Lunedì Marta apre di nuovo la casella dello studio commercialista. In un team di sei persone, qualcuno deve individuare le fatture, mettere da parte gli allegati e controllare che nessuna email vada persa - e a settembre Marta ne ha contate 94 di questo tipo. L'automazione delle attività può toglierle i passaggi ripetitivi, se posta, file e attività si trovano nello stesso programma.
L'automazione delle attività inizia dal confine del programma
Se vuoi salvare un allegato dalla Posta in una cartella di Task Manager, puoi impostare una regola nel programma. Se invece deve collegare applicazioni di fornitori diversi, hai bisogno di uno strumento di integrazione come Zapier. Zapier offre un catalogo di oltre 9000 integrazioni - un vantaggio che le Automazioni integrate di Task Manager non sostituiscono.
Marta quindi non inizia chiedendosi "quali applicazioni collegare?". Prima annota il percorso di un singolo caso: un'email con allegato arriva sulla sua casella, il file finisce in una cartella e lei riceve una notifica. Tutto questo può accadere in Task Manager, senza aggiungere un servizio esterno a questo specifico percorso.
Diverso è il caso di un'azienda in cui l'ordine nasce nel negozio online, lo stato del magazzino si trova in un sistema separato e il risultato va inserito in un foglio di calcolo. In quel caso, l'ampio catalogo di integrazioni di Zapier ha un'importanza concreta.
QUANDO - SE - ESEGUI: una regola, tre decisioni
Una regola in Task Manager inizia con l'evento QUANDO, viene ristretta dalle condizioni SE e termina con le azioni ESEGUI. Questo ordine ti permette di leggere la regola come un'istruzione per un collaboratore, invece di decifrare uno schema di collegamenti.
QUANDO definisce l'inizio. Può trattarsi della creazione di un'attività, di un cambio di stato, di una scadenza in avvicinamento, di un silenzio in un'attività, di un nuovo messaggio, di una menzione, di un allegato aggiunto, di un evento nel Calendario, di una nuova email oppure di un orario scelto in determinati giorni della settimana. Per le fatture inviate in chat, scegli "Allegato aggiunto", non "Nuovo messaggio": il programma registra prima il messaggio e solo dopo carica il file. Un'immagine incollata nel testo non è un allegato e non attiverà questa regola.
SE scarta gli eventi che non corrispondono. Puoi verificare lo spazio di lavoro, lo stato, la persona assegnata, l'autore o il nome del file; per la posta - il mittente e l'oggetto dell'email. Condizioni diverse si combinano con "e": ognuna deve essere soddisfatta. Fa eccezione il singolo campo "contiene" - inserendo faktur, fv, rozliczen è sufficiente che una di queste espressioni sia presente.
Se martedì Marta scrive nella condizione "faktura", la regola non intercetterà la parola "faktury" né "fakturę", perché cerca un frammento di testo e non declina le parole. La radice "faktur" copre queste forme. Quando ti servono due diversi gruppi di condizioni collegati da "oppure", prepara due regole separate.
ESEGUI definisce cosa farà il programma dopo che le condizioni sono soddisfatte. Può tra l'altro creare un'attività, salvare gli allegati in una cartella, aggiungere una nota, mostrare una notifica o inviare un'email dalla casella dell'autore. Le azioni possono essere al massimo 10 e vengono eseguite in sequenza. Se il messaggio deve finire in una nuova attività, imposta prima "Crea attività" e solo dopo l'azione di invio del messaggio.
Puoi descrivere la regola all'Assistente AI in una frase
Non devi comporre tutte le schede manualmente: l'Assistente AI prepara una bozza a partire da una descrizione in linguaggio naturale. La bozza resta non salvata e disattivata, quindi il semplice comando non avvia l'automazione.
Marta può scrivere: "Voglio che tutti i file che arrivano nella chat Contabilità vengano salvati nella cartella FV, e che io riceva la notifica «La fattura è stata salvata»". L'Assistente compila il nome, il trigger, le condizioni e le azioni, e sotto la risposta mostra una scheda "Vai alle Automazioni". Solo cliccando sulla scheda si apre la finestra con la bozza.
