Maanantaina Marta, 11-henkisen tilitoimiston omistaja, pysähtyy ennen API-avaimen syöttämistä. Hän haluaa tietää, näkeekö mallia tarjoava yritys asiakkaiden laskut, sähköpostit ja koko Tehtävät-tietokannan. Marta haluaa selvittää, mitä hänen kysymyksensä mukana lähetetään AI-palveluntarjoajalle, mikä jää yrityksen palvelimelle ja saako malli sisältöä myös keskusteluikkunan ulkopuolelta.
Mitä AI-palveluntarjoajalle lähetetään, kun esität kysymyksen?
AI-palveluntarjoajalle lähetetään kysymyksesi ja se konteksti, jota AI-avustaja käyttää vastatakseen. Tämä ei tarkoita, että koko yrityksesi tietokanta lähetettäisiin, mutta se ei myöskään tarkoita, etteivät sen sisältämät tiedot koskaan poistuisi palvelimelta.
Task Manager toimii omalla palvelimellasi: PHP-tiedostot ja MySQL-tietokanta sijaitsevat palvelimellasi. Säilytät sovelluksen tiedot siellä, vaikka mallille lähetettävät kysymykset poistuvatkin palvelimelta. Selain ei lataa kirjastoja, fontteja eikä kuvakkeita ulkopuolisilta palvelimilta; yhteydet ulospäin muodostaa sovelluspalvelin. Palvelin voi myös muodostaa yhteyden sähköpostipalvelimeen tai lisenssipaneeliin, jos otat nämä yhteydet käyttöön. Kun käytät AI-avustajaa, palvelin lähettää kysymyksen ja tarvittavan kontekstin valitsemallesi mallille. Tämä ero on tärkeämpi kuin lupaus ”tiedot pysyvät sinulla”.
Voit valita OpenAI:n, Google Geminin, Anthropic Clauden tai xAI Grokin. Annat oman API-avaimesi eli tunnisteen, jonka avulla sovellus voi käyttää tiliäsi palveluntarjoajalla, ja maksat suoraan palveluntarjoajalle. Task Manager ei lisää hintaan katetta; tallennettu avain salataan, eikä sitä näytetä myöhemmin kokonaisuudessaan. Tarkista valitsemasi yrityksen ehdot tietojen käsittelylle ennen kuin alat lähettää sille yrityksesi sisältöä. Lue lisää kustannusten ja vastuun jakautumisesta artikkelista, joka käsittelee oman AI-avaimen käyttöä yrityksessä.
Näkeekö avustaja vain lähteet, jotka valitset itse?
Ei. Manuaalisesti valitut lähteet ohjaavat keskustelua valitsemiisi aiheisiin, mutta AI-avustaja voi löytää tietokannasta myös dokumentin, johon sinulla on pääsy, vaikka et lisäisi sitä Lähteet-painikkeella. Avustajan kontekstiin voi päätyä myös tiivistelmä toimintahistoriastasi, jos käytät sitä.
Uusi keskusteluviestiketju alkaa yleisenä, ja siinä näkyvät tehtäväsi. Lähteet-painikkeella voit lisätä kalenterin, Työtilan, tietyn tehtävän tai keskustelun, muistiinpanon, kansion tai tiedoston. Sähköposti tulee valittavaksi vasta, kun ylläpitäjä on antanut siihen luvan. Jokaisella viestiketjulla on omat lähteensä, joten sinun ei tarvitse käyttää samaa rajausta kaikissa keskusteluissa.
Tiistaina Marta luo viestiketjun ”Kuukauden päätös” ja valitsee tiimin Työtilan. Erikseen hän aloittaa viestiketjun ”Asiakas Nord”, jossa hän valitsee yhden tehtävän ja kokousmuistiinpanon. Ero on käytännöllinen: ensimmäinen kysymys voi vaatia laajempaa kuvaa työstä, mutta toinen ei tarvitse sitä vain siksi, että se koskee asiakasta.
