Lundi à 11h40, Marek revient de deux réunions. Pendant ce temps, l’équipe a ajouté des messages aux tâches et s’est manifestée sur la discussion, mais Marek ne sait pas encore ce qui requiert une réponse. Au bord de Task Manager, il voit un compteur : 23. Le Centre de notifications lui permet d’abord de voir ce qui attend, puis d’accéder à l’affaire choisie.
Vérifier toutes les cinq minutes ne vous donne pas une meilleure vision de la journée
Ouvrir fréquemment le programme ne montre pas quelles affaires attendent votre attention. Mieux vaut commencer par le compteur commun, puis seulement ensuite entrer dans le fil ou le rappel choisi.
Mardi, Ola termine un appel avec un client à 10h30. Pendant ce temps, l’équipe a ajouté des commentaires à deux tâches, quelqu’un l’a mentionnée sur la discussion, et une réunion approche dans le calendrier. Si elle devait consulter chaque endroit séparément, elle devrait reconstituer elle-même l’ordre des événements. Le Centre de notifications rassemble les signaux dans un seul panneau ; vous n’êtes toutefois pas obligé de les considérer tous comme également urgents.
Le compteur seul ne résout pas le problème des accords qui n’ont jamais été consignés dans une tâche. Si cette situation vous est familière, lisez aussi pourquoi l’équipe perd des accords.
Centre de notifications : que signifie le trait, et que signifie le chiffre ?
Un fin trait au bord signifie que vous n’avez rien de non lu, et l’îlot - un petit élément sombre au bord de la fenêtre - se cache. Un trait coloré et fluide signale des notifications en attente lorsque l’îlot est caché. Lorsque l’îlot est visible, la pastille - l’élément affichant le compteur - montre leur nombre total.
Survolez la pastille, et vous verrez la répartition par catégories. Une légende distincte s’affiche au survol du repère de catégorie, afin que vous n’ayez pas à deviner le sens de l’icône. Vous accédez au panneau en cliquant sur la pastille ; vous rappelez l’îlot caché en survolant le bord ou en cliquant sur le trait coloré.
Le compteur comprend les e-mails non lus, les tâches et les discussions avec de nouveaux messages - les mêmes éléments en attente que ceux que vous voyez au niveau des boîtes mail et des Espaces de travail dans la colonne de gauche.
Il ajoute également les autres notifications, notamment les mentions, les événements de calendrier, les notes ou fichiers partagés nommément, ainsi que les suggestions de l’Assistant IA. Les catégories Open Space et mises à jour peuvent également apparaître, les mises à jour n’étant visibles que par l’administrateur.
La Messagerie et les Fichiers font partie de la version Pro, et les fonctions IA sont optionnelles. Le compteur n’est pas augmenté par vos propres actions ni par les partages à tout l’Espace de travail.
Depuis le résumé, vous accédez directement à la bonne liste
Les premières lignes du panneau rassemblent les affaires non lues par type, plutôt que de lister chaque fil comme un élément séparé. Un clic sur le résumé de la messagerie ouvre la boîte « Toutes », et le résumé des tâches ou des discussions active le filtre « Nouveaux messages ».
Supposons que mercredi à 12h10, Ola voit « Tâches - 2 tâches avec de nouveaux messages ». Elle sélectionne cette ligne et obtient une liste restreinte, sans avoir à parcourir manuellement tout l’Espace de travail. Un point à côté de l’icône Filtres rappelle qu’un filtrage est actif ; « Réinitialiser » restaure la liste complète.
Sous les résumés se trouvent les notifications individuelles avec leur heure. Cliquer sur une entrée ouvre sa source - par exemple le fil d’une tâche, une discussion, le calendrier, une note ou la fenêtre de l’Assistant IA - et la retire de la liste des éléments non lus. Le panneau comprend un onglet « Toutes » ainsi que des onglets de catégories, pour celles où quelque chose est en attente. Cliquer sur le repère de catégorie sur la pastille ouvre directement l’onglet correspondant.
« Marquer comme lu » change plus que l’apparence du panneau
La commande « Marquer comme lu » efface la liste visible : pour un onglet de catégorie, elle concerne cette catégorie, et pour « Toutes », l’ensemble de la liste. Si elle concerne le résumé de la messagerie, des tâches ou des messages, Task Manager demande d’abord une confirmation, car elle marquera aussi les messages eux-mêmes comme lus.
