Michál egy hétfős tervezőirodát vezet. Hétfőn látja a tervezőnő képernyőjén az ügyféltől kapott levelet, amit bemásolt egy nyilvános chatbotba - a névvel, az építkezés címével és a költségvetés összegével együtt. A tervezőnő csak három bekezdést szeretett volna két mondatra rövidíteni. Michálnak meg kell határoznia, mit ne másoljon be a csapat a ChatGPT-be a munkában, és hol kérdezhetnek az AI-tól céges ügyekről.
A puszta tiltás magánfiókokra terelheti az AI-t
Önmagában az AI-használat tiltása nem ad a csapatnak módot arra, hogy elvégezze azt a munkát, amihez eddig a chatbotot használta. Kijelölt alternatíva nélkül a munkatárs magánfiókhoz vagy telefonhoz nyúlhat, és a cég nem fogja tudni, milyen tartalmat küldött oda.
Az AI-eszközöknek a cég tudta nélküli ilyen használatát shadow AI-nak nevezik. Ez a jelenség neve, nem pedig ítélet Michál tervezőnőjéről. Ebben a történetben ő csak gyorsabban akarta megfogalmazni a levelet; korábban senki nem mondta el neki, mit másolhat be és hol kellene ezt tennie.
Kezdd tehát egy beszélgetéssel a tényleges feladatokról. Ha a csapat az AI-tól válaszvázlatokat, fordításokat és összefoglalókat kér, határozd meg mindegyik tevékenységhez a megengedett tartalmat. Csak ezután jelöld ki az eszközt.
A modellnek küldött szöveg elhagyja a céget
A modellnek küldött szöveg eljut annak szolgáltatójához, akkor is, amikor a Task Manager AI-asszisztensét használod. A saját alkalmazásszerver nem változtat azon, hová megy a kontextussal ellátott kérdés.
Amikor a csapat céges eszközt használ egy véletlenszerű magánfiók helyett, az adminisztrátor választja ki a szolgáltatót és határozza meg a hozzáférést, a modell használatát pedig a cég fizeti. A Task Managerben az adminisztrátor adja meg a cég API-kulcsát. Az API-kulcs olyan adat, amelynek köszönhetően a program kapcsolódik a szolgáltató szolgáltatásához; a cég közvetlenül az OpenAI-nál, a Google Gemininél, az Anthropic Claude-nál vagy az xAI Groknál számolja el a felhasználást, közvetítői felár nélkül. Nézd meg a választott szolgáltatónál érvényes csomagod feltételeit.
Ez nem jelenti azt, hogy az AI-asszisztensnek bármit elküldhetsz. Még a programban titkosított tartalmat is vissza kell fejteni, mielőtt átadnád a modellnek. Az átadott adatok körét külön leírtuk abban a cikkben, hogy mi jut el az AI-szolgáltatóhoz.
ChatGPT a munkában: mit szabad bemásolni, és minél inkább érdemes megállni?
Egy nyilvános chatbotba olyan tartalmakat irányíthatsz, amelyek cégen kívüli nyilvánosságra kerülése nem okozna kárt. Ügyféladatoknál, kereskedelmi feltételeknél és belső dokumentumoknál állj meg, mielőtt megnyomnád a „Küldés” gombot.
| Általában alkalmas egy nyilvános csevegésbe | Állj meg küldés előtt |
|---|---|
| Saját levélvázlat ügyféladat nélkül | Levél az ügyfél nevével, címével vagy ügyének leírásával |
| Ötletelésből származó jegyzet bizalmas megállapodások nélkül | Költségvetés, ajánlat kereskedelmi feltételekkel, vagy szerződés |
| Kérdés egy mondat megfogalmazásáról | HR-dokumentum vagy belső személyzeti megállapodás |
| Publikálásra szánt marketingszöveg | Jelszó vagy API-kulcs - ne másold be a csevegésbe |
A csapat szabálya egyetlen kérdésben foglalható össze: elküldenéd-e ugyanezt a tartalmat levélben egy ismeretlen, cégen kívüli személynek? Ha nem, ne másold be egy nyilvános csevegésbe. Ez egy gyakorlati munkaszabály, nem jogi tanács; a jogszabályok és az adattárolás helyének témáját külön cikk tárgyalja: feladatkezelő program, GDPR és saját szerver.
