Michał driver ett projektkontor med sju anställda. En måndag ser han på en projektörs skärm ett mejl från en kund inklistrat i en publik chatbot - tillsammans med namn, byggadress och belopp från kostnadskalkylen. Projektören vill bara korta ner tre stycken till två meningar. Michał måste fastställa vad teamet inte bör klistra in i ChatGPT på jobbet och var de kan fråga AI om företagets ärenden.
Enbart ett förbud kan flytta AI-användningen till privata konton
Ett rent förbud mot AI-användning ger inte teamet något sätt att utföra det arbete de tidigare använde chatboten till. Utan ett angivet alternativ kan den anställde ta till ett privat konto eller sin telefon, och företaget får inte veta vilket innehåll som skickades dit.
Att använda AI-verktyg på det sättet, utan företagets vetskap, kallas shadow AI. Det är namnet på fenomenet, inte ett omdöme om Michałs projektör. I den här historien ville hon bara redigera ett mejl snabbare; ingen hade tidigare sagt till henne vad hon fick klistra in eller var hon borde göra det.
Börja därför med ett samtal om de faktiska uppgifterna. Om teamet ber AI om utkast till svar, översättningar och sammanfattningar, fastställ för varje sådan åtgärd vilket innehåll som är tillåtet. Peka ut verktyget först efteråt.
Text som skickas till modellen lämnar företaget
Text som skickas till modellen går till dess leverantör, även när du använder AI-assistenten i Task Manager. Applikationens egen server förändrar inte vart förfrågan med sammanhang skickas.
När teamet använder ett företagsverktyg istället för ett slumpmässigt privat konto väljer administratören leverantör och fastställer åtkomst, och företaget betalar för modellanvändningen. I Task Manager anger administratören företagets API-nyckel. En API-nyckel är de uppgifter som gör att programmet kan ansluta till leverantörens tjänst; företaget faktureras direkt av OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok, utan mellanhandsmarginal. Kontrollera villkoren för din plan hos vald leverantör.
Det betyder inte att man kan skicka vad som helst till AI-assistenten. Även innehåll som är krypterat i programmet måste dekrypteras innan det skickas till modellen. Omfattningen av de uppgifter som delas beskriver vi separat i texten om vad som når AI-leverantören.
ChatGPT på jobbet: vad får du klistra in, och vid vad bör du stanna upp?
Till en publik chatbot kan du skicka innehåll som inte skulle orsaka skada om det blev offentligt utanför företaget. Vid kunduppgifter, affärsvillkor och interna dokument bör du stanna upp innan du trycker på knappen ”Skicka”.
| Lämpar sig vanligtvis för en publik chatt | Stanna upp innan du skickar |
|---|---|
| Ett eget mejlutkast utan kunduppgifter | Ett mejl med namn, adress eller beskrivning av kundens ärende |
| En anteckning från en idésession utan konfidentiella överenskommelser | Kostnadskalkyl, offert med affärsvillkor eller avtal |
| En fråga om hur en mening ska formuleras | Personaldokument eller interna personalöverenskommelser |
| Marknadsföringstext avsedd för publicering | Lösenord eller API-nyckel - klistra inte in dem i chatten |
Regeln för teamet ryms i en enda fråga: skulle du skicka samma innehåll via mejl till en okänd person utanför företaget? Om inte, klistra inte in det i en publik chatt. Det här är en praktisk arbetsregel, inte juridisk rådgivning; ämnet om lagstiftning och lagringsplats för data tas upp i texten om program för uppgifter, GDPR och egen server.
För mejlet Michał såg är svaret enkelt. Projektören kan be den publika chatten om ett sätt att korta ner en neutral text, men bör inte i det syftet skicka hela korrespondensen med kunduppgifter. Hon behöver också en plats där hon kan arbeta med rätt tråd, utan att behöva skriva om den i ett främmande fönster.
Tre beslut ger teamet en gemensam väg
Teamet behöver en angiven plats för frågor om företagets ärenden, ett företagskonto hos modelleverantören och en fastställd åtkomstnivå. Michał fastställer därför tillsammans med teamet var man ska ställa frågor om företagstrådar, vem som sköter kontot och vem som får använda AI.
