Am Montag öffnet Marta wieder das Postfach der Buchhaltungskanzlei. In dem sechsköpfigen Team muss jemand die Rechnungen herausfiltern, die Anhänge ablegen und prüfen, ob keine E-Mail verloren gegangen ist - im September zählte Marta 94 solcher Nachrichten. Die Aufgabenautomatisierung kann ihr die wiederkehrenden Schritte abnehmen, wenn E-Mail, Dateien und Aufgaben im selben Programm liegen.
Aufgabenautomatisierung beginnt an der Grenze des Programms
Wenn Sie einen Anhang aus der E-Mail in einem Ordner von Task Manager speichern möchten, können Sie eine Regel im Programm einrichten. Soll sie Anwendungen verschiedener Anbieter verbinden, benötigen Sie ein Integrationstool wie Zapier. Zapier bietet einen Katalog mit über 9000 Integrationen - ein Vorteil, den die integrierten Automatisierungen von Task Manager nicht ersetzen.
Marta beginnt also nicht mit der Frage „welche Anwendungen verbinden?“. Zuerst hält sie den Weg einer einzelnen Angelegenheit fest: Eine E-Mail mit Anhang geht auf ihrem Postfach ein, die Datei landet im Ordner, und sie erhält eine Benachrichtigung. Das alles kann innerhalb von Task Manager geschehen, ohne für diesen konkreten Weg einen externen Dienst hinzuzufügen.
Anders sieht es in einem Unternehmen aus, in dem eine Bestellung im Shop entsteht, der Lagerbestand in einem separaten Warenwirtschaftssystem liegt und das Ergebnis in eine Tabelle eingetragen werden muss. Dann hat der breite Integrationskatalog von Zapier praktischen Nutzen.
WENN - FALLS - FÜHRE AUS: eine Automatisierungsregel, drei Entscheidungen
Eine Regel in Task Manager beginnt mit dem Ereignis WENN, wird durch die Bedingungen FALLS eingeschränkt und endet mit den Aktionen FÜHRE AUS. Diese Reihenfolge erlaubt es Ihnen, die Automatisierungsregel wie eine Anleitung für einen Mitarbeiter zu lesen, statt ein Verbindungsschema zu entschlüsseln.
WENN legt den Anfang fest. Das kann das Erstellen einer Aufgabe, eine Statusänderung, ein nahendes Fälligkeitsdatum, Stillstand in einer Aufgabe, eine neue Nachricht, eine Erwähnung, ein hinzugefügter Anhang, ein Termin im Kalender, eine neue E-Mail oder eine festgelegte Uhrzeit an bestimmten Wochentagen sein. Bei Rechnungen, die in den Chat geworfen werden, wählen Sie „Anhang hinzugefügt“, nicht „Neue Nachricht“: Das Programm speichert zuerst die Nachricht und lädt die Datei erst danach hoch. Ein in den Text eingefügtes Bild ist kein Anhang und löst diese Regel nicht aus.
FALLS verwirft Ereignisse, die nicht passen. Sie können Arbeitsbereich, Status, zugewiesene Person, Autor oder Dateiname prüfen; bei E-Mails - Absender und Betreff. Verschiedene Bedingungen werden durch „und“ verknüpft: Jede muss erfüllt sein. Eine Ausnahme finden Sie im einzelnen Feld „enthält“ - die Eingabe von faktur, fv, rozliczen bedeutet, dass eine dieser Phrasen ausreicht.
Wenn Marta am Dienstag in der Bedingung „faktura“ eingibt, erfasst die Regel nicht das Wort „faktury“ oder „fakturę“, denn sie sucht nach einem Textfragment und dekliniert keine Wörter. Der Wortstamm „faktur“ deckt diese Formen ab. Wenn Sie zwei verschiedene Bedingungssätze verknüpft durch „oder“ benötigen, erstellen Sie zwei Automatisierungsregeln.
FÜHRE AUS legt fest, was das Programm nach dem Durchlaufen der Bedingungen tut. Es kann unter anderem eine Aufgabe erstellen, Anhänge in einem Ordner speichern, eine Notiz hinzufügen, eine Benachrichtigung anzeigen oder eine E-Mail vom eigenen Postfach des Autors senden. Es dürfen höchstens 10 Aktionen sein, und sie werden der Reihe nach ausgeführt. Soll die Nachricht in einer neuen Aufgabe landen, stellen Sie zuerst „Aufgabe erstellen“ ein und erst danach die Aktion des Nachrichtenschreibens.
