Am Montag um 11:40 Uhr kommt Marek von zwei Meetings zurück. In dieser Zeit hat das Team Nachrichten zu Aufgaben hinzugefügt und sich im Chat gemeldet, aber Marek weiß noch nicht, was eine Antwort erfordert. Am Rand von Task Manager sieht er den Zähler: 23. Das Benachrichtigungscenter lässt ihn zuerst sehen, was ansteht, und dann zur gewählten Angelegenheit wechseln.
Alle fünf Minuten nachsehen verschafft Ihnen keinen besseren Überblick über den Tag
Häufiges Öffnen der Anwendung zeigt nicht, welche Angelegenheiten auf Ihre Aufmerksamkeit warten. Besser beginnen Sie mit dem gemeinsamen Zähler und gehen erst danach in den gewählten Thread oder die Erinnerung.
Am Dienstag beendet Ola um 10:30 Uhr ein Gespräch mit einem Kunden. In dieser Zeit hat das Team Kommentare zu zwei Aufgaben hinzugefügt, jemand hat sie im Chat erwähnt, und im Kalender steht ein Meeting kurz bevor. Würde sie jeden Ort einzeln durchsehen, müsste sie die Reihenfolge der Ereignisse selbst rekonstruieren. Das Benachrichtigungscenter sammelt die Signale in einem Panel; Sie müssen sie dennoch nicht alle als gleich dringend behandeln.
Der Zähler allein löst nicht das Problem von Absprachen, die nie in eine Aufgabe gelangt sind. Falls Ihnen das bekannt vorkommt, lesen Sie auch, warum das Team Absprachen verliert.
Benachrichtigungscenter: Was bedeutet der Strich, was die Zahl?
Ein dünner Strich am Rand bedeutet, dass nichts Ungelesenes vorliegt, und die Insel - ein kleines, dunkles Element am Fensterrand - verbirgt sich. Ein farbiger, fließender Strich signalisiert wartende Benachrichtigungen bei verborgener Insel. Ist die Insel sichtbar, zeigt die Pille - das Element mit dem Zähler - deren Gesamtzahl.
Fahren Sie mit der Maus über die Pille, und Sie sehen die Aufteilung nach Kategorien. Eine separate Beschriftung erscheint beim Überfahren der Kategoriemarkierung, sodass Sie die Bedeutung des Symbols nicht erraten müssen. Ins Panel gelangen Sie durch Klicken auf die Pille; die verborgene Insel rufen Sie auf, indem Sie mit der Maus über den Rand fahren oder auf den farbigen Strich klicken.
Der Zähler umfasst ungelesene E-Mails, Aufgaben und Chats mit neuen Nachrichten - dieselben Rückstände, die Sie bei den Postfächern und Arbeitsbereichen in der linken Spalte sehen.
Er rechnet außerdem übrige Benachrichtigungen hinzu, unter anderem Erwähnungen, Kalenderereignisse, namentlich freigegebene Notizen oder Dateien sowie Vorschläge des KI-Assistenten. Auch die Kategorien Open Space und Updates können erscheinen, wobei Updates nur der Administrator sieht.
E-Mail und Dateien gehören zur Pro-Variante, und die KI-Funktionen sind optional. Der Zähler wird nicht durch Ihre eigenen Handlungen oder Freigaben für den gesamten Arbeitsbereich erhöht.
Von der Zusammenfassung gelangen Sie direkt zur passenden Liste
Die ersten Zeilen des Panels fassen ungelesene Angelegenheiten nach Art zusammen, statt jeden Thread als eigenen Eintrag aufzuführen. Ein Klick auf die Zusammenfassung der E-Mails öffnet das Postfach „Alle“, die Zusammenfassung der Aufgaben oder Chats aktiviert den Filter „Neue Nachrichten“.
Angenommen, am Mittwoch um 12:10 Uhr sieht Ola „Aufgaben - 2 Aufgaben mit neuen Nachrichten“. Sie wählt diese Zeile aus und erhält eine eingegrenzte Liste, ohne den gesamten Arbeitsbereich manuell zu durchsuchen. Ein Punkt am Filter-Symbol erinnert an die aktive Eingrenzung; „Zurücksetzen“ stellt die vollständige Liste wieder her.
Unter den Zusammenfassungen stehen einzelne Benachrichtigungen mit Uhrzeit. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet dessen Quelle - zum Beispiel einen Aufgaben-Thread, einen Chat, den Kalender, eine Notiz oder das Fenster des KI-Assistenten - und entfernt ihn aus der Liste der ungelesenen Einträge. Das Panel hat eine Registerkarte „Alle“ sowie Kategorie-Registerkarten, in denen etwas wartet. Ein Klick auf die Kategoriemarkierung an der Pille öffnet sofort die entsprechende Registerkarte.
„Als gelesen markieren“ verändert mehr als nur das Aussehen des Panels
Der Befehl „Als gelesen markieren“ räumt die sichtbare Liste auf: bei einer Kategorie-Registerkarte betrifft er diese Kategorie, bei „Alle“ die gesamte Liste. Betrifft er die Zusammenfassung von E-Mails, Aufgaben oder Nachrichten, fragt Task Manager zunächst um Bestätigung, da dabei auch die Nachrichten selbst als gelesen markiert werden.
