Michał dirige um escritório de projetos de sete pessoas. Na segunda-feira, vê no ecrã da projetista um e-mail do cliente colado num chatbot público - com o nome, a morada da obra e o valor do orçamento. A projetista só queria reduzir três parágrafos a duas frases. Michał precisa de definir o que a equipa não deve colar no ChatGPT durante o trabalho e onde pode perguntar à IA sobre assuntos da empresa.
Uma simples proibição pode transferir a IA para contas pessoais
Uma simples proibição de usar IA não dá à equipa uma forma de realizar o trabalho para o qual até então usava o chatbot. Sem uma alternativa indicada, o colaborador pode recorrer a uma conta pessoal ou ao telemóvel, e a empresa não saberá que conteúdo enviou para lá.
A este tipo de utilização de ferramentas de IA sem conhecimento da empresa chama-se shadow AI. É o nome de um fenómeno, não um julgamento sobre a projetista de Michał. Nesta história, ela só queria redigir o e-mail mais depressa; ninguém lhe tinha dito antes o que podia colar nem onde o devia fazer.
Comece, por isso, por uma conversa sobre as tarefas reais. Se a equipa pede à IA rascunhos de respostas, traduções e resumos, defina para cada uma dessas tarefas o conteúdo permitido. Só depois indique a ferramenta.
O texto enviado ao modelo sai da empresa
O texto enviado ao modelo chega ao respetivo fornecedor, mesmo quando utiliza o Assistente IA no Task Manager. Ter o servidor da aplicação próprio não muda para onde vai o pedido com o contexto.
Quando a equipa usa uma ferramenta da empresa em vez de uma conta pessoal escolhida ao acaso, é o administrador quem escolhe o fornecedor e define o acesso, e é a empresa que paga a utilização do modelo. No Task Manager, o administrador indica a chave API da empresa. Uma chave API são os dados que permitem ao programa ligar-se ao serviço do fornecedor; a empresa paga a utilização diretamente à OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok, sem margem de intermediário. Verifique as condições do seu plano junto do fornecedor escolhido.
Isto não significa que se possa enviar tudo para o Assistente IA. Mesmo um conteúdo encriptado no programa tem de ser desencriptado antes de ser transmitido ao modelo. Descrevemos em separado o âmbito dos dados transmitidos no texto sobre o que chega ao fornecedor de IA.
ChatGPT no trabalho: o que pode colar e onde parar?
Pode enviar para um chatbot público conteúdos cuja divulgação fora da empresa não causaria dano. Com dados de clientes, condições comerciais e documentos internos, pare antes de usar o botão "Enviar".
| Geralmente adequado para um chat público | Pare antes de enviar |
|---|---|
| Rascunho próprio de um e-mail sem dados do cliente | E-mail com nome, morada ou descrição do caso do cliente |
| Nota de brainstorming sem decisões confidenciais | Orçamento, proposta com condições comerciais ou contrato |
| Pergunta sobre a formulação de uma frase | Documento de recursos humanos ou decisões internas sobre pessoal |
| Texto de marketing destinado a publicação | Palavra-passe ou chave API - não as cole no chat |
A regra para a equipa cabe numa única pergunta: enviaria o mesmo conteúdo por e-mail a uma pessoa desconhecida fora da empresa? Se não, não o cole num chat público. É uma regra prática de trabalho, não um aconselhamento jurídico; o tema da legislação e do local de armazenamento dos dados é abordado no texto sobre o programa de tarefas, o RGPD e o servidor próprio.
No caso do e-mail que Michał viu, a resposta é simples. A projetista pode pedir ao chat público uma forma de reduzir um texto neutro, mas não deveria, para isso, enviar toda a correspondência com os dados do cliente. Também precisa de um local onde possa trabalhar no assunto correto, sem o copiar para uma janela alheia.
Três decisões dão à equipa um único caminho
A equipa precisa de um local indicado para perguntas sobre assuntos da empresa, de uma conta da empresa junto do fornecedor do modelo e de um âmbito de acesso definido. Michał estabelece, então, com a equipa, onde colocar as perguntas sobre assuntos da empresa, quem gere a conta e quem pode usar a IA.
