Na segunda-feira às 11:40, Marek regressa de duas reuniões. Entretanto, a equipa acrescentou mensagens às tarefas e falou no chat, mas Marek ainda não sabe o que precisa de resposta. Junto ao canto do Task Manager vê o contador: 23. O Centro de notificações permite-lhe ver primeiro o que está pendente e só depois ir ao assunto escolhido.
Verificar a cada cinco minutos não lhe dá uma visão melhor do dia
Abrir o programa com frequência não mostra quais os assuntos que esperam a sua atenção. É melhor começar pelo contador conjunto e só depois entrar no tópico ou lembrete escolhido.
Na terça-feira, Ola termina uma chamada com um cliente às 10:30. Entretanto, a equipa acrescentou comentários a duas tarefas, alguém mencionou-a no chat e no calendário aproxima-se uma reunião. Se tivesse de verificar cada local em separado, teria de reconstruir sozinha a ordem dos acontecimentos. O Centro de notificações reúne os sinais num só painel; não precisa, no entanto, de tratar todos como igualmente urgentes.
O contador, por si só, não resolve o problema dos acordos que nunca chegaram a entrar numa tarefa. Se isto lhe parecer familiar, leia também porque é que a equipa perde os acordos.
Centro de notificações: o que significa o traço e o que significa o número?
Um traço fino junto ao canto significa que não tem nada por ler, e a ilha - um pequeno elemento escuro junto ao canto da janela - esconde-se. Um traço colorido e fluido sinaliza notificações pendentes enquanto a ilha está escondida. Quando a ilha está visível, a cápsula - o elemento com o contador - mostra o número total.
Passe o cursor sobre a cápsula e verá a divisão por categorias. Uma legenda separada abre-se ao passar o cursor sobre a marca da categoria, pelo que não precisa de adivinhar o significado do ícone. Entra no painel ao clicar na cápsula; para trazer de volta a ilha escondida, passe o cursor sobre o canto ou clique no traço colorido.
O contador inclui os e-mails não lidos, as tarefas e os chats com mensagens novas - os mesmos pendentes que vê junto às caixas de correio e aos Workspaces na coluna da esquerda.
Soma também as restantes notificações, entre as quais menções, eventos do calendário, notas ou ficheiros partilhados nominalmente, e sugestões do Assistente de IA. As categorias Open Space e atualizações também podem aparecer, sendo que as atualizações só são visíveis para o administrador.
O Correio e os Ficheiros fazem parte do plano Pro, e as funcionalidades de IA são opcionais. O contador não é afetado pelas suas próprias ações nem pelas partilhas com todo o Workspace.
Do resumo passa diretamente para a lista certa
As primeiras linhas do painel reúnem os assuntos não lidos por tipo, em vez de listar cada tópico como um item separado. Ao clicar no resumo do correio abre-se a caixa «Todas», e o resumo de tarefas ou conversas ativa o filtro «Mensagens novas».
Suponhamos que, na quarta-feira às 12:10, Ola vê «Tarefas - 2 tarefas com mensagens novas». Seleciona essa linha e obtém uma lista filtrada, sem ter de percorrer manualmente todo o Workspace. Um ponto junto ao ícone Filtros lembra que há um filtro ativo; «Repor» restaura a lista completa.
Abaixo dos resumos estão as notificações individuais com a hora. Ao clicar num item, abre-se a sua origem - por exemplo, o tópico de uma tarefa, um chat, o calendário, uma nota ou a janela do Assistente de IA - e o item é removido da lista de não lidos. O painel tem um separador «Todas» e separadores de categorias onde há algo pendente. Ao clicar na marca da categoria na cápsula, abre-se de imediato o separador correspondente.
«Marcar como lido» altera mais do que o aspeto do painel
O comando «Marcar como lido» limpa a lista visível: no separador de categoria aplica-se a essa categoria, e em «Todas» a toda a lista. Se incluir o resumo do correio, das tarefas ou das mensagens, o Task Manager pede primeiro confirmação, pois também marcará as próprias mensagens como lidas.