Nach der Bestätigung gelten die Nachrichten als gelesen, und die entsprechenden Zähler bei Postfächern und Arbeitsbereichen verringern sich; „Abbrechen“ ändert nichts. Wenn Sie nach dem Donnerstagsmeeting Nachrichten als noch zu lesen behalten möchten, räumen Sie die Sammelzusammenfassung nicht reflexartig auf.
Eine Benachrichtigung zu einem Thread verschwindet auch dann, wenn Sie ihn öffnen. Eine im Webmail oder auf dem Smartphone gelesene E-Mail löst keine neue Benachrichtigung aus, und ein bestehender Eintrag zu einem anderswo gelesenen Thread erlischt bei der nächsten Aktualisierung der E-Mail-Liste. Beim Start der Anwendung verschwinden Benachrichtigungen, die älter als eine Woche sind; das bedeutet nicht, dass eine nicht erledigte Aufgabe automatisch als erledigt gilt.
Briefing und Erinnerungen melden sich vor der Fälligkeit
Das Morgen-Briefing erscheint einmal täglich beim ersten Aufruf nach 6:00 Uhr, sofern für heute Termine geplant sind. Das Benachrichtigungscenter zeigt außerdem 15 Minuten vor einem Kalenderereignis und eine Stunde vor dem Fälligkeitsdatum einer Aufgabe eine Karte.
Am Freitag um 8:05 Uhr öffnet Ola Task Manager. Die Karte „Guten Morgen” nennt die Anzahl der heutigen Termine und Ereignisse und ordnet darunter die Einträge nach Uhrzeit. Ein Klick auf eine Aufgabe öffnet deren Thread, ein Klick auf ein Ereignis den Kalender. Ist der Tag leer, sieht sie kein Briefing.
Vor einem Ereignis erscheint zusätzlich neben der Insel ein Countdown, der nach dessen Beginn verschwindet. Beginnt das Ereignis, zeigt die Karte „Jetzt: …” an. Eine Aufgabe ohne eingetragene Uhrzeit erhält um 16:00 Uhr eine Erinnerung mit der Beschreibung „heute · ohne Uhrzeit”. Alle diese Erinnerungen landen auch in der Liste des Panels, selbst wenn Ihnen die kurze Karte entgeht. Mehr zu Fälligkeitsdaten selbst erfahren Sie im Beitrag darüber, wie man Aufgabentermine im Team im Blick behält.
Drei Benachrichtigungskanäle funktionieren nach unterschiedlichen Regeln
Task Manager ermöglicht es, Benachrichtigungen in der App, per E-Mail und über den Browser getrennt einzustellen. Für jeden Kanal wählen Sie Ja oder Nein bei sechs Ereignistypen: neue Aufgabe, Chat, Nachricht, Statusänderung einer Aufgabe, Erwähnung und neue E-Mail-Nachricht aus dem Modul E-Mail.
| Kanal | Wann es Ihre Aufmerksamkeit erregt | Was Sie wissen sollten |
|---|---|---|
| In der App | Wenn Task Manager bei Ihnen geöffnet ist | Sie können den Ton separat aktivieren; Meldungen zu eigenen Aktionen, wie „Gespeichert”, erhöhen den Zähler nicht. |
| Browser | Wenn die App geöffnet ist, auch auf einem Tab im Hintergrund | Erforderlich sind HTTPS und die Zustimmung des Browsers; „Test senden” prüft die Benachrichtigung auf dem Gerät. |
| Wenn Sie diesen Kanal für das jeweilige Ereignis aktivieren | Eine E-Mail zu einer neuen Nachricht wird 5 Minuten nach dem letzten Eintrag versendet, es sei denn, Sie öffnen den Thread vorher. |
Die Einstellungen der Kanäle beschreibt die Anleitung zu Benachrichtigungen und E-Mail.
Auf dem Smartphone funktionieren Browser-Benachrichtigungen ab Version 2.2.328. Auf Android ist eine Zustimmung erforderlich, auf iPhone oder iPad müssen Sie die App zunächst zum Startbildschirm hinzufügen und von dort aus öffnen. Wenn der Administrator die Option „Auch bei geschlossener App” freigibt und Sie diese auf dem jeweiligen Gerät aktivieren, erreicht Sie die Push-Benachrichtigung auch nach dem Schließen von Task Manager - derzeit nur für @-Erwähnungen.
Eine geschlossene App sendet hingegen nicht automatisch eine Systembenachrichtigung zu jedem Termin. Für ein Ereignis können Sie „Benachrichtigung auch per E-Mail senden” auswählen; den Versand solcher E-Mails im Hintergrund übernimmt ein optionaler CRON, also eine vom Administrator auf dem Server eingerichtete wiederkehrende Aufgabe. Ohne diesen werden E-Mails versendet, wenn jemand die App gerade nutzt.
