Maanantaina klo 11:40 Marek palaa kahdesta palaverista. Sillä välin tiimi on lisännyt viestejä tehtäviin ja vastannut keskustelussa, mutta Marek ei vielä tiedä, mikä vaatii vastausta. Task Managerin reunalla hän näkee laskurin: 23. Ilmoituskeskus antaa hänen ensin nähdä, mitä odottaa, ja sitten siirtyä valitsemaansa asiaan.
Tarkistaminen viiden minuutin välein ei anna sinulle parempaa kuvaa päivästä
Ohjelman toistuva avaaminen ei näytä, mitkä asiat odottavat huomiotasi. Parempi aloittaa yhteisestä laskurista ja siirtyä vasta sitten valittuun viestiketjuun tai muistutukseen.
Tiistaina Ola lopettaa puhelun asiakkaan kanssa klo 10:30. Sillä välin tiimi on lisännyt kommentteja kahteen tehtävään, joku on maininnut hänet keskustelussa ja kalenterissa lähestyy palaveri. Jos hän tarkistaisi jokaisen paikan erikseen, hänen täytyisi itse koota tapahtumien järjestys. Ilmoituskeskus kokoaa signaalit yhteen paneeliin; sinun ei kuitenkaan tarvitse pitää kaikkia yhtä kiireellisinä.
Pelkkä laskuri ei ratkaise ongelmaa, jossa sopimukset eivät koskaan päädy tehtäväksi. Jos tämä kuulostaa tutulta, lue myös, miksi tiimi kadottaa sovitut asiat.
Ilmoituskeskus: mitä tarkoittaa viiva ja mitä luku?
Ohut viiva reunalla tarkoittaa, että sinulla ei ole mitään lukematonta, ja saareke - pieni, tumma elementti ikkunan reunalla - piiloutuu. Värillinen, virtaava viiva ilmaisee odottavia ilmoituksia saarekkeen ollessa piilossa. Kun saareke on näkyvissä, pilleri - laskurillinen elementti - näyttää niiden kokonaismäärän.
Vie kursori pillerin päälle, niin näet jaottelun luokkiin. Erillinen selite avautuu, kun viet kursorin luokan merkinnän päälle, joten sinun ei tarvitse arvata kuvakkeen merkitystä. Pääset paneeliin klikkaamalla pilleriä; piilotetun saarekkeen saat esiin viemällä kursorin reunan päälle tai klikkaamalla värillistä viivaa.
Laskuri kattaa lukemattomat sähköpostit, tehtävät ja keskustelut, joissa on uusia viestejä - samat rästit, jotka näet postilaatikoiden ja Työtilojen kohdalla vasemmassa sarakkeessa.
Siihen lasketaan myös muut ilmoitukset, muun muassa maininnat, kalenteritapahtumat, nimetysti jaetut muistiinpanot tai tiedostot sekä AI-avustajan vinkit. Myös Open Space - ja päivitysluokat voivat näkyä, mutta päivitykset näkee vain ylläpitäjä.
Sähköposti ja Tiedostot kuuluvat Pro-versioon, ja AI-toiminnot ovat valinnaisia. Laskuria eivät nosta omat toimintosi eivätkä koko Työtilalle jaetut sisällöt.
Yhteenvedosta pääset suoraan oikeaan listaan
Paneelin ensimmäiset rivit kokoavat lukemattomat asiat tyypeittäin sen sijaan, että jokainen viestiketju listattaisiin erikseen. Sähköpostin yhteenvedon klikkaaminen avaa „Kaikki”-postilaatikon, ja tehtävien tai keskustelujen yhteenveto kytkee päälle suodattimen „Uudet viestit”.
Oletetaan, että keskiviikkona klo 12:10 Ola näkee rivin „Tehtävät - 2 tehtävää, joissa uusia viestejä”. Hän valitsee tämän rivin ja saa rajatun listan ilman, että hänen tarvitsee käydä läpi koko Työtilaa manuaalisesti. Piste Suodattimet-kuvakkeen kohdalla muistuttaa aktiivisesta rajauksesta; „Nollaa” palauttaa koko listan.
Yhteenvetojen alla ovat yksittäiset ilmoitukset kellonaikoineen. Kohdan klikkaaminen avaa sen lähteen - esimerkiksi tehtävän viestiketjun, keskustelun, kalenterin, muistiinpanon tai AI-avustajan ikkunan - ja poistaa sen lukemattomien listalta. Paneelissa on „Kaikki”-välilehti sekä luokkien välilehdet, joissa on jotain odottamassa. Luokan merkinnän klikkaaminen pillerissä avaa heti sitä vastaavan välilehden.
„Merkitse luetuksi” muuttaa enemmän kuin paneelin ulkoasun
„Merkitse luetuksi” -komento tyhjentää näkyvän listan: luokan välilehdellä se koskee kyseistä luokkaa, ja „Kaikki”-välilehdellä koko listaa. Jos se koskee sähköpostin, tehtävien tai viestien yhteenvetoa, Task Manager kysyy ensin vahvistusta, koska se merkitsee luetuiksi myös itse viestit.
