Michał dirige un bureau d’études de sept personnes. Lundi, il voit sur l’écran de sa dessinatrice un e-mail d’un client collé dans un chatbot public - avec le nom, l’adresse du chantier et le montant du devis. La dessinatrice voulait simplement réduire trois paragraphes à deux phrases. Michał doit déterminer ce que l’équipe ne doit pas coller dans ChatGPT au travail et où elle peut poser des questions à l’IA sur des sujets de l’entreprise.
Une simple interdiction peut déplacer l’IA vers des comptes personnels
Une simple interdiction d’utiliser l’IA ne donne pas à l’équipe de moyen d’accomplir le travail pour lequel elle utilisait jusque-là un chatbot. Sans alternative proposée, le salarié peut se tourner vers un compte personnel ou son téléphone, et l’entreprise ne saura pas quel contenu y a été envoyé.
Cette utilisation d’outils d’IA à l’insu de l’entreprise s’appelle le shadow AI. C’est le nom du phénomène, pas un jugement porté sur la dessinatrice de Michał. Dans cette histoire, elle voulait simplement rédiger un e-mail plus vite ; personne ne lui avait dit auparavant ce qu’elle pouvait y coller ni où elle devait le faire.
Commencez donc par discuter des tâches réelles. Si l’équipe demande à l’IA des ébauches de réponses, des traductions et des résumés, définissez pour chacune de ces activités le contenu autorisé. Indiquez l’outil seulement ensuite.
Le texte envoyé au modèle quitte l’entreprise
Le texte envoyé au modèle parvient à son fournisseur, même lorsque vous utilisez l’Assistant IA dans Task Manager. Un serveur d’application qui vous appartient ne change rien à la destination de la requête envoyée avec son contexte.
Lorsque l’équipe utilise un outil de l’entreprise plutôt qu’un compte personnel pris au hasard, l’administrateur choisit le fournisseur et définit les accès, et l’entreprise paie l’utilisation du modèle. Dans Task Manager, l’administrateur renseigne la clé API de l’entreprise. Une clé API est une donnée grâce à laquelle le logiciel se connecte au service du fournisseur ; l’entreprise règle sa consommation directement auprès d’OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok, sans marge d’intermédiaire. Vérifiez les conditions de votre offre auprès du fournisseur choisi.
Cela ne signifie pas pour autant que tout peut être envoyé à l’Assistant IA. Même un contenu chiffré dans le logiciel doit être déchiffré avant d’être transmis au modèle. Nous avons détaillé séparément l’étendue des données transmises dans l’article sur ce qui parvient au fournisseur d’IA.
ChatGPT au travail : que peut-on y coller, et où faut-il s’arrêter ?
Vous pouvez envoyer à un chatbot public des contenus dont la divulgation en dehors de l’entreprise ne causerait aucun préjudice. Pour les données clients, les conditions commerciales et les documents internes, arrêtez-vous avant d’utiliser le bouton « Envoyer ».
| Convient généralement à un chat public | Arrêtez-vous avant d’envoyer |
|---|---|
| Votre propre ébauche d’e-mail sans données client | E-mail contenant le nom, l’adresse ou la description de l’affaire d’un client |
| Note de brainstorming sans informations confidentielles | Devis, offre avec conditions commerciales ou contrat |
| Question sur la formulation d’une phrase | Document RH ou arrangements internes concernant le personnel |
| Texte marketing destiné à être publié | Mot de passe ou clé API - ne les collez pas dans un chat |
La règle pour l’équipe tient en une question : enverriez-vous ce même contenu par e-mail à une personne inconnue en dehors de l’entreprise ? Si non, ne le collez pas dans un chat public. C’est une règle de travail pratique, pas un conseil juridique ; le sujet de la réglementation et du lieu de stockage des données est traité dans l’article sur le logiciel de gestion des tâches, le RGPD et le serveur maison.
Pour l’e-mail que Michał a vu, la réponse est simple. La dessinatrice peut demander à un chat public comment raccourcir un texte neutre, mais elle ne devrait pas pour cela envoyer toute la correspondance contenant les données du client. Elle a aussi besoin d’un espace où travailler sur le fil de discussion concerné, sans avoir à le recopier dans une fenêtre externe.
Trois décisions donnent à l’équipe une seule marche à suivre
L’équipe a besoin d’un espace désigné pour poser des questions sur les sujets de l’entreprise, d’un compte d’entreprise chez le fournisseur du modèle et d’un périmètre d’accès défini. Michał définit donc avec son équipe où adresser les questions sur les fils de discussion internes, qui gère le compte et qui peut utiliser l’IA.
