Michał gestisce uno studio di progettazione di sette persone. Lunedì vede sullo schermo della progettista una mail del cliente incollata in un chatbot pubblico - insieme al nome, all'indirizzo del cantiere e all'importo del preventivo. La progettista vuole solo ridurre tre paragrafi a due frasi. Michał deve stabilire cosa il team non dovrebbe incollare in ChatGPT al lavoro e dove può chiedere all'AI informazioni sulle questioni aziendali.
Il solo divieto può spostare l'AI sugli account privati
Il solo divieto di usare l'AI non dà al team un modo per svolgere il lavoro per cui finora usava il chatbot. Senza un'alternativa indicata, il dipendente può ricorrere a un account privato o al telefono, e l'azienda non saprà quale contenuto ha inviato lì.
Questo tipo di utilizzo degli strumenti AI all'insaputa dell'azienda si chiama shadow AI. È il nome del fenomeno, non un giudizio sulla progettista di Michał. In questa storia voleva solo redigere più velocemente una mail; nessuno le aveva mai detto prima cosa poteva incollare né dove dovesse farlo.
Inizia quindi da una conversazione sulle attività reali. Se il team chiede all'AI bozze di risposte, traduzioni e riassunti, stabilisci per ciascuna di queste attività il contenuto ammissibile. Solo dopo indica lo strumento.
Il testo inviato al modello lascia l'azienda
Il testo inviato al modello arriva al suo fornitore, anche quando usi l'Assistente AI in Task Manager. Un server proprio dell'applicazione non cambia la destinazione della richiesta con il contesto.
Quando il team usa uno strumento aziendale invece di un account privato casuale, l'amministratore sceglie il fornitore e stabilisce l'accesso, e l'azienda paga l'utilizzo del modello. In Task Manager l'amministratore inserisce la chiave API dell'azienda. La chiave API sono i dati grazie ai quali il programma si collega al servizio del fornitore; l'azienda regola il consumo direttamente con OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok, senza il margine di un intermediario. Verifica le condizioni del tuo piano presso il fornitore scelto.
Questo non significa che all'Assistente AI si possa inviare tutto. Anche un contenuto crittografato nel programma va decrittografato prima di essere passato al modello. L'ambito dei dati trasmessi lo abbiamo descritto a parte nell'articolo su cosa arriva al fornitore AI.
ChatGPT al lavoro: cosa si può incollare e dove fermarsi?
Verso un chatbot pubblico puoi indirizzare contenuti la cui divulgazione fuori dall'azienda non causerebbe danni. Con i dati dei clienti, le condizioni commerciali e i documenti interni, fermati prima di usare il pulsante "Invia".
| Di solito adatto a una chat pubblica | Fermati prima di inviare |
|---|---|
| Bozza di mail propria senza dati del cliente | Mail con nome, indirizzo o descrizione del caso del cliente |
| Appunto di brainstorming senza accordi riservati | Preventivo, offerta con condizioni commerciali o contratto |
| Domanda su come formulare una frase | Documento del personale o accordi interni sul personale |
| Testo di marketing destinato alla pubblicazione | Password o chiave API - non incollarle in chat |
La regola per il team si riassume in una domanda: invieresti lo stesso contenuto via mail a una persona sconosciuta esterna all'azienda? Se no, non incollarlo in una chat pubblica. È una regola pratica di lavoro, non una consulenza legale; il tema delle normative e del luogo di conservazione dei dati è trattato nell'articolo sul programma per le attività, il GDPR e il server proprio.
Per la mail vista da Michał, la risposta è semplice. La progettista può chiedere a una chat pubblica come abbreviare un testo neutro, ma per farlo non dovrebbe inviare l'intera corrispondenza con i dati del cliente. Ha anche bisogno di un luogo dove lavorare sulla discussione giusta, senza doverla ricopiare in una finestra esterna.
Tre decisioni danno al team un'unica via
Il team ha bisogno di un luogo indicato per le domande sulle questioni aziendali, di un account aziendale presso il fornitore del modello e di un ambito di accesso stabilito. Michał decide quindi con il team dove indirizzare le domande sulle discussioni aziendali, chi gestisce l'account e chi può usare l'AI.
