Michael leitet ein siebenköpfiges Planungsbüro. Am Montag sieht er auf dem Bildschirm einer Designerin eine E-Mail eines Kunden, die in einen öffentlichen Chatbot eingefügt wurde - samt Name, Baustellenadresse und Betrag aus dem Kostenvoranschlag. Die Designerin wollte nur drei Absätze zu zwei Sätzen kürzen. Michael muss festlegen, was das Team nicht in ChatGPT bei der Arbeit einfügen sollte und wo es KI zu Unternehmensangelegenheiten befragen kann.
Ein bloßes Verbot kann KI auf private Konten verlagern
Ein bloßes Verbot der KI-Nutzung gibt dem Team keine Möglichkeit, die Arbeit zu erledigen, für die es bisher einen Chatbot genutzt hat. Ohne aufgezeigte Alternative kann ein Mitarbeiter zu einem privaten Konto oder Telefon greifen, und das Unternehmen wird nicht wissen, welchen Inhalt er dort gesendet hat.
Eine solche Nutzung von KI-Werkzeugen ohne Wissen des Unternehmens nennt man Schatten-KI. Das ist die Bezeichnung des Phänomens, keine Bewertung der Designerin aus Michaels Geschichte. In dieser Geschichte wollte sie nur schneller eine E-Mail redigieren; niemand hatte ihr zuvor gesagt, was sie einfügen darf oder wo sie das tun sollte.
Beginnen Sie also mit einem Gespräch über die tatsächlichen Aufgaben. Wenn das Team die KI um Antwortentwürfe, Übersetzungen und Zusammenfassungen bittet, legen Sie für jede dieser Tätigkeiten den zulässigen Inhalt fest. Erst danach bestimmen Sie das Werkzeug.
An das Modell gesendeter Text verlässt das Unternehmen
An das Modell gesendeter Text gelangt zu dessen Anbieter, auch dann, wenn Sie den KI-Assistenten in Task Manager nutzen. Ein eigener Anwendungsserver ändert nichts daran, wohin die Anfrage mit Kontext geht.
Wenn das Team ein Unternehmenswerkzeug statt eines zufälligen privaten Kontos nutzt, wählt der Administrator den Anbieter aus und legt den Zugriff fest, und das Unternehmen bezahlt die Nutzung des Modells. In Task Manager gibt der Administrator den API-Schlüssel des Unternehmens an. Ein API-Schlüssel sind Daten, dank derer sich das Programm mit dem Dienst des Anbieters verbindet; das Unternehmen rechnet die Nutzung direkt mit OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok ab, ohne Vermittlermarge. Prüfen Sie die Bedingungen Ihres Tarifs beim gewählten Anbieter.
Das heißt nicht, dass man dem KI-Assistenten alles senden kann. Selbst im Programm verschlüsselte Inhalte müssen entschlüsselt werden, bevor sie an das Modell übergeben werden. Den Umfang der übermittelten Daten haben wir separat im Text darüber beschrieben, was an den KI-Anbieter gelangt.
ChatGPT bei der Arbeit: Was darf man einfügen und wobei sollte man innehalten?
An einen öffentlichen Chatbot können Sie Inhalte richten, deren Offenlegung außerhalb des Unternehmens keinen Schaden verursachen würde. Bei Kundendaten, Handelsbedingungen und internen Dokumenten halten Sie inne, bevor Sie die Schaltfläche „Senden“ nutzen.
| Üblicherweise geeignet für einen öffentlichen Chat | Halten Sie vor dem Senden inne |
|---|---|
| Eigener E-Mail-Entwurf ohne Kundendaten | E-Mail mit Name, Adresse oder Beschreibung eines Kundenanliegens |
| Brainstorming-Notiz ohne vertrauliche Absprachen | Kostenvoranschlag, Angebot mit Handelsbedingungen oder Vertrag |
| Frage zur Formulierung eines Satzes | Personaldokument oder interne personelle Absprachen |
| Für die Veröffentlichung bestimmter Marketingtext | Passwort oder API-Schlüssel - fügen Sie diese nicht in den Chat ein |
Die Regel für das Team passt in eine Frage: Würden Sie denselben Inhalt per E-Mail an eine unbekannte Person außerhalb des Unternehmens senden? Wenn nicht, fügen Sie ihn nicht in einen öffentlichen Chat ein. Das ist eine praktische Arbeitsregel, keine Rechtsberatung; das Thema Vorschriften und Speicherort der Daten behandelt der Text über das Aufgabenprogramm, die DSGVO und den eigenen Server.
