Michał johtaa seitsemän hengen suunnittelutoimistoa. Maanantaina hän näkee suunnittelijan näytöllä asiakkaalta tulleen sähköpostin liitettynä julkiseen chattibottiin - yhdessä nimen, rakennustyömaan osoitteen ja kustannusarvion summan kanssa. Suunnittelija halusi vain tiivistää kolme kappaletta kahteen lauseeseen. Michałin on määritettävä, mitä tiimi ei saa liittää ChatGPT:hen työssä ja missä se voi kysyä AI:lta yrityksen asioista.
Pelkkä kielto voi siirtää AI:n käytön yksityisille tileille
Pelkkä AI:n käytön kieltäminen ei anna tiimille tapaa hoitaa työtä, johon se on tähän asti käyttänyt chattibottia. Ilman osoitettua vaihtoehtoa työntekijä voi turvautua yksityiseen tiliin tai puhelimeen, eikä yritys tiedä, millaista sisältöä sinne on lähetetty.
Tällaista AI-työkalujen käyttöä yrityksen tietämättä kutsutaan termillä shadow AI. Se on ilmiön nimi, ei arvio suunnittelija Michałista. Tässä tarinassa hän halusi vain muokata sähköpostin nopeammin; kukaan ei ollut aiemmin kertonut hänelle, mitä hän saa liittää tai missä hänen pitäisi se tehdä.
Aloita siis keskustelusta todellisista tehtävistä. Jos tiimi pyytää AI:lta vastausluonnoksia, käännöksiä ja tiivistelmiä, määritä kullekin näistä toiminnoista sallittu sisältö. Vasta sitten osoita työkalu.
Mallille lähetetty teksti lähtee yrityksen ulkopuolelle
Mallille lähetetty teksti päätyy sen tarjoajalle myös silloin, kun käytät Task Managerin AI-avustajaa. Oma sovelluspalvelin ei muuta sitä, minne kontekstin sisältävä kysely menee.
Kun tiimi käyttää yrityksen omaa työkalua satunnaisen yksityisen tilin sijaan, pääkäyttäjä valitsee tarjoajan ja määrittää pääsyn, ja yritys maksaa mallin käytöstä. Task Managerissa pääkäyttäjä syöttää yrityksen API-avaimen. API-avain on tieto, jonka avulla ohjelma yhdistyy tarjoajan palveluun; yritys maksaa käytöstä suoraan OpenAI:lle, Google Geminille, Anthropic Claudelle tai xAI Grokille ilman välittäjän katetta. Tarkista oman suunnitelmasi ehdot valitulta tarjoajalta.
Tämä ei tarkoita, että AI-avustajalle voi lähettää mitä tahansa. Jopa ohjelmassa salattu sisältö on purettava ennen mallille toimittamista. Siirrettävien tietojen laajuuden olemme kuvanneet erikseen tekstissä mitä päätyy AI:n tarjoajalle.
ChatGPT työssä: mitä sinne saa liittää, ja missä kannattaa pysähtyä?
Julkiseen chattibottiin voit ohjata sisältöä, jonka paljastuminen yrityksen ulkopuolelle ei aiheuttaisi vahinkoa. Asiakastietojen, kaupallisten ehtojen ja sisäisten asiakirjojen kohdalla pysähdy ennen kuin painat ”Lähetä”-painiketta.
| Yleensä sopii julkiseen chattiin | Pysähdy ennen lähettämistä |
|---|---|
| Oma sähköpostiluonnos ilman asiakastietoja | Sähköposti, jossa asiakkaan nimi, osoite tai asian kuvaus |
| Aivoriihimuistiinpano ilman luottamuksellisia päätöksiä | Kustannusarvio, tarjous kaupallisilla ehdoilla tai sopimus |
| Kysymys lauseen muotoilusta | Henkilöstöasiakirja tai sisäiset henkilöstöpäätökset |
| Julkaisuun tarkoitettu markkinointiteksti | Salasana tai API-avain - älä liitä niitä chattiin |
Tiimin sääntö mahtuu yhteen kysymykseen: lähettäisitkö saman sisällön sähköpostitse yrityksen ulkopuoliselle tuntemattomalle henkilölle? Jos et, älä liitä sitä julkiseen chattiin. Tämä on käytännön työskentelysääntö, ei lakineuvo; lainsäädäntöä ja tietojen säilytyspaikkaa käsittelee teksti tehtävienhallintaohjelmasta, GDPR:stä ja omasta palvelimesta.
