El lunes a las 11:40 Marek vuelve tras dos reuniones. Mientras tanto, el equipo ha añadido mensajes a las tareas y ha escrito en el chat, pero Marek todavía no sabe qué requiere respuesta. En el borde de Task Manager ve un contador: 23. El Centro de notificaciones le permite ver primero qué le espera y después pasar al asunto elegido.
Comprobar cada cinco minutos no te da una mejor visión del día
Abrir el programa con frecuencia no muestra qué asuntos esperan tu atención. Es mejor empezar por el contador común y solo después entrar en el hilo o recordatorio elegido.
El martes Ola termina una llamada con un cliente a las 10:30. Mientras tanto, el equipo ha añadido comentarios a dos tareas, alguien la ha mencionado en el chat y en el calendario se acerca una reunión. Si revisara cada lugar por separado, tendría que reconstruir el orden de los sucesos ella misma. El Centro de notificaciones reúne las señales en un solo panel; aun así, no tienes que tratarlas todas como igual de urgentes.
El contador por sí solo no resuelve el problema de los acuerdos que nunca llegaron a convertirse en una tarea. Si esta situación te resulta familiar, lee también por qué el equipo pierde los acuerdos.
Centro de notificaciones: ¿qué significa la raya y qué el número?
Una raya fina junto al borde indica que no tienes nada sin leer, y la isla - un pequeño elemento oscuro junto al borde de la ventana - se oculta. Una raya coloreada y fluida señala notificaciones pendientes cuando la isla está oculta. Cuando la isla es visible, la píldora - el elemento con el contador - muestra su número total.
Pasa el cursor sobre la píldora y verás el desglose por categorías. Una etiqueta independiente se despliega al pasar el cursor sobre el icono de la categoría, así que no tienes que adivinar su significado. Accedes al panel haciendo clic en la píldora; la isla oculta la recuperas pasando el cursor sobre el borde o haciendo clic en la raya coloreada.
El contador incluye los correos sin leer, las tareas y los chats con mensajes nuevos - los mismos pendientes que ves junto a los buzones y los Espacios de trabajo en la columna izquierda.
También suma el resto de notificaciones, entre otras menciones, eventos del calendario, notas o archivos compartidos de forma nominal y sugerencias del Asistente de IA. Las categorías Open Space y actualizaciones también pueden aparecer, aunque las actualizaciones solo las ve el administrador.
Correo y Archivos pertenecen a la variante Pro, y las funciones de IA son opcionales. El contador no sube por tus propias acciones ni por los elementos compartidos con todo el Espacio de trabajo.
Del resumen pasas directamente a la lista correcta
Las primeras filas del panel agrupan los asuntos sin leer por tipo, en lugar de listar cada hilo como un elemento aparte. Al hacer clic en el resumen del correo se abre el buzón «Todos», y el resumen de tareas o chats activa el filtro «Mensajes nuevos».
Supongamos que el miércoles a las 12:10 Ola ve «Tareas - 2 tareas con mensajes nuevos». Selecciona esa fila y obtiene una lista filtrada, sin revisar manualmente todo el Espacio de trabajo. Un punto junto al icono de Filtros recuerda que hay un filtro activo; «Restablecer» recupera la lista completa.
Debajo de los resúmenes aparecen las notificaciones individuales con su hora. Al hacer clic en un elemento se abre su origen - por ejemplo, el hilo de una tarea, un chat, el calendario, una nota o la ventana del Asistente de IA - y se elimina de la lista de pendientes. El panel tiene una pestaña «Todas» y pestañas de categoría en las que hay algo esperando. Al hacer clic en el icono de una categoría en la píldora se abre directamente la pestaña correspondiente.
«Marcar como leído» cambia más que el aspecto del panel
La orden «Marcar como leído» limpia la lista visible: en la pestaña de categoría afecta a esa categoría, y en «Todas», a toda la lista. Si incluye el resumen del correo, las tareas o los mensajes, Task Manager pide primero confirmación, porque también marcará como leídos los propios mensajes.
