V pondelok o 11:40 sa Marek vracia po dvoch stretnutiach. Medzitým tím dopísal správy k úlohám a ozval sa na chate, no Marek ešte nevie, čo si vyžaduje odpoveď. Pri okraji Task Managera vidí počítadlo: 23. Centrum oznámení mu umožňuje najprv zistiť, čo čaká, a potom prejsť na vybranú vec.
Kontrolovanie každých päť minút ti nedá lepší obraz o dni
Časté otváranie programu neukáže, ktoré veci čakajú na tvoju pozornosť. Lepšie je začať od spoločného počítadla a až potom vstúpiť do vybraného vlákna alebo pripomienky.
V utorok Ola končí rozhovor s klientom o 10:30. Medzitým tím dopísal komentáre k dvom úlohám, niekto ju spomenul na chate a v kalendári sa blíži stretnutie. Keby prechádzala každé miesto osobitne, musela by si sama zrekonštruovať poradie udalostí. Centrum oznámení zhromažďuje signály v jednom paneli; nemusíš však všetky brať ako rovnako naliehavé.
Samotné počítadlo nevyrieši problém dohôd, ktoré sa nikdy nedostali do úlohy. Ak ti je táto situácia povedomá, prečítaj si tiež, prečo tím stráca dohody.
Centrum oznámení: čo znamená čiarka a čo číslo?
Tenká čiarka pri okraji znamená, že nemáš nič neprečítané, a ostrov - malý, tmavý prvok pri okraji okna - sa skryje. Farebná, plynúca čiarka signalizuje čakajúce oznámenia pri skrytom ostrove. Keď je ostrov viditeľný, pilulka - prvok s počítadlom - zobrazuje ich celkový počet.
Prejdi myšou nad pilulku a uvidíš rozdelenie na kategórie. Samostatný popis sa rozbalí po prejdení myšou nad označenie kategórie, takže nemusíš hádať význam ikony. Do panela sa dostaneš kliknutím na pilulku; skrytý ostrov privoláš prejdením myšou nad okraj alebo kliknutím na farebnú čiarku.
Počítadlo zahŕňa neprečítané maily, úlohy a chaty s novými správami - rovnaké nevybavené veci, aké vidíš pri schránkach a Pracovných priestoroch v ľavom stĺpci.
Pripočítava aj ostatné oznámenia, okrem iného zmienky, udalosti z kalendára, menovite zdieľané poznámky alebo súbory a návrhy Asistenta AI. Môžu sa objaviť aj kategórie Open Space a aktualizácie, pričom aktualizácie vidí len administrátor.
Pošta a Súbory patria do variantu Pro, a funkcie AI sú voliteľné. Počítadlo nezvyšujú tvoje vlastné akcie ani zdieľania s celým Pracovným priestorom.
Zo súhrnu prejdeš priamo na príslušný zoznam
Prvé riadky panela zhromažďujú neprečítané veci podľa typu, namiesto toho, aby vypisovali každé vlákno ako samostatnú položku. Kliknutie na súhrn pošty otvorí schránku „Všetky”, a súhrn úloh alebo chatov zapne filter „Nové správy”.
Predpokladajme, že v stredu o 12:10 Ola vidí „Úlohy - 2 úlohy s novými správami”. Vyberie tento riadok a dostane zúžený zoznam bez ručného prechádzania celým Pracovným priestorom. Bodka pri ikone Filtre pripomína aktívne zúženie; „Reset” obnoví celý zoznam.
Pod súhrnmi sú jednotlivé oznámenia s časom. Kliknutie na položku otvorí jej zdroj - napríklad vlákno úlohy, chat, kalendár, poznámku alebo okno Asistenta AI - a odstráni ju zo zoznamu neprečítaných. Panel má záložku „Všetky” a záložky kategórií, v ktorých niečo čaká. Kliknutie na označenie kategórie na pilulke rovno otvorí zodpovedajúcu záložku.
„Označiť ako prečítané” mení viac než len vzhľad panela
Príkaz „Označiť ako prečítané” vyčistí viditeľný zoznam: pri záložke kategórie sa týka tejto kategórie, a pri „Všetkých” celého zoznamu. Ak zahŕňa súhrn pošty, úloh alebo správ, Task Manager si najprv vyžiada potvrdenie, pretože označí ako prečítané aj samotné správy.
