V pondelok sa Marta, majiteľka 11-člennej účtovníckej kancelárie, zastaví pred zadaním API kľúča. Chce vedieť, či poskytovateľ modelu uvidí faktúry klientov, poštu a celú databázu úloh. Marta si chce ujasniť, čo sa pri jej otázke odošle poskytovateľovi AI, čo zostane na firemnom serveri a či model dostáva obsah aj mimo okna konverzácie.
Čo sa odošle poskytovateľovi AI, keď položíte otázku?
Poskytovateľovi AI sa odošle vaša otázka a kontext, ktorý Asistent AI použije na odpoveď. Neznamená to, že sa odošle celá firemná databáza, ale ani to, že jej obsah nikdy neopustí server.
Task Manager funguje na vašom hostingu: súbory PHP a databáza MySQL sa nachádzajú na vašom serveri. Tam uchovávate údaje aplikácie, hoci otázky pre model tento server opúšťajú. Prehliadač nesťahuje knižnice, písma ani ikony z cudzích serverov; odchádzajúce spojenia iniciuje aplikačný server. Server sa môže pripájať aj k poštovému serveru alebo licenčnému panelu, ak tieto spojenia zapnete. Keď používate Asistenta AI, server odošle otázku a potrebný kontext vybranému modelu. Toto rozlíšenie je dôležitejšie než tvrdenie „dáta máte u seba“.
Môžete si vybrať OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude alebo xAI Grok. Zadáte vlastný API kľúč, teda identifikátor, ktorý aplikácii umožňuje používať váš účet u poskytovateľa, a platíte priamo tomuto poskytovateľovi. Task Manager si nepripočítava maržu; uložený kľúč je šifrovaný a neskôr sa nezobrazuje celý. Podmienky spracovania údajov modelom si overte u vybranej spoločnosti ešte predtým, ako jej začnete odosielať firemný obsah. Viac o tomto rozdelení nákladov a zodpovednosti sa dočítate v článku o vlastnom kľúči AI vo firme.
Vidí Asistent iba zdroje, ktoré vyberiete manuálne?
Nie. Manuálne vybrané zdroje nasmerujú konverzáciu na konkrétne témy, ale Asistent AI môže nájsť aj dokument v znalostnej báze, ku ktorému máte prístup, bez toho, aby ste ho pridali tlačidlom Zdroje. Do kontextu Asistenta sa môže dostať aj súhrn vašej histórie aktivity, ak ju používate.
Nové vlákno konverzácie sa začína ako všeobecné a zobrazuje vaše úlohy. Tlačidlom „Zdroje“ môžete pridať kalendár, Pracovný priestor, konkrétnu úlohu alebo chat, poznámku, priečinok či súbor. Pošta sa medzi možnosťami zobrazí až po súhlase administrátora. Každé vlákno má vlastnú sadu zdrojov, takže nemusíte používať rovnaký rozsah v každej konverzácii.
V utorok Marta vytvorí vlákno „Uzávierka mesiaca“ a vyberie tímový Pracovný priestor. Samostatne založí vlákno „Klient Nord“, v ktorom vyberie jednu úlohu a poznámku zo stretnutia. Rozdiel je praktický: prvá otázka môže vyžadovať širší pohľad na prácu, druhá ho nepotrebuje len preto, že sa týka klienta.
Pri výbere úlohy alebo chatu skontrolujte aj prílohy. Asistent pracuje aj so súbormi pridanými do daného vlákna, a to z jeho správ aj z modulu Súbory; pri názve vidíte ich počet. Indikátor obsadenia pod zoznamom zdrojov ukazuje, koľko vybraných informácií sa zmestilo. Ak vyberiete príliš veľa, Asistent vás upozorní, čo nezohľadnil. Kontext načítava z databázy pri každej otázke, takže nová príloha sa môže zohľadniť už v ďalšej odpovedi.
Znamená súkromná odpoveď, že obsah neopustí firmu?
Nie. „Súkromná“ tu opisuje, kto vidí konverzáciu v Task Manageri, nie miesto, kde model spracúva otázku. Otázka s použitým kontextom sa stále odosiela poskytovateľovi AI.
V stredu Marta otvorí úlohu a pri poli na odpoveď klikne na „Asistent AI“. V tomto režime Asistent vidí obsah vlákna aj jeho prílohy a jej otázka i odpoveď zostávajú ostatným účastníkom skryté. Odpoveď je označená „IBA PRE VÁS“. Rovnako súkromné sú aj samostatné konverzačné vlákna s Asistentom - nevidí ich ani administrátor.