Tras confirmar, los mensajes pasarán a estar leídos y los contadores correspondientes junto a los buzones y los Espacios de trabajo se reducirán; «Cancelar» no cambiará nada. Si después de la reunión del jueves quieres conservar los mensajes como pendientes de leer, no limpies el resumen general por costumbre.
La notificación de un hilo también desaparece cuando lo abres. Un correo leído en el webmail o en el móvil no generará una nueva notificación, y un aviso existente sobre un hilo leído en otro lugar se apagará en la próxima actualización de la lista de Correo. Al iniciar la aplicación desaparecen las notificaciones de más de una semana; esto no significa que una tarea sin resolver pase a estar completada automáticamente.
El resumen y los recordatorios se activan antes de la fecha límite
El resumen matutino aparece una vez al día, al entrar por primera vez después de las 6:00, siempre que tengas elementos previstos para hoy. El Centro de notificaciones también muestra una tarjeta 15 minutos antes de un evento del calendario y una hora antes de la fecha límite de una tarea.
El viernes a las 8:05 Ola abre Task Manager. La tarjeta «Buenos días» indica el número de plazos y eventos de hoy, y debajo organiza los elementos por hora. Al hacer clic en una tarea se abre su hilo, y al hacer clic en un evento, el calendario. Si el día está vacío, no verá el resumen.
Antes de un evento, junto a la isla aparece también una cuenta atrás que desaparece cuando este comienza. Cuando el evento empieza, la tarjeta dice «Ahora: …». Una tarea sin hora indicada recibe un recordatorio a las 16:00 con la descripción «hoy · sin hora». Todos estos recordatorios aparecen también en la lista del panel, incluso si no te fijas en la tarjeta breve. Puedes leer más sobre los plazos en sí en el artículo sobre cómo controlar los plazos de las tareas en equipo.
Tres canales de notificaciones funcionan con reglas distintas
Task Manager permite configurar por separado las notificaciones en la aplicación, por correo electrónico y por el navegador. Para cada canal eliges Sí o No en seis tipos de eventos: nueva tarea, chat, mensaje, cambio de estado de una tarea, mención y nuevo mensaje de correo del módulo Correo.
| Canal | Cuándo llamará tu atención | Qué debes saber |
|---|---|---|
| En la aplicación | Cuando tienes Task Manager abierto | Puedes activar el sonido por separado; los mensajes sobre tus propias acciones, como «Guardado», no aumentan el contador. |
| Navegador | Cuando la aplicación está abierta, también en una pestaña en segundo plano | Se necesitan HTTPS y el permiso del navegador; «Enviar prueba» comprueba la notificación en el dispositivo. |
| Correo electrónico | Cuando activas este canal para un evento determinado | El correo sobre un nuevo mensaje se envía 5 minutos después de la última intervención, salvo que abras antes el hilo. |
La configuración de los canales se describe en la guía de notificaciones y correo.
En el teléfono, las notificaciones del navegador funcionan a partir de la versión 2.2.328. En Android se necesita permiso, y en iPhone o iPad primero debes añadir la aplicación a la pantalla de inicio y abrirla desde allí. Cuando el administrador habilite la opción «También con la aplicación cerrada» y la actives en ese dispositivo, el push llegará también después de cerrar Task Manager - actualmente solo para las menciones @.
La aplicación cerrada, en cambio, no enviará automáticamente una notificación del sistema por cada plazo. Para un evento puedes marcar «Enviar también por correo electrónico»; el envío de estos correos en segundo plano lo gestiona un CRON opcional, es decir, una tarea periódica configurada por el administrador en el servidor. Sin él, los correos se envían cuando alguien está usando la aplicación.
