V pondělí v 11:40 se Marek vrací po dvou schůzkách. Mezitím tým doplnil zprávy k úkolům a ozval se v chatu, ale Marek ještě neví, co vyžaduje odpověď. U okraje Task Manageru vidí počítadlo: 23. Centrum oznámení mu umožní nejprve zjistit, co čeká, a pak přejít k vybrané záležitosti.
Kontrola každých pět minut vám nedá lepší přehled o dni
Časté otevírání programu neukazuje, které záležitosti čekají na vaši pozornost. Lépe je začít u společného počítadla a teprve poté vstoupit do vybraného vlákna nebo připomenutí.
V úterý Ola končí hovor s klientem v 10:30. Mezitím tým doplnil komentáře ke dvěma úkolům, někdo ji zmínil v chatu a v kalendáři se blíží schůzka. Kdyby procházela každé místo zvlášť, musela by si sama poskládat pořadí událostí. Centrum oznámení shromažďuje signály v jednom panelu; nemusíte je však všechny považovat za stejně naléhavé.
Samotné počítadlo nevyřeší problém ujednání, která se nikdy nedostala do úkolu. Pokud je vám tato situace povědomá, přečtěte si také, proč tým ztrácí ujednání.
Centrum oznámení: co znamená čárka a co číslo?
Tenká čárka u okraje znamená, že nemáte nic nepřečteného, a ostrov - malý, tmavý prvek u okraje okna - se schová. Barevná, plynoucí čárka signalizuje čekající oznámení u schovaného ostrova. Když je ostrov viditelný, pilulka - prvek s počítadlem - ukazuje jejich celkový počet.
Najeďte na pilulku a uvidíte rozdělení do kategorií. Samostatný popisek se rozvine po najetí na označení kategorie, takže nemusíte hádat význam ikony. Do panelu vstoupíte kliknutím na pilulku; schovaný ostrov přivoláte najetím na okraj nebo kliknutím na barevnou čárku.
Počítadlo zahrnuje nepřečtené e-maily, úkoly a chaty s novými zprávami - stejné zbytky, které vidíte u schránek a Pracovních prostorů v levém sloupci.
Připočítává také ostatní oznámení, mimo jiné zmínky, události z kalendáře, jmenovitě sdílené poznámky nebo soubory a návrhy AI asistenta. Mohou se objevit i kategorie Open Space a aktualizace, přičemž aktualizace vidí pouze administrátor.
Pošta a Soubory patří do varianty Pro a AI funkce jsou volitelné. Počítadlo nezvyšují vaše vlastní akce ani sdílení celému Pracovnímu prostoru.
Ze souhrnu přejdete rovnou na příslušný seznam
První řádky panelu shromažďují nepřečtené záležitosti podle druhu, místo aby vypisovaly každé vlákno jako samostatnou položku. Kliknutí na souhrn pošty otevře schránku „Vše“ a souhrn úkolů nebo chatů zapne filtr „Nové zprávy“.
Řekněme, že ve středu ve 12:10 Ola vidí „Úkoly - 2 úkoly s novými zprávami“. Vybere tento řádek a dostane zúžený seznam, aniž by musela ručně procházet celý Pracovní prostor. Tečka u ikony Filtry připomíná aktivní zúžení; „Reset“ obnoví celý seznam.
Pod souhrny jsou jednotlivá oznámení s uvedeným časem. Kliknutí na položku otevře její zdroj - například vlákno úkolu, chat, kalendář, poznámku nebo okno AI asistenta - a odstraní ji ze seznamu nepřečtených. Panel má záložku „Vše“ a záložky kategorií, ve kterých něco čeká. Kliknutí na označení kategorie na pilulce otevře rovnou odpovídající záložku.
„Označit jako přečtené“ mění víc než jen vzhled panelu
Příkaz „Označit jako přečtené“ vyčistí viditelný seznam: u záložky kategorie se týká dané kategorie, u „Všech“ celého seznamu. Pokud zahrnuje souhrn pošty, úkolů nebo zpráv, Task Manager nejprve požádá o potvrzení, protože označí jako přečtené i samotné zprávy.
