Lunedì Marta, titolare di uno studio di contabilità con 11 persone, esita prima di inserire la chiave API. Vuole sapere se l’azienda che fornisce il modello potrà vedere le fatture dei clienti, la posta e l’intera base di attività. Marta vuole capire cosa viene inviato al fornitore di AI quando fa una domanda, cosa resta sul server aziendale e se il modello riceve contenuti anche al di fuori della finestra della conversazione.
Quali dati arrivano al fornitore AI quando fai una domanda?
Al fornitore AI arrivano la tua domanda e il contesto che l'Assistente AI usa per rispondere. Questo non significa che venga inviata l'intera base aziendale, ma nemmeno che i suoi contenuti non lascino mai il server.
Task Manager funziona sul tuo hosting: i file PHP e il database MySQL si trovano sul tuo server. È lì che conservi i dati dell'applicazione, anche se le domande inviate al modello lasciano quel server. Il browser non scarica librerie, font o icone da server esterni; è il server dell'applicazione ad avviare le connessioni in uscita. Il server può anche collegarsi al server di posta o al pannello delle licenze, se abiliti queste connessioni. Quando usi l'Assistente AI, il server invia la domanda e il contesto necessario al modello scelto. Questa distinzione è più importante dello slogan «i dati restano sul tuo server».
Puoi scegliere OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. Inserisci la tua chiave API, cioè un identificativo che consente all'applicazione di usare il tuo account presso il fornitore, e paghi direttamente quest'ultimo. Task Manager non applica alcun ricarico; la chiave salvata è crittografata e in seguito non viene mai mostrata per intero. Prima di inviare contenuti aziendali, verifica le condizioni di trattamento dei dati del modello presso l'azienda scelta. Puoi approfondire questa ripartizione dei costi e delle responsabilità nell'articolo sulla chiave AI personale in azienda.
L'Assistente vede solo le fonti che selezioni manualmente?
No. Le fonti selezionate manualmente orientano la conversazione sugli argomenti indicati, ma l'Assistente AI può anche trovare nella base di conoscenza un documento a cui hai accesso, senza che tu lo aggiunga con il pulsante Fonti. Nel contesto dell'Assistente può rientrare anche un riepilogo della tua cronologia attività, se la usi.
Una nuova discussione inizia in modalità generale e mostra le tue attività. Il pulsante «Fonti» permette di aggiungere il Calendario, uno Spazio di lavoro, una specifica attività o chat, una nota, una cartella o un file. La Posta comparirà tra le opzioni solo dopo l'autorizzazione dell'amministratore. Ogni discussione ha un proprio insieme di fonti, quindi non devi usare lo stesso ambito in tutte le conversazioni.
Martedì Marta crea una discussione «Chiusura del mese» e seleziona lo Spazio di lavoro del team. A parte, apre la discussione «Cliente Nord», in cui sceglie una singola attività e una nota della riunione. La differenza è pratica: la prima domanda può richiedere una visione più ampia del lavoro, mentre la seconda non ne ha bisogno solo perché riguarda un cliente.
Quando selezioni un'attività o una chat, controlla anche gli allegati. L'Assistente usa anche i file caricati nella discussione, sia dai messaggi sia dal modulo File; accanto al nome ne vedi il numero. La barra di utilizzo sotto l'elenco delle fonti mostra quante delle informazioni selezionate sono state incluse. Se ne selezioni troppe, l'Assistente ti dirà cosa non ha preso in considerazione. Il contesto viene recuperato dal database a ogni domanda, quindi un allegato appena aggiunto può essere incluso nella risposta successiva.
Una risposta privata significa che il contenuto non lascia l'azienda?
No. Qui «privata» indica chi può vedere la conversazione in Task Manager, non dove il modello elabora la domanda. La domanda e il contesto utilizzato vengono comunque inviati al fornitore AI.
Mercoledì Marta apre un'attività e clicca su «Assistente AI» accanto al campo di risposta. In questa modalità l'Assistente vede il contenuto della discussione e i relativi allegati, mentre la sua domanda e la risposta restano invisibili agli altri partecipanti. La risposta è contrassegnata con «SOLO PER TE». Anche le discussioni separate con l'Assistente sono private: non sono visibili nemmeno all'amministratore.