Kun valitset tehtävän tai keskustelun, tarkista myös liitteet. Avustaja ottaa huomioon myös kyseiseen viestiketjuun lisätyt tiedostot, sekä viesteistä että Tiedostot-osiosta; tiedostojen nimien vieressä näkyy niiden lukumäärä. Lähdeluettelon alla oleva täyttöpalkki näyttää, kuinka paljon valitsemastasi tiedosta mahtuu mukaan. Jos valitset liikaa, avustaja kertoo, mitä se ei ottanut huomioon. Konteksti haetaan tietokannasta jokaisen kysymyksen yhteydessä, joten uusi liite voi vaikuttaa seuraavaan vastaukseen.
Tarkoittaako yksityinen vastaus, ettei sisältö poistu yrityksestä?
Ei. ”Yksityinen” tarkoittaa tässä sitä, kuka näkee keskustelun Task Managerissa, ei sitä, missä malli käsittelee kysymyksen. Kysymys ja siihen käytetty konteksti lähetetään edelleen AI-palveluntarjoajalle.
Keskiviikkona Marta avaa tehtävän ja napsauttaa vastauskentän vieressä olevaa ”AI-avustaja”-painiketta. Tässä tilassa avustaja näkee viestiketjun sisällön ja sen liitteet, mutta hänen kysymyksensä ja vastauksensa eivät näy muille osallistujille. Vastauksen yhteydessä näkyy merkintä ”VAIN SINULLE”. Myös erilliset keskusteluviestiketjut avustajan kanssa ovat yksityisiä - edes ylläpitäjä ei näe niitä.
Kun napsautat ”Jäsennä”, voit valita viestiketjulle yhden neljästä lukutilasta: ”Alkuperäinen sisältö”, ”Siisti”, ”Tiivistä” tai ”Asiantuntija”. Viestit käsitellään 8 viestin erissä uusimmista alkaen; tulos on käytettävissä vain istunnon aikana, eivätkä alkuperäiset viestit muutu. Myös silloin viestin sisältö lähetetään tekoälypalveluntarjoajalle, vaikka et avaa keskusteluikkunaa AI-avustajan kanssa.
Käyttöoikeudet rajaavat pääsyä, mutta eivät korvaa lähteiden valintaa
AI-avustaja pääsee vain tehtäviin ja keskusteluihin, joihin sinulla on käyttöoikeus. Ylläpitäjällä on pääsy kaikkiin tehtäviin ja keskusteluihin, mutta ei muiden keskusteluihin AI-avustajan kanssa, jakamattomiin muistiinpanoihin eikä muiden sähköposteihin. Valitse lähteet erikseen jokaiseen viestiketjuun, sillä käyttöoikeus tehtävään tai keskusteluun ei itsessään tarkoita, että sen sisältöä tarvitaan jokaisessa kysymyksessä.
Tietopankki toimii samalla tavalla: muistiinpanoilla ja Tiedostoilla on omat käyttöoikeutensa. Muistiinpanon liittäminen Työtilaan ei itsessään jaa sitä tiimin kanssa. Jos menetät pääsyn aiemmin valitsemaasi lähteeseen, avustaja jättää sen huomiotta seuraavan kysymyksen yhteydessä. Tämä on yksi raja; toinen on oma päätöksesi siitä, mitä kysyt mallilta. Aihetta käsittelee tarkemmin opas, joka kertoo tehtävien rooleista ja käyttöoikeuksista.
Mitkä neljä asetusta auttavat rajaamaan tietojen kulkua?
Aloita AI-käyttöoikeuksista, sähköpostin käytöstä, liitteiden yhteenvetotilasta ja omasta toimintahistoriastasi. Ne eivät ole yksi yksityisyyden kytkin: kukin niistä rajoittaa erilaista kontekstia tai mallikutsuja.