El distintivo del icono muestra el último estado conocido tras el cierre
El distintivo rojo junto al icono de Task Manager instalado muestra el mismo número que la isla. Al cerrar la aplicación, el número deja de actualizarse y permanece con el último valor conocido hasta que vuelvas a abrirla.
Lo verás junto al icono en el Dock de macOS o en la barra de tareas de Windows. En una pestaña normal del navegador no hay distintivo. Si Marek cerró la aplicación el jueves a las 16:00, a la mañana siguiente verá el último número conocido. Se actualizará solo al abrir el programa.
El Asistente de IA puede señalar un asunto oculto en una conversación
Las sugerencias de IA en el Centro de notificaciones son opcionales y requieren que el administrador las active. Cuando funcionan, el Asistente de IA puede señalar, por ejemplo, una petición con plazo sin responder o una tarea pendiente antes de una fecha límite cercana.
La sugerencia aparece como una tarjeta. Puedes abrir la tarea o el chat relacionados, o posponer el asunto 2 horas. La IA solo revisa los hilos en los que participas, no el correo ni las respuestas privadas de otras personas.
El Centro de notificaciones, el resumen y los recordatorios funcionan sin IA. Si la empresa activa las funciones de IA, utiliza su propia clave con el proveedor de modelo elegido; la consulta con el contexto se envía a ese proveedor. Los límites de este flujo se describen en el artículo sobre qué llega al proveedor de IA.
Configura los canales una vez y mañana empieza por un solo asunto
Mañana, tras el primer acceso a Task Manager, empieza por el resumen si aparece. Elige de él una tarea para la mañana antes de abrir el resto de las notificaciones.
Empieza desactivando las categorías que no quieras ver, en Ajustes → Perfil → Notificaciones en la aplicación. Después, configura los seis tipos de eventos por separado para cada uno de los tres canales; si eliges las notificaciones del navegador, concede el permiso y usa «Enviar prueba».
Puedes mover la isla con el icono de posición en el pie del panel: de arriba al lado derecho, y luego abajo. En el teléfono permanece arriba. El atajo Ctrl+. la muestra u oculta cuando trabajas en el ordenador.
Puedes comprobar la disposición de la isla y el panel en Demo.
Preguntas frecuentes
¿Necesito tener Task Manager abierto para recibir notificaciones?
No. Las notificaciones en la aplicación y las notificaciones del navegador requieren que la aplicación esté abierta, aunque sea en una pestaña en segundo plano; los correos con recordatorios cuando la aplicación está cerrada los envía un CRON opcional, y sin él se envían cuando alguien está usando la aplicación. Cuando el administrador active la opción «También con la aplicación cerrada» y tú la actives en tu dispositivo, recibirás notificaciones de menciones @ aunque Task Manager esté cerrado.
¿Por qué el correo sobre un nuevo mensaje llega al cabo de cinco minutos?
El correo se envía 5 minutos después de la última anotación, para incluir el contenido completo del mensaje compuesto por varios fragmentos. Si abres el hilo en la aplicación antes de ese plazo, no se enviará; el correo sobre una mención llega de inmediato.
¿Las notificaciones del Centro de notificaciones funcionan en el móvil?
Sí, puedes usar el Centro de notificaciones en el móvil, y las notificaciones del navegador funcionan en móvil desde la versión 2.2.328. En iPhone y iPad añade la aplicación a la pantalla de inicio y ábrela desde ahí; en Android, concede permiso para las notificaciones.
¿Qué ocurre cuando hago clic en «Marcar como leído» junto al resumen del correo?
Task Manager pedirá confirmación antes de marcar los mensajes como leídos y de cambiar los contadores de los buzones. Si eliges «Cancelar», quedarán sin cambios.
¿Necesito el Asistente de IA para usar el Centro de notificaciones?
No, el contador, el briefing matutino y los recordatorios funcionan sin IA. Las sugerencias del Asistente de IA en el panel son una función aparte que puede activar el administrador.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
