El lunes Marta vuelve a abrir el buzón de la asesoría contable. En un equipo de seis personas, alguien tiene que detectar las facturas, guardar los adjuntos y comprobar que no se pierda ningún correo - y en septiembre Marta contó 94 mensajes de ese tipo. La automatización de tareas puede quitarle los pasos repetitivos, si el correo, los archivos y las tareas están en el mismo programa.
La automatización de tareas empieza en el límite del programa
Si quieres guardar un adjunto del Correo en una carpeta de Task Manager, puedes configurar una regla en el programa. Si esa regla debe conectar aplicaciones de distintos proveedores, necesitas una herramienta de integración como Zapier. Zapier presenta un catálogo de más de 9000 integraciones - una ventaja que las Automatizaciones integradas de Task Manager no sustituyen.
Marta no empieza entonces por la pregunta «¿qué aplicaciones conectar?». Primero anota el recorrido de un solo asunto: llega un correo con un adjunto a su buzón, el archivo va a la carpeta y ella recibe una notificación. Todo esto puede ocurrir dentro de Task Manager, sin añadir un servicio externo para ese recorrido concreto.
Distinto es el caso de una empresa en la que el pedido se crea en la tienda, el stock está en un sistema de almacén aparte y el resultado hay que anotarlo en una hoja de cálculo. En ese caso, el amplio catálogo de integraciones de Zapier tiene un valor práctico.
CUANDO - SI - HACER: una regla, tres decisiones
La regla en Task Manager empieza con el evento CUANDO, se acota con las condiciones SI y termina con las acciones HACER. Este orden te permite leer la regla como una instrucción para un compañero, en lugar de descifrar un esquema de conexiones.
CUANDO determina el inicio. Puede ser la creación de una tarea, un cambio de estado, una fecha límite que se acerca, el silencio en una tarea, un mensaje nuevo, una mención, un adjunto añadido, un evento en el Calendario, un correo nuevo o una hora determinada en ciertos días de la semana. Para las facturas que llegan al chat, elige «Adjunto añadido», no «Mensaje nuevo»: el programa primero guarda el mensaje y después carga el archivo. Una imagen pegada en el texto no se considera un adjunto y no activará esta regla.
SI descarta los eventos que no encajan. Puedes comprobar el espacio de trabajo, el estado, la persona asignada, el autor o el nombre del archivo; en el correo, el remitente y el asunto del mensaje. Las distintas condiciones se combinan con «y»: todas deben cumplirse. La excepción está en el campo único «contiene» - escribir faktur, fv, rozliczen significa que basta con que se cumpla una de esas frases.
Si el martes Marta escribe en la condición «factura», la regla no detectará la palabra «facturas» ni «facturación», porque busca un fragmento de texto, no analiza las formas gramaticales. La raíz «factur» sí cubrirá esas formas. Cuando necesites dos conjuntos de condiciones distintos combinados con «o», crea dos reglas.
HACER determina qué hará el programa tras cumplirse las condiciones. Puede, entre otras cosas, crear una tarea, guardar los adjuntos en una carpeta, añadir una nota, mostrar una notificación o enviar un correo desde el buzón propio del autor. Puede haber como máximo 10 acciones y se ejecutan en orden. Si el mensaje debe terminar en una tarea nueva, configura primero «Crear tarea» y después la acción de escribir el mensaje.
Puedes describir la regla al Asistente de IA en una sola frase
No tienes que preparar todas las tarjetas a mano: el Asistente de IA creará un borrador a partir de una descripción en una frase normal. El borrador queda sin guardar y desactivado, así que la simple instrucción no activa la automatización.
Marta puede escribir: «Quiero que todos los archivos que lleguen al chat Contabilidad se guarden en la carpeta FV, y que reciba una notificación “FV guardada”». El Asistente redactará el nombre, el disparador, las condiciones y las acciones, y debajo de la respuesta mostrará una tarjeta «Ir a Automatizaciones». Solo al hacer clic en la tarjeta se abrirá la ventana con el borrador.
