Lunedì alle 11:40 Marek torna dopo due riunioni. Nel frattempo il team ha aggiunto messaggi alle attività e si è fatto sentire in chat, ma Marek non sa ancora cosa richiede una risposta. Sul bordo di Task Manager vede un contatore: 23. Il Centro notifiche gli permette prima di vedere cosa lo aspetta, e poi di passare alla questione scelta.
Controllare ogni cinque minuti non ti dà un quadro migliore della giornata
Aprire spesso il programma non mostra quali questioni aspettano la tua attenzione. Meglio partire dal contatore comune, e solo dopo entrare nella discussione o nel promemoria scelto.
Martedì Ola finisce una chiamata con un cliente alle 10:30. Nel frattempo il team ha aggiunto commenti a due attività, qualcuno l'ha menzionata in chat, e in calendario si avvicina una riunione. Se dovesse controllare ogni luogo separatamente, dovrebbe ricostruire da sola l'ordine degli eventi. Il Centro notifiche raccoglie i segnali in un unico pannello; non devi però considerarli tutti ugualmente urgenti.
Il contatore da solo non risolve il problema degli accordi che non sono mai arrivati in un'attività. Se questa situazione ti è familiare, leggi anche perché il team perde gli accordi.
Centro notifiche: cosa significa la linea e cosa il numero?
Una sottile linea sul bordo indica che non hai nulla di non letto, e l'isola - un piccolo elemento scuro sul bordo della finestra - si nasconde. Una linea colorata e fluttuante segnala notifiche in attesa con l'isola nascosta. Quando l'isola è visibile, la pillola - l'elemento con il contatore - mostra il loro numero totale.
Passa il mouse sulla pillola e vedrai la suddivisione per categorie. Un'etichetta separata si apre passando il mouse sull'indicatore della categoria, così non devi indovinare il significato dell'icona. Entrerai nel pannello cliccando sulla pillola; richiamerai l'isola nascosta passando il mouse sul bordo oppure cliccando sulla linea colorata.
Il contatore include email non lette, attività e chat con nuovi messaggi - gli stessi arretrati che vedi accanto alle caselle e agli Spazi di lavoro nella colonna di sinistra.
Aggiunge anche le altre notifiche, tra cui menzioni, eventi di calendario, note o file condivisi nominalmente e suggerimenti dell'Assistente AI. Possono comparire anche le categorie Open Space e aggiornamenti, con la differenza che gli aggiornamenti li vede solo l'amministratore.
Posta e File appartengono alla variante Pro, e le funzioni AI sono opzionali. Il contatore non viene fatto salire dalle tue azioni né dalle condivisioni a tutto lo Spazio di lavoro.
Dal riepilogo passi direttamente alla lista giusta
Le prime righe del pannello raccolgono le questioni non lette per tipo, invece di elencare ogni discussione come voce separata. Cliccare sul riepilogo della posta apre la casella "Tutte", mentre il riepilogo delle attività o delle chat attiva il filtro "Nuovi messaggi".
Supponiamo che mercoledì alle 12:10 Ola veda "Attività - 2 attività con nuovi messaggi". Seleziona questa riga e ottiene una lista ristretta, senza dover scorrere manualmente tutto lo Spazio di lavoro. Un pallino accanto all'icona Filtri ricorda che c'è un filtro attivo; "Reset" ripristina la lista completa.
Sotto i riepiloghi ci sono le singole notifiche con l'orario. Cliccare su una voce apre la sua fonte - per esempio la discussione dell'attività, la chat, il calendario, la nota oppure la finestra dell'Assistente AI - e la rimuove dalla lista dei non letti. Il pannello ha una scheda "Tutte" e schede per categoria, in cui qualcosa è in attesa. Cliccare sull'indicatore di categoria sulla pillola apre subito la scheda corrispondente.