Die Regel können Sie dem KI-Assistenten in einem Satz sagen
Sie müssen nicht alle Karten manuell zusammenstellen: Der KI-Assistent erstellt einen Entwurf aus einer Beschreibung in einem gewöhnlichen Satz. Der Entwurf bleibt ungespeichert und deaktiviert, sodass die bloße Anweisung die Automatisierung nicht auslöst.
Marta kann schreiben: „Ich möchte, dass alle Dateien, die im Chat Buchhaltung eingehen, im Verzeichnis FV gespeichert werden, und dass ich eine Benachrichtigung «FV wurde gespeichert» erhalte“. Der Assistent erstellt Name, Auslöser, Bedingungen und Aktionen und zeigt unter der Antwort eine Karte „Zu Automatisierungen wechseln“ an. Erst ein Klick auf die Karte öffnet das Fenster mit dem Entwurf.
Anschließend ergänzt Marta: „Ändere den Ordner zu Rechnungen“ oder „Entferne die Benachrichtigung“. Sie kann auch um eine Bedingung zum Namen der PDF-Datei bitten. Sie nennt die Bezeichnungen so, wie das Team sie verwendet - „Chat Buchhaltung“, „Ordner FV“, „Kasia Dąbrowska“ - und falls das Programm eine davon nicht zuordnen kann, sieht sie einen Hinweis über dem Entwurf. Lesen Sie vor dem Speichern den gesamten Aufbau WENN - FALLS - FÜHRE AUS. Das Beschreiben des Vorhabens und das Bestätigen der Aktion sind zwei unterschiedliche Schritte.
Wenn Sie lieber mit einer Vorlage starten möchten, öffnen Sie Automatisierungen über das Icon in der oberen Leiste und klicken Sie auf „+“. Der Katalog enthält unter anderem „Rechnung aus E-Mail → Ordner (KI)“, „Störungsmeldung → Aufgabe“ und „Freitags-Wochenbericht (KI)“. Auch eine Vorlage öffnet sich zunächst als nicht gespeicherter Entwurf; bei manchen müssen Sie einen Arbeitsbereich oder Chat angeben. Einträge mit „(KI)“ sehen Sie, nachdem Sie KI konfiguriert haben, und E-Mail-Vorlagen, wenn Sie Zugriff auf E-Mail haben. Weitere Szenarien zeigt in Worten beschriebene Automatisierung.
Drei wiederkehrende Aufgaben, drei verschiedene Automatisierungsregeln
Eine Rechnung, eine Kundenanfrage und einen Wochenbericht können Sie mit drei separaten Automatisierungsregeln abwickeln. Jede hat einen eigenen Auslöser und ein eigenes Ergebnis, daher lässt sie sich leichter einzeln prüfen, als eine einzige Regel für alles zu bauen.
Dienstag: Anhang mit einer Rechnung. Marta richtet WENN „Neue E-Mail im Postfach“, FALLS „Hat einen Anhang“ sowie „KI bewertet: Sieht der Anhang wie eine Rechnung aus“ ein. FÜHRE AUS speichert den Anhang in Faktury / {{rok}} / {{miesiac}} und zeigt ihr eine Benachrichtigung an. Fehlende Ordner werden beim Speichern angelegt, und eine Datei mit demselben Namen und derselben Größe wird als Duplikat übersprungen. Dies ist ein Beispiel mit einer KI-Bedingung, daher ist ein konfiguriertes Modell erforderlich; allein anhand des Dateinamens und des verfügbaren Kontexts lässt sich keine sichere Erkennung jeder Rechnung erwarten.