| Mitä tarkistat | Miten tämä vaikuttaa AI:n käyttöön |
|---|---|
| AI-käyttöoikeudet tehtävissä, keskusteluissa ja avustajan ikkunassa | Ylläpitäjä määrittää käyttöoikeudet erikseen. Ilman tiettyä käyttöoikeutta toiminto ei näy käyttäjän käyttöliittymässä. |
| ”Salli sähköpostin käyttö AI:n tietolähteenä” | Asetus on oletusarvoisesti pois käytöstä. Kun se otetaan käyttöön, käyttäjä voi valita vain oman postilaatikkonsa tai viestiketjunsa; asetuksen poistaminen käytöstä katkaisee pääsyn myös aiemmin valittuihin sähköpostilähteisiin. |
| ”Liitteiden yhteenvedot AI:lla” | Oletusarvoinen ”Manuaalinen”-tila edellyttää ”Luo yhteenveto” -painikkeen napsauttamista. Jokaisen yhteenvedon sisältävän tiedoston käsittely tarkoittaa yhtä API-kutsua; automaattinen tila toimii taustalla ja edellyttää cronia eli palvelimella ajastettua toistuvaa tehtävää. |
| Toimintahistoria Profiilissa | Voit poistaa sen tallennuksen käytöstä, jättää valitut alueet pois tai käyttää ”Tyhjennä historia” -toimintoa, joka poistaa lokin ja avustajalle laaditun yhteenvedon. |
Miksi sähköposti on oletusarvoisesti pois käytöstä? Kirjeenvaihto sisältää myös kolmansien osapuolten tietoja, ja valitun postilaatikon tai viestin sisältö voidaan lähettää ulkoiselle mallille. Vaikka otat tämän asetuksen käyttöön, ylläpitäjä ei näe muiden sähköposteja. Sähköpostia ei myöskään koskaan lisätä taustalla indeksoitavaan tietopankkiin.
Älä sekoita toimintahistoriaa keskusteluhistoriaan AI-avustajan kanssa. Ylläpitäjä voi erikseen ottaa keskustelujen tallennuksen tietokantaan käyttöön tai poistaa sen käytöstä; tallennus on oletusarvoisesti käytössä. Tämä asetus koskee keskustelujen tallentamista Task Manageriin, ei sitä, lähetetäänkö kysymys mallille. Erillinen käyttöoikeus ”AI-avustaja internetyhteydellä” mahdollistaa valitun verkkosivun sisällön hakemisen, mutta ei tee avustajasta hakukonetta.
Tietopankki voi löytää dokumentin ilman manuaalista valintaa
AI-tietopankki auttaa avustajaa löytämään tietoa materiaaleista, joihin sinulla on pääsy, vaikka et lisäisi tiettyä tiedostoa keskustelun lähteisiin. Siksi pohtiessasi, mitä malli näkee, ota huomioon myös dokumentit, jotka voidaan löytää tätä kautta.
Tehtävät ja keskustelut päätyvät tietopankkiin mallin laatimina tiivistelminä. Muistiinpanot ja Tiedostot indeksoidaan alkuperäisessä muodossaan osiin jaettuina; pelkkä näiden asiakirjojen indeksointi ei vaadi mallille lähetettävää pyyntöä. Asiakirjojen indeksointi ei kuluta mallipyyntöjä, joten se ei maksa mitään ja toimii myös silloin, kun AI on poissa käytöstä - tällöin haku toimii sanojen perusteella. Indeksin ja keskustelun lähteiden eroa käsitellään tarkemmin oppaassa AI-tietopankista ja tietolähteistä.
Tietopankki päivittyy oletusarvoisesti kerran päivässä; ylläpitäjä voi valita manuaalisen päivityksen. Poistettu asiakirja katoaa tietopankista seuraavan päivityksen yhteydessä. Tiedostoista tietopankki lukee tekstimuotoja: TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX ja tekstikerroksen sisältävät PDF-tiedostot. Pelkkää kuvaa sisältävää PDF-skannausta ei lueta, koska ohjelma ei käytä OCR:ää eli kuvassa olevan tekstin tunnistusta.
Toimintahistoria lähettää yhteenvedon, ei raakaa lokia
AI-avustajan kontekstiin voi päätyä yhteenveto toimintahistoriastasi koko lokin sijaan. Kun käytät avustajaa, tämä yhteenveto on osa tietoja, jotka välitetään määritetylle mallipalveluntarjoajalle.