Namnge först platsen: ”frågor om uppgiftstrådar ställer vi till AI i arbetsprogrammet, inte på privata konton”. Fastställ sedan vem som sköter nyckeln och faktureringen hos leverantören. Avgör till sist vem som får använda AI och vilket företagsinnehåll den personen har tillgång till. En ren uppmaning som ”var försiktiga med vad ni skickar” ersätter inte dessa beslut.
Skriv också ner vad som ska gälla för gränsfall. På tisdagen vill Marta översätta ett kundmeddelande med en offert, och Krzysiek en offentlig tjänstebeskrivning. De behöver inte få samma svar bara för att båda åtgärderna kallas översättning.
I Task Manager tillhör nyckeln och AI-inställningarna företaget
I Task Manager väljer administratören modellleverantör och anger API-nyckeln i Inställningar, under fliken AI. Programmet krypterar nyckeln i databasen och visar den inte i sin helhet efter att den sparats.
Michał kan välja OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok. Efter att nyckeln angetts uppdateras listan över modeller som hämtas från leverantörens konto, och han väljer en modell; en per leverantör är markerad som ”rekommenderad”. Företaget betalar leverantören direkt för AI-användningen, inte som ett abonnemang per anställd. Hur betalningen och konfigurationen fungerar beskrivs mer utförligt i texten om en egen AI-nyckel i företaget.
I inställningarna avgör administratören också om historiken för samtal med AI-assistenten ska sparas i databasen; som standard är detta aktiverat. Hen kan ställa in den maximala svarslängden från 1024 till 16384 token, som standard 4096. Token är de enheter som leverantören räknar den bearbetade texten i; ett längre svar kan öka kostnaden. Själva Task Manager, tillsammans med applikationens data, körs på kundens egen server - vanligt delat webbhotell räcker.
Behörigheter avgör vad AI-assistenten kan komma åt
AI-assistenten kommer bara åt innehåll som är tillgängligt för den användare som ställer frågan. Administratören aktiverar AI separat i uppgifter, chattar och AI-assistentens fönster; en person utan rätt behörighet ser inte funktionen i gränssnittet.
Marta kan ange sina egna uppgifter, Kalendern, Arbetsytan, en specifik uppgift, en chatt eller en anteckning som källor. I varianten Pro, där modulerna Filer och E-post finns, kan hon dessutom ange en mapp eller fil samt sin egen e-postkorg. En utrymmesindikator visar hur mycket kunskap som fick plats; om en del av materialet inte ryms i kontexten berättar AI-assistenten vad som uteslöts. Om vem som ser uppgifter och hur behörigheter fungerar kan du läsa i en separat text.
E-post som kunskapskälla för AI är avstängd som standard. Administratören måste aktivera den medvetet, eftersom innehållet i den valda korrespondensen skickas till modellleverantören; efter aktivering kan användaren bara ange sina egna inkorgar. Åtkomst till internet för AI-assistenten kräver en separat behörighet och gör det möjligt att läsa en angiven webbsida, inte att söka på webben som en sökmotor.
Den anställde behåller sin integritet gentemot teamet när det gäller sina frågor. Samtal med AI-assistenten syns inte för någon annan, inte heller administratören. När Marta frågar om en sammanfattning direkt i en uppgift eller chatt ser bara hon frågan och svaret, och svaret märks med ”ENDAST FÖR DIG”.
En företagstråd behöver inte flyttas till ett annat fönster
En anställd kan be AI-assistenten om hjälp utan att kopiera en uppgifts- eller chatt-tråd till en publik sida. Innehållet som behövs för svaret hämtas från programmet, men frågan med kontext skickas ändå till den valda modellleverantören via företagets nyckel.
På onsdagen öppnar Marta en konversation om projektet och frågar privat: ”Sammanfatta den här tråden”. Om hon bara vill läsa en lång meddelandeväxling på ett annat sätt använder hon läget Strukturera med alternativet ”Sammanfatta”; det resultatet finns kvar endast under sessionen. Hon väljer den privata frågan när hon vill fråga vidare om vad som beslutats, och läget Strukturera när en förkortad version av konversationen på skärmen räcker.