Após a confirmação, as mensagens passam a estar marcadas como lidas e os respetivos contadores junto às caixas de correio e Workspaces diminuem; «Cancelar» não altera nada. Se, depois da reunião de quinta-feira, quiser manter as mensagens como algo por ler, não limpe o resumo conjunto por reflexo.
A notificação de um tópico também desaparece quando o abre. Um e-mail lido no webmail ou no telemóvel não gera uma nova notificação, e um registo existente sobre um tópico lido noutro local apaga-se na próxima atualização da lista do Correio. Ao iniciar a aplicação, desaparecem as notificações com mais de uma semana; isto não significa que uma tarefa por resolver se torne automaticamente concluída.
O briefing e os lembretes falam antes do prazo
O briefing matinal aparece uma vez por dia, no primeiro acesso após as 6:00, desde que tenha itens agendados para hoje. O Centro de notificações mostra também um cartão 15 minutos antes de um evento do calendário e uma hora antes do prazo de uma tarefa.
Na sexta-feira às 8:05, a Ola abre o Task Manager. O cartão "Bom dia" indica o número de prazos e eventos de hoje e, por baixo, organiza os itens por hora. Clicar numa tarefa abre o respetivo tópico, e clicar num evento abre o calendário. Se o dia estiver vazio, o briefing não aparece.
Antes de um evento, surge também uma contagem decrescente junto à ilha, que desaparece assim que ele começa. Quando o evento começa, o cartão diz "Agora: …". Uma tarefa sem hora definida recebe um lembrete às 16:00 com a descrição "hoje · sem hora". Todos estes lembretes aparecem também na lista do painel, mesmo que não repare no cartão breve. Pode ler mais sobre os prazos propriamente ditos no texto sobre como controlar os prazos das tarefas numa equipa.
Três canais de notificações funcionam segundo regras diferentes
O Task Manager permite configurar separadamente as notificações na aplicação, por e-mail e no navegador. Para cada canal, escolhe Sim ou Não para seis tipos de eventos: nova tarefa, chat, mensagem, mudança de estado da tarefa, menção e nova mensagem de e-mail do módulo Correio.
| Canal | Quando chama a sua atenção | O que precisa de saber |
|---|---|---|
| Na aplicação | Quando tem o Task Manager aberto | Pode ativar o som separadamente; mensagens sobre as suas próprias ações, como "Guardado", não aumentam o contador. |
| Navegador | Quando a aplicação está aberta, mesmo num separador em segundo plano | São necessários HTTPS e a autorização do navegador; "Enviar teste" verifica a notificação no dispositivo. |
| Quando ativa este canal para o evento em questão | O e-mail sobre uma nova mensagem é enviado 5 minutos após o último comentário, salvo se abrir o tópico antes disso. |
As definições dos canais são descritas nas instruções sobre notificações e correio.
No telemóvel, as notificações do navegador funcionam a partir da versão 2.2.328. No Android é necessária autorização, e no iPhone ou iPad é preciso primeiro adicionar a aplicação ao ecrã inicial e abri-la a partir daí. Quando o administrador disponibilizar a opção "Também com a aplicação fechada" e a ativar nesse dispositivo, a notificação push chega também com o Task Manager fechado - atualmente apenas para menções @.
A aplicação fechada não envia, no entanto, automaticamente uma notificação do sistema para cada prazo. Para um evento, pode assinalar "Enviar notificação também por e-mail"; o envio desses e-mails em segundo plano é tratado por um CRON opcional, ou seja, uma tarefa periódica configurada pelo administrador no servidor. Sem ele, os e-mails são enviados quando alguém está a utilizar a aplicação.
