Michal vede sedmičlennou projektovou kancelář. V pondělí vidí na obrazovce projektantky mail od klienta vložený do veřejného chatbota - spolu se jménem, adresou stavby a částkou z kalkulace. Projektantka chce jen zkrátit tři odstavce do dvou vět. Michal musí stanovit, co by tým neměl vkládat do ChatGPT v práci a kde může ptát se AI na firemní záležitosti.
Samotný zákaz může přesunout AI na soukromé účty
Samotný zákaz používání AI nedává týmu způsob, jak udělat práci, pro kterou dosud používal chatbota. Bez stanovené alternativy může zaměstnanec sáhnout po soukromém účtu nebo telefonu a firma nebude vědět, jaký obsah tam odeslal.
Takové používání AI nástrojů mimo vědomí firmy se nazývá shadow AI. Je to název jevu, ne hodnocení projektantky Michala. V tomto příběhu chtěla jen rychleji upravit mail; nikdo jí dříve neřekl, co může vkládat ani kde by to měla dělat.
Začněte tedy rozhovorem o skutečných úkolech. Pokud tým žádá AI o návrhy odpovědí, překlady a shrnutí, určete pro každou z těchto činností přípustný obsah. Teprve poté ukažte nástroj.
Text odeslaný modelu opouští firmu
Text odeslaný modelu jde k jeho poskytovateli, i tehdy, když používáte AI asistenta v Task Manageru. Vlastní server aplikace nemění to, kam jde dotaz s kontextem.
Když tým používá firemní nástroj místo náhodného soukromého účtu, administrátor vybírá poskytovatele a nastavuje přístup, přičemž firma platí za používání modelu. V Task Manageru administrátor zadává API klíč firmy. API klíč jsou údaje, díky kterým se program připojuje ke službě poskytovatele; firma si zúčtovává spotřebu přímo u OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok, bez marže prostředníka. Ověřte podmínky svého plánu u vybraného poskytovatele.
To neznamená, že lze AI asistentovi poslat cokoli. I obsah zašifrovaný v programu je třeba před předáním modelu dešifrovat. Rozsah předávaných dat jsme popsali samostatně v textu o tom, co se dostane k poskytovateli AI.
ChatGPT v práci: co se smí vkládat a u čeho se zastavit?
Do veřejného chatbota můžete směřovat obsah, jehož zveřejnění mimo firmu by nezpůsobilo škodu. U údajů o klientech, obchodních podmínek a interních dokumentů se zastavte, než použijete tlačítko „Odeslat“.
| Obvykle se hodí do veřejného chatu | Zastavte se před odesláním |
|---|---|
| Vlastní návrh mailu bez údajů klienta | Mail se jménem, adresou nebo popisem záležitosti klienta |
| Poznámka z brainstormingu bez důvěrných ujednání | Kalkulace, nabídka s obchodními podmínkami nebo smlouva |
| Dotaz na formulaci věty | Personální dokument nebo interní personální ujednání |
| Marketingový text určený ke zveřejnění | Heslo nebo API klíč - nevkládejte je do chatu |
Pravidlo pro tým se vejde do jedné otázky: poslal/a byste stejný obsah mailem neznámé osobě mimo firmu? Pokud ne, nevkládejte ho do veřejného chatu. Je to praktické pravidlo pro práci, ne právní rada; téma předpisů a místa uložení dat rozebírá text o programu pro úkoly, GDPR a vlastním serveru.
U mailu, který Michal viděl, je odpověď jednoduchá. Projektantka se může zeptat veřejného chatu na způsob zkrácení neutrálního textu, ale neměla by za tímto účelem odesílat celou korespondenci s údaji klienta. Potřebuje také místo, kde může pracovat na správném vláknu, bez přepisování do cizího okna.
Tři rozhodnutí dávají týmu jednu cestu
Tým potřebuje vyhrazené místo pro dotazy na firemní záležitosti, firemní účet u poskytovatele modelu a stanovený rozsah přístupu. Michal tedy s týmem stanoví, kam směřovat dotazy na firemní vlákna, kdo spravuje účet a kdo může AI používat.