Mittwoch: E-Mail von einem Kunden. Piotr betreut den Support in einem achtköpfigen Team. Er legt fest WENN „Neue E-Mail im Postfach“, FALLS der Absender die Domain des Kunden enthält, DANN führe nacheinander aus: erstelle eine Aufgabe im gewählten Arbeitsbereich mit zugewiesener Person und Fälligkeitsdatum +2 Tage, füge die Nachricht zu ihrem Thread hinzu und speichere die Anhänge unter Zgłoszenia / {{rok}} / {{miesiac}}. Betreff und Inhalt der Aufgabe können mit den Variablen {{mail.temat}} und {{mail.tresc}} gefüllt werden - eine Variable ist ein Feld, in das das Programm die Daten der aktuellen E-Mail einfügt. Die Aufgabe wird mit der Korrespondenz verknüpft. Diese Automatisierungsregel liest jedoch weder das Fälligkeitsdatum aus dem Inhalt der E-Mail aus, noch wählt sie selbstständig die verantwortliche Person auf dieser Grundlage aus. Wenn unterschiedliche Anfragen an unterschiedliche Personen gehen sollen, erstellt Piotr separate Regeln mit unterschiedlichen Bedingungen. Mehr zu einem solchen Übergang zwischen Postfach und Aufgabenliste erfährst du auch im Beitrag E-Mail, die eine Aufgabe erstellt.
Freitag, 15:00 Uhr: Stand der Woche. Kasia gibt in der Vorlage „Freitags-Wochenbericht (KI)“ einen Chat an. Zu dieser Uhrzeit schreibt die KI dort, was erledigt wurde, was in Arbeit ist und was die Frist überschritten hat. Das ist eine andere Art von Arbeit als das Verschieben einer Datei: Das Ergebnis ist ein vom Modell erstellter Text, daher muss vor Nutzung der Vorlage KI konfiguriert sein.
Eine Regel kann das Ergebnis der KI-Arbeit auch als Notiz speichern. Der folgende Screenshot zeigt einen Bericht über einen Lead im Ordner Leads.
Die KI kann Ereignisse bewerten, liest aber in dieser Bedingung nicht den Inhalt einer Datei
Die Bedingung „KI bewertet“ ist dann nützlich, wenn eine starre Formulierung für die Entscheidung nicht ausreicht. Sie schaut jedoch nicht in den Anhang hinein: Sie erhält unter anderem Absender, Betreff, Autor, einen Ausschnitt des Inhalts und die Dateinamen und antwortet dann mit „ja“ oder „nein“. Bei Unsicherheit antwortet sie mit „nein“.
Die Anweisung „sieht der Anhang wie eine Rechnung aus“ bedeutet in Martas Automatisierungsregel nicht, dass Positionen und Beträge aus dem PDF ausgelesen werden. Benennt der Kunde die Datei skan001.pdf und erwähnt die Rechnung nicht in der Nachricht, hat die KI möglicherweise keine Grundlage, sie durchzulassen. Eine solche Situation sollten Sie besser in der Historie als übersprungenes Ereignis sehen, als anzunehmen, das Modell habe das Dokument gelesen.
Die KI-Bedingung wird zuletzt geprüft, nach den übrigen Filtern. Der Administrator kann unter Einstellungen → KI ein tägliches Limit für KI-Anfragen aus Automatisierungen festlegen; standardmäßig liegt es bei 200, und nach Ausschöpfung werden Regeln mit KI für den restlichen Tag übersprungen, mit einem entsprechenden Eintrag in der Historie. Automatisierungsregeln ohne KI-Elemente benötigen keinen Modell-Schlüssel.
Wenn Sie der Aktion „Nachricht per KI verfassen“ eine ausgewählte Notiz oder einen Ordner als Wissensquelle hinzufügen, gelangt deren Inhalt bei passenden Ereignissen an das Modell. Task Manager läuft auf Ihrem Server, aber die Anfrage mit Kontext wird an den gewählten KI-Anbieter mit Ihrem Schlüssel gesendet - OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok. Bevor Sie Korrespondenz oder Dokumente hinzufügen, prüfen Sie was an den KI-Anbieter gelangt.
„Testen“ zeigt den Fehler, bevor Sie ihn in der Praxis machen
Die Schaltfläche „Testen“ nimmt die letzten zum Auslöser passenden Ereignisse und zeigt, welche die Bedingungen bestehen würden und welche Nachrichten entstehen könnten. Dabei wird nichts ausgeführt und nichts versendet, sodass Sie die Formulierung oder die Reihenfolge der Aktionen anpassen können, bevor Sie die aktivierte Regel speichern.