"Segna come letto" cambia più dell'aspetto del pannello
Il comando "Segna come letto" svuota la lista visibile: nella scheda di categoria riguarda quella categoria, mentre in "Tutte" riguarda l'intera lista. Se include il riepilogo della posta, delle attività o dei messaggi, Task Manager chiede prima conferma, perché segnerà come letti anche i messaggi stessi.
Dopo la conferma i messaggi diventeranno letti, e i rispettivi contatori accanto alle caselle e agli Spazi di lavoro si ridurranno; "Annulla" non cambierà nulla. Se dopo la riunione di giovedì vuoi mantenere i messaggi come cose da leggere, non svuotare il riepilogo complessivo senza pensarci.
La notifica di una discussione scompare anche quando la apri. Un'email letta nella webmail o sul telefono non genererà una nuova notifica, e una voce esistente su una discussione letta altrove si spegnerà al prossimo aggiornamento della lista della Posta. All'avvio dell'app scompaiono le notifiche più vecchie di una settimana; questo non significa che un'attività irrisolta diventi automaticamente completata.
Il briefing e i promemoria si fanno sentire prima della scadenza
Il briefing mattutino appare una volta al giorno, al primo accesso dopo le 6:00, a condizione che tu abbia elementi in programma per oggi. Il Centro notifiche mostra anche una scheda 15 minuti prima di un evento del calendario e un'ora prima della scadenza di un'attività.
Venerdì alle 8:05 Ola apre Task Manager. La scheda "Buongiorno" indica il numero di scadenze ed eventi di oggi, e sotto elenca gli elementi in ordine di orario. Cliccando su un'attività si apre la relativa discussione, cliccando su un evento si apre il calendario. Se la giornata è vuota, il briefing non comparirà.
Prima di un evento, accanto all'isola compare anche un conto alla rovescia, che scompare all'inizio dell'evento. Quando l'evento inizia, la scheda dice "Ora: …". Un'attività senza orario indicato riceve un promemoria alle 16:00 con la descrizione "oggi · senza orario". Tutti questi promemoria finiscono anche nell'elenco del pannello, anche se non noti la scheda breve. Puoi leggere di più sulle scadenze nell'articolo su come tenere sotto controllo le scadenze delle attività in un team.
Tre canali di notifica funzionano secondo regole diverse
Task Manager consente di impostare separatamente le notifiche nell'app, via e-mail e tramite il browser. Per ogni canale scegli Sì o No per sei tipi di eventi: nuova attività, chat, messaggio, cambio di stato di un'attività, menzione e nuovo messaggio e-mail dal modulo Posta.
| Canale | Quando attira la tua attenzione | Cosa devi sapere |
|---|---|---|
| Nell'app | Quando hai Task Manager aperto | Puoi attivare separatamente il suono; i messaggi relativi alle tue azioni, come "Salvato", non aumentano il contatore. |
| Browser | Quando l'app è aperta, anche su una scheda in background | Servono HTTPS e il consenso del browser; "Invia test" verifica la notifica sul dispositivo. |
| Quando attivi questo canale per un dato evento | L'e-mail su un nuovo messaggio parte 5 minuti dopo l'ultimo intervento, a meno che tu non apra prima la discussione. |
Le impostazioni dei canali sono descritte nella guida alle notifiche e alla posta.
Sul telefono le notifiche del browser funzionano dalla versione 2.2.328. Su Android serve il consenso, mentre su iPhone o iPad devi prima aggiungere l'app alla schermata iniziale e aprirla da lì. Quando l'amministratore rende disponibile l'opzione "Anche ad app chiusa" e la attivi su un determinato dispositivo, la notifica push arriverà anche dopo la chiusura di Task Manager - al momento solo per le menzioni @.
L'app chiusa non invierà invece automaticamente una notifica di sistema per ogni scadenza. Per un evento puoi selezionare "Invia notifica anche via e-mail"; l'invio di queste e-mail in background è gestito da un CRON opzionale, ossia un'attività pianificata impostata dall'amministratore sul server. Senza di esso, le e-mail partono quando qualcuno utilizza l'app.