Po potvrdení sa správy stanú prečítanými a príslušné počítadlá pri schránkach a Pracovných priestoroch sa zmenšia; „Zrušiť” nič nezmení. Ak si chceš po štvrtkovom stretnutí ponechať správy ako veci na prečítanie, nečisti súhrnné zhrnutie automaticky.
Oznámenie o vlákne zmizne aj vtedy, keď ho otvoríš. Mail prečítaný vo webmaili alebo na telefóne nevyvolá nové oznámenie, a existujúci záznam o inde prečítanom vlákne zhasne pri najbližšom obnovení zoznamu Pošty. Pri spustení aplikácie zmiznú oznámenia staršie ako týždeň; to neznamená, že nevyriešená úloha sa automaticky stáva splnenou.
Briefing a pripomienky sa ozvú ešte pred termínom
Ranný briefing sa zobrazí raz denne, pri prvom vstupe po 6:00, pokiaľ máte na daný deň naplánované položky. Centrum oznámení zobrazí aj kartu 15 minút pred udalosťou z kalendára a hodinu pred termínom úlohy.
V piatok o 8:05 Ola otvára Task Manager. Karta „Dobré ráno“ uvádza počet dnešných termínov a udalostí a nižšie zoraďuje položky podľa času. Kliknutím na úlohu sa otvorí jej vlákno a kliknutím na udalosť kalendár. Ak je deň prázdny, briefing sa nezobrazí.
Pred udalosťou sa vedľa ostrova zobrazí aj odpočítavanie, ktoré zmizne po jej začatí. Keď sa udalosť začína, karta ukáže „Teraz: …“. Úloha bez zadaného času dostane pripomienku o 16:00 s popisom „dnes · bez času“. Všetky tieto pripomienky sa objavia aj v zozname panela, aj keď si krátku kartu nevšimnete. Viac o samotných termínoch sa dočítate v texte o tom, ako strážiť termíny úloh v tíme.
Tri kanály oznámení fungujú podľa rôznych pravidiel
Task Manager umožňuje samostatne nastaviť oznámenia v aplikácii, e-mailom a cez prehliadač. Pre každý kanál vyberáte Áno alebo Nie pri šiestich typoch udalostí: novej úlohe, chate, správe, zmene stavu úlohy, zmienke a novej e-mailovej správe z modulu Pošta.
| Kanál | Kedy upúta vašu pozornosť | Čo potrebujete vedieť |
|---|---|---|
| V aplikácii | Keď máte otvorený Task Manager | Zvuk môžete zapnúť samostatne; správy o vlastných akciách, ako napríklad „Uložené“, nezvyšujú počítadlo. |
| Prehliadač | Keď je aplikácia otvorená, aj na karte na pozadí | Potrebné je HTTPS a súhlas prehliadača; „Odoslať test“ overí oznámenie na zariadení. |
| Keď pre danú udalosť zapnete tento kanál | E-mail o novej správe sa odošle 5 minút po poslednom príspevku, pokiaľ skôr neotvoríte vlákno. |
Nastavenia kanálov popisuje návod na oznámenia a poštu.
Na telefóne fungujú oznámenia prehliadača od verzie 2.2.328. Na Androide je potrebný súhlas a na iPhone alebo iPade musíte najprv pridať aplikáciu na plochu a otvárať ju odtiaľ. Keď administrátor sprístupní možnosť „Aj pri zatvorenej aplikácii“ a zapnete ju na danom zariadení, push správa príde aj po zatvorení Task Managera - momentálne len pre zmienky @.
Zatvorená aplikácia naopak automaticky neodošle systémové oznámenie o každom termíne. Pre udalosť môžete zaškrtnúť „Odoslať oznámenie aj e-mailom“; odosielanie takýchto e-mailov na pozadí zabezpečuje voliteľný CRON, teda opakovaná úloha nastavená administrátorom na serveri. Bez neho sa e-maily odosielajú vtedy, keď niekto používa aplikáciu.