O emblema no ícone mostra o último estado conhecido após o fecho
O emblema vermelho junto ao ícone do Task Manager instalado mostra o mesmo número que a ilha. Depois de a aplicação ser fechada, o número deixa de se atualizar e mantém-se com o último valor conhecido até a aplicação ser aberta novamente.
Pode vê-lo junto ao ícone no Dock do macOS ou na barra de tarefas do Windows. Num separador normal do navegador não há emblema. Se o Marek fechou a aplicação na quinta-feira às 16:00, na manhã seguinte verá o último número conhecido. Só será atualizado depois de abrir o programa.
O Assistente de IA pode apontar um assunto escondido numa conversa
As sugestões de IA no Centro de notificações são opcionais e requerem ativação por parte do administrador. Quando estão ativas, o Assistente de IA pode apontar, por exemplo, um pedido com prazo sem resposta ou uma tarefa que está em atraso face a um prazo que se aproxima.
A sugestão aparece como um cartão. Pode abrir a tarefa ou o chat relacionado, ou adiar o assunto por 2 horas. A IA analisa apenas os tópicos em que participa, não o correio de terceiros nem as respostas privadas de outras pessoas.
O Centro de notificações, o briefing e os lembretes funcionam sem IA. Se a empresa ativar as funcionalidades de IA, utiliza a sua própria chave junto do fornecedor de modelo escolhido; o pedido com o contexto é enviado a esse fornecedor. Os limites deste fluxo são descritos no texto sobre o que chega ao fornecedor de IA.
Configure os canais uma vez e amanhã comece por um único assunto
Amanhã, no primeiro acesso ao Task Manager, comece pelo briefing, se este aparecer. Escolha nele uma tarefa para o final da manhã, antes de abrir as restantes notificações.
Comece por desativar as categorias que não quer ver, em Definições → Perfil → Notificações na aplicação. Em seguida, configure os seis tipos de eventos separadamente para cada um dos três canais; se escolher as notificações do navegador, conceda a autorização e utilize "Enviar teste".
Pode deslocar a ilha com o ícone de posição no rodapé do painel: de cima para o lado direito e depois para baixo. No telemóvel mantém-se no topo. O atalho Ctrl+. faz com que ela apareça ou se esconda quando trabalha num computador.
Pode verificar a disposição da ilha e do painel na Demo.
Perguntas mais frequentes
Tenho de ter o Task Manager aberto para receber notificações?
Não. As notificações na aplicação e as notificações do navegador exigem que a aplicação esteja aberta, mesmo que esteja num separador em segundo plano; os e-mails de lembrete com a aplicação fechada são enviados por um CRON opcional, e sem este são enviados quando alguém está a utilizar a aplicação. Quando o administrador disponibilizar a opção «Também com a aplicação fechada» e a ativar no dispositivo, com o Task Manager fechado chegarão notificações de menções @.
Porque é que o e-mail sobre uma nova mensagem chega passados cinco minutos?
O e-mail sai 5 minutos após a última adição, para incluir o conteúdo completo da mensagem composta por vários fragmentos. Se abrir o tópico na aplicação antes disso, não será enviado; o e-mail sobre uma menção chega de imediato.
As notificações do Centro de notificações funcionam no telemóvel?
Sim, pode utilizar o Centro de notificações no telemóvel, e as notificações do navegador funcionam em dispositivos móveis a partir da versão 2.2.328. No iPhone e iPad, adicione a aplicação ao ecrã inicial e abra-a a partir daí; no Android, conceda a permissão de notificações.
O que acontece quando clico em «Marcar como lido» no resumo do correio?
O Task Manager vai pedir confirmação antes de marcar as mensagens como lidas e alterar os contadores junto às caixas de correio. Escolher «Cancelar» mantém tudo sem alterações.
Preciso do Assistente de IA para usar o Centro de notificações?
Não, o contador, o resumo matinal e os lembretes funcionam sem IA. As sugestões do Assistente de IA no painel são uma funcionalidade separada, que o administrador pode ativar.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