Nejprve pojmenujte místo: „na vlákna úkolů se ptáme AI v pracovním programu, ne na soukromých účtech“. Poté stanovte, kdo spravuje klíč a vyúčtování u poskytovatele. Nakonec určete, kdo může AI používat a k jakému firemnímu obsahu má přístup. Pouhá prosba „dávejte pozor, co posíláte“ tato ujednání nenahradí.
Zapište si také, co dělat s hraničním dotazem. V úterý chce Marta přeložit zprávu od klienta s cenovou nabídkou a Kryštof - veřejný popis služby. Nemusí dostat stejnou odpověď jen proto, že obě činnosti se nazývají překladem.
V Task Manageru patří klíč a nastavení AI firmě
V Task Manageru administrátor vybere poskytovatele modelu a zadá API klíč v Nastavení, v záložce AI. Program klíč v databázi zašifruje a po uložení ho nezobrazuje celý.
Michal může zvolit OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok. Po zadání klíče obnoví seznam modelů stažený z účtu poskytovatele a vybere model; u každého poskytovatele je jeden označen jako „doporučený“. Firma platí poskytovateli za spotřebu AI přímo, nikoliv formou předplatného za každého zaměstnance. Způsob vyúčtování a konfiguraci podrobněji popisuje text o vlastním AI klíči ve firmě.
V nastavení administrátor také rozhoduje, zda se historie rozhovorů s AI asistentem má ukládat do databáze; ve výchozím stavu je to zapnuto. Může nastavit maximální délku odpovědi od 1024 do 16384 tokenů, výchozí hodnota je 4096. Tokeny jsou jednotky, podle kterých poskytovatel účtuje zpracovávaný text; delší odpověď může zvýšit náklady. Samotný Task Manager, včetně dat aplikace, běží na serveru klienta - stačí běžný sdílený hosting.
Oprávnění omezují, k čemu má AI asistent přístup
AI asistent má přístup pouze k obsahu dostupnému uživateli, který klade dotaz. Administrátor zapíná AI zvlášť v úkolech, chatech a okně AI asistenta; osoba bez příslušného oprávnění danou funkci v rozhraní nevidí.
Marta může jako zdroje uvést své úkoly, Kalendář, Pracovní prostor, konkrétní úkol, chat nebo poznámku. Ve variantě Pro, kde fungují moduly Soubory a Pošta, může uvést také složku nebo soubor a vlastní e-mailovou schránku. Ukazatel zaplnění ukazuje, kolik znalostí se vešlo; když se část materiálu do kontextu nevejde, AI asistent uvede, co vynechal. O tom, kdo vidí úkoly a jak fungují oprávnění, se dočtete v samostatném textu.
Pošta jako zdroj znalostí AI je ve výchozím stavu vypnutá. Administrátor ji musí vědomě zapnout, protože obsah uvedené korespondence se dostane k poskytovateli modelu; po zapnutí může uživatel uvést pouze vlastní schránky. Přístup AI asistenta k internetu vyžaduje samostatné oprávnění a umožňuje přečíst uvedenou stránku, nikoli prohledávat síť jako vyhledávač.
Zaměstnanec si zachovává soukromí svých dotazů vůči týmu. Rozhovory s AI asistentem nevidí nikdo jiný, ani administrátor. Když se Marta zeptá na shrnutí přímo v úkolu nebo chatu, dotaz i odpověď vidí jen ona a odpověď je označena „POUZE PRO VÁS“.
Firemní vlákno nemusí putovat do druhého okna
Zaměstnanec může požádat AI asistenta o pomoc, aniž by kopíroval vlákno úkolu nebo chatu do veřejné stránky. Obsah potřebný k odpovědi se získává z programu, ale dotaz s kontextem přesto putuje k vybranému poskytovateli modelu na klíči firmy.
Ve středu Marta otevře rozhovor o projektu a zeptá se soukromě: „Shrň toto vlákno“. Pokud chce jen jinak přečíst dlouhou výměnu zpráv, použije režim Uspořádat s volbou „Shrnout“; takový výsledek zůstane jen po dobu relace. Soukromý dotaz zvolí, když se chce doptat na dohodnuté body, a režim Uspořádat - když jí stačí zkrácená verze rozhovoru na obrazovce.