Poi Marta aggiunge: "Cambia la cartella in Fatture" oppure "Rimuovi la notifica". Può anche chiedere una condizione sul nome del PDF. Indica i nomi così come li usa il team - "chat Contabilità", "cartella FV", "Kasia Dąbrowska" - e se il programma non riesce ad abbinarne qualcuno, vedrà un avviso sopra la bozza. Prima di salvare, leggi l'intero schema QUANDO - SE - ESEGUI. Descrivere l'intenzione e confermare l'azione sono due passaggi distinti.
Se preferisci partire da un modello già pronto, apri Automazioni dall'icona delle viste nella barra superiore e clicca su "+". Il catalogo include tra l'altro "Fattura da mail → cartella (AI)", "Segnalazione guasto → attività" e "Riepilogo settimanale del venerdì (AI)". Anche il modello si apre come bozza non salvata; in alcuni casi è necessario indicare uno spazio di lavoro o una chat. Le voci contrassegnate con "(AI)" le vedrai dopo aver configurato l'AI, quelle relative alla posta solo se hai accesso alla Posta. Altri scenari sono descritti in automazione descritta a parole.
Tre questioni ricorrenti, tre regole diverse
Una fattura, una richiesta di un cliente e un report settimanale: puoi gestirli con tre regole separate. Ognuna ha un proprio punto di partenza e un proprio risultato, per questo è più semplice verificarle singolarmente piuttosto che costruire un'unica regola per tutto.
Martedì: allegato con una fattura. Marta imposta SE "Nuova email nella casella", CONDIZIONE "Ha un allegato" e "l'AI valuta: l'allegato sembra una fattura". ESEGUI salva l'allegato in Fatture / {{rok}} / {{miesiac}} e le mostra una notifica. Le cartelle mancanti vengono create al momento del salvataggio, mentre un file con lo stesso nome e la stessa dimensione viene ignorato come duplicato. Si tratta di un esempio con una condizione AI, quindi richiede un modello configurato; sulla base del solo nome del file e del contesto disponibile non bisogna aspettarsi un riconoscimento certo di ogni fattura.
Mercoledì: email di un cliente. Piotr gestisce le richieste in un team di otto persone. Imposta SE "Nuova email nella casella", CONDIZIONE il mittente contiene il dominio del cliente, e come ESEGUI, in sequenza: crea un'attività nello spazio di lavoro scelto con una persona assegnata e una scadenza di +2 giorni, aggiunge il messaggio alla relativa discussione e salva gli allegati in Richieste / {{rok}} / {{miesiac}}. L'oggetto e il contenuto dell'attività possono essere compilati con le variabili {{mail.temat}} e {{mail.tresc}} - una variabile è un campo in cui il programma inserisce i dati dell'email corrente. L'attività resta collegata alla corrispondenza. Questa regola, tuttavia, non legge la scadenza dal contenuto dell'email né sceglie autonomamente la persona responsabile in base ad esso. Se richieste diverse devono andare a persone diverse, Piotr crea regole separate con condizioni diverse. Di questo passaggio tra la casella di posta e la lista delle attività si parla anche nell'articolo l'email che crea un'attività.
Venerdì, ore 15:00: stato della settimana. Kasia indica una chat nel modello "Riepilogo settimanale del venerdì (AI)". A quell'ora l'AI scrive lì cosa è stato completato, cosa è in corso e cosa ha superato la scadenza. È un tipo di lavoro diverso dallo spostamento di un file: il risultato è un testo elaborato dal modello, quindi prima di usare il modello bisogna configurare l'AI.
Una regola può anche salvare il risultato del lavoro dell'AI come nota. La schermata seguente mostra un report su un lead nella cartella Lead.
L'AI può valutare gli eventi, ma in questa condizione non legge il contenuto del file
La condizione "l'AI valuta" è utile quando una frase fissa non basta per prendere una decisione. Tuttavia non accede al contenuto dell'allegato: riceve, tra l'altro, il mittente, l'oggetto, l'autore, un frammento del testo e i nomi dei file, e poi risponde "sì" o "no". In caso di incertezza risponde "no".