Vid utkastet till svar kan Marta använda ”Förbättra text” i redigeraren. Funktionen förbättrar språk och stil, behåller textens struktur, och ändringen kan ångras. Hon kan också be AI-assistenten om en översättning eller om att läsa en bilaga i en tråd hon har tillgång till, till exempel en DOCX- eller PDF-fil med textlager.
På fredagen behöver Michał ett dokument med de överenskomna punkterna. AI-assistenten tar fram innehållet, och applikationen sätter ihop en Word- eller PDF-fil att ladda ner. Michał kan diskutera dessa AI-användningar i kontorsarbetet med teamet och peka ut en plats för vanliga frågor. Dessa användningar upphäver inte regeln att man måste bedöma omfattningen av företagsinnehåll innan det skickas till modellen.
Man måste känna till programmets gränser innan AI aktiveras
Task Manager har ingen egen AI-modell. Utan ett konto och en nyckel hos en leverantör fungerar inte AI-funktionerna, även om själva programmet fortfarande hanterar uppgifter och teamets kommunikation.
AI-assistenten ersätter inte en sökmotor: även med behörighet till internet läser den bara den angivna webbadressen. Den känner inte heller igen text i en PDF som bara är en skanning, eftersom den saknar OCR, det vill säga funktionen att läsa bokstäver från en bild. Den läser inte heller gamla DOC-filer. Kontrollera därför externa frågor i webbläsaren, och förbered dokument som AI ska läsa i ett format som stöds och som innehåller text.
Skilj också på varianterna. I Standard använder AI-assistenten den pågående konversationen och de källor du anger. I Pro finns dessutom E-post, Filer, AI-kunskapsbas samt kryptering av innehåll med AES-256; AI-kunskapsbasen gör det möjligt för assistenten att hitta information i företagets kunskap. Krypteringen av innehåll hindrar inte att kontexten skickas till modellleverantören - innan utskick dekrypterar programmet den. Hjälp med valet hittar du i jämförelsen av varianterna Standard och Pro.
Imorgon, skriv ner fem saker som teamet skickar till AI
Imorgon, fråga teamet om fem typer av innehåll de nyligen vänt sig till AI med. Notera för varje om det skulle kunna lämna företaget utan problem, och ange bredvid en plats för frågor om företagsangelägenheter.
För Michałs företag innebär Task Manager uppgifter och konversationer på en egen server, AI med företagets egen nyckel och åtkomst begränsad av behörigheter. Licensen är permanent, utan abonnemang per användare: varianten Standard i planen Starter för upp till 8 personer kostar 690 zł, och i planen Classic för upp till 20 personer - 1 490 zł. Priset omfattar 12 månaders uppdateringar; därefter är förnyelse valfritt. AI-användningen betalar företaget separat till modellleverantören.
När reglerna är nedskrivna, se hur arbetet i programmet ser ut: Demo.
Vanliga frågor
Får anställda använda ChatGPT på jobbet?
Ja, du kan tillåta ChatGPT för vissa uppgifter och fastställa vilket innehåll teamet inte bör klistra in i det. Peka också ut en plats för frågor om företagets ärenden, istället för att lämna de anställda med enbart ett förbud.
Vad bör man inte klistra in i en publik chatbot?
Klistra inte in lösenord, API-nycklar, kunduppgifter, kostnadskalkyler, affärsvillkor, avtal eller personaldokument. Tillämpa principen att du inte skickar innehåll du inte skulle skicka till en okänd person utanför företaget.
Skickar AI-assistenten i Task Manager innehåll utanför företaget?
Ja, förfrågan med sammanhang går till den valda modellleverantören på företagets nyckel. Att applikationens data finns på din server innebär inte att modellen körs på den servern.
Kan administratören se anställdas frågor till AI-assistenten?
Nej, trådar med AI-assistenten är privata, även för administratören. Administratören bestämmer däremot vem som har tillgång till AI-funktionerna.
Går det att begränsa vad AI i Task Manager kan komma åt?
Ja, AI-assistenten använder det innehåll som är tillgängligt för den frågande användaren, och administratören aktiverar AI separat i uppgifter, chattar och AI-assistentens fönster. E-post som kunskapskälla är avstängt som standard, och internetåtkomst kräver en separat behörighet.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