Bei der E-Mail, die Michael sah, ist die Antwort einfach. Die Designerin kann den öffentlichen Chat um eine Möglichkeit bitten, einen neutralen Text zu kürzen, sollte aber dafür nicht die gesamte Korrespondenz mit Kundendaten senden. Sie braucht zudem einen Ort, an dem sie am eigentlichen Thread arbeiten kann, ohne ihn in ein fremdes Fenster zu übertragen.
Drei Entscheidungen geben dem Team einen einheitlichen Weg
Das Team braucht einen festgelegten Ort für Fragen zu Unternehmensangelegenheiten, ein Unternehmenskonto beim Modellanbieter und einen festgelegten Zugriffsumfang. Michael legt also mit dem Team fest, wohin Fragen zu Unternehmens-Threads gehen, wer das Konto verwaltet und wer KI nutzen darf.
Benennen Sie zunächst den Ort: „Fragen zu Aufgaben-Threads stellen wir der KI im Arbeitsprogramm, nicht auf privaten Konten“. Legen Sie dann fest, wer den Schlüssel und die Abrechnung beim Anbieter verwaltet. Bestimmen Sie zum Schluss, wer KI nutzen darf und auf welche Unternehmensinhalte Zugriff besteht. Die bloße Bitte „passt auf, was ihr sendet“ ersetzt diese Festlegungen nicht.
Halten Sie auch fest, was bei Grenzfällen zu tun ist. Am Dienstag möchte Marta eine Kundennachricht mit einem Angebot übersetzen, und Krzysiek eine öffentliche Leistungsbeschreibung. Sie müssen nicht dieselbe Antwort erhalten, nur weil beide Tätigkeiten „Übersetzen“ genannt werden.
In Task Manager gehören der Schlüssel und die KI-Einstellungen dem Unternehmen
Im Task Manager wählt der Administrator den Modellanbieter aus und gibt den API-Schlüssel in den Einstellungen im Reiter KI ein. Das Programm verschlüsselt den Schlüssel in der Datenbank und zeigt ihn nach dem Speichern nicht mehr vollständig an.
Michał kann zwischen OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok wählen. Nach Eingabe des Schlüssels aktualisiert er die vom Konto des Anbieters abgerufene Modellliste und wählt ein Modell; bei jedem Anbieter ist eines als „empfohlen“ gekennzeichnet. Das Unternehmen zahlt die KI-Nutzung direkt an den Anbieter, nicht als Abo pro Mitarbeiter. Die Abrechnungsweise und Konfiguration beschreibt ausführlicher der Text über den eigenen KI-Schlüssel im Unternehmen.
In den Einstellungen entscheidet der Administrator auch, ob der Gesprächsverlauf mit dem KI-Assistenten in der Datenbank gespeichert werden soll; standardmäßig ist dies aktiviert. Er kann die maximale Antwortlänge zwischen 1024 und 16384 Token festlegen, standardmäßig 4096. Token sind Einheiten, nach denen der Anbieter den verarbeiteten Text abrechnet; eine längere Antwort kann die Kosten erhöhen. Task Manager selbst läuft samt Anwendungsdaten auf dem Server des Kunden - ein gewöhnliches Shared Hosting reicht aus.
Berechtigungen schränken ein, worauf der KI-Assistent zugreift
Der KI-Assistent greift nur auf Inhalte zu, die für den fragenden Nutzer zugänglich sind. Der Administrator aktiviert KI separat in Aufgaben, Chats und im Fenster des KI-Assistenten; eine Person ohne entsprechende Berechtigung sieht die jeweilige Funktion in der Oberfläche nicht.
