Michał dirige una oficina de proyectos de siete personas. El lunes ve en la pantalla de una diseñadora un correo de un cliente pegado en un chatbot público, junto con el nombre, la dirección de la obra y el importe del presupuesto. La diseñadora solo quiere reducir tres párrafos a dos frases. Michał debe decidir qué no debe pegar el equipo en ChatGPT en el trabajo y dónde puede preguntar a la IA sobre asuntos de la empresa.
Una simple prohibición puede trasladar la IA a cuentas privadas
Una simple prohibición de usar la IA no da al equipo una forma de realizar el trabajo para el que hasta ahora usaba un chatbot. Sin una alternativa indicada, el empleado puede recurrir a una cuenta privada o al móvil, y la empresa no sabrá qué contenido envió allí.
Este uso de herramientas de IA al margen del conocimiento de la empresa se llama shadow AI. Es el nombre de un fenómeno, no un juicio sobre la diseñadora de Michał. En esta historia ella solo quería redactar más rápido un correo; nadie le había dicho antes qué podía pegar ni dónde debía hacerlo.
Empieza entonces por hablar de las tareas reales. Si el equipo pide a la IA borradores de respuestas, traducciones y resúmenes, define para cada una de esas tareas qué contenido es admisible. Solo después elige la herramienta.
El texto enviado al modelo sale de la empresa
El texto enviado al modelo llega a su proveedor, también cuando usas el Asistente de IA en Task Manager. Tener un servidor propio de la aplicación no cambia a dónde va la consulta con su contexto.
Cuando el equipo usa una herramienta corporativa en lugar de una cuenta privada cualquiera, el administrador elige al proveedor y establece el acceso, y la empresa paga el uso del modelo. En Task Manager el administrador introduce la clave API de la empresa. La clave API son los datos que permiten al programa conectarse con el servicio del proveedor; la empresa liquida el consumo directamente con OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok, sin margen de intermediario. Consulta las condiciones de tu plan con el proveedor elegido.
Esto no significa que se pueda enviar todo al Asistente de IA. Incluso el contenido cifrado en el programa debe descifrarse antes de entregarlo al modelo. Describimos el alcance de los datos transmitidos por separado en el texto sobre qué llega al proveedor de IA.
ChatGPT en el trabajo: ¿qué se puede pegar y ante qué detenerse?
Puedes dirigir a un chatbot público los contenidos cuya divulgación fuera de la empresa no causaría ningún perjuicio. Ante datos de clientes, condiciones comerciales y documentos internos, detente antes de pulsar el botón «Enviar».
| Suele ser apto para un chat público | Detente antes de enviarlo |
|---|---|
| Un borrador propio de correo sin datos del cliente | Un correo con el nombre, la dirección o la descripción del asunto de un cliente |
| Una nota de una lluvia de ideas sin acuerdos confidenciales | Un presupuesto, una oferta con condiciones comerciales o un contrato |
| Una pregunta sobre cómo formular una frase | Un documento de recursos humanos o acuerdos internos de personal |
| Un texto de marketing destinado a publicarse | Una contraseña o clave API: no las pegues en el chat |
La norma para el equipo cabe en una sola pregunta: ¿enviarías el mismo contenido por correo a una persona desconocida ajena a la empresa? Si la respuesta es no, no lo pegues en un chat público. Es una regla práctica de trabajo, no un consejo legal; el tema de la normativa y el lugar donde se almacenan los datos se trata en el texto sobre el programa de tareas, el RGPD y el servidor propio.
En el correo que vio Michał, la respuesta es sencilla. La diseñadora puede pedir al chat público una forma de acortar un texto neutro, pero no debería para ello enviar toda la correspondencia con los datos del cliente. También necesita un lugar donde pueda trabajar sobre el hilo correcto, sin tener que copiarlo en una ventana ajena.
Tres decisiones dan al equipo un único camino
El equipo necesita un lugar indicado para las preguntas sobre asuntos de la empresa, una cuenta corporativa con el proveedor del modelo y un alcance de acceso establecido. Michał acuerda entonces con el equipo dónde dirigir las preguntas sobre los hilos de la empresa, quién gestiona la cuenta y quién puede usar la IA.