Kliknutím na „Usporiadať“ vyberiete jeden zo štyroch režimov spracovania vlákna: „Pôvodný obsah“, „Vylepšiť“, „Zhrnúť“ alebo „Expert“. Režim ich spracúva po dávkach po 8, pričom začína najnovšími; výsledok platí iba počas relácie a originály zostávajú nezmenené. Aj vtedy sa obsah správ odošle poskytovateľovi AI, hoci neotvoríte okno konverzácie s Asistentom AI.
Oprávnenia určujú hranice, ale nenahrádzajú výber zdrojov
Asistent AI má prístup iba k úlohám a chatom, ku ktorým máte oprávnenia; administrátor má prístup ku všetkým úlohám a chatom, nie však ku konverzáciám iných používateľov s Asistentom AI, nezdieľaným poznámkam ani pošte iných používateľov. Zdroje vyberajte osobitne pre každé vlákno, pretože samotné oprávnenie na prístup k úlohe alebo chatu neznamená, že ich obsah potrebujete pri každej otázke.
Podobne funguje aj znalostná báza: poznámky a Súbory si zachovávajú vlastné oprávnenia. Samotné priradenie poznámky k Pracovnému priestoru ju nesprístupní tímu. Ak stratíte prístup k predtým vybranému zdroju, Asistent ho pri ďalšej otázke vynechá. To je jedna hranica; druhou zostáva vaše rozhodnutie, na aký rozsah sa model pýtate. Viac sa tomu venuje príručka o rolách a oprávneniach pri úlohách.
Ktoré štyri nastavenia pomáhajú obmedziť tok údajov?
Začnite oprávneniami pre AI, prístupom k pošte, režimom sumarizácie príloh a vlastnou históriou aktivity. Nie je to jeden prepínač ochrany súkromia: každá z týchto možností obmedzuje iný typ kontextu alebo volaní modelu.
| Čo kontrolovať | Ako to ovplyvňuje používanie AI |
|---|---|
| Oprávnenia pre AI v úlohách, chatoch a okne Asistenta | Správca ich prideľuje samostatne. Bez konkrétneho oprávnenia funkcia zmizne z používateľského rozhrania. |
| „Povoliť používanie pošty ako zdroja znalostí pre AI“ | Táto možnosť je predvolene vypnutá. Po jej zapnutí môže používateľ vybrať iba vlastnú schránku alebo vlákno; po opätovnom vypnutí sa odpoja aj predtým vybrané zdroje z pošty. |
| „Sumarizácie príloh pomocou AI“ | Predvolený režim „Manuálne“ vyžaduje kliknutie na „Vytvoriť súhrn“. Každý súbor, ktorý sa sumarizuje, znamená jedno volanie API; automatický režim funguje na pozadí a vyžaduje cron, teda pravidelne spúšťanú úlohu na serveri. |
| História aktivity v Profile | Môžete vypnúť jej zaznamenávanie, vylúčiť vybrané miesta alebo použiť možnosť „Vymazať históriu“, ktorá odstráni denník aj súhrn pripravený pre Asistenta. |
Prečo je pošta na začiatku vypnutá? Korešpondencia obsahuje aj údaje tretích strán a obsah vybranej schránky alebo správy sa môže dostať k externému modelu. Ani po zapnutí tejto možnosti správca neuvidí poštu iných používateľov. Pošta sa nikdy nedostáva ani do databázy znalostí indexovanej na pozadí.
Nezamieňajte si históriu aktivity s históriou konverzácií s Asistentom. Správca môže samostatne zapnúť alebo vypnúť ukladanie konverzácií do databázy; predvolene je ukladanie zapnuté. Toto nastavenie sa týka uchovávania konverzácií v Task Manageri, nie toho, či odosielate otázku modelu. Samostatné oprávnenie „Asistent AI s prístupom na internet“ umožňuje načítať obsah zadanej webovej stránky, ale nemení Asistenta na vyhľadávač.
Databáza znalostí môže nájsť dokument aj bez jeho manuálneho výberu
Databáza znalostí AI pomáha Asistentovi nájsť informácie v materiáloch, ku ktorým máte prístup, aj keď do zdrojov konverzácie nepridáte konkrétny súbor. Preto pri otázke, čo model uvidí, berte do úvahy aj dokumenty, ktoré môže nájsť týmto spôsobom.