Después Marta añade: «Cambia la carpeta a Facturas» o «Elimina la notificación». También puede pedir una condición sobre el nombre del PDF. Da los nombres tal como los usa el equipo - «chat Contabilidad», «carpeta FV», «Kasia Dąbrowska» - y si el programa no logra relacionarlos con alguno de ellos, verá un aviso encima del borrador. Antes de guardar, lee todo el esquema CUANDO - SI - HACER. Describir la intención y confirmar la acción son dos pasos distintos.
Si prefieres empezar con una plantilla, abre Automatizaciones con el icono de vistas en la barra superior y pulsa «+». El catálogo incluye, entre otras, «Factura del correo → carpeta (IA)», «Incidencia → tarea» y «Resumen de la semana del viernes (IA)». La plantilla también se abre como borrador sin guardar; en algunas hay que indicar un espacio de trabajo o un chat. Verás las opciones marcadas con «(IA)» después de configurar la IA, y las de correo si tienes acceso al Correo. Más escenarios se muestran en la automatización descrita con palabras.
Tres asuntos repetitivos, tres reglas distintas
Una factura, una incidencia de cliente y un informe semanal pueden gestionarse con tres reglas independientes. Cada una tiene su propio inicio y resultado, por lo que es más fácil comprobarlas por separado que construir una sola regla para todo.
Martes: adjunto con una factura. Marta configura CUANDO «Nuevo correo en el buzón», SI «Tiene adjunto» y «La IA evalúa: si el adjunto parece una factura». EJECUTAR guarda el adjunto en Facturas / {{rok}} / {{miesiac}} y le muestra una notificación. Las carpetas que falten se crean al guardar, y un archivo con el mismo nombre y tamaño se omite como duplicado. Este es un ejemplo con condición de IA, así que requiere un modelo configurado; a partir solo del nombre del archivo y el contexto disponible no se debe esperar un reconocimiento seguro de cada factura.
Miércoles: correo de un cliente. Piotr gestiona las incidencias en un equipo de ocho personas. Configura CUANDO «Nuevo correo en el buzón», SI el remitente contiene el dominio del cliente, y EJECUTAR, en orden: crear una tarea en el espacio de trabajo elegido con una persona asignada y fecha límite +2 días, añadir el mensaje a su hilo y guardar los adjuntos en Incidencias / {{rok}} / {{miesiac}}. El asunto y el contenido de la tarea pueden rellenarse con las variables {{mail.temat}} y {{mail.tresc}} - una variable es un campo en el que el programa inserta los datos del correo actual. La tarea queda vinculada a la correspondencia. Sin embargo, esta regla no lee la fecha límite del contenido del correo ni elige por sí sola a la persona responsable a partir de él. Si distintas incidencias deben llegar a distintas personas, Piotr crea reglas separadas con condiciones diferentes. Sobre este paso del buzón a la lista de tareas también puedes leer en el artículo un correo que crea una tarea.
Viernes, 15:00: estado de la semana. Kasia indica el chat en la plantilla «Resumen de la semana del viernes (IA)». A esa hora, la IA escribe allí lo que se ha completado, lo que está en curso y lo que ha superado la fecha límite. Es un tipo de trabajo distinto al de mover un archivo: el resultado es un texto generado por el modelo, así que antes de usar la plantilla hay que configurar la IA.
Una regla también puede guardar el resultado del trabajo de la IA como nota. La siguiente pantalla muestra un informe sobre un lead en la carpeta Leads.
La IA puede evaluar eventos, pero en esta condición no lee el contenido interno del archivo
La condición «La IA evalúa» resulta útil cuando una frase fija no basta para tomar una decisión. Sin embargo, no accede al contenido interno del adjunto: recibe, entre otras cosas, el remitente, el asunto, el autor, un fragmento del texto y los nombres de los archivos, y a partir de ahí responde «sí» o «no». Ante la duda, responde «no».
