V pondělí se Marta, majitelka 11členné účetní kanceláře, zarazí před zadáním API klíče. Chce vědět, jestli poskytovatel modelu uvidí faktury klientů, poštu a celou databázi úkolů. Marta si chce ujasnit, co se při její otázce odesílá poskytovateli AI, co zůstává na firemním serveru a zda model dostává obsah i mimo okno konverzace.
Co se odesílá poskytovateli AI, když položíte otázku?
Poskytovateli AI se odesílá vaše otázka a kontext, který AI asistent používá k odpovědi. Neznamená to, že se odesílá celá firemní databáze, ale ani to, že její obsah nikdy neopustí server.
Task Manager běží na vašem hostingu: soubory PHP a databáze MySQL jsou na vašem serveru. Tam uchováváte data aplikace, otázky pro model však tento server opouštějí. Prohlížeč nestahuje knihovny, písma ani ikony z cizích serverů; odchozí připojení navazuje aplikační server. Server se může připojovat také k poštovnímu serveru nebo licenčnímu panelu, pokud tato připojení zapnete. Když používáte AI asistenta, server odesílá otázku a potřebný kontext vybranému modelu. Toto rozlišení je důležitější než heslo „data u vás“.
Můžete si vybrat OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok. Zadáte vlastní API klíč, tedy identifikátor, který aplikaci umožňuje používat váš účet u poskytovatele, a platíte přímo tomuto poskytovateli. Task Manager si nepřipočítává marži; uložený klíč je šifrovaný a později se nezobrazuje celý. Podmínky zpracování dat modelem si ověřte u vybrané společnosti, než jí začnete odesílat firemní obsah. Více o tomto rozdělení nákladů a odpovědnosti se dočtete v článku o vlastním klíči AI ve firmě.
Vidí AI asistent pouze zdroje, které ručně vyberete?
Ne. Ručně vybrané zdroje nasměrují konverzaci k určeným tématům, ale AI asistent může ve znalostní bázi najít také dokument, ke kterému máte přístup, aniž byste ho přidali tlačítkem Zdroje. Do kontextu asistenta se může dostat také souhrn vaší historie aktivit, pokud ji používáte.
Nové konverzační vlákno začíná jako obecné a zobrazuje vaše úkoly. Tlačítko „Zdroje“ umožňuje přidat kalendář, Pracovní prostor, konkrétní úkol nebo chat, poznámku, složku či soubor. Pošta se mezi možnostmi objeví až po souhlasu administrátora. Každé vlákno má vlastní sadu zdrojů, takže nemusíte ve všech konverzacích používat stejný rozsah.
V úterý Marta založí vlákno „Uzávěrka měsíce“ a vybere týmový Pracovní prostor. Zvlášť založí vlákno „Klient Nord“, ve kterém vybere jeden úkol a poznámku ze schůzky. Rozdíl je praktický: první otázka může vyžadovat širší přehled o práci, druhá ho nepotřebuje jen proto, že se týká klienta.
Při výběru úkolu nebo chatu zkontrolujte také přílohy. AI asistent bere v úvahu i soubory přidané do tohoto vlákna, a to jak ze zpráv, tak z modulu Soubory; u názvu vidíte jejich počet. Ukazatel zaplnění pod seznamem zdrojů zobrazuje, kolik z vybraných informací se vešlo. Pokud jich vyberete příliš mnoho, AI asistent vás informuje, co nezohlednil. Kontext načítá z databáze při každé otázce, takže nově přidaná příloha se může promítnout do další odpovědi.
Znamená soukromá odpověď, že obsah neopouští firmu?
Ne. „Soukromá“ zde popisuje, kdo v Task Manageru vidí konverzaci, nikoli kde model otázku zpracovává. Otázka spolu s použitým kontextem se stále odesílá poskytovateli AI.
Ve středu Marta otevře úkol a klikne na „AI asistent“ u pole pro odpověď. V tomto režimu AI asistent vidí obsah vlákna i jeho přílohy a její otázka i odpověď zůstávají ostatním účastníkům skryté. Odpověď je označena „POUZE PRO VÁS“. Stejně tak jsou soukromá samostatná konverzační vlákna s AI asistentem - nevidí je ani administrátor.