Après confirmation, les messages deviendront lus, et les compteurs correspondants au niveau des boîtes mail et des Espaces de travail diminueront ; « Annuler » ne changera rien. Si, après la réunion de jeudi, vous souhaitez conserver les messages comme éléments à lire, n’effacez pas le résumé global par réflexe.
La notification d’un fil disparaît aussi lorsque vous l’ouvrez. Un e-mail lu dans le webmail ou sur téléphone ne déclenchera pas de nouvelle notification, et une entrée existante concernant un fil lu ailleurs s’éteindra au prochain rafraîchissement de la liste de la Messagerie. Au démarrage de l’application, les notifications de plus d’une semaine disparaissent ; cela ne signifie pas qu’une tâche non résolue devient automatiquement terminée.
Le briefing et les rappels se manifestent avant l’échéance
Le briefing du matin apparaît une fois par jour, à la première connexion après 6 h 00, à condition que vous ayez des éléments prévus pour la journée. Le Centre de notifications affiche également une carte 15 minutes avant un événement du calendrier et une heure avant l’échéance d’une tâche.
Le vendredi à 8 h 05, Ola ouvre Task Manager. La carte « Bonjour » indique le nombre d’échéances et d’événements du jour, puis les classe par heure en dessous. Cliquer sur une tâche ouvre son fil de discussion, cliquer sur un événement ouvre le calendrier. Si la journée est vide, elle ne verra pas de briefing.
Avant un événement, un compte à rebours apparaît également à côté de l’îlot, et disparaît une fois l’événement commencé. Lorsque l’événement débute, la carte indique « Maintenant : … ». Une tâche sans heure indiquée reçoit un rappel à 16 h 00 avec la mention « aujourd’hui · sans heure ». Tous ces rappels apparaissent également dans la liste du panneau, même si vous ne remarquez pas la petite carte. Pour en savoir plus sur les échéances elles-mêmes, consultez l’article sur comment suivre les échéances des tâches en équipe.
Trois canaux de notifications fonctionnent selon des règles différentes
Task Manager permet de régler séparément les notifications dans l’application, par e-mail et via le navigateur. Pour chaque canal, vous choisissez Oui ou Non pour six types d’événements : nouvelle tâche, discussion, message, changement de statut d’une tâche, mention et nouveau message e-mail du module Messagerie.
| Canal | Quand il attire votre attention | Ce qu’il faut savoir |
|---|---|---|
| Dans l’application | Lorsque Task Manager est ouvert | Vous pouvez activer le son séparément ; les messages concernant vos propres actions, comme « Enregistré », n’augmentent pas le compteur. |
| Navigateur | Lorsque l’application est ouverte, y compris sur un onglet en arrière-plan | HTTPS et l’autorisation du navigateur sont nécessaires ; « Envoyer un test » permet de vérifier la notification sur l’appareil. |
| Lorsque vous activez ce canal pour un événement donné | L’e-mail concernant un nouveau message part 5 minutes après la dernière réponse, sauf si vous ouvrez le fil de discussion avant. |
Les réglages des canaux sont décrits dans le guide des notifications et de la messagerie.
Sur téléphone, les notifications du navigateur fonctionnent à partir de la version 2.2.328. Sur Android, une autorisation est nécessaire, et sur iPhone ou iPad, vous devez d’abord ajouter l’application à l’écran d’accueil et l’ouvrir depuis celui-ci. Lorsque l’administrateur active l’option « Même application fermée » et que vous l’activez sur un appareil donné, le push arrivera aussi après la fermeture de Task Manager - actuellement uniquement pour les mentions @.
En revanche, l’application fermée n’enverra pas automatiquement de notification système pour chaque échéance. Pour un événement, vous pouvez cocher « Envoyer aussi la notification par e-mail » ; l’envoi de ces e-mails en arrière-plan est géré par un CRON optionnel, c’est-à-dire une tâche récurrente configurée par l’administrateur sur le serveur. Sans lui, les e-mails partent lorsque quelqu’un utilise l’application.
Le badge sur l’icône affiche le dernier état connu après la fermeture
Le badge rouge sur l’icône de Task Manager installé affiche le même nombre que l’îlot. Après la fermeture de l’application, le nombre cesse de s’actualiser et reste à la dernière valeur connue jusqu’au prochain lancement.