L'istruzione "l'allegato sembra una fattura" nella regola di Marta non significa leggere le voci e gli importi dal PDF. Se il cliente chiama il file skan001.pdf e non menziona la fattura nel messaggio, l'AI potrebbe non avere elementi sufficienti per farlo passare. Una situazione del genere è meglio vederla nella Cronologia come esclusione, piuttosto che presumere che il modello abbia letto il documento.
La condizione AI viene verificata per ultima, dopo gli altri filtri. L'amministratore può impostare un limite giornaliero di richieste AI dalle Automazioni in Impostazioni → AI; per impostazione predefinita è 200, e una volta esaurito le regole con AI vengono saltate per il resto della giornata, con una voce nella Cronologia. Le regole senza elementi AI non necessitano di una chiave del modello.
Se aggiungi all'azione "Scrivi messaggio tramite AI" una nota o una cartella scelta come fonte di conoscenza, il loro contenuto verrà inviato al modello in corrispondenza degli eventi pertinenti. Task Manager funziona sul tuo server, ma la richiesta con il contesto viene inviata al fornitore AI scelto usando la tua chiave - OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oppure xAI Grok. Prima di allegare corrispondenza o documenti, consulta cosa arriva al fornitore AI.
"Testa" mostra l'errore prima che tu lo commetta davvero
Il pulsante "Testa" prende gli ultimi eventi corrispondenti al trigger e mostra quali supererebbero le condizioni e quali messaggi potrebbero essere generati. Non esegue né invia nulla, quindi puoi correggere una frase o l'ordine delle azioni prima di salvare la regola attivata.
Dopo l'attivazione, controlla la Cronologia. Per 30 giorni mostra le esecuzioni effettuate con i relativi passaggi, quelle escluse con la condizione che le ha fermate, e gli errori con il messaggio del server. Per la posta, tieni presente la differenza: un'email respinta da un filtro impostato già a livello di trigger non comparirà nella Cronologia; un'email fermata dalla condizione SE vi comparirà con il motivo.
Una regola può essere attiva e comunque non fare nulla - ad esempio se il cliente ha cambiato il modo di intitolare le email. Dopo 48 ore senza alcuna esecuzione, il programma mostra un'informazione sull'ultima esecuzione e sugli eventi respinti. Dopo oltre una settimana dall'attivazione della regola, il trigger può aver coperto almeno 10 eventi senza alcuna esecuzione. In tal caso riceverai una notifica nel Centro notifiche con l'indicazione della condizione che li ha fermati.
Ci sono anche dei limiti legati ai permessi. La regola agisce come il suo autore: non scriverà in un'attività a cui l'autore non ha accesso e non interesserà la casella di posta di qualcun altro - anche quando è un amministratore a modificare la regola, perché continua comunque a operare con i permessi dell'autore. Dopo tre errori consecutivi viene sospesa; un limite di esecuzioni orarie la protegge da un'ondata di eventi. Il motivo lo trovi nella Cronologia, invece di dover indovinare se l'automazione sta ancora funzionando.
Task Manager o Zapier: scegli in base a dove avviene il lavoro
Task Manager è adatto a regole relative al lavoro all'interno delle sue attività, chat, Posta, File e Calendario. Zapier offre una gamma di integrazioni più ampia, quando il processo attraversa applicazioni di fornitori diversi; il suo catalogo comprende oltre 9000 applicazioni.
