El lunes, Marta, propietaria de una asesoría contable de 11 personas, se detiene antes de introducir la clave de API. Quiere saber si la empresa que proporciona el modelo verá las facturas de sus clientes, el correo y toda la base de datos de tareas. Marta quiere averiguar qué se envía al proveedor de IA cuando hace una pregunta, qué permanece en el servidor de la empresa y si el modelo recibe también contenido que no aparece en la ventana de conversación.
¿Qué se envía al proveedor de IA cuando haces una pregunta?
Al proveedor de IA se envían tu pregunta y el contexto que utiliza el Asistente de IA para responder. Esto no significa que se envíe toda la base de datos de la empresa, pero tampoco que su contenido nunca salga del servidor.
Task Manager funciona en tu servidor: los archivos PHP y la base de datos MySQL están alojados en él. Allí guardas los datos de la aplicación, aunque las preguntas que envías al modelo salen de ese servidor. El navegador no descarga bibliotecas, fuentes ni iconos de servidores externos; las conexiones salientes las inicia el servidor de la aplicación. El servidor también puede conectarse al servidor de correo o al panel de licencias si activas esas conexiones. Cuando utilizas el Asistente de IA, el servidor envía la pregunta y el contexto necesario al modelo que hayas elegido. Esta distinción es más importante que el lema «los datos se quedan contigo».
Puedes elegir OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. Indicas tu propia clave de API, que permite a la aplicación utilizar tu cuenta del proveedor, y pagas directamente a ese proveedor. Task Manager no añade ningún margen; la clave guardada se cifra y después no se muestra completa. Consulta las condiciones de tratamiento de datos del modelo en la empresa que hayas elegido antes de empezar a enviarle contenido de la empresa. Encontrarás más información sobre este reparto de costes y responsabilidades en el artículo sobre el uso de tu propia clave de IA en la empresa.
¿El Asistente solo ve las fuentes que seleccionas manualmente?
No. Las fuentes que seleccionas manualmente orientan la conversación hacia los temas indicados, pero el Asistente de IA también puede encontrar documentos a los que tengas acceso en la base de conocimientos, aunque no los añadas con el botón Fuentes. El contexto del Asistente también puede incluir un resumen de tu historial de actividad, si lo utilizas.
Un nuevo hilo de conversación empieza sin un tema concreto y tiene acceso a tus tareas. El botón «Fuentes» permite añadir el Calendario, un Espacio de trabajo, una tarea o un chat concretos, una nota, una carpeta o un archivo. Correo solo aparecerá entre las opciones cuando lo autorice un administrador. Cada hilo tiene su propio conjunto de fuentes, así que no tienes que utilizar el mismo alcance en todas las conversaciones.
El martes, Marta crea el hilo «Cierre de mes» y selecciona el Espacio de trabajo del equipo. Por separado, crea el hilo «Cliente Nord», en el que elige una tarea y una nota de la reunión. La diferencia es práctica: la primera pregunta puede requerir una visión más amplia del trabajo; la segunda no la necesita solo por tratar sobre un cliente.
Al seleccionar una tarea o un chat, comprueba también los archivos adjuntos. El Asistente también utiliza los archivos añadidos a ese hilo, tanto desde un mensaje como desde el módulo Archivos; junto al nombre aparece el número de archivos. La barra de ocupación debajo de la lista de fuentes indica cuánto del contenido seleccionado ha cabido. Si seleccionas demasiados elementos, el Asistente te indicará cuáles no ha tenido en cuenta. El contexto se obtiene de la base de datos con cada pregunta, por lo que un archivo adjunto recién añadido puede incluirse en la siguiente respuesta.
¿Una respuesta privada significa que el contenido no sale de la empresa?
No. En este caso, «privada» describe quién puede ver la conversación en Task Manager, no dónde procesa la pregunta el modelo. La pregunta y el contexto utilizado siguen enviándose al proveedor de IA.
El miércoles, Marta abre una tarea y hace clic en «Asistente de IA» junto al campo de respuesta. En este modo, el Asistente ve el contenido del hilo y sus archivos adjuntos, pero los demás participantes no pueden ver su pregunta ni la respuesta. La respuesta aparece marcada como «SOLO PARA TI». Los hilos de conversación independientes con el Asistente también son privados: ni siquiera el administrador puede verlos.