Vahvistuksen jälkeen viestit merkitään luetuiksi, ja vastaavat postilaatikoiden ja Työtilojen laskurit pienenevät; „Peruuta” ei muuta mitään. Jos haluat torstain palaverin jälkeen säilyttää viestit vielä luettavina asioina, älä tyhjennä koottua yhteenvetoa refleksinomaisesti.
Viestiketjun ilmoitus katoaa myös silloin, kun avaat sen. Webmailissa tai puhelimessa luettu sähköposti ei aiheuta uutta ilmoitusta, ja olemassa oleva merkintä muualla luetusta viestiketjusta sammuu seuraavalla Sähköposti-listan päivityksellä. Sovelluksen käynnistyessä yli viikon vanhat ilmoitukset katoavat; tämä ei tarkoita, että ratkaisematon tehtävä muuttuisi automaattisesti valmiiksi.
Yhteenveto ja muistutukset ilmoittavat asiasta ennen määräaikaa
Aamun yhteenveto ilmestyy kerran päivässä, kun kirjaudut ensimmäisen kerran sisään kello 6:00 jälkeen, mikäli sinulla on tälle päivälle suunniteltuja kohteita. Ilmoituskeskus näyttää myös kortin 15 minuuttia ennen Kalenterin tapahtumaa sekä tunnin ennen tehtävän määräaikaa.
Perjantaina kello 8.05 Ola avaa Task Managerin. ”Hyvää huomenta” -kortti kertoo tämän päivän määräaikojen ja tapahtumien määrän ja järjestää kohteet alla kellonajan mukaan. Tehtävän klikkaaminen avaa sen viestiketjun, tapahtuman klikkaaminen taas Kalenterin. Jos päivä on tyhjä, yhteenvetoa ei näytetä.
Ennen tapahtumaa saarekkeen vieressä näkyy myös laskuri, joka katoaa tapahtuman alkaessa. Kun tapahtuma alkaa, kortissa lukee ”Nyt: …”. Tehtävä, jolle ei ole merkitty kellonaikaa, saa muistutuksen kello 16.00 ja kuvauksen ”tänään · ei kellonaikaa”. Kaikki nämä muistutukset tallentuvat myös paneelin listalle, vaikka et huomaisi lyhyttä korttia. Lisää itse määräajoista voit lukea tekstistä miten valvoa tiimin tehtävien määräaikoja.
Kolme ilmoituskanavaa toimivat eri periaatteilla
Task Managerissa voit säätää ilmoitukset erikseen sovelluksessa, sähköpostitse ja selaimen kautta. Jokaiselle kanavalle valitset Kyllä tai Ei kuudelle tapahtumatyypille: uusi tehtävä, keskustelu, viesti, tehtävän tilan muutos, maininta ja uusi sähköposti Sähköposti-moduulissa.
| Kanava | Milloin se kiinnittää huomiosi | Mitä sinun tulee tietää |
|---|---|---|
| Sovelluksessa | Kun Task Manager on auki | Äänen voit kytkeä päälle erikseen; omia toimintoja koskevat ilmoitukset, kuten ”Tallennettu”, eivät kasvata laskuria. |
| Selain | Kun sovellus on auki, myös taustalla olevassa välilehdessä | Tarvitaan HTTPS-yhteys ja selaimen lupa; ”Lähetä testi” tarkistaa ilmoituksen toimivuuden laitteella. |
| Sähköposti | Kun kytket tämän kanavan päälle kyseiselle tapahtumalle | Sähköposti uudesta viestistä lähtee 5 minuuttia viimeisen lisäyksen jälkeen, ellet avaa viestiketjua sitä ennen. |
Kanavien asetukset kuvaa ilmoitusten ja sähköpostin ohje.
Puhelimessa selaimen ilmoitukset toimivat versiosta 2.2.328 alkaen. Androidissa tarvitaan lupa, ja iPhonessa tai iPadissa sovellus pitää ensin lisätä aloitusnäytölle ja avata se sieltä. Kun pääkäyttäjä ottaa käyttöön vaihtoehdon ”Myös sovelluksen ollessa suljettuna” ja kytket sen päälle kyseisellä laitteella, push-ilmoitus saapuu myös Task Managerin ollessa suljettuna - tällä hetkellä vain @-maininnoista.
Suljettu sovellus ei sen sijaan lähetä automaattisesti järjestelmän ilmoitusta jokaisesta määräajasta. Tapahtumalle voit valita ”Lähetä ilmoitus myös sähköpostitse”; näiden taustalla lähtevien sähköpostien toimituksesta huolehtii valinnainen CRON eli pääkäyttäjän palvelimelle asettama toistuva ajastettu tehtävä. Ilman sitä sähköpostit lähtevät silloin, kun joku käyttää sovellusta.
Kuvakkeen merkki näyttää viimeisimmän tunnetun tilan sovelluksen sulkemisen jälkeen
Asennetun Task Managerin kuvakkeen punainen merkki näyttää saman luvun kuin saareke. Sovelluksen sulkemisen jälkeen luku lakkaa päivittymästä ja pysyy viimeisimpänä tunnettuna arvona, kunnes sovellus käynnistetään uudelleen.