Michałin näkemän sähköpostin kohdalla vastaus on yksinkertainen. Suunnittelija voi pyytää julkiselta chatilta tapaa tiivistää neutraali teksti, mutta hänen ei pitäisi tätä varten lähettää koko kirjeenvaihtoa asiakastietoineen. Hän tarvitsee myös paikan, jossa voi työskennellä oikean viestiketjun parissa kirjoittamatta sitä uudelleen vieraaseen ikkunaan.
Kolme päätöstä antavat tiimille yhden selkeän tien
Tiimi tarvitsee osoitetun paikan yrityksen asioita koskeville kysymyksille, yrityksen tilin mallin tarjoajalla ja määritellyn pääsyn laajuuden. Michał sopii siis tiiminsä kanssa, mihin suunnata kysymykset yrityksen asioista, kuka hallinnoi tiliä ja kuka saa käyttää AI:ta.
Nimeä ensin paikka: ”tehtävien asioista kysytään AI:lta työohjelmassa, ei yksityisillä tileillä”. Sovi sitten, kuka hallinnoi avainta ja laskutusta tarjoajan kanssa. Lopuksi määritä, kuka saa käyttää AI:ta ja mihin yrityksen sisältöön hänellä on pääsy. Pelkkä pyyntö ”olkaa varovaisia, mitä lähetätte” ei korvaa näitä päätöksiä.
Kirjaa ylös myös se, miten toimitaan rajatapauksessa. Tiistaina Marta haluaa kääntää asiakkaan viestin tarjouksen kanssa, ja Krzysiek - julkisen palvelukuvauksen. Heidän ei tarvitse saada samaa vastausta vain siksi, että molempia toimintoja kutsutaan kääntämiseksi.
Task Managerissa avain ja AI-asetukset kuuluvat yritykselle
Task Managerissa pääkäyttäjä valitsee mallin tarjoajan ja syöttää API-avaimen Asetuksista, AI-välilehdeltä. Ohjelma salaa avaimen tietokannassa, eikä näytä sitä enää kokonaisuudessaan tallennuksen jälkeen.
Michael voi valita OpenAI:n, Google Geminin, Anthropic Claudin tai xAI Grokin. Avaimen syöttämisen jälkeen hän päivittää tarjoajan tililtä haettavan mallilistan ja valitsee mallin; kunkin tarjoajan kohdalla yksi malli on merkitty ”suositelluksi”. Yritys maksaa AI-käytöstä suoraan tarjoajalle, ei käyttäjäkohtaisena tilauksena. Laskutustavan ja asetusten tarkempi kuvaus löytyy tekstistä oma AI-avain yrityksessä.
Asetuksissa pääkäyttäjä päättää myös, tallennetaanko AI-avustajan kanssa käydyt keskustelut tietokantaan; oletuksena tämä on päällä. Hän voi asettaa vastauksen enimmäispituuden väliltä 1024-16384 tokenia, oletuksena 4096. Tokenit ovat yksiköitä, joiden mukaan tarjoaja laskuttaa käsitellystä tekstistä; pidempi vastaus voi nostaa kustannuksia. Itse Task Manager toimii sovellustietoineen asiakkaan omalla palvelimella - tavallinen jaettu webhotelli riittää.
Käyttöoikeudet rajaavat, mihin AI-avustaja pääsee käsiksi
AI-avustaja käyttää vain sellaista sisältöä, joka on kysymyksen esittävän käyttäjän saatavilla. Pääkäyttäjä ottaa AI:n käyttöön erikseen tehtävissä, keskusteluissa ja AI-avustajan ikkunassa; käyttäjä, jolla ei ole tarvittavaa oikeutta, ei näe kyseistä toimintoa käyttöliittymässä.
