactivée par défaut - ne la considérez pas comme une promesse de connexions prêtes à l’emploi avec des systèmes tiers. Si vous souhaitez découvrir la portée du module lui-même, consultez Automatisations dans Task Manager. Zapier est un nom et une marque déposée appartenant à son propriétaire.
Demain, choisissez une seule tâche, pas tout un processus
Demain, listez trois tâches que vous avez effectuées manuellement plus de cinq fois au cours de la semaine écoulée, et choisissez-en une qui se déroule à l’intérieur de Task Manager. Décrivez-la à l’Assistant IA en une phrase, vérifiez l’ébauche avec le bouton « Tester », ajustez les conditions et ce n’est qu’ensuite que vous cliquez sur « Enregistrer ». Vous voulez d’abord voir le logiciel ? Ouvrez la Demo.
Questions fréquentes
Les Automatisations sont-elles incluses dans tous les forfaits de Task Manager ?
Non, les Automatisations sont disponibles dans la version Pro, avec la Messagerie et les Fichiers. Le forfait Classic dans cette version couvre une équipe allant jusqu'à 20 personnes et coûte 3 990 PLN dans le cadre d'une licence perpétuelle.
Dois-je savoir programmer pour créer une règle ?
Non, vous choisissez un événement, des conditions et des actions selon le schéma QUAND - SI - ALORS, ou vous décrivez votre intention à l'Assistant IA. Le brouillon qu'il prépare ne fonctionne pas tant que vous ne l'avez pas enregistré.
Quelqu'un d'autre peut-il lancer une automatisation sur ma boîte mail ?
Non, une règle d'automatisation liée à la messagerie ne réagit qu'aux boîtes mail de son auteur. L'administrateur peut modifier la règle, mais ne peut pas en faire dépendre le fonctionnement de la messagerie d'un autre utilisateur.
Puis-je vérifier une règle avant qu'elle ne commence à fonctionner ?
Oui, « Tester » affiche le résultat possible sur les derniers événements, sans rien exécuter ni envoyer. Une fois activée, vous pouvez consulter les exécutions et les raisons des omissions dans l'Historique pendant 30 jours.
L'automatisation des tâches dans Task Manager remplacera-t-elle Zapier ?
Oui, si vous automatisez le travail au sein de Task Manager ; non, si vous avez besoin de connecter plusieurs applications externes. Zapier propose un catalogue de plus de 9000 intégrations, alors que les Automatisations intégrées de Task Manager concernent les événements et les actions de son propre programme.
Sources
- Task Manager, Automatisations - https://taskmanager.pl/funkcje/automatyzacje (consulté le : 2026-10-01).
- Task Manager, Automatisation décrite en mots - https://taskmanager.pl/use-cases/automatyzacja-opisana-slowami (consulté le : 2026-10-01).
- Task Manager, L’IA dans les automatisations - https://taskmanager.pl/ai/ai-w-automatyzacjach (consulté le : 2026-10-01).
- Task Manager, tarifs - https://taskmanager.pl/#tarifs (consulté le : 2026-10-01).
- Zapier, Plans & Pricing - https://zapier.com/pricing (consulté le : 2026-10-01).
- Zapier, Apps and Software Integrations - https://zapier.com/apps (consulté le : 2026-10-01).
- Zapier, How is task usage measured in Zapier? - https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496196837261-How-is-task-usage-measured-in-Zapier (consulté le : 2026-10-01).
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