Schauen Sie nach dem Start in die Historie. 30 Tage lang zeigt sie ausgeführte Durchläufe samt Schritten, übersprungene samt der Bedingung, die sie gestoppt hat, sowie Fehler mit der Servermeldung. Beachten Sie bei E-Mail den Unterschied: Eine durch einen bereits am Auslöser festgelegten Filter abgelehnte E-Mail erscheint nicht in der Historie; eine durch die FALLS-Bedingung gestoppte E-Mail wird dort mit dem Grund angezeigt.
Eine Regel kann aktiviert sein und trotzdem nichts tun - zum Beispiel, weil der Kunde die Art der E-Mail-Betreffzeilen geändert hat. Nach 48 Stunden ohne Ausführung zeigt das Programm Informationen zur letzten Ausführung und zu abgelehnten Ereignissen an. Mehr als eine Woche nach Aktivierung der Regel kann der Auslöser mindestens 10 Ereignisse erfasst haben, ohne dass eine einzige Ausführung stattfand. In diesem Fall erhalten Sie eine Benachrichtigung im Benachrichtigungscenter mit Angabe der Bedingung, die sie gestoppt hat.
Es gibt auch Grenzen bei den Berechtigungen. Eine Automatisierungsregel agiert als ihr Autor: Sie schreibt nicht in eine Aufgabe, auf die der Autor keinen Zugriff hat, und erfasst kein fremdes Postfach - selbst wenn ein Administrator die Regel bearbeitet, läuft sie weiterhin mit den Rechten des Autors. Nach drei aufeinanderfolgenden Fehlern wird sie angehalten; ein Limit für Ausführungen pro Stunde schützt sie vor einer Flut von Ereignissen. Den Grund prüfen Sie in der Historie, statt zu raten, ob der Automat noch arbeitet.
Task Manager oder Zapier: Entscheiden Sie danach, wo die Arbeit stattfindet
Task Manager eignet sich für Regeln rund um die Arbeit innerhalb seiner Aufgaben, Chats, E-Mail, Dateien und Kalender. Zapier bietet eine breitere Palette an Integrationen, wenn ein Prozess durch Anwendungen verschiedener Anbieter läuft; sein Katalog umfasst über 9000 Anwendungen.
| Frage | Task Manager | Zapier |
|---|---|---|
| Wo läuft die Automatisierung? | In der auf Ihrem Server installierten Software. | Im Dienst von Zapier, der Anwendungen verbindet. |
| Was umfasst sie? | Ereignisse und Aktionen innerhalb von Task Manager, einschließlich des eigenen E-Mail-Postfachs des Autors. | Abläufe zwischen Anwendungen aus einem Katalog von über 9000 Integrationen. |
| Wie zahlen Sie? | Automatisierungen sind in der Pro-Variante enthalten. Die Lizenz ist eine Dauerlizenz, die Gebühr pro Arbeitsplatz wird einmalig gezahlt, und nach 12 Monaten ist die Update-Verlängerung optional. | Die Preisliste nennt die Pläne Free, Professional, Team und Enterprise sowie eine Abrechnung auf Basis der genutzten Aufgaben. |
| Was begrenzt die Durchläufe? | Der Administrator legt ein Limit für Ausführungen pro Stunde fest; für KI-Elemente legt er separat ein Limit für tägliche Anfragen fest. | Der Free-Plan umfasst 100 Aufgaben pro Monat; in den kostenpflichtigen Plänen wählt man eine Nutzungsstufe. Nicht jede Ausführung eines Flows entspricht einer berechneten Aufgabe. |
| Wie aktivieren Sie KI? | Das Programm funktioniert auch ohne KI; wenn Sie sie nutzen, verwenden Sie Ihren eigenen Schlüssel beim Modellanbieter. | Zapier bietet KI-Werkzeuge im Rahmen seiner Plattform an. |
Vergleichen Sie die Zahl „100 Aufgaben“ von Zapier nicht mit der Anzahl der Aufgaben auf der Liste Ihres Teams. In der Preisliste von Zapier geht es um Nutzungseinheiten der Automatisierung, nicht um firmeninterne zu erledigende Aufgaben; die Berechnungsweise hängt von den Schritten des Flows ab.