Al hacer clic en «Organizar», eliges uno de los cuatro modos de lectura del hilo: «Contenido original», «Mejorar», «Resumir» o «Experto». El modo procesa los mensajes en grupos de 8, empezando por los más recientes; el resultado solo está disponible durante la sesión y los originales no se modifican. El contenido de los mensajes también se envía al proveedor de IA, aunque no abras la ventana de conversación con el Asistente de IA.
Los permisos marcan un límite, pero no sustituyen la selección de fuentes
El Asistente de IA solo puede acceder a las tareas y los chats para los que tienes permisos; el administrador puede acceder a todas las tareas y los chats, pero no a las conversaciones ajenas con el Asistente de IA, las notas que no se hayan compartido ni el correo de otros usuarios. Selecciona las fuentes por separado para cada hilo: tener permiso para acceder a una tarea o un chat no significa que su contenido sea necesario para todas las preguntas.
La base de conocimientos funciona de forma similar: las notas y los Archivos mantienen sus propios permisos. Asignar una nota a un Espacio de trabajo no la comparte con el equipo. Si pierdes el acceso a una fuente que habías seleccionado, el Asistente la omitirá en la siguiente pregunta. Este es uno de los límites; el otro es tu decisión sobre el alcance de la consulta al modelo. Encontrarás más información en la guía sobre roles y permisos en las tareas.
¿Qué cuatro ajustes ayudan a limitar el flujo de datos?
Empieza por los permisos de IA, el acceso al correo, el modo de resumen de archivos adjuntos y tu propio historial de actividad. No son un único interruptor de privacidad: cada ajuste limita un tipo distinto de contexto o de llamadas al modelo.
| Qué comprobar | Cómo afecta al uso de la IA |
|---|---|
| Permisos de IA en tareas, chats y la ventana del Asistente | El administrador los asigna por separado. Sin el permiso correspondiente, la función no aparece en la interfaz del usuario. |
| «Permitir usar el correo como fuente de conocimiento de IA» | La opción está desactivada de forma predeterminada. Al activarla, el usuario solo puede seleccionar su propio buzón o hilo; si se vuelve a desactivar, también se eliminan las fuentes de correo seleccionadas anteriormente. |
| «Resúmenes de archivos adjuntos con IA» | El modo predeterminado, «Manual», requiere hacer clic en «Crear resumen». Cada archivo resumido genera una llamada a la API; el modo automático funciona en segundo plano y requiere un cron, es decir, una tarea programada en el servidor. |
| Historial de actividad en el Perfil | Puedes desactivar su registro, excluir ubicaciones concretas o utilizar «Borrar historial», que elimina el registro y el resumen preparado para el Asistente. |
¿Por qué el correo está desactivado de forma predeterminada? La correspondencia también contiene datos de terceros, y el contenido del buzón o del mensaje seleccionado puede enviarse a un modelo externo. Aunque actives esta opción, el administrador no podrá ver el correo de otros usuarios. El correo tampoco se añade nunca a la base de conocimientos indexada en segundo plano.
No confundas el historial de actividad con el historial de conversaciones con el Asistente. El administrador puede activar o desactivar por separado el almacenamiento de conversaciones en la base de datos; está activado de forma predeterminada. Este ajuste controla el almacenamiento de las conversaciones en Task Manager, no si envías la pregunta al modelo. El permiso independiente «Asistente de IA con acceso a Internet» permite obtener el contenido de una página web indicada, pero no convierte al Asistente en un buscador.
La base de conocimientos puede encontrar documentos aunque no los selecciones manualmente
La base de conocimientos de IA ayuda al Asistente a encontrar información en los materiales a los que tienes acceso, incluso si no añades un archivo concreto a las fuentes de la conversación. Por eso, al preguntarte qué verá el modelo, ten en cuenta también los documentos que pueda encontrar de esta forma.
