Michal vedie sedemčlennú projekčnú kanceláriu. V pondelok vidí na obrazovke projektantky mail od klienta vložený do verejného chatbota - spolu s menom, adresou stavby a sumou z kalkulácie. Projektantka chce len skrátiť tri odseky na dve vety. Michal musí stanoviť, čo by tím nemal vkladať do ChatGPT v práci a kde sa môže AI pýtať na firemné záležitosti.
Samotný zákaz môže presunúť AI na súkromné účty
Samotný zákaz používania AI nedáva tímu spôsob, ako vykonať prácu, na ktorú doteraz používal chatbota. Bez uvedenej alternatívy môže zamestnanec siahnuť po súkromnom účte alebo telefóne a firma nebude vedieť, aký obsah tam odoslal.
Takéto používanie AI nástrojov bez vedomia firmy sa nazýva shadow AI. Je to názov javu, nie hodnotenie projektantky Michala. V tomto príbehu chcela len rýchlejšie zredigovať mail; nikto jej predtým nepovedal, čo môže vložiť ani kde by to mala urobiť.
Začnite teda rozhovorom o skutočných úlohách. Ak tím žiada AI o návrhy odpovedí, preklady a zhrnutia, určte pre každú z týchto činností prípustný obsah. Až potom určte nástroj.
Text odoslaný modelu opúšťa firmu
Text odoslaný modelu sa dostane k jeho poskytovateľovi, aj vtedy, keď používate Asistenta AI v Task Manageri. Vlastný server aplikácie nemení, kam ide otázka s kontextom.
Keď tím používa firemný nástroj namiesto náhodného súkromného účtu, administrátor vyberá poskytovateľa a nastavuje prístup, pričom firma platí za používanie modelu. V Task Manageri administrátor zadáva API kľúč firmy. API kľúč sú údaje, vďaka ktorým sa program pripája k službe poskytovateľa; firma si zúčtuje spotrebu priamo u OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude alebo xAI Grok, bez marže sprostredkovateľa. Overte si podmienky svojho plánu u vybraného poskytovateľa.
To neznamená, že do Asistenta AI možno poslať čokoľvek. Aj obsah zašifrovaný v programe treba pred odovzdaním modelu dešifrovať. Rozsah odovzdávaných údajov sme opísali samostatne v texte o tom, čo sa dostane k poskytovateľovi AI.
ChatGPT v práci: čo sa smie vkladať a pri čom sa zastaviť?
Do verejného chatbota môžete posielať obsah, ktorého zverejnenie mimo firmy by nespôsobilo škodu. Pri údajoch klientov, obchodných podmienkach a interných dokumentoch sa zastavte skôr, než použijete tlačidlo „Odoslať“.
| Zvyčajne sa hodí na verejný chat | Zastavte sa pred odoslaním |
|---|---|
| Vlastný návrh mailu bez údajov klienta | Mail s menom, adresou alebo opisom záležitosti klienta |
| Poznámka z brainstormingu bez dôverných dohôd | Kalkulácia, ponuka s obchodnými podmienkami alebo zmluva |
| Otázka na formuláciu vety | Personálny dokument alebo interné personálne dohody |
| Marketingový text určený na publikovanie | Heslo alebo API kľúč - nevkladajte ich do chatu |
Pravidlo pre tím sa zmestí do jednej otázky: poslali by ste rovnaký obsah mailom neznámej osobe mimo firmy? Ak nie, nevkladajte ho do verejného chatu. Je to praktické pravidlo pre prácu, nie právna rada; téme predpisov a miesta uchovávania údajov sa venuje text o programe na úlohy, GDPR a vlastnom serveri.
Pri maile, ktorý videl Michal, je odpoveď jednoduchá. Projektantka môže požiadať verejný chat o spôsob skrátenia neutrálneho textu, ale nemala by na to posielať celú korešpondenciu s údajmi klienta. Potrebuje aj miesto, kde môže pracovať na správnom vlákne bez prepisovania do cudzieho okna.
Tri rozhodnutia dajú tímu jednu cestu
Tím potrebuje vyhradené miesto na otázky o firemných záležitostiach, firemný účet u poskytovateľa modelu a stanovený rozsah prístupu. Michal teda s tímom určí, kam smerovať otázky o firemných vláknach, kto spravuje účet a kto môže AI používať.
