På måndagen klockan 11:40 kommer Marek tillbaka efter två möten. Under tiden har teamet lagt till meddelanden till uppgifter och hörts av i chatten, men Marek vet ännu inte vad som kräver svar. Vid kanten av Task Manager ser han en räknare: 23. Aviseringscentret låter honom först se vad som väntar, och sedan gå vidare till det valda ärendet.
Att kolla var femte minut ger dig inte en bättre bild av dagen
Att ofta öppna programmet visar inte vilka ärenden som väntar på din uppmärksamhet. Det är bättre att börja med den gemensamma räknaren, och först därefter gå in i en vald tråd eller påminnelse.
På tisdagen avslutar Ola ett samtal med en kund klockan 10:30. Under tiden har teamet lagt till kommentarer till två uppgifter, någon har nämnt henne i chatten, och i kalendern närmar sig ett möte. Om hon skulle gå igenom varje ställe för sig skulle hon själv behöva återskapa händelseförloppet. Aviseringscentret samlar signalerna i en panel; du behöver dock inte behandla alla som lika brådskande.
Själva räknaren löser inte problemet med överenskommelser som aldrig hamnade i en uppgift. Om det här är en bekant situation, läs också varför teamet tappar bort överenskommelser.
Aviseringscentret: vad betyder strecket och vad betyder siffran?
Ett tunt streck vid kanten betyder att du inte har något oläst, och ön - ett litet, mörkt element vid fönsterkanten - döljer sig. Ett färgat, pulserande streck signalerar väntande aviseringar när ön är dold. När ön är synlig visar pillret - elementet med räknaren - det sammanlagda antalet.
Håll muspekaren över pillret så ser du uppdelningen i kategorier. En separat etikett visas när du håller muspekaren över kategorimärket, så du behöver inte gissa vad ikonen betyder. Du går in i panelen genom att klicka på pillret; den dolda ön tar du fram genom att hålla muspekaren över kanten eller klicka på det färgade strecket.
Räknaren omfattar olästa mejl, uppgifter och chattar med nya meddelanden - samma eftersläpningar som du ser vid inkorgarna och Arbetsytorna i vänsterkolumnen.
Den räknar också in övriga aviseringar, bland annat omnämnanden, kalenderhändelser, personligt delade anteckningar eller filer samt förslag från AI-assistenten. Kategorierna Open Space och uppdateringar kan också förekomma, men uppdateringar syns endast för administratören.
E-post och Filer ingår i Pro-varianten, och AI-funktionerna är valfria. Räknaren påverkas inte av dina egna åtgärder eller av delningar till hela Arbetsytan.
Från sammanfattningen går du direkt till rätt lista
De första raderna i panelen samlar olästa ärenden efter typ, istället för att lista varje tråd som en egen post. Ett klick på sammanfattningen för e-post öppnar inkorgen ”Alla”, och sammanfattningen för uppgifter eller chattar aktiverar filtret ”Nya meddelanden”.
Säg att Ola på onsdagen klockan 12:10 ser ”Uppgifter - 2 uppgifter med nya meddelanden”. Hon väljer den raden och får en begränsad lista, utan att manuellt gå igenom hela Arbetsytan. En prick vid ikonen Filter påminner om det aktiva urvalet; ”Återställ” återställer hela listan.
Under sammanfattningarna finns enskilda aviseringar med klockslag. Ett klick på en post öppnar dess källa - till exempel en uppgiftstråd, chatt, kalender, anteckning eller AI-assistentens fönster - och tar bort den från listan över olästa. Panelen har en flik ”Alla” samt kategoriflikar där något väntar. Ett klick på en kategorimarkering på pillret öppnar direkt motsvarande flik.
”Markera som läst” ändrar mer än bara panelens utseende
Kommandot ”Markera som läst” rensar den synliga listan: vid en kategoriflik gäller det den kategorin, och vid ”Alla” hela listan. Om det omfattar sammanfattningen för e-post, uppgifter eller meddelanden frågar Task Manager först om bekräftelse, eftersom även själva meddelandena markeras som lästa.