Marta kann als Quellen ihre Aufgaben, den Kalender, den Arbeitsbereich, eine bestimmte Aufgabe, einen Chat oder eine Notiz angeben. In der Pro-Variante, in der die Module Dateien und E-Mail laufen, kann sie zusätzlich einen Ordner oder eine Datei sowie ihr eigenes Postfach angeben. Eine Auslastungsanzeige zeigt, wie viel Wissen hineinpasst; wenn ein Teil des Materials nicht in den Kontext passt, teilt der KI-Assistent mit, was er ausgelassen hat. Mehr darüber, wer Aufgaben sieht und wie Berechtigungen funktionieren, erfahren Sie in einem separaten Text.
E-Mail als Wissensquelle für die KI ist standardmäßig deaktiviert. Der Administrator muss sie bewusst aktivieren, da der Inhalt der angegebenen Korrespondenz an den Modellanbieter übermittelt wird; nach der Aktivierung kann der Nutzer ausschließlich eigene Postfächer angeben. Der Internetzugriff des KI-Assistenten erfordert eine separate Berechtigung und erlaubt das Lesen einer angegebenen Seite, nicht das Durchsuchen des Netzes wie eine Suchmaschine.
Der Mitarbeiter bewahrt die Privatsphäre seiner Fragen gegenüber dem Team. Gespräche mit dem KI-Assistenten sieht niemand sonst, auch nicht der Administrator. Wenn Marta direkt in einer Aufgabe oder einem Chat nach einer Zusammenfassung fragt, sehen Frage und Antwort nur sie, und die Antwort ist mit „NUR FÜR SIE“ gekennzeichnet.
Ein firmeninterner Thread muss nicht in ein zweites Fenster wandern
Ein Mitarbeiter kann den KI-Assistenten um Hilfe bitten, ohne den Thread einer Aufgabe oder eines Chats in ein öffentliches Fenster zu kopieren. Der für die Antwort benötigte Inhalt wird aus dem Programm abgerufen, doch die Anfrage samt Kontext geht weiterhin an den gewählten Modellanbieter unter dem Schlüssel des Unternehmens.
Am Mittwoch öffnet Marta die Projektunterhaltung und fragt privat: „Fasse diesen Thread zusammen“. Will sie lange Nachrichtenwechsel nur anders lesen, nutzt sie den Modus Strukturieren mit der Option „Zusammenfassen“; dieses Ergebnis bleibt nur für die Dauer der Sitzung bestehen. Die private Frage wählt sie, wenn sie nach Absprachen nachfragen möchte, und den Modus Strukturieren, wenn ihr eine gekürzte Version des Gesprächs auf dem Bildschirm genügt.
Beim Entwurf einer Antwort kann Marta im Editor „Text verbessern“ verwenden. Die Funktion verbessert Sprache und Stil, behält den Textaufbau bei, und die Änderung lässt sich rückgängig machen. Sie kann den KI-Assistenten auch um eine Übersetzung bitten oder darum, einen Anhang in dem ihr zugänglichen Thread zu lesen, zum Beispiel eine DOCX- oder PDF-Datei mit Textebene.
Am Freitag benötigt Michał ein Dokument mit den getroffenen Absprachen. Der KI-Assistent bereitet den Inhalt vor, und die Anwendung stellt eine Word- oder PDF-Datei zum Download zusammen. Michał kann mit dem Team diese Anwendungsfälle von KI im Büroalltag besprechen und einen zentralen Ort für typische Fragen festlegen. Diese Anwendungsfälle heben nicht die Regel auf, dass der Umfang eines Firmeninhalts geprüft werden muss, bevor er an das Modell gesendet wird.
Die Grenzen des Programms sollte man kennen, bevor man KI aktiviert
Task Manager hat kein eigenes KI-Modell. Ohne Konto und Schlüssel beim Anbieter funktionieren die KI-Funktionen nicht, auch wenn das Programm selbst weiterhin Aufgaben und Teamkommunikation unterstützt.