Per prima cosa definisci il luogo: "le domande sulle discussioni delle attività le poniamo all'AI nel programma di lavoro, non su account privati". Poi stabilisci chi gestisce la chiave e la fatturazione presso il fornitore. Infine definisci chi può usare l'AI e a quali contenuti aziendali ha accesso. La semplice richiesta "state attenti a cosa inviate" non sostituisce queste decisioni.
Annota anche cosa fare con una domanda di confine. Martedì Marta vuole tradurre un messaggio del cliente con un preventivo, e Krzysiek la descrizione pubblica di un servizio. Non devono ricevere la stessa risposta solo perché entrambe le attività si chiamano traduzione.
In Task Manager la chiave e le impostazioni AI appartengono all'azienda
In Task Manager l'amministratore sceglie il provider del modello e inserisce la chiave API nelle Impostazioni, nella scheda AI. Il programma cifra la chiave nel database e, dopo il salvataggio, non la mostra più per intero.
Michał può scegliere OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oppure xAI Grok. Dopo aver inserito la chiave, aggiorna l'elenco dei modelli recuperato dall'account del provider e sceglie un modello; per ogni provider uno è contrassegnato come "consigliato". L'azienda paga il consumo di AI direttamente al provider, non come abbonamento per ogni dipendente. Il modo di fatturazione e la configurazione sono descritti più nel dettaglio nell'articolo su una chiave AI propria in azienda.
Nelle impostazioni l'amministratore decide anche se la cronologia delle conversazioni con l'Assistente AI debba essere salvata nel database; di default è attivata. Può impostare la lunghezza massima della risposta da 1024 a 16384 token, di default 4096. I token sono le unità con cui il provider conteggia il testo elaborato; una risposta più lunga può aumentare il costo. Task Manager stesso, insieme ai dati dell'applicazione, funziona sul server del cliente - basta un comune hosting condiviso.
I permessi limitano a cosa accede l'Assistente AI
L'Assistente AI accede solo ai contenuti disponibili per l'utente che pone la domanda. L'amministratore attiva l'AI separatamente nelle attività, nelle chat e nella finestra dell'Assistente AI; chi non ha il permesso adeguato non vede quella funzione nell'interfaccia.
Marta può indicare come fonti le proprie attività, il Calendario, lo Spazio di lavoro, un'attività specifica, una chat o una nota. Nella variante Pro, dove sono attivi i moduli File e Posta, può indicare anche una cartella o un file e la propria casella di posta. La barra di occupazione mostra quanta conoscenza è stata inclusa; quando parte del materiale non entra nel contesto, l'Assistente AI dice cosa ha omesso. Di chi vede le attività e come funzionano i permessi leggerai in un articolo a parte.
La Posta come fonte di conoscenza per l'AI è disattivata di default. L'amministratore deve attivarla consapevolmente, perché il contenuto della corrispondenza indicata arriverà al provider del modello; una volta attivata, l'utente può indicare solo le proprie caselle. L'accesso dell'Assistente AI a internet richiede un permesso separato e consente di leggere la pagina indicata, non di cercare in rete come un motore di ricerca.
Il dipendente mantiene la riservatezza delle proprie domande rispetto al team. Le conversazioni con l'Assistente AI non le vede nessun altro, nemmeno l'amministratore. Quando Marta chiede un riassunto direttamente in un'attività o in una chat, la domanda e la risposta le vede solo lei, e la risposta è contrassegnata "SOLO PER TE".
Una discussione aziendale non deve per forza finire in un'altra finestra
Il dipendente può chiedere aiuto all'Assistente AI senza copiare la discussione dell'attività o della chat in una pagina pubblica. Il contenuto necessario per la risposta viene recuperato dal programma, ma la richiesta con il contesto arriva comunque al provider del modello scelto, con la chiave dell'azienda.
Mercoledì Marta apre la conversazione sul progetto e chiede privatamente: "Riassumi questa discussione". Se vuole solo leggere in altro modo un lungo scambio di messaggi, usa la modalità Riordina con l'opzione "Riassumi"; questo risultato resta solo per la durata della sessione. Sceglie la domanda privata quando vuole chiarire gli accordi presi, e la modalità Riordina quando le basta una versione abbreviata della conversazione sullo schermo.