Primero define el lugar: «las preguntas sobre los hilos de las tareas se hacen a la IA en el programa de trabajo, no en cuentas privadas». Después establece quién gestiona la clave y la facturación con el proveedor. Por último, determina quién puede usar la IA y a qué contenidos de la empresa tiene acceso. Un simple «tened cuidado con lo que enviáis» no sustituye estos acuerdos.
Anota también qué hacer con una pregunta límite. El martes Marta quiere traducir un mensaje de un cliente con un presupuesto, y Krzysiek, una descripción pública del servicio. No tienen por qué recibir la misma respuesta solo porque ambas tareas se llamen traducción.
En Task Manager la clave y los ajustes de IA pertenecen a la empresa
En Task Manager, el administrador elige el proveedor del modelo e introduce la clave API en Ajustes, en la pestaña IA. El programa cifra la clave en la base de datos y, una vez guardada, no la muestra completa.
Michał puede elegir OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. Tras introducir la clave, actualiza la lista de modelos obtenida de la cuenta del proveedor y elige un modelo; uno de cada proveedor lleva la etiqueta "recomendado". La empresa paga al proveedor por el consumo de IA directamente, no mediante una suscripción por cada empleado. La forma de facturación y la configuración se explican con más detalle en el texto sobre tu propia clave de IA en la empresa.
En los ajustes, el administrador también decide si el historial de conversaciones con el Asistente de IA debe guardarse en la base de datos; por defecto está activado. Puede establecer la longitud máxima de la respuesta entre 1024 y 16384 tokens, por defecto 4096. Los tokens son las unidades con las que el proveedor factura el texto procesado; una respuesta más larga puede aumentar el coste. El propio Task Manager, junto con los datos de la aplicación, funciona en el servidor del cliente; basta con un hosting compartido normal.
Los permisos limitan a qué puede acceder el Asistente de IA
El Asistente de IA solo accede a los contenidos disponibles para el usuario que hace la pregunta. El administrador activa la IA por separado en tareas, chats y en la ventana del Asistente de IA; una persona sin el permiso correspondiente no ve esa función en la interfaz.
Marta puede indicar como fuentes sus tareas, el Calendario, el Espacio de trabajo, una tarea concreta, un chat o una nota. En la variante Pro, donde funcionan los módulos Archivos y Correo, también puede indicar una carpeta o un archivo, así como su propio buzón de correo. La barra de ocupación muestra cuánto conocimiento ha cabido; cuando parte del material no entra en el contexto, el Asistente de IA indica qué ha omitido. Sobre quién ve las tareas y cómo funcionan los permisos, puedes leer en un texto aparte.
El Correo como fuente de conocimiento de la IA está desactivado por defecto. El administrador debe activarlo de forma consciente, porque el contenido de la correspondencia indicada llegará al proveedor del modelo; una vez activado, el usuario solo puede indicar sus propios buzones. El acceso del Asistente de IA a internet requiere un permiso independiente y permite leer la página indicada, no buscar en la red como un buscador.
El empleado mantiene la privacidad de sus preguntas frente al equipo. Nadie más ve las conversaciones con el Asistente de IA, tampoco el administrador. Cuando Marta pregunta por un resumen directamente en una tarea o un chat, solo ella ve la pregunta y la respuesta, y la respuesta está marcada como "SOLO PARA TI".
Un hilo de la empresa no tiene por qué pasar a otra ventana
El empleado puede pedir ayuda al Asistente de IA sin copiar el hilo de la tarea o del chat a una página pública. El contenido necesario para la respuesta se obtiene del programa, pero la consulta con el contexto sigue llegando al proveedor del modelo elegido, con la clave de la empresa.
El miércoles Marta abre una conversación sobre el proyecto y pregunta en privado: "Resume este hilo". Si solo quiere leer de otra forma un intercambio largo de mensajes, usa el modo Organizar con la opción "Resumir"; ese resultado solo se mantiene durante la sesión. Elige la pregunta privada cuando quiere preguntar por los acuerdos, y el modo Organizar cuando le basta con una versión abreviada de la conversación en pantalla.