A Michál által látott levélnél a válasz egyszerű. A tervezőnő kérhet a nyilvános csevegéstől módszert egy semleges szöveg rövidítésére, de ehhez nem kellene elküldenie a teljes levelezést az ügyfél adataival. Olyan helyre is szüksége van, ahol a megfelelő beszélgetésszálon dolgozhat, anélkül hogy át kellene másolnia egy idegen ablakba.
Három döntés egyetlen utat ad a csapatnak
A csapatnak szüksége van egy kijelölt helyre a céges ügyekkel kapcsolatos kérdésekhez, egy céges fiókra a modellszolgáltatónál, és egy meghatározott hozzáférési körre. Michál tehát megállapodik a csapattal arról, hova irányítsák a céges ügyekkel kapcsolatos kérdéseket, ki kezeli a fiókot, és ki használhatja az AI-t.
Először nevezd meg a helyet: „a feladatok szálaival kapcsolatos kérdéseket a munkára szolgáló programban tesszük fel az AI-nak, nem magánfiókokon”. Aztán határozd meg, ki kezeli a kulcsot és az elszámolást a szolgáltatónál. Végül határozd meg, ki használhatja az AI-t, és milyen céges tartalmakhoz fér hozzá. Önmagában a „figyeljetek, mit küldtök el” kérés nem pótolja ezeket a megállapodásokat.
Jegyezd fel azt is, mit tegyetek egy határeset kérdéssel. Kedden Marta az ügyfél üzenetét szeretné lefordítani egy árajánlattal, Krzysiek pedig egy nyilvános szolgáltatásleírást. Nem kell ugyanazt a választ kapniuk csak azért, mert mindkét tevékenységet fordításnak hívják.
A Task Managerben a kulcs és az AI-beállítások a céghez tartoznak
A Task Managerben az adminisztrátor kiválasztja a modellszolgáltatót, és megadja az API-kulcsot a Beállítások AI fülén. A program titkosítva tárolja a kulcsot az adatbázisban, és mentés után nem jeleníti meg teljes egészében.
Michál választhat OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude vagy xAI Grok közül. A kulcs megadása után a program frissíti a szolgáltató fiókjából lekért modellek listáját, és kiválaszt egy modellt; minden szolgáltatónál egy modell „ajánlott” jelölést kap. A cég közvetlenül a szolgáltatónak fizet az AI-felhasználásért, nem pedig felhasználónkénti előfizetés formájában. A elszámolás módját és a beállítást részletesebben a saját AI-kulcs a cégben című cikk ismerteti.
A beállításokban az adminisztrátor arról is dönt, hogy az AI-asszisztenssel folytatott beszélgetések előzményei kerüljenek-e mentésre az adatbázisban; alapértelmezés szerint ez be van kapcsolva. Beállítható a válasz maximális hossza 1024 és 16384 token között, alapértelmezetten 4096. A tokenek azok az egységek, amelyek alapján a szolgáltató a feldolgozott szöveget elszámolja; a hosszabb válasz magasabb költséget jelenthet. Maga a Task Manager az alkalmazás adataival együtt az ügyfél szerverén fut - elegendő hozzá egy egyszerű megosztott tárhely is.
A jogosultságok korlátozzák, mihez fér hozzá az AI-asszisztens
Az AI-asszisztens csak azokhoz a tartalmakhoz fér hozzá, amelyek elérhetők a kérdést feltevő felhasználó számára. Az adminisztrátor külön-külön kapcsolja be az AI-t a feladatokban, a csevegésekben és az AI-asszisztens ablakában; a megfelelő jogosultsággal nem rendelkező személy az adott funkciót nem látja a felületen.