Mentre scrive una bozza di risposta, Marta può usare "Migliora il testo" nell'editor. La funzione corregge la lingua e lo stile, mantiene la struttura del testo, e la modifica può essere annullata. Può anche chiedere all'Assistente AI una traduzione oppure di leggere un allegato nella discussione a cui ha accesso, per esempio un file DOCX o PDF con livello di testo.
Venerdì Michał ha bisogno di un documento con gli accordi presi. L'Assistente AI prepara il contenuto, e l'applicazione compone il file Word o PDF da scaricare. Michał può discutere con il team questi utilizzi dell'AI nel lavoro d'ufficio e indicare un unico luogo per le domande ricorrenti. Questi utilizzi non annullano la regola secondo cui, prima di inviare un contenuto aziendale al modello, bisogna valutarne la portata.
I limiti del programma vanno conosciuti prima di attivare l'AI
Task Manager non ha un proprio modello di AI. Senza un account e una chiave presso un provider, le funzioni AI non funzionano, anche se il programma stesso continua a gestire le attività e la comunicazione del team.
L'Assistente AI non sostituisce un motore di ricerca: anche con il permesso per internet legge solo l'indirizzo indicato. Non riconosce nemmeno il testo in un PDF che è una semplice scansione, perché non dispone di OCR, ossia della funzione che legge le lettere da un'immagine. Non legge inoltre i vecchi file DOC. Le domande su contenuti esterni verificale quindi nel browser, e il documento da far leggere all'AI preparalo in un formato supportato con testo.
Distingui anche tra le varianti. In Standard l'Assistente AI utilizza la conversazione in corso e le fonti che indichi. In Pro sono disponibili inoltre Posta, File, Base di conoscenza AI e cifratura dei contenuti AES-256; la Base di conoscenza AI permette all'Assistente di trovare informazioni nella base di conoscenza aziendale. La cifratura dei contenuti non blocca l'invio del contesto al provider del modello - prima dell'invio il programma lo decifra. Trovi un aiuto nella scelta nel confronto tra le varianti Standard e Pro.
Domani annota cinque cose che il team invia all'AI
Domani chiedi al team cinque tipi di contenuti con cui si è rivolto all'AI di recente. Per ciascuno annota se potrebbe uscire dall'azienda senza problemi, e accanto indica un luogo per le domande su questioni aziendali.
Per l'azienda di Michał, Task Manager significa attività e conversazioni sul proprio server, AI con la chiave dell'azienda e accesso limitato dai permessi. La licenza è perpetua, senza abbonamento per utente: la variante Standard nel piano Starter per massimo 8 persone costa 690 zł, e nel piano Classic per massimo 20 persone - 1 490 zł. Il prezzo comprende 12 mesi di aggiornamenti; in seguito il rinnovo è facoltativo. Il consumo di AI l'azienda lo paga separatamente al provider del modello.
Dopo aver annotato le regole, guarda come si lavora nel programma: Demo.
Domande frequenti
I dipendenti possono usare ChatGPT al lavoro?
Sì, puoi autorizzare ChatGPT per attività specifiche e stabilire quali contenuti il team non dovrebbe incollarci. Indica anche un luogo dove porre domande sulle questioni aziendali, invece di lasciare i dipendenti con un semplice divieto.
Cosa non incollare in un chatbot pubblico?
Non incollare password, chiavi API, dati dei clienti, preventivi, condizioni commerciali, contratti né documenti del personale. Applica la regola per cui non invii un contenuto che non invieresti a una persona sconosciuta esterna all'azienda.
L'Assistente AI in Task Manager invia contenuti fuori dall'azienda?
Sì, la richiesta con il contesto arriva al fornitore del modello scelto, con la chiave dell'azienda. Il fatto che i dati dell'applicazione siano sul tuo server non significa che il modello funzioni su quel server.
L'amministratore vede le domande dei dipendenti all'Assistente AI?
No, le discussioni con l'Assistente AI sono private, anche rispetto all'amministratore. L'amministratore stabilisce invece chi ha accesso alle funzioni AI.
Si può limitare a cosa accede l'AI in Task Manager?
Sì, l'Assistente AI utilizza i contenuti accessibili all'utente che pone la domanda, e l'amministratore attiva l'AI separatamente per attività, chat e la finestra dell'Assistente AI. La Posta come fonte di conoscenza è disattivata di default, e l'accesso a internet richiede un'autorizzazione separata.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