Martta voi valita lähteiksi omat tehtävänsä, Kalenterin, Työtilan, tietyn tehtävän, keskustelun tai muistiinpanon. Pro-versiossa, jossa Tiedostot- ja Sähköposti-moduulit ovat käytössä, hän voi valita lähteeksi myös kansion tai tiedoston sekä oman sähköpostilaatikkonsa. Täyttöpalkki näyttää, kuinka paljon tietoa mahtui mukaan; jos osa materiaalista ei mahdu kontekstiin, AI-avustaja kertoo, mitä se jätti pois. Siitä, kuka näkee tehtävät ja miten käyttöoikeudet toimivat, voit lukea erillisestä tekstistä.
Sähköposti AI:n tietolähteenä on oletuksena pois päältä. Pääkäyttäjän on otettava se käyttöön tietoisesti, sillä valitun kirjeenvaihdon sisältö lähetetään mallin tarjoajalle; käyttöönoton jälkeen käyttäjä voi valita vain omat postilaatikkonsa. AI-avustajan pääsy internetiin vaatii erillisen käyttöoikeuden ja mahdollistaa osoitetun sivun lukemisen, ei verkon selaamista hakukoneen tavoin.
Työntekijän kysymykset pysyvät yksityisinä muulta tiimiltä. AI-avustajan kanssa käytyjä keskusteluja ei näe kukaan muu, ei edes pääkäyttäjä. Kun Martta kysyy yhteenvetoa suoraan tehtävässä tai keskustelussa, kysymyksen ja vastauksen näkee vain hän, ja vastaus on merkitty ”VAIN SINULLE”.
Yrityksen viestiketjun ei tarvitse siirtyä toiseen ikkunaan
Työntekijä voi pyytää AI-avustajalta apua ilman, että tehtävän tai keskustelun viestiketju kopioidaan julkiselle AI-palvelun sivustolle. Vastaukseen tarvittava sisältö haetaan ohjelmasta, mutta kontekstin sisältävä kysymys lähetetään silti valitulle mallin tarjoajalle yrityksen avaimella.
Keskiviikkona Martta avaa projektia koskevan keskustelun ja kysyy yksityisesti: ”Tee yhteenveto tästä viestiketjusta”. Jos hän haluaa vain lukea pitkän viestinvaihdon toisessa muodossa, hän käyttää Jäsennä-tilaa valinnalla ”Tiivistä”; tällainen tulos säilyy vain istunnon ajan. Yksityisen kysymyksen hän valitsee, kun haluaa tarkentaa sovittuja asioita, ja Jäsennä-tilan - kun hänelle riittää lyhennetty versio keskustelusta näytöllä.
Vastausluonnosta kirjoittaessaan Martta voi käyttää editorin ”Kaunista teksti” -toimintoa. Toiminto parantaa kieltä ja tyyliä, säilyttää tekstin rakenteen, ja muutoksen voi perua. Hän voi myös pyytää AI-avustajaa kääntämään tekstin tai lukemaan liitteen hänen käytettävissään olevassa viestiketjussa, esimerkiksi DOCX- tai PDF-tiedoston, jossa on tekstikerros.
Perjantaina Michael tarvitsee asiakirjan sovituista asioista. AI-avustaja valmistelee sisällön, ja sovellus kokoaa ladattavan Word- tai PDF-tiedoston. Michael voi käydä tiimin kanssa läpi näitä AI:n käyttötapauksia toimistotyössä ja osoittaa yhden paikan tyypillisille kysymyksille. Nämä käyttötavat eivät kumoa sääntöä, jonka mukaan ennen yrityksen sisällön lähettämistä mallille on arvioitava sen laajuus.
Ohjelman rajat on tunnettava ennen AI:n käyttöönottoa
Task Managerilla ei ole omaa AI-mallia. Ilman tiliä ja avainta tarjoajalla AI-toiminnot eivät toimi, vaikka itse ohjelma hoitaa edelleen tehtävät ja tiimin viestinnän.