La instrucción «si el adjunto parece una factura» no implica, en la regla de Marta, leer las partidas y los importes del PDF. Si el cliente llama al archivo skan001.pdf y no menciona una factura en el mensaje, la IA puede no tener base suficiente para dejarlo pasar. Es mejor ver esta situación en el Historial como una omisión que suponer que el modelo leyó el documento.
La condición de IA se comprueba al final, después de los demás filtros. El administrador puede fijar un límite diario de consultas de IA desde Automatizaciones en Configuración → IA; por defecto es de 200, y una vez agotado, las reglas con IA se omiten ese día con un registro en el Historial. Las reglas sin elementos de IA no necesitan una clave de modelo.
Si añades a la acción «Escribir mensaje con IA» una nota o carpeta concreta como fuente de conocimiento, su contenido llegará al modelo cuando se produzcan los eventos correspondientes. Task Manager funciona en tu propio servidor, pero la consulta con el contexto se envía al proveedor de IA elegido con tu propia clave - OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. Antes de adjuntar correspondencia o documentos, consulta qué llega al proveedor de IA.
«Probar» te muestra el error antes de cometerlo de verdad
El botón «Probar» toma los últimos eventos que coinciden con el disparador y muestra cuáles pasarían las condiciones y qué mensajes podrían generarse. No ejecuta ni envía nada, así que puedes corregir una frase o el orden de las acciones antes de guardar la regla activada.
Después de activarla, consulta el Historial. Durante 30 días muestra las ejecuciones realizadas junto con sus pasos, las omitidas junto con la condición que las detuvo, y los errores con el mensaje del servidor. En el caso del correo, ten en cuenta una diferencia: un correo descartado por un filtro fijado ya en el disparador no aparecerá en el Historial; un correo detenido por la condición SI sí será visible en él, con el motivo.
Una regla puede estar activada y, aun así, no hacer nada - por ejemplo, porque el cliente cambió la forma de titular sus correos. Tras 48 horas sin ninguna ejecución, el programa muestra información sobre la última ejecución y los eventos descartados. Pasada más de una semana desde la activación de la regla, el disparador puede abarcar al menos 10 eventos sin ninguna ejecución. En ese caso recibirás una notificación en el Centro de notificaciones con información sobre la condición que los detenía.
También hay límites de permisos. La regla actúa como su autor: no escribirá en una tarea a la que el autor no tenga acceso, ni abarcará un buzón ajeno, ni siquiera cuando la regla la modifique un administrador, porque sigue funcionando con los permisos del autor. Tras tres errores seguidos, se detiene; un límite de ejecuciones por hora la protege de una avalancha de eventos. El motivo puedes consultarlo en el Historial, en lugar de adivinar si el automatismo sigue funcionando.
Task Manager o Zapier: elige según el lugar donde ocurre el trabajo
Task Manager encaja en reglas relacionadas con el trabajo dentro de sus tareas, chats, Correo, Archivos y Calendario. Zapier tiene un alcance de integraciones más amplio cuando el proceso pasa por aplicaciones de distintos proveedores; su catálogo incluye más de 9000 aplicaciones.
| Pregunta | Task Manager | Zapier |
|---|---|---|
| ¿Dónde funciona la automatización? | En el programa instalado en tu servidor. | En el servicio de Zapier que conecta aplicaciones. |
| ¿Qué abarca? | Eventos y acciones dentro de Task Manager, incluido el Correo propio del autor. | Flujos entre aplicaciones del catálogo de más de 9000 integraciones. |
| ¿Cómo se paga? | Las Automatizaciones están disponibles en la variante Pro. La licencia es perpetua, el pago por puestos es único, y tras 12 meses la renovación de actualizaciones es opcional. | Los precios de Zapier incluyen los planes Free, Professional, Team y Enterprise, con una facturación basada en el uso de tareas. |
| ¿Qué limita las ejecuciones? | El administrador fija un límite de ejecuciones por hora; para los elementos de IA fija por separado un límite diario de consultas. | El plan Free incluye 100 tareas al mes; en los planes de pago se elige un nivel de uso. No cada ejecución de un flujo equivale a una tarea facturada. |
| ¿Cómo activas la IA? | El programa funciona sin IA; si la usas, utilizas tu propia clave con el proveedor del modelo. | Zapier ofrece herramientas de IA dentro de su propia plataforma. |
No compares la cifra de «100 tareas» de Zapier con el número de tareas en la lista de tu equipo. En los precios de Zapier se trata de unidades de uso de la automatización, no de asuntos de la empresa por resolver; la forma de contabilizarlas depende de los pasos del flujo.