Näet sen macOS:n Dockissa olevan kuvakkeen kohdalla tai Windowsin tehtäväpalkissa. Tavallisessa selainvälilehdessä merkkiä ei näy. Jos Marek sulki sovelluksen torstaina kello 16.00, hän näkee seuraavana aamuna viimeisimmän tunnetun luvun. Se päivittyy vasta, kun ohjelma avataan uudelleen.
AI-avustaja voi huomauttaa keskusteluun piiloutuneesta asiasta
Ilmoituskeskuksen AI-ehdotukset ovat valinnaisia ja edellyttävät pääkäyttäjän käyttöönottoa. Kun ne ovat käytössä, AI-avustaja voi huomauttaa esimerkiksi pyynnöstä, johon liittyy määräaika mutta ei vastausta, tai tehtävästä, joka on jäänyt odottamaan lähestyvän määräajan edellä.
Ehdotus näkyy korttina. Voit avata siihen liittyvän tehtävän tai keskustelun tai siirtää asian 2 tunnin päähän. AI käy läpi vain viestiketjut, joissa olet itse mukana - ei muiden postia eikä muiden yksityisiä vastauksia.
Ilmoituskeskus, yhteenveto ja muistutukset toimivat ilman AI:ta. Jos yritys ottaa AI-toiminnot käyttöön, se käyttää omaa avaintaan valitsemallaan mallintarjoajalla; kontekstin sisältävä kysely lähetetään tälle tarjoajalle. Tämän tiedonkulun rajat kuvaa teksti mitä tietoa päätyy AI-tarjoajalle.
Aseta kanavat kerralla kuntoon ja aloita huomenna yhdestä asiasta
Kun huomenna kirjaudut ensimmäisen kerran Task Manageriin, aloita yhteenvedosta, jos se ilmestyy. Valitse siitä yksi tehtävä aamupäivälle, ennen kuin avaat muut ilmoitukset.
Aloita poistamalla käytöstä kategoriat, joita et halua nähdä, kohdasta Asetukset → Profiili → Sovelluksen ilmoitukset. Aseta sitten kuusi tapahtumatyyppiä erikseen kullekin kolmesta kanavasta; jos valitset selaimen ilmoitukset, anna lupa ja käytä ”Lähetä testi” -toimintoa.
Saarekkeen voit siirtää paneelin alareunan sijaintikuvakkeella: ylhäältä oikealle reunalle ja sitten alas. Puhelimessa se pysyy ylhäällä. Pikanäppäin Ctrl+. tuo sen esiin tai piilottaa sen, kun työskentelet tietokoneella.
Saarekkeen ja paneelin ulkoasun voit tarkistaa Demo-osiosta.
Usein kysytyt kysymykset
Täytyykö minun pitää Task Manager auki, jotta saan ilmoituksia?
Ei. Sovellusilmoitukset ja selainilmoitukset edellyttävät avointa sovellusta, myös silloin, kun se on taustavälilehtenä; muistutussähköpostit sovelluksen ollessa suljettuna lähettää valinnainen CRON, ja ilman sitä ne lähtevät, kun joku käyttää sovellusta. Kun ylläpitäjä ottaa käyttöön asetuksen „Myös sovelluksen ollessa suljettuna” ja kytket sen päälle laitteellasi, @-mainintoja koskevat ilmoitukset saapuvat myös Task Managerin ollessa suljettuna.
Miksi ilmoitus uudesta viestistä tulee vasta viiden minuutin kuluttua?
Sähköposti lähtee 5 minuuttia viimeisen lisäyksen jälkeen, jotta se kattaa koko peräkkäisistä osista koostuvan viestin sisällön. Jos avaat viestiketjun sovelluksessa sitä ennen, viestiä ei lähetetä; maininnasta tuleva sähköposti saapuu välittömästi.
Toimivatko Ilmoituskeskuksen ilmoitukset puhelimessa?
Kyllä, voit käyttää Ilmoituskeskusta puhelimella, ja selainilmoitukset toimivat mobiilisti versiosta 2.2.328 lähtien. iPhonessa ja iPadissa lisää sovellus aloitusnäytölle ja avaa se sieltä; Androidissa myönnä lupa ilmoituksille.
Mitä tapahtuu, kun klikkaan „Merkitse luetuksi” sähköpostin yhteenvedon kohdalla?
Task Manager pyytää vahvistusta, ennen kuin merkitsee viestit luetuiksi ja muuttaa postilaatikoiden laskureita. „Peruuta”-valinta jättää ne ennalleen.
Tarvitsenko Ilmoituskeskukseen AI-avustajaa?
Ei, laskuri, aamun tehtäväkatsaus ja muistutukset toimivat ilman tekoälyä. AI-avustajan vinkit paneelissa ovat erillinen toiminto, jonka ylläpitäjä voi ottaa käyttöön.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