AI-avustaja ei korvaa hakukonetta: vaikka internet-oikeus olisi käytössä, se lukee vain osoitetun sivun. Se ei myöskään tunnista tekstiä PDF-tiedostossa, joka on pelkkä skannaus, sillä siinä ei ole OCR:ää eli kuvasta kirjaimia tunnistavaa toimintoa. Se ei myöskään lue vanhoja DOC-tiedostoja. Tarkista siis ulkoiset kysymykset selaimella, ja valmistele AI:n luettavaksi tarkoitettu asiakirja tuetussa muodossa, jossa on tekstiä.
Erota myös eri versiot toisistaan. Standard-versiossa AI-avustaja käyttää nykyistä keskustelua ja osoittamiasi lähteitä. Pro-versiossa käytettävissä ovat lisäksi Sähköposti, Tiedostot, AI:n tietopankki sekä AES-256-salaus; AI:n tietopankki antaa avustajan löytää tietoa yrityksen tietopankista. Sisällön salaus ei estä kontekstin lähettämistä mallin tarjoajalle - ohjelma purkaa salauksen ennen lähetystä. Valinnassa auttaa vertailu Standard- ja Pro-versioista.
Kirjaa huomenna ylös viisi asiaa, joita tiimi lähettää AI:lle
Kysy huomenna tiimiltä viisi sisältötyyppiä, joilla se on hiljattain kääntynyt AI:n puoleen. Merkitse jokaisen kohdalle, voisiko se vahingotta päätyä yrityksen ulkopuolelle, ja osoita viereen paikka yrityksen asioita koskeville kysymyksille.
Michaelin yritykselle Task Manager tarkoittaa tehtäviä ja keskusteluja omalla palvelimella, AI:ta yrityksen omalla avaimella ja käyttöoikeuksin rajattua pääsyä. Lisenssi on pysyvä, ilman käyttäjäkohtaista tilausta: Standard-versio Starter-paketissa enintään 8 henkilölle maksaa 690 zł, ja Classic-paketissa enintään 20 henkilölle - 1 490 zł. Hinta sisältää 12 kuukauden päivitykset; sen jälkeen uusiminen on valinnaista. AI-käytöstä yritys maksaa erikseen mallin tarjoajalle.
Kun olet kirjannut säännöt, katso, miltä työskentely ohjelmassa näyttää: Demo.
Usein kysytyt kysymykset
Voivatko työntekijät käyttää ChatGPT:tä työssä?
Kyllä, voit sallia ChatGPT:n käytön tietyissä tehtävissä ja määrittää, millaista sisältöä tiimin ei pitäisi sinne liittää. Osoita myös paikka, jossa voi kysyä yrityksen asioista AI:lta, sen sijaan että jättäisit työntekijät pelkän kiellon varaan.
Mitä ei kannata liittää julkiseen chattibottiin?
Älä liitä salasanoja, API-avaimia, asiakastietoja, kustannusarvioita, kaupallisia ehtoja, sopimuksia äläkä henkilöstöasiakirjoja. Noudata sääntöä, jonka mukaan et lähetä sisältöä, jota et lähettäisi yrityksen ulkopuoliselle tuntemattomalle henkilölle.
Lähettääkö Task Managerin AI-avustaja sisältöä yrityksen ulkopuolelle?
Kyllä, kontekstin sisältävä kysely päätyy valitulle mallin tarjoajalle yrityksen omalla avaimella. Se, että sovelluksen tiedot ovat omalla palvelimellasi, ei tarkoita, että malli toimii kyseisellä palvelimella.
Näkeekö pääkäyttäjä työntekijöiden kysymykset AI-avustajalle?
Ei, keskusteluviestiketjut AI-avustajan kanssa ovat yksityisiä myös pääkäyttäjälle. Pääkäyttäjä sen sijaan määrittää, kenellä on pääsy AI-ominaisuuksiin.
Voiko Task Managerin AI:n käyttämää tietoa rajoittaa?
Kyllä, AI-avustaja käyttää kysyvälle käyttäjälle saatavilla olevaa sisältöä, ja pääkäyttäjä ottaa AI:n käyttöön erikseen tehtävissä, keskusteluissa ja AI-avustajan ikkunassa. Sähköposti tietolähteenä on oletuksena pois käytöstä, ja internet-yhteys vaatii erillisen oikeuden.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