Vous le verrez sur l’icône dans le Dock de macOS ou dans la barre des tâches de Windows. Dans un onglet de navigateur ordinaire, il n’y a pas de badge. Si Marek a fermé l’application jeudi à 16 h 00, il verra le lendemain matin le dernier nombre connu. Il ne se mettra à jour qu’après l’ouverture du programme.
L’Assistant IA peut signaler une affaire cachée dans une conversation
Les suggestions de l’IA dans le Centre de notifications sont optionnelles et doivent être activées par l’administrateur. Lorsqu’elles fonctionnent, l’Assistant IA peut par exemple signaler une demande avec échéance restée sans réponse, ou une tâche bloquée alors que l’échéance approche.
La suggestion apparaît sous forme de carte. Vous pouvez ouvrir la tâche ou la discussion associée, ou reporter l’affaire de 2 heures. L’IA ne consulte que les fils de discussion auxquels vous participez, jamais la messagerie d’autrui ni les réponses privées d’autres personnes.
Le Centre de notifications, le briefing et les rappels fonctionnent sans IA. Si l’entreprise active les fonctions d’IA, elle utilise sa propre clé auprès du fournisseur de modèle choisi ; la requête accompagnée de son contexte est alors transmise à ce fournisseur. Les limites de ce flux sont décrites dans l’article sur ce qui est transmis au fournisseur d’IA.
Réglez les canaux une fois pour toutes, et demain commencez par une seule affaire
Demain, après votre première connexion à Task Manager, commencez par le briefing, s’il apparaît. Choisissez-y une tâche pour la matinée avant d’ouvrir les autres notifications.
Commencez par désactiver les catégories que vous ne souhaitez pas voir, dans Paramètres → Profil → Notifications dans l’application. Réglez ensuite les six types d’événements séparément pour chacun des trois canaux ; si vous choisissez les notifications du navigateur, accordez l’autorisation et utilisez « Envoyer un test ».
Vous pouvez déplacer l’îlot grâce à l’icône de position dans le pied du panneau : du haut vers le côté droit, puis vers le bas. Sur téléphone, il reste en haut. Le raccourci Ctrl+. le fait apparaître ou le masque lorsque vous travaillez sur ordinateur.
Vous pouvez découvrir la disposition de l’îlot et du panneau dans la Demo.
Questions fréquentes
Dois-je avoir Task Manager ouvert pour recevoir des notifications ?
Non. Les notifications dans l’application et dans le navigateur nécessitent que l’application soit ouverte, même en onglet d’arrière-plan ; les e-mails de rappel lorsque l’application est fermée sont envoyés par un CRON optionnel, et sans lui, ils ne partent que lorsque quelqu’un utilise l’application. Lorsque l’administrateur active l’option « Même application fermée » et que vous l’activez sur votre appareil, les notifications de mentions @ arrivent même lorsque Task Manager est fermé.
Pourquoi l’e-mail de nouveau message arrive-t-il cinq minutes plus tard ?
L’e-mail part 5 minutes après le dernier ajout, afin d’inclure le contenu complet d’un message composé de plusieurs fragments. Si vous ouvrez le fil de discussion dans l’application avant cela, il ne sera pas envoyé ; l’e-mail de mention, lui, arrive immédiatement.
Les notifications du Centre de notifications fonctionnent-elles sur téléphone ?
Oui, vous pouvez utiliser le Centre de notifications sur téléphone, et les notifications du navigateur fonctionnent en mobile à partir de la version 2.2.328. Sur iPhone et iPad, ajoutez l’application à l’écran d’accueil et ouvrez-la depuis là ; sur Android, autorisez les notifications.
Que se passe-t-il quand je clique sur « Marquer comme lu » au niveau du résumé de la messagerie ?
Task Manager demandera une confirmation avant de marquer les messages comme lus et de modifier les compteurs des boîtes mail. Choisir « Annuler » les laissera inchangés.
Ai-je besoin de l’Assistant IA pour le Centre de notifications ?
Non, le compteur, le briefing matinal et les rappels fonctionnent sans IA. Les suggestions de l’Assistant IA dans le panneau sont une fonction distincte, que l’administrateur peut activer.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