U návrhu odpovědi může Marta v editoru použít „Vylepšit text“. Funkce zlepší jazyk a styl, zachová strukturu textu, a změnu lze vrátit zpět. Může také požádat AI asistenta o překlad nebo o přečtení přílohy v jí dostupném vlákně, například souboru DOCX nebo PDF s textovou vrstvou.
V pátek Michal potřebuje dokument s dohodnutými body. AI asistent připraví obsah a aplikace sestaví soubor Word nebo PDF ke stažení. Michal může s týmem probrat tato použití AI v kancelářské práci a určit jedno místo pro typické dotazy. Tato použití neruší zásadu, že před odesláním firemního obsahu modelu je třeba posoudit jeho rozsah.
Hranice programu je třeba znát ještě před zapnutím AI
Task Manager nemá vlastní AI model. Bez účtu a klíče u poskytovatele AI funkce nefungují, i když samotný program nadále obsluhuje úkoly a komunikaci týmu.
AI asistent nenahradí vyhledávač: i s oprávněním k internetu čte pouze uvedenou adresu stránky. Nerozpozná ani text v PDF, které je pouhým skenem, protože nemá OCR, tedy funkci čtení písmen z obrazu. Nečte ani staré soubory DOC. Vnější dotazy proto ověřujte v prohlížeči a dokument k přečtení AI připravte v podporovaném formátu s textem.
Rozlište také varianty. Ve Standardu AI asistent pracuje s aktuálním rozhovorem a zdroji, které uvedete. V Pro jsou navíc dostupné Pošta, Soubory, Znalostní báze AI a šifrování obsahu AES-256; Znalostní báze AI umožňuje asistentovi vyhledávat informace ve firemních znalostech. Šifrování obsahu nezastaví odeslání kontextu poskytovateli modelu - před odesláním ho program dešifruje. Pomoc s výběrem najdete ve srovnání variant Standard a Pro.
Zítra si sepište pět věcí, které tým posílá AI
Zítra se zeptejte týmu na pět druhů obsahu, se kterými se v poslední době obraceli na AI. U každého si zapište, zda by mohl bez újmy opustit firmu, a vedle toho uveďte místo pro dotazy ohledně firemních záležitostí.
Pro Michalovu firmu znamená Task Manager úkoly a rozhovory na vlastním serveru, AI na klíči firmy a přístup omezený oprávněními. Licence je trvalá, bez předplatného za uživatele: varianta Standard v plánu Starter pro maximálně 8 osob stojí 690 Kč, v plánu Classic pro maximálně 20 osob - 1 490 Kč. Cena zahrnuje 12 měsíců aktualizací; poté je prodloužení volitelné. Spotřebu AI si firma hradí zvlášť u poskytovatele modelu.
Po sepsání pravidel se podívejte, jak vypadá práce v programu: Demo.
Nejčastější dotazy
Mohou zaměstnanci používat ChatGPT v práci?
Ano, můžete povolit ChatGPT pro určité úkoly a stanovit, jaký obsah by do něj tým neměl vkládat. Zároveň ukažte místo pro dotazy na firemní záležitosti, místo abyste zaměstnance nechali jen se zákazem.
Co nevkládat do veřejného chatbota?
Nevkládejte hesla, API klíče, údaje o klientech, kalkulace, obchodní podmínky, smlouvy ani personální dokumenty. Uplatněte zásadu, že neposíláte obsah, který byste neposlali neznámé osobě mimo firmu.
Odesílá AI asistent v Task Manageru obsah mimo firmu?
Ano, dotaz s kontextem jde k vybranému poskytovateli modelu na klíč firmy. To, že data aplikace jsou na vašem serveru, neznamená, že model běží na tomto serveru.
Vidí administrátor dotazy zaměstnanců na AI asistenta?
Ne, vlákna konverzací s AI asistentem jsou soukromá, i vůči administrátorovi. Administrátor ale určuje, kdo má přístup k funkcím AI.
Lze omezit, k čemu má AI v Task Manageru přístup?
Ano, AI asistent pracuje s obsahem dostupným pro dotazujícího uživatele a administrátor zapíná AI zvlášť v úkolech, chatech a okně AI asistenta. Pošta jako zdroj znalostí je ve výchozím stavu vypnutá a přístup k internetu vyžaduje samostatné oprávnění.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