Kliknutím na „Uspořádat“ vyberete jeden ze čtyř režimů zpracování vlákna: „Původní obsah“, „Vylepšit“, „Shrnout“ nebo „Expert“. Režim zpracovává zprávy po dávkách po 8, počínaje nejnovějšími; výsledek platí pouze během relace a původní zprávy zůstávají beze změny. I v tomto případě se obsah zpráv odesílá poskytovateli AI, přestože neotevíráte okno konverzace s AI asistentem.
Oprávnění stanovují hranice, ale nenahrazují výběr zdrojů
AI asistent má přístup pouze k úkolům a chatům, ke kterým máte oprávnění; administrátor má přístup ke všem úkolům a chatům, ale ne k soukromým konverzacím ostatních s AI asistentem, nesdíleným poznámkám ani poště ostatních. Zdroje vybírejte zvlášť pro každé vlákno, protože samotné oprávnění k úkolu nebo chatu neznamená, že je jeho obsah potřebný pro každou otázku.
Podobně funguje i znalostní báze: poznámky a Soubory mají vlastní oprávnění. Samotné přiřazení poznámky k Pracovnímu prostoru ji týmu nezpřístupní. Pokud ztratíte přístup k dříve vybranému zdroji, AI asistent ho při další otázce vynechá. To je jedna hranice; druhou je vaše rozhodnutí, na jaký rozsah se modelu ptáte. Podrobněji se tomu věnuje průvodce o rolích a oprávněních u úkolů.
Která čtyři nastavení pomáhají omezit tok dat?
Začněte oprávněními k AI, přístupem k poště, režimem vytváření souhrnů příloh a vlastní historií aktivit. Nejde o jeden přepínač ochrany soukromí: každá z těchto možností omezuje jiný druh kontextu nebo volání modelu.
| Co kontrolujete | Jak to ovlivňuje používání AI |
|---|---|
| Oprávnění k AI v úkolech, chatech a okně Asistenta | Administrátor je uděluje samostatně. Bez konkrétního oprávnění funkce zmizí z uživatelského rozhraní. |
| „Povolit používat poštu jako zdroj znalostí AI“ | Tato možnost je ve výchozím nastavení vypnutá. Po jejím zapnutí může uživatel vybrat pouze vlastní schránku nebo vlákno; jejím opětovným vypnutím se odpojí i dříve vybrané zdroje pošty. |
| „Souhrny příloh pomocí AI“ | Výchozí režim „Ručně“ vyžaduje kliknutí na „Vytvořit souhrn“. Každý soubor, pro který se vytvoří souhrn, znamená jedno volání API; automatický režim běží na pozadí a vyžaduje cron, tedy opakovanou úlohu na serveru. |
| Historie aktivit v profilu | Můžete vypnout její ukládání, vyloučit vybraná místa nebo použít „Vymazat historii“, čímž odstraníte záznam i souhrn připravený pro Asistenta. |
Proč je pošta při prvním spuštění vypnutá? Korespondence obsahuje také údaje třetích osob a obsah vybrané schránky nebo zprávy může být odeslán externímu modelu. Ani po zapnutí této možnosti administrátor neuvidí cizí poštu. Pošta se také nikdy nedostane do databáze znalostí indexované na pozadí.
Nezaměňujte historii aktivit za historii konverzací s Asistentem. Administrátor může samostatně zapnout nebo vypnout ukládání konverzací do databáze; ve výchozím nastavení je ukládání zapnuté. Toto nastavení se týká uchovávání konverzací v aplikaci Task Manager, nikoli toho, zda otázku odesíláte modelu. Samostatné oprávnění „AI asistent s přístupem k internetu“ umožňuje načíst obsah konkrétní webové stránky, ale z Asistenta nedělá vyhledávač.
Databáze znalostí může najít dokument i bez ručního výběru
Databáze znalostí AI pomáhá Asistentovi najít informace v materiálech, které máte k dispozici, i když do zdrojů konverzace nepřidáte konkrétní soubor. Když se tedy ptáte, co model uvidí, počítejte i s dokumenty, které může najít tímto způsobem.