Commencez par nommer l’espace : « pour les questions sur les fils de tâches, on interroge l’IA dans le logiciel de travail, pas sur des comptes personnels ». Déterminez ensuite qui gère la clé et la facturation auprès du fournisseur. Enfin, définissez qui peut utiliser l’IA et à quels contenus de l’entreprise il a accès. Un simple « faites attention à ce que vous envoyez » ne remplace pas ces décisions.
Notez aussi comment traiter un cas limite. Mardi, Marta veut traduire le message d’un client contenant un devis, et Krzysiek la description publique d’un service. Ils n’ont pas à recevoir la même réponse simplement parce que ces deux activités portent le même nom de « traduction ».
Dans Task Manager, la clé et les paramètres de l’IA appartiennent à l’entreprise
Dans Task Manager, l’administrateur choisit le fournisseur du modèle et saisit la clé API dans les Paramètres, sous l’onglet IA. Le programme chiffre la clé dans la base de données et ne l’affiche plus en entier une fois enregistrée.
Michał peut choisir OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. Après avoir saisi la clé, il actualise la liste des modèles récupérée depuis le compte du fournisseur et sélectionne un modèle ; un modèle par fournisseur porte la mention « recommandé ». L’entreprise paie directement le fournisseur pour la consommation d’IA, et non sous forme d’abonnement par employé. Le mode de facturation et la configuration sont détaillés dans l’article sur votre propre clé IA en entreprise.
Dans les paramètres, l’administrateur décide aussi si l’historique des échanges avec l’Assistant IA doit être enregistré dans la base ; cette option est activée par défaut. Il peut définir la longueur maximale des réponses, de 1024 à 16384 tokens, 4096 par défaut. Les tokens sont les unités selon lesquelles le fournisseur facture le texte traité ; une réponse plus longue peut augmenter le coût. Task Manager lui-même, avec les données de l’application, fonctionne sur le serveur du client - un hébergement mutualisé classique suffit.
Les droits d’accès limitent ce à quoi l’Assistant IA peut accéder
L’Assistant IA n’accède qu’au contenu accessible à l’utilisateur qui pose la question. L’administrateur active l’IA séparément dans les tâches, les discussions et la fenêtre de l’Assistant IA ; une personne sans le droit correspondant ne voit pas la fonction dans l’interface.
Marta peut indiquer comme sources ses propres tâches, le Calendrier, un Espace de travail, une tâche précise, une discussion ou une note. Dans la version Pro, où les modules Fichiers et Messagerie sont actifs, elle peut aussi indiquer un dossier ou un fichier, ainsi que sa propre boîte mail. Une barre de remplissage indique la quantité de connaissances intégrée ; si une partie du contenu n’entre pas dans le contexte, l’Assistant IA signale ce qu’il a omis. Pour en savoir plus sur qui voit les tâches et comment fonctionnent les droits d’accès, consultez l’article dédié.
La Messagerie en tant que source de connaissances pour l’IA est désactivée par défaut. L’administrateur doit l’activer en connaissance de cause, car le contenu de la correspondance indiquée sera transmis au fournisseur du modèle ; une fois activée, l’utilisateur ne peut indiquer que ses propres boîtes mail. L’accès de l’Assistant IA à Internet nécessite un droit distinct et permet de lire une page indiquée, pas de parcourir le web comme un moteur de recherche.
L’employé conserve la confidentialité de ses questions vis-à-vis de l’équipe. Les échanges avec l’Assistant IA ne sont visibles par personne d’autre, pas même l’administrateur. Lorsque Marta demande un résumé directement dans une tâche ou une discussion, seule elle voit la question et la réponse, celle-ci étant marquée « POUR VOUS UNIQUEMENT ».
Un fil de discussion interne n’a pas besoin de migrer vers une autre fenêtre
Un employé peut demander l’aide de l’Assistant IA sans copier le fil d’une tâche ou d’une discussion vers une interface externe. Le contenu nécessaire à la réponse est récupéré depuis le programme, mais la requête avec son contexte est tout de même envoyée au fournisseur de modèle choisi, via la clé de l’entreprise.
Mercredi, Marta ouvre la discussion sur le projet et demande en privé : « Résume ce fil ». Si elle veut simplement lire autrement un long échange de messages, elle utilise le mode Structurer avec l’option « Résumer » ; ce résultat ne reste disponible que le temps de la session. Elle choisit la question privée quand elle veut obtenir des précisions sur des décisions, et le mode Structurer quand une version abrégée de la conversation à l’écran lui suffit.
Pour un brouillon de réponse, Marta peut utiliser « Améliorer le texte » dans l’éditeur. Cette fonction corrige la langue et le style, conserve la mise en forme du texte, et la modification peut être annulée. Elle peut aussi demander à l’Assistant IA de traduire un texte ou de lire une pièce jointe dans un fil auquel elle a accès, par exemple un fichier DOCX ou un PDF avec une couche de texte.