Márta forrásként megjelölheti a saját feladatait, a Naptárat, a Munkaterületet, egy adott feladatot, csevegést vagy jegyzetet. A Pro változatban, ahol a Fájlok és a Levelezés modulok is működnek, mappát vagy fájlt, valamint a saját postafiókját is kijelölheti. A kitöltöttségi sáv mutatja, mennyi tudás fért bele; ha egy rész nem kerül bele a kontextusba, az AI-asszisztens jelzi, mit hagyott ki. Arról, hogy ki látja a feladatokat és hogyan működnek a jogosultságok, egy külön cikkben olvashatsz.
A Levelezés mint AI-tudásforrás alapértelmezetten ki van kapcsolva. Az adminisztrátornak tudatosan kell bekapcsolnia, mert a megjelölt levelezés tartalma eljut a modellszolgáltatóhoz; bekapcsolás után a felhasználó kizárólag saját postafiókjait jelölheti meg. Az AI-asszisztens internet-hozzáférése külön jogosultságot igényel, és lehetővé teszi a megadott oldal beolvasását, nem pedig a hálózat böngészőszerű átkeresését.
A munkatárs megőrzi kérdéseinek bizalmasságát a csapat előtt. Az AI-asszisztenssel folytatott beszélgetéseket senki más nem látja, az adminisztrátor sem. Amikor Márta közvetlenül a feladatban vagy csevegésben kér összefoglalót, a kérdést és a választ csak ő látja, a válasz pedig „CSAK NEKED” jelöléssel jelenik meg.
A céges beszélgetésszálnak nem kell átvándorolnia egy másik ablakba
A munkatárs kérhet segítséget az AI-asszisztenstől anélkül, hogy a feladat vagy csevegés szálát egy nyilvános felületre másolná. A válaszadáshoz szükséges tartalmat a program lekéri, de a kontextussal ellátott lekérdezés továbbra is a kiválasztott modellszolgáltatóhoz jut el a cég kulcsán.
Szerdán Márta megnyitja a projektről szóló beszélgetést, és privátan megkérdezi: „Foglald össze ezt a szálat”. Ha csak másképp szeretné elolvasni a hosszú üzenetváltást, a Rendszerezd módot használja a „Összefoglalás” opcióval; ez az eredmény csak a munkamenet idejére marad meg. A privát kérdést akkor választja, ha rá szeretne kérdezni a megállapodásokra, a Rendszerezd módot pedig akkor, ha elég neki a beszélgetés rövidített változata a képernyőn.
A válasz vázlatánál Márta használhatja a „Szöveg szépítése” funkciót a szerkesztőben. A funkció javítja a nyelvezetet és a stílust, megőrzi a szöveg szerkezetét, és a módosítás visszavonható. Kérheti az AI-asszisztenst fordításra is, vagy arra, hogy olvasson el egy, a számára elérhető szálban található mellékletet, például egy DOCX vagy szöveges réteggel rendelkező PDF fájlt.
Pénteken Michálnak dokumentumra van szüksége a megállapodásokkal. Az AI-asszisztens elkészíti a tartalmat, az alkalmazás pedig letölthető Word vagy PDF fájlt állít össze belőle. Michál megbeszélheti a csapattal ezeket az AI-felhasználási módokat az irodai munkában, és kijelölhet egy helyet a tipikus kérdéseknek. Ezek a felhasználási módok nem oldják fel azt a szabályt, hogy a céges tartalom modellhez küldése előtt fel kell mérni annak terjedelmét.
A program korlátait ismerni kell, mielőtt bekapcsolod az AI-t
A Task Managernek nincs saját AI-modellje. Fiók és kulcs nélkül a szolgáltatónál az AI-funkciók nem működnek, bár maga a program továbbra is kezeli a feladatokat és a csapat kommunikációját.