Najprv pomenujte miesto: „na otázky o vláknach úloh sa pýtame AI v pracovnom programe, nie na súkromných účtoch”. Potom stanovte, kto spravuje kľúč a vyúčtovanie u poskytovateľa. Nakoniec určte, kto môže AI používať a k akému firemnému obsahu má prístup. Samotná prosba „dávajte pozor, čo posielate” tieto dohody nenahradí.
Zapíšte si tiež, ako postupovať pri hraničnej otázke. V utorok chce Marta preložiť správu klienta s cenovou ponukou a Krzysiek zase verejný opis služby. Nemusia dostať rovnakú odpoveď len preto, že obe činnosti sa nazývajú prekladom.
V Task Manageri patrí kľúč a nastavenia AI firme
V Task Manageri administrátor vyberie poskytovateľa modelu a zadá API kľúč v Nastaveniach, v záložke AI. Program kľúč v databáze zašifruje a po uložení ho nezobrazuje celý.
Michal môže vybrať OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude alebo xAI Grok. Po zadaní kľúča obnoví zoznam modelov načítaných z účtu poskytovateľa a vyberie model; jeden pri každom poskytovateľovi má označenie „odporúčaný“. Firma platí poskytovateľovi za spotrebu AI priamo, nie formou predplatného za každého zamestnanca. Spôsob zúčtovania a konfiguráciu podrobnejšie opisuje text o vlastnom AI kľúči vo firme.
V nastaveniach administrátor tiež rozhoduje, či sa história rozhovorov s Asistentom AI má ukladať do databázy; predvolene je to zapnuté. Môže nastaviť maximálnu dĺžku odpovede od 1024 do 16384 tokenov, predvolene 4096. Tokeny sú jednotky, podľa ktorých poskytovateľ zúčtováva spracovaný text; dlhšia odpoveď môže zvýšiť náklady. Samotný Task Manager spolu s dátami aplikácie beží na serveri klienta - stačí bežný zdieľaný hosting.
Oprávnenia obmedzujú, k čomu sa Asistent AI dostane
Asistent AI siaha len k obsahu dostupnému pre používateľa, ktorý kladie otázku. Administrátor zapína AI samostatne v úlohách, chatoch a okne Asistenta AI; osoba bez príslušného oprávnenia danú funkciu v rozhraní nevidí.
Marta môže ako zdroje uviesť svoje úlohy, Kalendár, Pracovný priestor, konkrétnu úlohu, chat alebo poznámku. Vo variante Pro, kde fungujú moduly Súbory a Pošta, môže uviesť aj priečinok alebo súbor a vlastnú poštovú schránku. Ukazovateľ zaplnenia zobrazuje, koľko znalostí sa zmestilo; keď sa časť materiálu nedostane do kontextu, Asistent AI uvedie, čo vynechal. O tom, kto vidí úlohy a ako fungujú oprávnenia, si prečítate v samostatnom texte.
Pošta ako zdroj znalostí AI je predvolene vypnutá. Administrátor ju musí vedome zapnúť, pretože obsah uvedenej korešpondencie sa dostane k poskytovateľovi modelu; po zapnutí môže používateľ uviesť výlučne vlastné schránky. Prístup Asistenta AI na internet vyžaduje samostatné oprávnenie a umožňuje prečítať uvedenú stránku, nie prehľadávať sieť ako vyhľadávač.
Zamestnanec si zachováva súkromie svojich otázok voči tímu. Rozhovory s Asistentom AI nevidí nikto iný, ani administrátor. Keď sa Marta pýta na zhrnutie priamo v úlohe alebo chate, otázku aj odpoveď vidí len ona, a odpoveď je označená „LEN PRE VÁS“.
Firemné vlákno nemusí putovať do druhého okna
Zamestnanec môže požiadať Asistenta AI o pomoc bez kopírovania vlákna úlohy alebo chatu do verejnej stránky. Obsah potrebný na odpoveď sa načíta z programu, no otázka spolu s kontextom stále putuje k vybranému poskytovateľovi modelu na kľúči firmy.
V stredu si Marta otvorí rozhovor o projekte a súkromne sa opýta: „Zhrň toto vlákno“. Ak chce len inak si prečítať dlhú výmenu správ, použije režim Usporiadať s možnosťou „Zhrnúť“; takýto výsledok zostáva len na čas relácie. Súkromnú otázku volí, keď sa chce doopýtať na dohody, a režim Usporiadať - keď jej stačí skrátená verzia rozhovoru na obrazovke.