Úlohy a chaty sa do databázy znalostí ukladajú ako súhrny vytvorené modelom. Poznámky a Súbory sa indexujú v pôvodnom znení, rozdelenom na časti; samotné indexovanie týchto dokumentov nevyžaduje požiadavku na model. Indexovanie dokumentov nespotrebúva požiadavky na model, takže nič nestojí a funguje aj pri vypnutej AI - vtedy funguje vyhľadávanie podľa slov. Viac o rozdiele medzi indexom a zdrojmi konverzácie vysvetľuje sprievodca databázou znalostí AI a zdrojmi znalostí.
Databáza sa predvolene aktualizuje raz denne; správca môže zvoliť manuálnu aktualizáciu. Odstránený dokument z nej zmizne pri najbližšej aktualizácii. Zo súborov databáza číta textové formáty: TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX a PDF s textovou vrstvou. Naskenované PDF bez textu sa nedá prečítať, pretože program nepoužíva OCR, teda rozpoznávanie textu v obrázku.
História aktivity odosiela súhrn, nie surový denník
Do kontextu Asistenta AI sa môže dostať súhrn vašej histórie aktivity, nie celý denník. Keď používate Asistenta, tento súhrn je súčasťou informácií odovzdávaných nakonfigurovanému poskytovateľovi modelu.
Denník uchováva iba odkazy a názvy - zaznamenáva napríklad zmenu stavu úlohy, odoslanie správy alebo otvorenie poznámky. Nezaznamenáva obsah správ, poznámok ani e-mailov, vyhľadávania či akcie Automatizácií a modul Pošta zostáva úplne mimo denníka; záznamy staršie ako 90 dní sa automaticky odstraňujú. Históriu vidíte iba vy, nie správca.
V Profile si môžete pozrieť 50 posledných udalostí, vypnúť zaznamenávanie alebo vymazať denník spolu so súhrnom pre Asistenta. Ak má zostať mimo neho iba jedna vec, použite možnosť „Nezaznamenávať moju aktivitu tu“ v ponuke Pracovného priestoru, úlohy, chatu alebo poznámky. Vylúčenie Pracovného priestoru zahŕňa jeho úlohy, chaty a poznámky, ale platí iba pre vás. Návrhy na základe histórie vypočítava samotná aplikácia bez odosielania údajov poskytovateľovi AI. Podrobnosti nájdete v opise histórie aktivity.
Čím začať zajtra, skôr než tím začne používať AI?
Začnite otázkou o jednej úlohe v samostatnom vlákne Asistenta AI; ako zdroj vyberte túto úlohu, nie celý Pracovný priestor. Potom skontrolujte odpoveď a indikátor využitia, pozrite si nastavenia pošty a rozhodnite sa, či chcete používať históriu aktivity.
Ak sa o tom rozprávate s účtovníčkou alebo právnikom, vysvetlite postup bez skratiek: aplikácia uchováva údaje na vašom serveri, ale otázky s použitým kontextom odosiela poskytovateľovi modelu prostredníctvom vášho účtu API. Podmienky poskytovateľa si overte priamo u neho; Task Manager môžete používať aj bez AI. Rozloženie konverzácie a výber zdrojov si pozriete v Demo.
Najčastejšie otázky
Dostávajú sa údaje mojej firmy k poskytovateľovi AI?
Áno. Keď používate Asistenta AI, poskytovateľ dostane otázku a použitý kontext, ktorý môže zahŕňať vybrané zdroje, dostupné nájdené dokumenty alebo súhrn vašej histórie aktivity. Neodosiela sa pritom celá firemná databáza.
Môže si správca prečítať, na čo sa pýtam Asistenta AI?
Nie. Vlákna konverzácií s Asistentom AI sú súkromné aj pre administrátora, podobne ako vaša súkromná pošta a nezdieľané poznámky.
Má Asistent AI prístup k celej firemnej databáze?
Nie. V úlohách a chatoch platia vaše oprávnenia a poznámky a Súbory nájdené v znalostnej báze si zachovávajú vlastné pravidlá prístupu. Administrátor má prístup ku všetkým úlohám a chatom, nie však k súkromným konverzáciám iných používateľov s AI.
Číta Asistent AI moju poštu?
Predvolene nie. Pošta môže byť zdrojom konverzácie až po zapnutí tejto možnosti administrátorom a výbere vašej vlastnej schránky alebo vlákna. Táto možnosť je predvolene vypnutá a pošta sa nikdy nedostane do indexovanej znalostnej bázy.
Čo sa stane, ak AI nenakonfigurujem?
Task Manager funguje aj bez AI a neposiela požiadavky poskytovateľovi modelu. Návrhy vypočítané samotnou aplikáciou na základe histórie aktivity tiež nevyžadujú poskytovateľa AI.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