Der KI-Assistent ersetzt keine Suchmaschine: Selbst mit Internetberechtigung liest er nur eine angegebene Seitenadresse. Er erkennt auch keinen Text in einem PDF, das nur ein Scan ist, da er keine OCR besitzt, also keine Funktion zum Erkennen von Buchstaben aus einem Bild. Ebenso wenig liest er alte DOC-Dateien. Externe Fragen prüfen Sie also im Browser, und ein Dokument zum Lesen durch die KI bereiten Sie in einem unterstützten Format mit Text vor.
Unterscheiden Sie auch die Varianten. Im Standard nutzt der KI-Assistent das laufende Gespräch und die von Ihnen angegebenen Quellen. In Pro stehen zusätzlich E-Mail, Dateien, die KI-Wissensdatenbank sowie AES-256-Verschlüsselung der Inhalte zur Verfügung; die KI-Wissensdatenbank erlaubt dem Assistenten, Informationen im Unternehmenswissen zu finden. Die Inhaltsverschlüsselung verhindert nicht, dass der Kontext an den Modellanbieter gesendet wird - vor dem Versand entschlüsselt das Programm ihn. Hilfe bei der Wahl finden Sie im Vergleich der Varianten Standard und Pro.
Notieren Sie morgen fünf Dinge, die das Team an die KI schickt
Fragen Sie morgen das Team nach fünf Arten von Inhalten, mit denen es sich zuletzt an die KI gewandt hat. Notieren Sie bei jedem, ob er ohne Schaden das Unternehmen verlassen könnte, und geben Sie daneben eine Stelle für Fragen zu Firmenangelegenheiten an.
Für Michałs Unternehmen bedeutet Task Manager Aufgaben und Gespräche auf dem eigenen Server, KI unter dem Schlüssel des Unternehmens und durch Berechtigungen eingeschränkten Zugriff. Die Lizenz ist unbefristet, ohne Abo pro Nutzer: Die Standard-Variante im Starter-Plan für bis zu 8 Personen kostet 690 PLN, und im Classic-Plan für bis zu 20 Personen - 1.490 PLN. Der Preis umfasst 12 Monate Updates; danach ist eine Verlängerung optional. Die KI-Nutzung bezahlt das Unternehmen separat beim Modellanbieter.
Nachdem Sie die Regeln notiert haben, sehen Sie sich an, wie die Arbeit im Programm aussieht: Demo.
Häufig gestellte Fragen
Dürfen Mitarbeiter ChatGPT bei der Arbeit nutzen?
Ja, Sie können ChatGPT für bestimmte Aufgaben zulassen und festlegen, welche Inhalte das Team nicht dort einfügen sollte. Zeigen Sie zudem einen Ort für Fragen zu Unternehmensthemen, statt die Mitarbeiter nur mit einem Verbot allein zu lassen.
Was sollte man nicht in einen öffentlichen Chatbot einfügen?
Fügen Sie keine Passwörter, API-Schlüssel, Kundendaten, Kostenvoranschläge, Handelsbedingungen, Verträge oder Personalunterlagen ein. Wenden Sie die Regel an, dass Sie keinen Inhalt senden, den Sie nicht an eine unbekannte Person außerhalb des Unternehmens senden würden.
Sendet der KI-Assistent in Task Manager Inhalte außerhalb des Unternehmens?
Ja, die Anfrage mit Kontext geht an den gewählten Modellanbieter über den API-Schlüssel des Unternehmens. Dass die Anwendungsdaten auf Ihrem Server liegen, bedeutet nicht, dass das Modell auf diesem Server läuft.
Sieht der Administrator die Fragen der Mitarbeiter an den KI-Assistenten?
Nein, die Threads der Gespräche mit dem KI-Assistenten sind privat, auch gegenüber dem Administrator. Der Administrator legt jedoch fest, wer Zugriff auf die KI-Funktionen hat.
Kann man einschränken, worauf die KI in Task Manager zugreift?
Ja, der KI-Assistent nutzt die Inhalte, die dem fragenden Benutzer zugänglich sind, und der Administrator aktiviert die KI separat in Aufgaben, Chats und im Fenster des KI-Assistenten. E-Mail als Wissensquelle ist standardmäßig deaktiviert, und der Internetzugriff erfordert eine gesonderte Berechtigung.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