Úkoly a chaty se do databáze znalostí ukládají jako souhrny vytvořené modelem. Poznámky a Soubory se indexují v původním znění rozděleném na části; samotné indexování těchto dokumentů nevyžaduje dotaz na model. Indexování dokumentů nespotřebovává dotazy na model, takže nic nestojí a funguje i při vypnuté AI - v takovém případě funguje vyhledávání podle slov. Více o rozdílu mezi indexem a zdroji konverzace vysvětluje průvodce databází znalostí AI a zdroji znalostí.
Ve výchozím nastavení se databáze aktualizuje jednou denně; administrátor může zvolit ruční aktualizaci. Odstraněný dokument z ní zmizí při nejbližší aktualizaci. Ze souborů databáze čte textové formáty: TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX a PDF s textovou vrstvou. Naskenovaný PDF soubor bez textu přečíst nelze, protože program nepoužívá OCR, tedy rozpoznávání textu v obrázku.
Historie aktivit odesílá souhrn, ne nezpracovaný záznam
Do kontextu AI asistenta se může dostat souhrn vaší historie aktivit, nikoli celý záznam. Když používáte Asistenta, tento souhrn je součástí informací předávaných nakonfigurovanému poskytovateli modelu.
Záznam obsahuje pouze odkazy a názvy - ukládá například změnu stavu úkolu, odeslání zprávy nebo otevření poznámky. Neukládá obsah zpráv, poznámek ani e-mailů, vyhledávání nebo akce Automatizací a modul Pošta zůstává zcela mimo záznam; položky starší než 90 dní se automaticky mažou. Historii vidíte pouze vy, nikoli administrátor.
V profilu si můžete prohlédnout 50 posledních událostí, vypnout ukládání nebo vymazat záznam spolu se souhrnem Asistenta. Pokud chcete vyloučit jen jednu konkrétní věc, použijte v nabídce Pracovního prostoru, úkolu, chatu nebo poznámky možnost „Neukládat zde mou aktivitu“. Vyloučení Pracovního prostoru se týká jeho úkolů, chatů a poznámek, ale platí pouze pro vás. Návrhy z historie počítá samotná aplikace, aniž by je odesílala poskytovateli AI. Podrobnosti najdete v popisu historie aktivit.
Čím začít zítra, než tým začne používat AI?
Začněte otázkou k jednomu úkolu v samostatném vlákně AI asistenta; jako zdroj vyberte tento úkol, nikoli celý Pracovní prostor. Potom zkontrolujte odpověď a ukazatel vytížení, projděte nastavení pošty a rozhodněte se, zda chcete používat historii aktivit.
Pokud o tom mluvíte s účetní nebo právníkem, popište celý tok bez zkratek: aplikace ukládá data na vašem serveru, ale otázky s použitým kontextem odesílá poskytovateli modelu prostřednictvím vašeho účtu API. Podmínky poskytovatele si ověřte přímo u něj; Task Manager můžete používat i bez AI. Uspořádání konverzace a výběr zdrojů uvidíte v Demo.
Nejčastější dotazy
Dostávají se data mé firmy k poskytovateli AI?
Ano. Když používáte AI asistenta, poskytovatel obdrží dotaz a použitý kontext, který může zahrnovat vybrané zdroje, nalezené dostupné dokumenty nebo souhrn vaší historie aktivit. Neodesílá se celá firemní databáze.
Může si administrátor přečíst, na co se ptám AI asistenta?
Ne. Vlákna konverzací s AI asistentem jsou soukromá i před administrátorem, stejně jako vaše soukromá pošta a nesdílené poznámky.
Má AI asistent přístup k celé firemní databázi?
Ne. U úkolů a chatů se uplatňují vaše oprávnění a poznámky i Soubory nalezené ve znalostní bázi mají vlastní pravidla přístupu. Administrátor má přístup ke všem úkolům a chatům, ale ne k soukromým konverzacím ostatních s AI.
Čte AI asistent moji poštu?
Ve výchozím nastavení ne. Pošta může být zdrojem konverzace až poté, co tuto možnost zapne administrátor a vybere vaši vlastní schránku nebo vlákno. Tato možnost je ve výchozím nastavení vypnutá a pošta se nikdy nedostane do indexované znalostní báze.
Co se stane, když AI nenastavím?
Task Manager funguje i bez AI a neodesílá dotazy poskytovateli modelu. Návrhy vypočítávané samotnou aplikací na základě historie aktivit také žádného poskytovatele AI nevyžadují.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