Für ein Team bis 20 Personen kostet die Pro-Variante von Task Manager 3 990 PLN. Dafür erhalten Sie auch E-Mail und Dateien, aber nicht den Integrationskatalog von Zapier. Die n8n-Integration in Task Manager ist experimentell und standardmäßig deaktiviert - verstehen Sie sie nicht als Versprechen fertiger Verbindungen zu Fremdsystemen. Wenn Sie den Umfang des Moduls selbst prüfen möchten, sehen Sie sich Automatisierungen in Task Manager an. Zapier ist ein Name und eine Marke, die ihrem jeweiligen Eigentümer gehört.
Wählen Sie morgen eine einzelne Tätigkeit, nicht den ganzen Prozess
Notieren Sie sich morgen drei Tätigkeiten, die Sie in der vergangenen Woche mehr als fünfmal manuell ausgeführt haben, und wählen Sie eine davon aus, die innerhalb von Task Manager stattfindet. Beschreiben Sie sie dem KI-Assistenten in einem Satz, prüfen Sie den Entwurf über die Schaltfläche „Testen“, passen Sie die Bedingungen an und klicken Sie erst dann auf „Speichern“. Möchten Sie sich das Programm zuerst ansehen? Öffnen Sie die Demo.
Häufig gestellte Fragen
Sind Automatisierungen in jedem Plan von Task Manager enthalten?
Nein, Automatisierungen sind in der Variante Pro verfügbar, zusammen mit E-Mail und Dateien. Der Plan Classic umfasst in dieser Variante ein Team bis 20 Personen und kostet 3.990 PLN im Modell der Dauerlizenz.
Muss ich programmieren können, um eine Regel zu erstellen?
Nein, Sie wählen Ereignis, Bedingungen und Aktionen nach dem Schema WENN - FALLS - FÜHRE AUS oder beschreiben Ihr Vorhaben dem KI-Assistenten. Der von ihm vorbereitete Entwurf wird erst aktiv, wenn Sie ihn speichern.
Kann jemand anderes eine Automatisierung auf meinem Postfach auslösen?
Nein, eine Automatisierungsregel für die E-Mail reagiert ausschließlich auf die Postfächer ihres Urhebers. Der Administrator kann die Regel bearbeiten, ihre Ausführung aber nicht auf das Postfach einer anderen Person stützen.
Kann ich eine Regel prüfen, bevor sie aktiv wird?
Ja, „Testen“ zeigt das mögliche Ergebnis anhand der letzten Ereignisse, ohne etwas auszuführen oder zu versenden. Nach der Aktivierung finden Sie Durchläufe und Gründe für Übersprungenes 30 Tage lang im Verlauf.
Wird die Aufgabenautomatisierung in Task Manager Zapier ersetzen?
Ja, wenn Sie Abläufe innerhalb von Task Manager automatisieren; nein, wenn Sie mehrere externe Anwendungen verbinden müssen. Zapier bietet einen Katalog mit über 9000 Integrationen, während die integrierten Automatisierungen von Task Manager Ereignisse und Aktionen innerhalb des eigenen Programms betreffen.
Quellen
- Task Manager, Automatisierungen - https://taskmanager.pl/funkcje/automatyzacje (Zugriff: 2026-10-01).
- Task Manager, Automatisierung in Worten beschrieben - https://taskmanager.pl/use-cases/automatyzacja-opisana-slowami (Zugriff: 2026-10-01).
- Task Manager, KI in Automatisierungen - https://taskmanager.pl/ai/ai-w-automatyzacjach (Zugriff: 2026-10-01).
- Task Manager, Preise - https://taskmanager.pl/#preise (Zugriff: 2026-10-01).
- Zapier, Plans & Pricing - https://zapier.com/pricing (Zugriff: 2026-10-01).
- Zapier, Apps and Software Integrations - https://zapier.com/apps (Zugriff: 2026-10-01).
- Zapier, How is task usage measured in Zapier? - https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496196837261-How-is-task-usage-measured-in-Zapier (Zugriff: 2026-10-01).
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