Efter bekräftelse blir meddelandena lästa, och motsvarande räknare vid inkorgarna och Arbetsytorna minskar; ”Avbryt” ändrar ingenting. Om du efter torsdagens möte vill behålla meddelanden som saker att läsa, rensa inte den samlade sammanfattningen på reflex.
Aviseringen om en tråd försvinner också när du öppnar den. Ett mejl som lästs i webbmejlen eller på telefonen utlöser ingen ny avisering, och en befintlig post om en tråd som lästs någon annanstans slocknar vid nästa uppdatering av E-post-listan. När appen startas försvinner aviseringar äldre än en vecka; det betyder inte att en olöst uppgift automatiskt blir klar.
Briefing och påminnelser hörs av innan tidsfristen
Morgonbriefingen dyker upp en gång om dagen, vid första inloggningen efter kl. 6.00, förutsatt att du har planerade poster för dagen. Aviseringscenter visar också ett kort 15 minuter före en händelse i kalendern samt en timme före uppgiftens förfallodatum.
På fredag klockan 8.05 öppnar Ola Task Manager. Kortet ”God morgon” visar antalet dagens deadlines och händelser, och nedanför listas posterna efter klockslag. Klickar man på en uppgift öppnas dess tråd, och klickar man på en händelse öppnas kalendern. Om dagen är tom visas ingen briefing.
Före en händelse dyker det också upp en nedräkning bredvid ön, som försvinner när händelsen börjar. När händelsen startar säger kortet ”Nu: …”. En uppgift utan angiven tid får en påminnelse klockan 16.00 med beskrivningen ”idag · ingen tid angiven”. Alla dessa påminnelser hamnar också i panelens lista, även om du missar det korta kortet. Mer om själva tidsfristerna kan du läsa i texten om hur man håller koll på uppgifters deadlines i teamet.
Tre aviseringskanaler fungerar enligt olika principer
Task Manager låter dig ställa in aviseringar separat i appen, via e-post och via webbläsaren. För varje kanal väljer du Ja eller Nej för sex typer av händelser: ny uppgift, chatt, meddelande, ändrad uppgiftsstatus, omnämnande och nytt e-postmeddelande från modulen E-post.
| Kanal | När den fångar din uppmärksamhet | Det här behöver du veta |
|---|---|---|
| I appen | När du har Task Manager öppen | Du kan slå på ljud separat; meddelanden om dina egna handlingar, som ”Sparat”, ökar inte räknaren. |
| Webbläsare | När appen är öppen, även i en flik i bakgrunden | HTTPS och webbläsarens samtycke krävs; ”Skicka test” kontrollerar aviseringen på enheten. |
| E-post | När du aktiverar den här kanalen för en given händelse | E-post om ett nytt meddelande skickas 5 minuter efter det senaste inlägget, om du inte redan öppnat tråden dessförinnan. |
Kanalinställningarna beskrivs i manualen om aviseringar och e-post.
På telefonen fungerar webbläsaraviseringar från version 2.2.328. På Android krävs samtycke, och på iPhone eller iPad måste du först lägga till appen på startskärmen och öppna den därifrån. När administratören gör alternativet ”Även när appen är stängd” tillgängligt och du aktiverar det på en given enhet, når push-aviseringen fram även efter att Task Manager stängts - för närvarande endast för @-omnämnanden.
En stängd app skickar däremot inte automatiskt en systemavisering för varje tidsfrist. För en händelse kan du markera ”Skicka avisering även via e-post”; utskicket av sådana e-postmeddelanden i bakgrunden sköts av en valfri CRON, det vill säga en återkommande uppgift som administratören ställer in på servern. Utan den skickas e-postmeddelanden när någon använder appen.