Primeiro, defina o local: "as perguntas sobre os assuntos das tarefas fazem-se à IA no programa de trabalho, não em contas pessoais". Depois, determine quem gere a chave e a faturação junto do fornecedor. Por fim, defina quem pode usar a IA e a que conteúdos da empresa tem acesso. Um simples pedido de "tenham cuidado com o que enviam" não substitui estas decisões.
Registe também o que fazer perante uma situação limite. Na terça-feira, a Marta quer traduzir uma mensagem de um cliente com um orçamento, e o Krzysiek, uma descrição pública de um serviço. Não têm de receber a mesma resposta só porque ambas as ações se chamam tradução.
No Task Manager, a chave e as definições de IA pertencem à empresa
No Task Manager, o administrador escolhe o fornecedor do modelo e introduz a chave API nas Definições, no separador IA. O programa encripta a chave na base de dados e, depois de guardada, não a mostra na íntegra.
O Michał pode escolher OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. Depois de introduzir a chave, atualiza a lista de modelos obtida da conta do fornecedor e escolhe um modelo; junto a cada fornecedor há um com a indicação "recomendado". A empresa paga ao fornecedor pelo consumo de IA diretamente, e não através de uma assinatura por cada colaborador. A forma de faturação e a configuração são descritas em pormenor no texto sobre a chave de IA própria na empresa.
Nas definições, o administrador também decide se o histórico das conversas com o Assistente de IA deve ser guardado na base de dados; por predefinição, esta opção está ativada. Pode definir o comprimento máximo da resposta entre 1024 e 16384 tokens, com o valor predefinido de 4096. Os tokens são as unidades segundo as quais o fornecedor fatura o texto processado; uma resposta mais longa pode aumentar o custo. O próprio Task Manager, juntamente com os dados da aplicação, funciona no servidor do cliente - basta um alojamento partilhado comum.
As permissões limitam aquilo a que o Assistente de IA acede
O Assistente de IA acede apenas aos conteúdos disponíveis para o utilizador que faz a pergunta. O administrador ativa a IA separadamente nas tarefas, nos chats e na janela do Assistente de IA; uma pessoa sem a permissão adequada não vê essa funcionalidade na interface.
A Marta pode indicar como fontes as suas tarefas, o Calendário, o Workspace, uma tarefa específica, um chat ou uma nota. Na versão Pro, onde funcionam os módulos Ficheiros e Correio, pode indicar também uma pasta ou um ficheiro, bem como a sua própria caixa de correio. A barra de ocupação mostra quanto conhecimento coube; quando parte do material não entra no contexto, o Assistente de IA indica o que ficou de fora. Sobre quem vê as tarefas e como funcionam as permissões, pode ler num texto à parte.
O Correio como fonte de conhecimento da IA está desativado por predefinição. O administrador tem de o ativar conscientemente, pois o conteúdo da correspondência indicada será enviado ao fornecedor do modelo; depois de ativado, o utilizador só pode indicar as suas próprias caixas de correio. O acesso do Assistente de IA à internet exige uma permissão específica e permite ler a página indicada, não pesquisar na rede como um motor de busca.
O colaborador mantém a privacidade das suas perguntas perante a equipa. As conversas com o Assistente de IA não são vistas por mais ninguém, nem sequer pelo administrador. Quando a Marta pergunta por um resumo diretamente numa tarefa ou num chat, a pergunta e a resposta só são vistas por ela, e a resposta fica assinalada com "APENAS PARA SI".
Um tópico da empresa não precisa de passar para outra janela
O colaborador pode pedir ajuda ao Assistente de IA sem copiar o tópico de uma tarefa ou chat para uma página pública. O conteúdo necessário para a resposta é obtido a partir do programa, mas o pedido, com o respetivo contexto, continua a ser enviado ao fornecedor do modelo escolhido, com a chave da empresa.
Na quarta-feira, a Marta abre a conversa sobre o projeto e pergunta em privado: "Resume este tópico". Se quiser apenas ler de outra forma uma troca de mensagens longa, usa o modo Organizar com a opção "Resumir"; esse resultado existe apenas durante a sessão. A pergunta privada é a escolha certa quando quer esclarecer decisões, e o modo Organizar quando lhe basta uma versão resumida da conversa no ecrã.