Il badge sull'icona mostra l'ultimo stato noto dopo la chiusura
Il badge rosso sull'icona di Task Manager installato mostra lo stesso numero dell'isola. Dopo la chiusura dell'app il numero smette di aggiornarsi e resta all'ultimo valore noto fino al successivo avvio.
Lo vedrai sull'icona nel Dock di macOS o sulla barra delle applicazioni di Windows. In una normale scheda del browser il badge non c'è. Se Marek ha chiuso l'app giovedì alle 16:00, il mattino successivo vedrà l'ultimo numero noto. Si aggiornerà solo dopo aver riaperto il programma.
L'Assistente AI può individuare una questione nascosta in una conversazione
I suggerimenti AI nel Centro notifiche sono opzionali e richiedono l'attivazione da parte dell'amministratore. Quando sono attivi, l'Assistente AI può ad esempio segnalare una richiesta con scadenza rimasta senza risposta oppure un'attività che precede una scadenza imminente.
Il suggerimento appare come una scheda. Puoi aprire l'attività o la chat collegata, oppure rimandare la questione di 2 ore. L'AI esamina esclusivamente le discussioni a cui partecipi, non la posta altrui né le risposte private di altre persone.
Il Centro notifiche, il briefing e i promemoria funzionano senza AI. Se l'azienda attiva le funzioni AI, utilizza una propria chiave presso il fornitore di modello scelto; la richiesta con il relativo contesto viene inviata a tale fornitore. I confini di questo flusso sono descritti nell'articolo su cosa arriva al fornitore AI.
Imposta i canali una volta sola e domani inizia da una sola questione
Domani, al primo accesso a Task Manager, inizia dal briefing, se compare. Scegli da lì un'attività per la mattinata, prima di aprire le altre notifiche.
Inizia disattivando le categorie che non vuoi vedere, in Impostazioni → Profilo → Notifiche nell'app. Poi imposta separatamente i sei tipi di eventi per ciascuno dei tre canali; se scegli le notifiche del browser, concedi il consenso e usa "Invia test".
Puoi spostare l'isola con l'icona di posizione nel piè di pagina del pannello: dall'alto al lato destro, poi in basso. Sul telefono resta in alto. La scorciatoia Ctrl+. la richiama o la nasconde quando lavori al computer.
Puoi verificare la disposizione dell'isola e del pannello nella Demo.
Domande frequenti
Devo avere Task Manager aperto per ricevere le notifiche?
No. Le notifiche nell'app e le notifiche del browser richiedono l'app aperta, anche se su una scheda in background; le email con promemoria ad app chiusa vengono inviate da un CRON opzionale, e senza di esso escono quando qualcuno usa l'app. Quando l'amministratore attiva l'opzione "Anche ad app chiusa" e la abiliti sul tuo dispositivo, con Task Manager chiuso arriveranno le notifiche sulle menzioni @.
Perché l'email su un nuovo messaggio arriva dopo cinque minuti?
L'email viene inviata 5 minuti dopo l'ultima aggiunta, per comprendere il testo completo del messaggio composto da più parti. Se apri la discussione nell'app prima di allora, l'email non verrà inviata; l'email su una menzione arriva immediatamente.
Le notifiche del Centro notifiche funzionano sul telefono?
Sì, puoi usare il Centro notifiche sul telefono, e le notifiche del browser funzionano su mobile dalla versione 2.2.328. Su iPhone e iPad aggiungi l'app alla schermata iniziale e aprila da lì; su Android concedi il permesso per le notifiche.
Cosa succede quando clicco su "Segna come letto" nel riepilogo della posta?
Task Manager chiederà conferma prima di segnare i messaggi come letti e modificare i contatori delle caselle. Scegliendo "Annulla" resteranno invariati.
Mi serve l'Assistente AI per usare il Centro notifiche?
No, il contatore, il briefing mattutino e i promemoria funzionano senza l'AI. I suggerimenti dell'Assistente AI nel pannello sono una funzione separata che l'amministratore può attivare.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