Ikonens badge visar det senast kända läget efter stängning
Den röda badgen vid ikonen för det installerade Task Manager visar samma antal som ön. När appen stängs slutar antalet att uppdateras och förblir det senast kända värdet tills programmet startas igen.
Du ser den vid ikonen i Dock på macOS eller i Windows aktivitetsfält. I en vanlig webbläsarflik finns ingen badge. Om Marek stängde appen på torsdag klockan 16.00 ser han nästa morgon det senast kända antalet. Det uppdateras först när programmet öppnas igen.
AI-assistenten kan peka ut ett ärende som gömmer sig i en konversation
AI-förslag i Aviseringscenter är valfria och kräver att administratören aktiverar dem. När de är aktiva kan AI-assistenten till exempel peka ut en förfrågan med en deadline som är obesvarad, eller en uppgift som ligger i vägen för en förfallodag som närmar sig.
Förslaget visas som ett kort. Du kan öppna den tillhörande uppgiften eller chatten, eller skjuta upp ärendet 2 timmar. AI:n går enbart igenom trådar du själv deltar i, inte andras e-post eller privata svar från andra personer.
Aviseringscenter, briefing och påminnelser fungerar utan AI. Om företaget aktiverar AI-funktionerna används en egen API-nyckel hos vald modellleverantör; frågan med kontext skickas till den leverantören. Gränserna för det här flödet beskrivs i texten om vad som når AI-leverantören.
Ställ in kanalerna en gång, och börja imorgon med ett enda ärende
Imorgon, efter första inloggningen i Task Manager, börja med briefingen om den dyker upp. Välj en uppgift därifrån för förmiddagen, innan du öppnar resten av aviseringarna.
Börja med att stänga av de kategorier du inte vill se, under Inställningar → Profil → Aviseringar i appen. Ställ sedan in de sex händelsetyperna separat för var och en av de tre kanalerna; om du väljer webbläsaraviseringar, ge ditt samtycke och använd ”Skicka test”.
Du kan flytta ön med positionsikonen i panelens sidfot: uppifrån till höger sida, och sedan till botten. På telefonen stannar den kvar högst upp. Genvägen Ctrl+. tar fram den eller döljer den när du jobbar vid datorn.
Öns och panelens layout kan du prova i Demo.
Vanliga frågor
Måste jag ha Task Manager öppen för att få aviseringar?
Nej. Aviseringar i appen och webbläsaraviseringar kräver att appen är öppen, även om den ligger på en flik i bakgrunden; e-postpåminnelser vid stängd app skickas av en valfri CRON-tjänst, och utan den skickas de när någon använder appen. När administratören aktiverar alternativet ”Även vid stängd app” och du slår på det på din enhet, kommer aviseringar om @-omnämnanden fram även när Task Manager är stängd.
Varför kommer e-postmeddelandet om ett nytt meddelande efter fem minuter?
E-postmeddelandet skickas 5 minuter efter senaste tillägget, för att omfatta hela innehållet i ett meddelande som byggs upp av flera delar. Om du öppnar tråden i appen innan dess skickas det inte; e-post om ett omnämnande kommer omedelbart.
Fungerar aviseringarna från Aviseringscentret på telefonen?
Ja, du kan använda Aviseringscentret på telefonen, och webbläsaraviseringar fungerar mobilt från version 2.2.328. På iPhone och iPad lägger du till appen på hemskärmen och öppnar den därifrån; på Android ger du tillstånd för aviseringar.
Vad händer när jag klickar på ”Markera som läst” vid e-postsammanfattningen?
Task Manager ber om bekräftelse innan meddelanden markeras som lästa och räknarna vid inkorgarna ändras. Att välja ”Avbryt” lämnar dem oförändrade.
Behöver jag en AI-assistent för Aviseringscentret?
Nej, räknaren, morgonbriefingen och påminnelserna fungerar utan AI. Förslag från AI-assistenten i panelen är en separat funktion som administratören kan aktivera.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