Facendo clic su «Riordina», scegli una delle quattro modalità di lettura della discussione: «Contenuto originale», «Abbellisci», «Riassumi» o «Esperto». La modalità elabora i messaggi in gruppi di 8, partendo dai più recenti; il risultato è disponibile solo durante la sessione e gli originali restano invariati. Anche in questo caso, il contenuto dei messaggi viene inviato al fornitore di AI, anche se non apri una conversazione con l'Assistente AI.
Le autorizzazioni definiscono il limite, ma non sostituiscono la scelta delle fonti
L'Assistente AI può accedere solo alle attività e alle chat per cui hai le autorizzazioni; l'amministratore può accedere a tutte le attività e le chat, ma non alle conversazioni altrui con l'Assistente AI, alle note non condivise o alla posta degli altri. Scegli le fonti separatamente per ogni discussione: avere l'autorizzazione per un'attività o una chat non significa che il relativo contenuto serva per ogni domanda.
Lo stesso vale per la base di conoscenza: le note e i File mantengono le proprie autorizzazioni. Assegnare una nota a uno Spazio di lavoro non la condivide automaticamente con il team. Se perdi l'accesso a una fonte selezionata in precedenza, l'Assistente la escluderà dalla domanda successiva. Questo è un limite; l'altro è la tua scelta sull'ambito da sottoporre al modello. La guida sui ruoli e le autorizzazioni nelle attività lo approfondisce.
Quali quattro impostazioni aiutano a limitare il flusso di dati?
Inizia dalle autorizzazioni per l'AI, dall'accesso alla posta, dalla modalità di riepilogo degli allegati e dalla tua cronologia attività. Non sono un unico interruttore per la privacy: ciascuna limita un tipo diverso di contesto o di chiamata al modello.
| Cosa controlli | Effetto sull'uso dell'AI |
|---|---|
| Autorizzazioni AI per attività, chat e finestra dell'Assistente | L'amministratore le assegna separatamente. Senza la relativa autorizzazione, la funzione non viene mostrata nell'interfaccia utente. |
| «Consenti l'uso della posta come fonte di conoscenza AI» | L'opzione è disattivata per impostazione predefinita. Dopo averla attivata, l'utente può selezionare solo la propria casella o discussione; se viene disattivata di nuovo, anche le fonti di posta selezionate in precedenza non saranno più accessibili. |
| «Riepiloghi degli allegati tramite AI» | La modalità predefinita «Manuale» richiede di cliccare su «Crea riepilogo». Ogni file riepilogato comporta una chiamata API; la modalità automatica funziona in background e richiede cron, cioè un'attività pianificata ed eseguita periodicamente sul server. |
| Cronologia attività nel Profilo | Puoi disattivarne la registrazione, escludere luoghi specifici oppure usare «Cancella cronologia», che elimina il registro e il riepilogo preparato per l'Assistente. |
Perché la posta è disattivata all'inizio? La corrispondenza contiene anche dati di terze persone e il contenuto della casella o del messaggio selezionato può essere inviato a un modello esterno. Anche se l'opzione è attiva, l'amministratore non può vedere la posta degli altri. Inoltre, la posta non viene mai inserita nella base di conoscenza indicizzata in background.
Non confondere la cronologia attività con la cronologia delle conversazioni con l'Assistente. L'amministratore può attivare o disattivare separatamente il salvataggio delle conversazioni nel database; per impostazione predefinita, il salvataggio è attivo. Questa impostazione riguarda la conservazione delle conversazioni in Task Manager, non l'invio delle domande al modello. L'autorizzazione separata «Assistente AI con accesso a Internet» consente di recuperare il contenuto di una pagina web selezionata, ma non trasforma l'Assistente in un motore di ricerca.
La base di conoscenza può trovare un documento senza che tu lo selezioni manualmente
La base di conoscenza AI aiuta l'Assistente a trovare informazioni nei materiali a cui hai accesso, anche se non aggiungi un file specifico alle fonti della conversazione. Perciò, quando ti chiedi cosa vedrà il modello, considera anche i documenti che potrebbe trovare in questo modo.