Po potvrzení se zprávy stanou přečtenými a příslušná počítadla u schránek a Pracovních prostorů se sníží; „Zrušit“ nic nezmění. Pokud si po čtvrtečním setkání chcete zprávy ponechat jako věci k přečtení, nečistěte souhrnný přehled automaticky.
Oznámení o vláknu zmizí také tehdy, když ho otevřete. Mail přečtený ve webmailu nebo na telefonu nevyvolá nové oznámení a existující záznam o jinde přečteném vláknu zhasne při nejbližším obnovení seznamu Pošty. Při spuštění aplikace mizí oznámení starší než týden; to neznamená, že nevyřešený úkol se automaticky stává hotovým.
Briefing a připomenutí se ozvou ještě před termínem
Ranní briefing se zobrazí jednou denně, při prvním otevření po 6:00, pokud máte na daný den naplánované položky. Centrum oznámení zobrazí také kartu 15 minut před událostí z kalendáře a hodinu před termínem úkolu.
V pátek v 8:05 otevře Ola Task Manager. Karta „Dobré ráno“ uvádí počet dnešních termínů a událostí a níže řadí položky podle hodiny. Kliknutím na úkol se otevře jeho vlákno, kliknutím na událost kalendář. Pokud je den prázdný, briefing se nezobrazí.
Před událostí se vedle ostrova objeví také odpočet, který zmizí po jejím zahájení. Jakmile událost začíná, karta zobrazí „Nyní: …“. Úkol bez zadané hodiny dostane připomenutí v 16:00 s popisem „dnes · bez hodiny“. Všechna tato připomenutí se objeví i v seznamu panelu, i když si krátké karty nevšimnete. Více o samotných termínech se dočtete v textu o tom, jak hlídat termíny úkolů v týmu.
Tři kanály oznámení fungují podle různých pravidel
Task Manager umožňuje nastavit oznámení zvlášť v aplikaci, e-mailem a přes prohlížeč. Pro každý kanál volíte Ano nebo Ne u šesti typů událostí: nový úkol, chat, zpráva, změna stavu úkolu, zmínka a nová e-mailová zpráva z modulu Pošta.
| Kanál | Kdy vás upoutá | Co potřebujete vědět |
|---|---|---|
| V aplikaci | Když máte otevřený Task Manager | Zvuk můžete zapnout samostatně; zprávy o vlastních akcích, jako „Uloženo“, nezvyšují počítadlo. |
| Prohlížeč | Když je aplikace otevřená, i to na kartě na pozadí | Je potřeba HTTPS a souhlas prohlížeče; „Odeslat test“ ověří oznámení na zařízení. |
| Když pro danou událost tento kanál zapnete | E-mail o nové zprávě se odesílá 5 minut po posledním příspěvku, pokud dříve neotevřete vlákno. |
Nastavení kanálů popisuje návod k oznámením a poště.
Na telefonu fungují oznámení prohlížeče od verze 2.2.328. V Androidu je potřeba souhlas, na iPhonu nebo iPadu musíte nejprve přidat aplikaci na domovskou obrazovku a otevírat ji odtud. Když administrátor zpřístupní možnost „Také při zavřené aplikaci“ a zapnete ji na daném zařízení, push dorazí i po zavření Task Manageru - momentálně pouze pro zmínky @.
Zavřená aplikace naopak automaticky neodešle systémové oznámení o každém termínu. U události můžete zaškrtnout „Odeslat oznámení i e-mailem“; odesílání takových e-mailů na pozadí zajišťuje volitelný CRON, tedy opakovaná úloha nastavená administrátorem na serveru. Bez něj se e-maily odesílají, jen když někdo aplikaci používá.