Az AI-asszisztens nem pótolja a keresőt: még internet-hozzáféréssel is csak a megadott oldalcímet olvassa be. Nem ismeri fel a szöveget egy tisztán szkennelt PDF-ben sem, mert nincs OCR-je, vagyis a képről szöveget beolvasó funkciója. A régi DOC fájlokat sem olvassa be. A külső kérdéseket tehát böngészőben ellenőrizd, az AI által olvasandó dokumentumot pedig támogatott, szöveget tartalmazó formátumban készítsd el.
Különböztesd meg a változatokat is. Standard változatban az AI-asszisztens a folyamatban lévő beszélgetést és az általad megjelölt forrásokat használja. Pro változatban ezen felül elérhető a Levelezés, a Fájlok, az AI-tudásbázis és az AES-256 tartalomtitkosítás; az AI-tudásbázis lehetővé teszi, hogy az asszisztens a cég tudásanyagában keressen információt. A tartalomtitkosítás nem akadályozza meg a kontextus modellszolgáltatóhoz küldését - küldés előtt a program visszafejti azt. A választáshoz segítséget nyújt a Standard és Pro változatok összehasonlítása.
Holnap írj össze öt dolgot, amit a csapat elküld az AI-nak
Holnap kérdezd meg a csapatot öt olyan tartalomtípusról, amellyel nemrég az AI-hoz fordultak. Mindegyiknél jegyezd fel, hogy károkozás nélkül kikerülhetne-e a cégtől, mellé pedig jelölj ki egy helyet a céges ügyekkel kapcsolatos kérdéseknek.
Michál cége számára a Task Manager feladatokat és beszélgetéseket jelent saját szerveren, AI-t a cég kulcsán, és jogosultságokkal korlátozott hozzáférést. A licenc örökös, felhasználónkénti előfizetés nélkül: a Standard változat a Starter csomagban legfeljebb 8 fő számára 690 zł-ba kerül, a Classic csomagban pedig legfeljebb 20 fő számára - 1490 zł-ba. Az ár 12 hónap frissítést tartalmaz; ezt követően a megújítás opcionális. Az AI-felhasználást a cég külön fizeti a modellszolgáltatónak.
A szabályok lejegyzése után nézd meg, hogyan néz ki a munka a programban: Demo.
Gyakori kérdések
Használhatják a munkatársak a ChatGPT-t a munkában?
Igen, engedélyezheted a ChatGPT használatát bizonyos feladatokhoz, és meghatározhatod, milyen tartalmakat ne másoljon be oda a csapat. Jelölj ki egy helyet is, ahol a céges ügyekkel kapcsolatos kérdéseket felteheti, ahelyett hogy csak tiltással hagynád magára a munkatársakat.
Mit ne másolj be egy nyilvános chatbotba?
Ne másolj be jelszavakat, API-kulcsokat, ügyféladatokat, költségvetéseket, kereskedelmi feltételeket, szerződéseket vagy HR-dokumentumokat. Alkalmazd azt a szabályt, hogy nem küldesz el olyan tartalmat, amit egy ismeretlen, cégen kívüli személynek sem küldenél el.
A Task Manager AI-asszisztense kiküldi a tartalmat a cégen kívülre?
Igen, a kontextussal ellátott kérdés a kiválasztott modellszolgáltatóhoz jut el, a cég saját kulcsán keresztül. Az, hogy az alkalmazás adatai a te szervereden vannak, nem jelenti azt, hogy a modell is ott fut.
Látja az adminisztrátor a munkatársak kérdéseit az AI-asszisztensnek?
Nem, az AI-asszisztenssel folytatott beszélgetések szálai privátak, még az adminisztrátor számára is. Az adminisztrátor azonban meghatározza, ki férhet hozzá az AI-funkciókhoz.
Korlátozható, hogy mihez fér hozzá az AI a Task Managerben?
Igen, az AI-asszisztens a kérdező felhasználó számára elérhető tartalmakat használja, az adminisztrátor pedig külön-külön kapcsolja be az AI-t a feladatokban, a csevegésekben és az AI-asszisztens ablakában. A levelezés mint tudásforrás alapértelmezetten ki van kapcsolva, az internet-hozzáférés pedig külön jogosultságot igényel.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