Le Attività e le chat entrano nella base di conoscenza sotto forma di riepiloghi creati dal modello. Le Note e i File vengono indicizzati nel testo originale, suddiviso in frammenti; la sola indicizzazione di questi documenti non richiede query al modello. L'indicizzazione dei documenti non consuma query al modello, quindi non ha costi e funziona anche con l'AI disattivata - in quel caso è possibile cercare per parole. Per saperne di più sulla differenza tra indice e fonti delle conversazioni, consulta la guida alla base di conoscenza AI e alle fonti di conoscenza.
Per impostazione predefinita, la base si aggiorna una volta al giorno; l'amministratore può scegliere l'aggiornamento manuale. Un documento eliminato scompare al successivo aggiornamento. Dai File, la base legge i formati testuali: TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX e PDF con livello di testo. Non è possibile leggere le scansioni PDF senza testo, perché il programma non usa l'OCR, cioè il riconoscimento del testo nelle immagini.
La Cronologia attività invia un riepilogo, non il registro grezzo
Nel contesto dell'Assistente AI può rientrare un riepilogo della tua Cronologia attività, non l'intero registro. Quando usi l'Assistente, questo riepilogo fa parte delle informazioni inviate al fornitore del modello configurato.
Il registro conserva solo riferimenti e titoli - include, tra le altre cose, le modifiche allo stato delle attività, l'invio di messaggi e l'apertura di note. Non registra il contenuto di messaggi, note o email, le ricerche né le azioni delle Automazioni; il modulo Posta resta completamente escluso dal registro. Le voci più vecchie di 90 giorni vengono eliminate automaticamente. Solo tu puoi vedere la cronologia, non l'amministratore.
Nel Profilo puoi consultare gli ultimi 50 eventi, disattivare la registrazione o cancellare il registro insieme al riepilogo dell'Assistente. Se vuoi escludere solo una questione dal registro, usa «Non salvare qui la mia attività» nel menu dello Spazio di lavoro, dell'attività, della chat o della nota. L'esclusione di uno Spazio di lavoro comprende le sue attività, chat e note, ma vale solo per te. I suggerimenti basati sulla cronologia vengono calcolati dall'applicazione stessa, senza inviarli al fornitore di AI. Per maggiori dettagli, consulta la descrizione della Cronologia attività.
Da dove iniziare domani, prima che il team usi l'AI?
Inizia chiedendo informazioni su una singola attività in una discussione separata dell'Assistente AI; indica quell'attività come fonte, non l'intero Spazio di lavoro. Poi controlla la risposta e la barra di capienza, rivedi le impostazioni della posta e decidi se vuoi usare la Cronologia attività.
Se ne parli con la commercialista o l'avvocato, descrivi il flusso senza abbreviazioni: l'applicazione conserva i dati sul tuo server, ma invia le domande insieme al contesto utilizzato al fornitore del modello tramite il tuo account API. Verifica direttamente con il fornitore le condizioni applicabili; puoi usare Task Manager anche senza AI. Puoi vedere la struttura della conversazione e la selezione delle fonti nella Demo.
Domande frequenti
I dati della mia azienda vengono inviati al fornitore di AI?
Sì. Quando usi l’Assistente AI, al fornitore vengono inviate la domanda e il contesto utilizzato, che può comprendere le fonti selezionate, i documenti disponibili trovati o un riepilogo della tua cronologia attività. Non viene inviata l’intera base aziendale.
L’amministratore può leggere cosa chiedo all’Assistente AI?
No. Le discussioni con l’Assistente AI sono private anche rispetto all’amministratore, come la tua posta privata e le note non condivise.
L’Assistente AI ha accesso all’intera base aziendale?
No. Per le attività e le chat si applicano le tue autorizzazioni, mentre le note e i File trovati nella base di conoscenza mantengono le proprie regole di accesso. L’amministratore ha accesso a tutte le attività e chat, ma non alle conversazioni private di altre persone con l’AI.
L’Assistente AI legge la mia posta?
Per impostazione predefinita, no. La Posta può essere usata come fonte della conversazione solo se l’amministratore attiva questa opzione e selezioni la tua casella o una tua discussione. L’opzione è disattivata per impostazione predefinita e la posta non viene mai inserita nella base di conoscenza indicizzata.
Cosa succede se non configuro l’AI?
Task Manager continua a funzionare senza AI e non invia richieste al fornitore del modello. Anche i suggerimenti calcolati dall’applicazione stessa sulla base della cronologia attività non richiedono un fornitore di AI.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