Al redactar un borrador de respuesta, Marta puede usar "Embellecer texto" en el editor. La función mejora el lenguaje y el estilo, mantiene la estructura del texto, y el cambio se puede deshacer. También puede pedirle al Asistente de IA una traducción o que lea un adjunto en el hilo al que tiene acceso, por ejemplo un archivo DOCX o PDF con capa de texto.
El viernes Michał necesita un documento con los acuerdos. El Asistente de IA prepara el contenido y la aplicación compone un archivo Word o PDF para descargar. Michał puede comentar con el equipo estos usos de la IA en el trabajo de oficina e indicar un único lugar para las preguntas habituales. Estos usos no eliminan la norma de evaluar el alcance del contenido de la empresa antes de enviarlo al modelo.
Hay que conocer los límites del programa antes de activar la IA
Task Manager no tiene un modelo de IA propio. Sin una cuenta y una clave con el proveedor, las funciones de IA no funcionan, aunque el propio programa sigue gestionando tareas y la comunicación del equipo.
El Asistente de IA no sustituye a un buscador: incluso con permiso de acceso a internet, lee la dirección de página que se le indique. Tampoco reconoce el texto de un PDF que sea solo un escaneo, porque no tiene OCR, es decir, la función de reconocer letras a partir de una imagen. Tampoco lee archivos DOC antiguos. Por eso, comprueba las preguntas externas en el navegador, y prepara el documento que debe leer la IA en un formato compatible con texto.
Distingue también entre variantes. En Standard, el Asistente de IA usa la conversación actual y las fuentes que indiques. En Pro están disponibles además el Correo, los Archivos, la Base de conocimiento de IA y el cifrado de contenido AES-256; la Base de conocimiento de IA permite al Asistente encontrar información en el conocimiento de la empresa. El cifrado del contenido no impide el envío del contexto al proveedor del modelo: antes de enviarlo, el programa lo descifra. Encontrarás ayuda para elegir en la comparativa de las variantes Standard y Pro.
Mañana anota cinco cosas que tu equipo envía a la IA
Mañana pregunta a tu equipo por cinco tipos de contenido con los que ha recurrido últimamente a la IA. Junto a cada uno, anota si podría salir de la empresa sin problema, y al lado indica un lugar para las preguntas sobre asuntos de la empresa.
Para la empresa de Michał, Task Manager significa tareas y conversaciones en su propio servidor, IA con la clave de la empresa y acceso limitado por permisos. La licencia es perpetua, sin suscripción por usuario: la variante Standard en el plan Starter para un máximo de 8 personas cuesta 690 zł, y en el plan Classic para un máximo de 20 personas, 1 490 zł. El precio incluye 12 meses de actualizaciones; después, la renovación es opcional. El consumo de IA lo paga la empresa por separado al proveedor del modelo.
Después de anotar las normas, mira cómo es trabajar con el programa: Demo.
Preguntas frecuentes
¿Pueden los empleados usar ChatGPT en el trabajo?
Sí, puedes permitir ChatGPT para tareas concretas y establecer qué contenidos no debe pegar el equipo. Indica también un lugar para preguntas sobre asuntos de la empresa, en lugar de dejar a los empleados solo con una prohibición.
¿Qué no pegar en un chatbot público?
No pegues contraseñas, claves API, datos de clientes, presupuestos, condiciones comerciales, contratos ni documentos de recursos humanos. Aplica la regla de no enviar un contenido que no enviarías a una persona desconocida ajena a la empresa.
¿El Asistente de IA de Task Manager envía contenido fuera de la empresa?
Sí, la consulta con su contexto llega al proveedor del modelo elegido, usando la clave de la empresa. Que los datos de la aplicación estén en tu servidor no significa que el modelo funcione en ese servidor.
¿Puede el administrador ver las preguntas de los empleados al Asistente de IA?
No, los hilos de conversación con el Asistente de IA son privados, también para el administrador. El administrador, en cambio, decide quién tiene acceso a las funciones de IA.
¿Se puede limitar a qué recurre la IA en Task Manager?
Sí, el Asistente de IA utiliza los contenidos disponibles para el usuario que pregunta, y el administrador activa la IA por separado en tareas, chats y la ventana del Asistente de IA. El correo como fuente de conocimiento está desactivado por defecto, y el acceso a internet requiere un permiso independiente.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