Pri koncepte odpovede môže Marta v editore použiť „Vylepšiť text“. Funkcia zlepší jazyk a štýl, zachová rozloženie textu a zmenu možno vrátiť späť. Môže tiež požiadať Asistenta AI o preklad alebo o prečítanie prílohy vo vlákne, ku ktorému má prístup, napríklad súboru DOCX alebo PDF s textovou vrstvou.
V piatok Michal potrebuje dokument s dohodami. Asistent AI pripraví text a aplikácia zostaví súbor Word alebo PDF na stiahnutie. Michal môže s tímom prebrať tieto využitia AI v kancelárskej práci a určiť jedno miesto na bežné otázky. Tieto využitia nerušia pravidlo, že pred odoslaním firemného obsahu modelu treba posúdiť jeho rozsah.
Hranice programu treba poznať pred zapnutím AI
Task Manager nemá vlastný model AI. Bez účtu a kľúča u poskytovateľa funkcie AI nefungujú, hoci samotný program naďalej obsluhuje úlohy a komunikáciu tímu.
Asistent AI nenahradí vyhľadávač: aj s oprávnením na internet načíta len uvedenú adresu stránky. Nerozpozná ani text v PDF, ktoré je iba skenom, pretože nemá OCR, teda funkciu čítania písmen z obrázka. Nečíta ani staré súbory DOC. Externé otázky si preto overujte v prehliadači a dokument na čítanie AI pripravte v podporovanom formáte s textom.
Rozlišujte aj varianty. V Standarde Asistent AI využíva aktuálny rozhovor a zdroje, ktoré uvediete. V Pro sú navyše dostupné Pošta, Súbory, Databáza znalostí AI a šifrovanie obsahu AES-256; Databáza znalostí AI umožňuje Asistentovi nachádzať informácie vo firemných znalostiach. Šifrovanie obsahu nezastaví odoslanie kontextu poskytovateľovi modelu - pred odoslaním ho program dešifruje. Pomoc s výberom nájdete v porovnaní variantov Standard a Pro.
Zajtra si spíšte päť vecí, ktoré tím posiela AI
Zajtra sa opýtajte tímu na päť druhov obsahu, s ktorými sa v poslednom čase obrátil na AI. Pri každom si zapíšte, či by mohol bez ujmy opustiť firmu, a vedľa uveďte miesto na otázky týkajúce sa firemných záležitostí.
Pre Michalovu firmu Task Manager znamená úlohy a rozhovory na vlastnom serveri, AI na kľúči firmy a prístup obmedzený oprávneniami. Licencia je trvalá, bez predplatného za používateľa: variant Standard v pláne Starter pre maximálne 8 osôb stojí 690 zł a v pláne Classic pre maximálne 20 osôb - 1 490 zł. Cena zahŕňa 12 mesiacov aktualizácií; neskôr je obnovenie voliteľné. Spotrebu AI firma hradí osobitne u poskytovateľa modelu.
Po spísaní pravidiel sa pozrite, ako vyzerá práca v programe: Demo.
Najčastejšie otázky
Môžu zamestnanci používať ChatGPT v práci?
Áno, môžete povoliť ChatGPT pre konkrétne úlohy a stanoviť, aký obsah by doň tím nemal vkladať. Zároveň určte miesto na otázky o firemných témach, namiesto toho, aby ste zamestnancov nechali len so zákazom.
Čo nevkladať do verejného chatbota?
Nevkladajte heslá, API kľúče, údaje klientov, kalkulácie, obchodné podmienky, zmluvy ani personálne dokumenty. Riaďte sa zásadou, že neodosielate obsah, ktorý by ste neposlali neznámej osobe mimo firmy.
Odosiela Asistent AI v Task Manageri obsah mimo firmu?
Áno, otázka s kontextom ide k vybranému poskytovateľovi modelu na kľúč firmy. To, že dáta aplikácie sú na vašom serveri, neznamená, že model beží na tom istom serveri.
Vidí administrátor otázky zamestnancov kladené Asistentovi AI?
Nie, vlákna konverzácií s Asistentom AI sú súkromné, aj voči administrátorovi. Administrátor však určuje, kto má prístup k funkciám AI.
Dá sa obmedziť, k čomu AI v Task Manageri siaha?
Áno, Asistent AI využíva obsah dostupný pre pýtajúceho sa používateľa a administrátor zapína AI samostatne v úlohách, chatoch a okne Asistenta AI. Pošta ako zdroj znalostí je štandardne vypnutá a prístup na internet vyžaduje samostatné oprávnenie.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