Vendredi, Michał a besoin d’un document reprenant les décisions prises. L’Assistant IA prépare le contenu, et l’application génère un fichier Word ou PDF à télécharger. Michał peut discuter avec son équipe de ces usages de l’IA dans le travail de bureau et désigner un seul endroit pour les questions courantes. Ces usages ne suppriment pas la règle selon laquelle il faut évaluer la portée d’un contenu d’entreprise avant de l’envoyer à un modèle.
Il faut connaître les limites du programme avant d’activer l’IA
Task Manager n’a pas de modèle d’IA propre. Sans compte ni clé chez un fournisseur, les fonctions IA ne fonctionnent pas, même si le programme continue de gérer les tâches et la communication de l’équipe.
L’Assistant IA ne remplace pas un moteur de recherche : même avec le droit d’accès à Internet, il se contente de lire l’adresse de page indiquée. Il ne reconnaît pas non plus le texte d’un PDF qui n’est qu’un scan, faute d’OCR, c’est-à-dire de fonction de reconnaissance de caractères à partir d’une image. Il ne lit pas non plus les anciens fichiers DOC. Pour les questions externes, utilisez donc un navigateur, et préparez le document destiné à l’IA dans un format pris en charge contenant du texte.
Distinguez aussi les versions. En Standard, l’Assistant IA s’appuie sur la conversation en cours et les sources que vous indiquez. En Pro, s’ajoutent la Messagerie, les Fichiers, la Base de connaissances IA ainsi que le chiffrement du contenu en AES-256 ; la Base de connaissances IA permet à l’Assistant de trouver des informations dans la base de connaissances de l’entreprise. Le chiffrement du contenu n’empêche pas l’envoi du contexte au fournisseur du modèle - avant l’envoi, le programme le déchiffre. Pour vous aider à choisir, consultez la comparaison entre les versions Standard et Pro.
Demain, notez cinq choses que votre équipe envoie à l’IA
Demain, demandez à votre équipe cinq types de contenus qu’elle a récemment soumis à l’IA. Pour chacun, notez s’il pourrait sans problème sortir de l’entreprise, et indiquez à côté un endroit dédié aux questions internes.
Pour l’entreprise de Michał, Task Manager signifie des tâches et des échanges hébergés sur son propre serveur, une IA fonctionnant avec la clé de l’entreprise et un accès limité par des droits. La licence est perpétuelle, sans abonnement par utilisateur : la version Standard, offre Starter pour 8 personnes maximum, coûte 690 zł, et l’offre Classic pour 20 personnes maximum - 1 490 zł. Le prix comprend 12 mois de mises à jour ; le renouvellement est ensuite optionnel. La consommation d’IA est payée séparément par l’entreprise auprès du fournisseur du modèle.
Une fois les règles posées, découvrez à quoi ressemble le travail dans le programme : Demo.
Questions fréquentes
Les salariés peuvent-ils utiliser ChatGPT au travail ?
Oui, vous pouvez autoriser ChatGPT pour certaines tâches tout en précisant quels contenus l’équipe ne doit pas y coller. Indiquez aussi un espace pour poser des questions sur des sujets internes, plutôt que de laisser les salariés face à une simple interdiction.
Que ne faut-il pas coller dans un chatbot public ?
Ne collez pas de mots de passe, de clés API, de données clients, de devis, de conditions commerciales, de contrats ni de documents RH. Appliquez cette règle : n’envoyez pas un contenu que vous n’enverriez pas à une personne inconnue en dehors de l’entreprise.
L’Assistant IA de Task Manager envoie-t-il du contenu en dehors de l’entreprise ?
Oui, la requête avec son contexte est transmise au fournisseur de modèle choisi, sur la clé de l’entreprise. Le fait que les données de l’application soient sur votre serveur ne signifie pas que le modèle fonctionne sur ce serveur.
L’administrateur voit-il les questions des salariés posées à l’Assistant IA ?
Non, les fils de discussion avec l’Assistant IA sont privés, y compris pour l’administrateur. L’administrateur détermine en revanche qui a accès aux fonctions d’IA.
Peut-on limiter ce à quoi l’IA accède dans Task Manager ?
Oui, l’Assistant IA utilise les contenus accessibles à l’utilisateur qui pose la question, et l’administrateur active l’IA séparément dans les tâches, les discussions et la fenêtre de l’Assistant IA. La messagerie comme source de connaissances est désactivée par défaut, et l’accès à Internet nécessite une autorisation distincte.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