Las Tareas y los Chats llegan a la base de conocimiento como resúmenes generados por el modelo. Las Notas y los Archivos se indexan con su contenido original, dividido en fragmentos; la propia indexación de estos documentos no requiere consultar al modelo. Indexar documentos no consume consultas al modelo, así que no cuesta nada y funciona incluso con la IA desactivada - en ese caso, se buscan palabras. En esta guía sobre la base de conocimiento de IA y las fuentes de conocimiento se explica mejor la diferencia entre el índice y las fuentes de las conversaciones.
Por defecto, la base de conocimiento se actualiza una vez al día; el administrador puede elegir la actualización manual. Un documento eliminado desaparece de la base en la siguiente actualización. La base lee archivos en formatos de texto: TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX y PDF con capa de texto. No podrá leer un PDF escaneado sin texto porque el programa no utiliza OCR, es decir, reconocimiento de texto en imágenes.
El Historial de actividad envía un resumen, no el registro sin procesar
El contexto del Asistente de IA puede incluir un resumen de tu historial de actividad, no el registro completo. Cuando utilizas el Asistente, ese resumen forma parte de la información que se envía al proveedor de modelos configurado.
El registro solo guarda referencias y títulos - por ejemplo, registra los cambios de estado de una tarea, el envío de un mensaje o la apertura de una nota. No guarda el contenido de mensajes, notas ni correos, las búsquedas o las acciones de Automatizaciones. El módulo Correo queda completamente fuera del registro; las entradas de más de 90 días se eliminan automáticamente. Solo tú puedes ver el historial, no el administrador.
En Perfil puedes consultar los 50 eventos más recientes, desactivar el registro o borrar el historial junto con el resumen del Asistente. Si quieres excluir solo un asunto, usa «No guardes aquí mi actividad» en el menú del Espacio de trabajo, la tarea, el chat o la nota. Al excluir un Espacio de trabajo, también se excluyen sus tareas, chats y notas, pero solo para ti. La aplicación genera sugerencias a partir del historial sin enviarlo al proveedor de IA. Encontrarás más detalles en la descripción del historial de actividad.
¿Por dónde empezar mañana, antes de que el equipo use la IA?
Empieza preguntando por una tarea en un hilo independiente del Asistente de IA; selecciona esa tarea como fuente, no todo el Espacio de trabajo. Después, comprueba la respuesta y la barra de uso, revisa los ajustes del Correo y decide si quieres utilizar el Historial de actividad.
Si vas a hablar de esto con tu asesoría contable o con un abogado, explica el flujo sin omitir nada: la aplicación guarda los datos en tu servidor, pero envía las preguntas con el contexto utilizado al proveedor del modelo a través de tu cuenta de API. Consulta directamente con el proveedor las condiciones que aplica; también puedes utilizar Task Manager sin IA. En la Demo puedes ver cómo se organiza la conversación y cómo se eligen las fuentes.
Preguntas frecuentes
¿Se envían los datos de mi empresa al proveedor de IA?
Sí. Cuando utilizas el Asistente de IA, se envían al proveedor la pregunta y el contexto utilizado, que puede incluir las fuentes seleccionadas, los documentos disponibles que se hayan encontrado o un resumen de tu historial de actividad. No se envía toda la base de datos de la empresa.
¿Puede el administrador leer lo que le pregunto al Asistente de IA?
No. Los hilos de conversación con el Asistente de IA son privados también para el administrador, al igual que tu correo privado y las notas que no hayas compartido.
¿Tiene el Asistente de IA acceso a toda la base de datos de la empresa?
No. En las tareas y los chats se aplican tus permisos, y las notas y los archivos encontrados en la base de conocimiento mantienen sus propias reglas de acceso. El administrador tiene acceso a todas las tareas y chats, pero no a las conversaciones privadas de otras personas con la IA.
¿Lee el Asistente de IA mi correo?
Por defecto, no. Correo solo puede ser una fuente de conversación si el administrador activa esta opción y seleccionas tu propio buzón o un hilo. La opción está desactivada por defecto y el correo nunca se incorpora a la base de conocimiento indexada.
¿Qué pasa si no configuro la IA?
Task Manager sigue funcionando sin IA y no envía consultas al proveedor del modelo. Las sugerencias que calcula la propia aplicación a partir del historial de actividad tampoco requieren un proveedor de IA.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