Loki tallentaa vain viitteitä ja otsikoita - esimerkiksi tehtävän tilan muutoksen, viestin lähettämisen tai muistiinpanon avaamisen. Se ei tallenna viestien, muistiinpanojen tai sähköpostien sisältöä, hakuja eikä Automaatioiden toimintoja. Sähköposti-moduuli jää kokonaan lokin ulkopuolelle. Yli 90 päivää vanhat merkinnät poistetaan automaattisesti. Vain sinä näet historian, ei ylläpitäjä.
Profiilissa voit tarkastella 50 viimeisintä tapahtumaa, poistaa tallennuksen käytöstä tai tyhjentää lokin yhdessä avustajan yhteenvedon kanssa. Jos haluat jättää vain yhden asian lokin ulkopuolelle, valitse Työtilan, tehtävän, keskustelun tai muistiinpanon valikosta ”Älä tallenna toimiani täällä”. Työtilan jättäminen lokin ulkopuolelle koskee sen tehtäviä, keskusteluja ja muistiinpanoja, mutta vain sinun osaltasi. Historiaan perustuvat ehdotukset laskee sovellus itse lähettämättä niitä tekoälypalveluntarjoajalle. Lue lisää toimintahistoriasta.
Mistä kannattaa aloittaa huomenna, ennen kuin tiimi käyttää AI:ta?
Aloita kysymällä yhdestä tehtävästä AI-avustajan erillisessä viestiketjussa. Valitse lähteeksi kyseinen tehtävä, älä koko Työtilaa. Tarkista sen jälkeen vastaus ja käyttöastepalkki, käy läpi sähköpostiasetukset ja päätä, haluatko käyttää toimintahistoriaa.
Jos keskustelet asiasta kirjanpitäjän tai juristin kanssa, kuvaile tiedonkulkua suoraan: sovellus tallentaa tiedot palvelimellesi, mutta kysymykset ja niiden mukana käytetty konteksti lähetetään mallipalveluntarjoajalle API-tililläsi. Tarkista palveluntarjoajan ehdot suoraan siltä. Task Manageria voi käyttää myös ilman AI:ta. Voit tutustua keskustelunäkymään ja lähteiden valintaan Demossa.
Usein kysytyt kysymykset
Päätyvätkö yritykseni tiedot AI-palveluntarjoajalle?
Kyllä. Kun käytät AI-avustajaa, palveluntarjoajalle lähetetään kysymys ja siinä käytetty konteksti. Se voi sisältää valittuja lähteitä, löytyneitä käyttöoikeuksiesi mukaisia asiakirjoja tai yhteenvedon toimintahistoriastasi. Koko yrityksen tietokantaa ei lähetetä.
Voiko ylläpitäjä lukea, mitä kysyn AI-avustajalta?
Ei. AI-avustajan kanssa käydyt keskustelut ovat yksityisiä myös ylläpitäjältä, kuten yksityinen sähköpostisi ja muistiinpanot, joita et ole jakanut.
Pääseekö AI-avustaja käsiksi koko yrityksen tietokantaan?
Ei. Tehtävissä ja keskusteluissa noudatetaan käyttöoikeuksiasi, ja tietopankista löytyviin muistiinpanoihin ja Tiedostoihin sovelletaan niiden omia käyttöoikeuksia. Ylläpitäjä pääsee käsiksi kaikkiin Tehtäviin ja keskusteluihin, mutta ei muiden yksityisiin AI-keskusteluihin.
Lukeeko AI-avustaja sähköpostini?
Ei oletuksena. Sähköposti voi olla keskustelun lähde vasta, kun ylläpitäjä ottaa tämän käyttöön ja valitset oman postilaatikkosi tai viestiketjun. Asetus on oletuksena pois käytöstä, eikä sähköposti koskaan päädy indeksoituun tietopankkiin.
Mitä tapahtuu, jos en määritä AI:ta?
Task Manager toimii edelleen ilman AI:ta eikä lähetä kyselyitä mallipalveluntarjoajalle. Myöskään sovelluksen itsensä toimintahistorian perusteella laskemat ehdotukset eivät edellytä AI-palveluntarjoajaa.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