Para un equipo de hasta 20 personas, la variante Pro de Task Manager cuesta 3.990 PLN. A cambio también obtienes Correo y Archivos, pero no el catálogo de integraciones de Zapier. La integración con n8n en Task Manager es experimental y está desactivada por defecto - no la consideres una promesa de conexiones listas con sistemas externos. Si quieres comprobar el alcance del propio módulo, consulta Automatizaciones en Task Manager. Zapier es un nombre y una marca registrada propiedad de su titular.
Mañana elige una tarea, no todo el proceso
Mañana anota tres tareas que hayas realizado manualmente más de cinco veces en la última semana y elige una que ocurra dentro de Task Manager. Descríbesela al Asistente de IA en una sola frase, comprueba el borrador con el botón «Probar», ajusta las condiciones y solo entonces haz clic en «Guardar». ¿Quieres ver antes el programa? Abre Demo.
Preguntas frecuentes
¿Las Automatizaciones están disponibles en todos los planes de Task Manager?
No, las Automatizaciones están disponibles en la versión Pro, junto con Correo y Archivos. El plan Classic en esa versión incluye un equipo de hasta 20 personas y cuesta 3.990 PLN con licencia perpetua.
¿Necesito saber programar para crear una regla?
No, eliges el evento, las condiciones y las acciones siguiendo el esquema CUANDO - SI - HACER, o bien describes tu intención al Asistente de IA. El borrador que prepara no funciona hasta que lo guardas.
¿Puede otra persona activar una automatización en mi buzón?
No, la regla de correo solo reacciona a los buzones de su propio autor. El administrador puede editar la regla, pero no puede hacer que funcione sobre el correo de otra persona.
¿Puedo comprobar la regla antes de que empiece a funcionar?
Sí, «Probar» muestra el resultado posible sobre los últimos eventos, sin ejecutar ni enviar nada. Una vez activada, podrás consultar las ejecuciones y los motivos de omisión en el Historial durante 30 días.
¿La automatización de tareas en Task Manager sustituirá a Zapier?
Sí, si automatizas el trabajo dentro de Task Manager; no, si necesitas conectar varias aplicaciones externas. Zapier ofrece un catálogo de más de 9000 integraciones, mientras que las Automatizaciones integradas de Task Manager se refieren a eventos y acciones dentro de su propio programa.
Fuentes
- Task Manager, Automatizaciones - https://taskmanager.pl/funkcje/automatyzacje (acceso: 01-10-2026).
- Task Manager, Automatización descrita con palabras - https://taskmanager.pl/use-cases/automatyzacja-opisana-slowami (acceso: 01-10-2026).
- Task Manager, IA en las automatizaciones - https://taskmanager.pl/ai/ai-w-automatyzacjach (acceso: 01-10-2026).
- Task Manager, precios - https://taskmanager.pl/#precios (acceso: 01-10-2026).
- Zapier, Plans & Pricing - https://zapier.com/pricing (acceso: 01-10-2026).
- Zapier, Apps and Software Integrations - https://zapier.com/apps (acceso: 01-10-2026).
- Zapier, How is task usage measured in Zapier? - https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496196837261-How-is-task-usage-measured-in-Zapier (acceso: 01-10-2026).
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