| Domanda | Task Manager | Zapier |
|---|---|---|
| Dove opera l'automazione? | Nel programma installato sul tuo server. | Nel servizio Zapier che collega le applicazioni. |
| Cosa copre? | Eventi e azioni all'interno di Task Manager, inclusa la Posta personale dell'autore. | Flussi tra applicazioni da un catalogo di oltre 9000 integrazioni. |
| Come paghi? | Le Automazioni sono incluse nel piano Pro. La licenza è perpetua, il costo per le postazioni è una tantum, e dopo 12 mesi il rinnovo degli aggiornamenti è facoltativo. | Il listino prezzi include i piani Free, Professional, Team ed Enterprise, con fatturazione basata sull'utilizzo delle attività. |
| Cosa limita le esecuzioni? | L'amministratore imposta un limite di esecuzioni orarie; per gli elementi AI imposta separatamente un limite di richieste giornaliere. | Il piano Free include 100 attività al mese; nei piani a pagamento si sceglie un livello di utilizzo. Non ogni esecuzione di un flusso corrisponde a un'attività conteggiata. |
| Come si attiva l'AI? | Il programma funziona senza AI; se la usi, utilizzi una tua chiave presso il fornitore del modello. | Zapier offre strumenti AI all'interno della propria piattaforma. |
Non confrontare il numero di "100 attività" di Zapier con il numero di attività nella lista del team. Nel listino di Zapier si tratta di unità di utilizzo dell'automazione, non di questioni aziendali da svolgere; il modo in cui vengono conteggiate dipende dai passaggi del flusso.
Per un team fino a 20 persone, la versione Pro di Task Manager costa 3.990 PLN. In cambio ottieni anche Posta e File, ma non il catalogo di integrazioni di Zapier. L'integrazione n8n in Task Manager è sperimentale e disattivata di default - non considerarla una promessa di connessioni già pronte con sistemi esterni. Se vuoi verificare l'ambito del modulo stesso, consulta Automazioni in Task Manager. Zapier è un nome e un marchio registrato di proprietà del suo titolare.
Domani scegli un'attività, non l'intero processo
Domani annota tre attività che hai svolto manualmente più di cinque volte nell'ultima settimana, e scegline una che avviene all'interno di Task Manager. Descrivila all'Assistente AI in una sola frase, verifica la bozza con il pulsante "Testa", correggi le condizioni e solo allora clicca su "Salva". Vuoi prima vedere il programma? Apri Demo.
Domande frequenti
Le Automazioni sono disponibili in tutti i piani di Task Manager?
No, le Automazioni sono disponibili nel piano Pro, insieme a Posta e File. Il piano Classic in questa versione copre un team fino a 20 persone e costa 3.990 PLN nel modello di licenza perpetua.
Devo saper programmare per costruire una regola?
No, scegli l'evento, le condizioni e le azioni nello schema QUANDO - SE - ESEGUI, oppure descrivi l'intenzione all'Assistente AI. La bozza che prepara non funziona finché non la salvi.
Qualcun altro può attivare un'automazione sulla mia casella di posta?
No, una regola postale reagisce esclusivamente alle caselle del proprio autore. L'amministratore può modificare la regola, ma non può basarne il funzionamento sulla posta di qualcun altro.
Posso verificare una regola prima che inizi a funzionare?
Sì, "Testa" mostra il possibile risultato sugli ultimi eventi, senza eseguire né inviare nulla. Dopo l'attivazione, puoi controllare le esecuzioni e i motivi degli scarti nella Cronologia per 30 giorni.
L'automazione delle attività in Task Manager sostituirà Zapier?
Sì, se automatizzi il lavoro all'interno di Task Manager; no, se hai bisogno di collegare più applicazioni esterne. Zapier offre un catalogo di oltre 9000 integrazioni, mentre le Automazioni integrate di Task Manager riguardano eventi e azioni all'interno del proprio programma.
Fonti
- Task Manager, Automazioni - https://taskmanager.pl/funkcje/automatyzacje (consultato il: 2026-10-01).
- Task Manager, Automazione descritta a parole - https://taskmanager.pl/use-cases/automatyzacja-opisana-slowami (consultato il: 2026-10-01).
- Task Manager, L'AI nelle automazioni - https://taskmanager.pl/ai/ai-w-automatyzacjach (consultato il: 2026-10-01).
- Task Manager, prezzi - https://taskmanager.pl/#prezzi (consultato il: 2026-10-01).
- Zapier, Plans & Pricing - https://zapier.com/pricing (consultato il: 2026-10-01).
- Zapier, Apps and Software Integrations - https://zapier.com/apps (consultato il: 2026-10-01).
- Zapier, How is task usage measured in Zapier? - https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496196837261-How-is-task-usage-measured-in-Zapier (consultato il: 2026-10-01).
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