Das Abzeichen am Symbol zeigt nach dem Schließen den letzten bekannten Stand
Das rote Abzeichen am Symbol der installierten Task Manager-App zeigt dieselbe Zahl wie die Insel. Nach dem Schließen der App wird die Zahl nicht mehr aktualisiert und bleibt bis zum erneuten Start auf dem letzten bekannten Wert.
Sie sehen es am Symbol im Dock unter macOS oder in der Taskleiste unter Windows. In einem gewöhnlichen Browser-Tab gibt es kein Abzeichen. Hat Marek die App am Donnerstag um 16:00 Uhr geschlossen, sieht er am nächsten Morgen die letzte bekannte Zahl. Sie aktualisiert sich erst, nachdem er das Programm öffnet.
Der KI-Assistent kann eine in einem Gespräch verborgene Angelegenheit aufzeigen
KI-Hinweise im Benachrichtigungscenter sind optional und müssen vom Administrator aktiviert werden. Sind sie aktiv, kann der KI-Assistent beispielsweise auf eine unbeantwortete Anfrage mit Frist oder eine Aufgabe vor einem nahenden Termin hinweisen.
Der Hinweis erscheint als Karte. Sie können die zugehörige Aufgabe oder den Chat öffnen oder die Angelegenheit um 2 Stunden verschieben. Die KI durchsucht ausschließlich Threads, an denen Sie beteiligt sind, nicht die E-Mails oder privaten Antworten anderer Personen.
Benachrichtigungscenter, Briefing und Erinnerungen funktionieren auch ohne KI. Aktiviert ein Unternehmen KI-Funktionen, nutzt es einen eigenen API-Schlüssel bei einem gewählten Modellanbieter; die Anfrage mit Kontext geht an diesen Anbieter. Die Grenzen dieses Ablaufs beschreibt der Beitrag darüber, was an den KI-Anbieter übermittelt wird.
Stellen Sie die Kanäle einmal ein und beginnen Sie morgen mit nur einer Sache
Beginnen Sie morgen beim ersten Aufruf von Task Manager mit dem Briefing, falls es erscheint. Wählen Sie daraus eine Aufgabe für den Vormittag, bevor Sie die übrigen Benachrichtigungen öffnen.
Beginnen Sie damit, die Kategorien, die Sie nicht sehen möchten, unter Einstellungen → Profil → Benachrichtigungen in der App zu deaktivieren. Stellen Sie anschließend die sechs Ereignistypen getrennt für jeden der drei Kanäle ein; wählen Sie Browser-Benachrichtigungen, erteilen Sie die Zustimmung und nutzen Sie „Test senden”.
Die Insel können Sie über das Positions-Symbol in der Fußzeile des Panels verschieben: von oben an die rechte Seite und dann nach unten. Auf dem Smartphone bleibt sie oben. Die Tastenkombination Ctrl+. blendet sie ein oder aus, wenn Sie am Computer arbeiten.
Die Anordnung von Insel und Panel können Sie in der Demo prüfen.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich Task Manager geöffnet haben, um Benachrichtigungen zu erhalten?
Nein. In-App-Benachrichtigungen und Browser-Benachrichtigungen setzen eine geöffnete Anwendung voraus, auch wenn sie nur im Hintergrund-Tab läuft; E-Mail-Erinnerungen bei geschlossener Anwendung versendet der optionale CRON, und ohne ihn gehen sie hinaus, sobald jemand die Anwendung nutzt. Wenn der Administrator die Option „Auch bei geschlossener Anwendung“ freigibt und Sie sie auf Ihrem Gerät aktivieren, erreichen Sie Benachrichtigungen über @-Erwähnungen auch bei geschlossenem Task Manager.
Warum kommt die E-Mail zu einer neuen Nachricht erst nach fünf Minuten?
Die E-Mail wird 5 Minuten nach dem letzten Beitrag versendet, damit der vollständige Inhalt einer aus mehreren Teilen zusammengesetzten Nachricht erfasst wird. Wenn Sie den Thread vorher in der Anwendung öffnen, wird sie nicht verschickt; eine E-Mail zu einer Erwähnung kommt dagegen sofort.
Funktionieren Benachrichtigungen aus dem Benachrichtigungscenter auf dem Smartphone?
Ja, Sie können das Benachrichtigungscenter auf dem Smartphone nutzen, und Browser-Benachrichtigungen funktionieren mobil ab Version 2.2.328. Fügen Sie auf iPhone und iPad die Anwendung zum Startbildschirm hinzu und öffnen Sie sie von dort aus; unter Android erteilen Sie die Berechtigung für Benachrichtigungen.
Was passiert, wenn ich bei der E-Mail-Zusammenfassung auf „Als gelesen markieren“ klicke?
Task Manager fragt vor der Markierung als gelesen und der Änderung der Zähler bei den Postfächern um Bestätigung. Mit „Abbrechen“ bleibt alles unverändert.
Brauche ich für das Benachrichtigungscenter den KI-Assistenten?
Nein, der Zähler, das morgendliche Briefing und Erinnerungen funktionieren auch ohne KI. Die Vorschläge des KI-Assistenten im Panel sind eine separate Funktion, die der Administrator aktivieren kann.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