Odznak na ikone zobrazuje poslednú známu hodnotu po zatvorení
Červený odznak pri ikone nainštalovaného Task Managera zobrazuje rovnaké číslo ako ostrov. Po zatvorení aplikácie sa číslo prestane aktualizovať a zostáva poslednou známou hodnotou až do opätovného spustenia.
Uvidíte ho pri ikone v Docku na macOS alebo na paneli úloh Windows. Na bežnej karte prehliadača odznak nie je. Ak Marek zatvoril aplikáciu vo štvrtok o 16:00, nasledujúce ráno uvidí poslednú známu hodnotu. Aktualizuje sa až po otvorení programu.
Asistent AI môže upozorniť na záležitosť ukrytú v konverzácii
Návrhy AI v Centre oznámení sú voliteľné a vyžadujú zapnutie administrátorom. Keď fungujú, Asistent AI môže napríklad upozorniť na žiadosť s termínom bez odpovede alebo na úlohu, ktorá stojí pred blížiacim sa termínom.
Návrh sa zobrazí ako karta. Môžete otvoriť súvisiacu úlohu alebo chat, prípadne odložiť záležitosť o 2 hodiny. AI prehľadáva výlučne vlákna, v ktorých sa zúčastňujete, nie cudziu poštu ani súkromné odpovede iných ľudí.
Centrum oznámení, briefing a pripomienky fungujú aj bez AI. Ak firma zapne funkcie AI, používa vlastný kľúč u zvoleného poskytovateľa modelu; dopyt s kontextom smeruje k tomuto poskytovateľovi. Hranice tohto toku popisuje text o tom, čo sa dostáva k poskytovateľovi AI.
Nastavte kanály raz a zajtra začnite jednou záležitosťou
Zajtra po prvom vstupe do Task Managera začnite briefingom, ak sa zobrazí. Vyberte si z neho jednu úlohu na dopoludnie skôr, než otvoríte ostatné oznámenia.
Začnite vypnutím kategórií, ktoré nechcete vidieť, v Nastavenia → Profil → Oznámenia v aplikácii. Následne nastavte šesť typov udalostí samostatne pre každý z troch kanálov; ak vyberáte oznámenia prehliadača, udeľte súhlas a použite „Odoslať test“.
Ostrov môžete presunúť pomocou ikony polohy v pätičke panela: zhora na pravý bok a potom nadol. Na telefóne zostáva hore. Skratka Ctrl+. ho vyvolá alebo skryje, keď pracujete na počítači.
Rozloženie ostrova a panela si môžete pozrieť v Demo.
Najčastejšie otázky
Musím mať otvorený Task Manager, aby som dostával oznámenia?
Nie. Oznámenia v aplikácii a oznámenia prehliadača vyžadujú otvorenú aplikáciu, aj keď je na karte na pozadí; e-maily s pripomienkami pri zatvorenej aplikácii posiela voliteľný CRON, a bez neho odchádzajú vtedy, keď niekto aplikáciu používa. Keď administrátor sprístupní možnosť „Aj pri zatvorenej aplikácii” a zapneš ju na zariadení, pri zatvorenom Task Manageri dorazia oznámenia o zmienkach @.
Prečo e-mail o novej správe prichádza po piatich minútach?
E-mail odchádza 5 minút po poslednom dopísaní, aby zachytil celý obsah správy skladanej z viacerých fragmentov. Ak predtým otvoríš vlákno v aplikácii, e-mail sa neodošle; e-mail o zmienke prichádza okamžite.
Fungujú oznámenia z Centra oznámení na telefóne?
Áno, Centrum oznámení môžeš používať na telefóne a oznámenia prehliadača fungujú mobilne od verzie 2.2.328. Na iPhone a iPade pridaj aplikáciu na plochu a otváraj ju odtiaľ; na Androide udeľ súhlas s oznámeniami.
Čo sa stane, keď kliknem na „Označiť ako prečítané” pri súhrne pošty?
Task Manager požiada o potvrdenie, skôr než označí správy ako prečítané a zmení počítadlá pri schránkach. Zvolenie „Zrušiť” ich ponechá bez zmeny.
Potrebujem na Centrum oznámení Asistenta AI?
Nie, počítadlo, ranný prehľad a pripomienky fungujú bez AI. Návrhy Asistenta AI v paneli sú samostatná funkcia, ktorú môže zapnúť administrátor.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