Ao redigir uma resposta, a Marta pode usar "Melhorar texto" no editor. A função corrige a linguagem e o estilo, mantém a estrutura do texto, e a alteração pode ser desfeita. Pode também pedir ao Assistente de IA que traduza ou que leia um anexo do tópico a que tem acesso, por exemplo um ficheiro DOCX ou PDF com camada de texto.
Na sexta-feira, o Michał precisa de um documento com as decisões tomadas. O Assistente de IA prepara o conteúdo, e a aplicação monta um ficheiro Word ou PDF para descarregar. O Michał pode discutir com a equipa estas aplicações da IA no trabalho de escritório e definir um único local para as perguntas mais comuns. Estas aplicações não dispensam a regra de que, antes de enviar conteúdo da empresa para o modelo, é preciso avaliar o seu âmbito.
É preciso conhecer os limites do programa antes de ativar a IA
O Task Manager não tem um modelo de IA próprio. Sem conta e sem chave junto de um fornecedor, as funcionalidades de IA não funcionam, embora o próprio programa continue a gerir as tarefas e a comunicação da equipa.
O Assistente de IA não substitui um motor de busca: mesmo com permissão para a internet, lê apenas o endereço de página indicado. Também não reconhece texto num PDF que seja apenas uma digitalização, porque não tem OCR, ou seja, a função de reconhecer letras a partir de uma imagem. Também não lê ficheiros DOC antigos. Verifique, por isso, as questões externas no navegador, e prepare o documento a ler pela IA num formato suportado, com texto.
Distinga também as versões. No Standard, o Assistente de IA utiliza a conversa atual e as fontes que indicar. No Pro estão disponíveis, além disso, o Correio, os Ficheiros, a Base de Conhecimento de IA e a encriptação de conteúdos AES-256; a Base de Conhecimento de IA permite ao Assistente encontrar informação no conhecimento da empresa. A encriptação de conteúdos não impede o envio do contexto ao fornecedor do modelo - antes do envio, o programa desencripta-o. Para o ajudar a escolher, consulte a comparação entre as versões Standard e Pro.
Amanhã, anote cinco coisas que a equipa envia para a IA
Amanhã, pergunte à equipa sobre cinco tipos de conteúdo com que recorreu recentemente à IA. Para cada um, anote se poderia sair da empresa sem problema, e defina também um local para as perguntas sobre assuntos da empresa.
Para a empresa do Michał, o Task Manager significa tarefas e conversas no próprio servidor, IA com a chave da empresa e acesso limitado por permissões. A licença é perpétua, sem assinatura por utilizador: a versão Standard no plano Starter, para no máximo 8 pessoas, custa 690 PLN, e no plano Classic, para no máximo 20 pessoas - 1 490 PLN. O preço inclui 12 meses de atualizações; depois disso, a renovação é opcional. O consumo de IA é pago pela empresa separadamente junto do fornecedor do modelo.
Depois de definir as regras, veja como é trabalhar no programa: Demo.
Perguntas mais frequentes
Os colaboradores podem usar o ChatGPT no trabalho?
Sim, pode autorizar o ChatGPT para tarefas específicas e definir que conteúdos a equipa não deve colar nele. Indique também um local para perguntas sobre assuntos da empresa, em vez de deixar os colaboradores apenas com uma proibição.
O que não colar num chatbot público?
Não cole palavras-passe, chaves API, dados de clientes, orçamentos, condições comerciais, contratos nem documentos de recursos humanos. Aplique a regra de não enviar conteúdo que não enviaria a uma pessoa desconhecida fora da empresa.
O Assistente IA no Task Manager envia conteúdo para fora da empresa?
Sim, o pedido com o respetivo contexto chega ao fornecedor de modelo escolhido, usando a chave da empresa. O facto de os dados da aplicação estarem no seu servidor não significa que o modelo funcione nesse servidor.
O administrador vê as perguntas dos colaboradores ao Assistente IA?
Não, as conversas com o Assistente IA são privadas, inclusive para o administrador. O administrador define, no entanto, quem tem acesso à função de IA.
É possível limitar a que conteúdos a IA no Task Manager tem acesso?
Sim, o Assistente IA utiliza os conteúdos disponíveis para o utilizador que faz a pergunta, e o administrador ativa a IA separadamente nas tarefas, nos chats e na janela do Assistente IA. O correio como fonte de conhecimento está desativado por predefinição, e o acesso à internet requer uma permissão separada.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