Odznak na ikoně zobrazuje poslední známý stav po zavření
Červený odznak u ikony nainstalovaného Task Manageru zobrazuje stejné číslo jako ostrov. Po zavření aplikace se číslo přestane aktualizovat a zůstává poslední známou hodnotou až do dalšího spuštění.
Uvidíte ho u ikony v Docku na macOS nebo na hlavním panelu Windows. Na běžné kartě prohlížeče odznak není. Pokud Marek zavřel aplikaci ve čtvrtek v 16:00, druhý den ráno uvidí poslední známé číslo. Aktualizuje se až po otevření programu.
AI asistent může upozornit na záležitost skrytou v konverzaci
Podněty AI v Centru oznámení jsou volitelné a vyžadují zapnutí administrátorem. Pokud jsou aktivní, může AI asistent upozornit například na žádost s termínem bez odpovědi nebo na úkol, u kterého se blíží termín.
Podnět se zobrazí jako karta. Můžete otevřít související úkol nebo chat, nebo záležitost odložit o 2 hodiny. AI prochází pouze vlákna, kterých se účastníte, ne cizí poštu ani soukromé odpovědi jiných osob.
Centrum oznámení, briefing a připomenutí fungují i bez AI. Pokud firma zapne funkce AI, používá vlastní klíč u zvoleného poskytovatele modelu; dotaz s kontextem jde k tomuto poskytovateli. Hranice tohoto procesu popisuje text o tom, co se dostane k poskytovateli AI.
Nastavte kanály jednou a zítra začněte jednou záležitostí
Zítra po prvním vstupu do Task Manageru začněte briefingem, pokud se zobrazí. Vyberte z něj jeden úkol na dopoledne, než otevřete ostatní oznámení.
Začněte vypnutím kategorií, které nechcete vidět, v Nastavení → Profil → Oznámení v aplikaci. Poté nastavte šest typů událostí zvlášť pro každý ze tří kanálů; pokud volíte oznámení prohlížeče, udělte souhlas a použijte „Odeslat test“.
Ostrov můžete přesunout ikonou polohy v patě panelu: shora na pravou stranu a poté dolů. Na telefonu zůstává nahoře. Zkratka Ctrl+. ho vyvolá nebo skryje, když pracujete u počítače.
Uspořádání ostrova a panelu si můžete prohlédnout v Demo.
Nejčastější dotazy
Musím mít otevřený Task Manager, abych dostával(a) oznámení?
Ne. Oznámení v aplikaci a oznámení prohlížeče vyžadují otevřenou aplikaci, a to i tehdy, pokud je na pozadí v záložce; e-maily s připomenutími při zavřené aplikaci odesílá volitelný CRON, a bez něj se odesílají, jakmile někdo aplikaci používá. Když administrátor zpřístupní volbu „Také při zavřené aplikaci“ a vy ji zapnete na zařízení, při zavřeném Task Manageru dorazí oznámení o zmínkách @.
Proč e-mail o nové zprávě přichází až po pěti minutách?
E-mail se odesílá 5 minut po posledním dopsání, aby obsahoval úplný obsah zprávy skládané z jednotlivých částí. Pokud vlákno otevřete v aplikaci dříve, e-mail se neodešle; e-mail o zmínce přichází okamžitě.
Fungují oznámení z Centra oznámení na telefonu?
Ano, Centrum oznámení můžete používat na telefonu a oznámení prohlížeče fungují na mobilu od verze 2.2.328. Na iPhonu a iPadu přidejte aplikaci na plochu a otevírejte ji odtud; na Androidu udělte souhlas s oznámeními.
Co se stane, když kliknu na „Označit jako přečtené“ u souhrnu pošty?
Task Manager požádá o potvrzení, než zprávy označí jako přečtené a změní počítadla u schránek. Volba „Zrušit“ je ponechá beze změny.
Potřebuji k Centru oznámení AI asistenta?
Ne, počítadlo, ranní přehled a připomenutí fungují bez AI. Návrhy AI asistenta v panelu jsou samostatná funkce, kterou může zapnout administrátor.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
