På måndagen tvekar Marta, ägare till en redovisningsbyrå med 11 anställda, innan hon anger sin API-nyckel. Hon vill veta om modellleverantören kan se kundernas fakturor, e-post och hela uppgiftsdatabasen. Marta vill ta reda på vad som skickas till AI-leverantören när hon ställer en fråga, vad som stannar på företagets server och om modellen får innehåll även utanför konversationsfönstret.
Vad skickas till AI-leverantören när du ställer en fråga?
AI-leverantören får din fråga och den kontext som AI-assistenten använder för att svara. Det innebär inte att hela företagets databas skickas, men inte heller att innehållet aldrig lämnar servern.
Task Manager körs på din server: PHP-filerna och MySQL-databasen finns på din server. Där lagrar du appens data, även om frågor till modellen lämnar servern. Webbläsaren hämtar inga bibliotek, typsnitt eller ikoner från externa servrar; utgående anslutningar initieras av applikationsservern. Servern kan också ansluta till en e-postserver eller licensportal om du aktiverar dessa anslutningar. När du använder AI-assistenten skickar servern frågan och den kontext som behövs till den valda modellen. Den här skillnaden är viktigare än formuleringen ”data stannar hos dig”.
Du kan välja OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok. Du anger din egen API-nyckel, en identifierare som gör att appen kan använda ditt konto hos leverantören, och betalar leverantören direkt. Task Manager lägger inte på något påslag; den sparade nyckeln är krypterad och visas inte i sin helhet senare. Kontrollera villkoren för modellens databehandling hos företaget du väljer innan du börjar skicka företagets innehåll dit. Läs mer om hur kostnader och ansvar fördelas i artikeln om egen AI-nyckel på företaget.
Ser assistenten bara källor som du väljer manuellt?
Nej. Källor du väljer manuellt styr samtalet mot det du angett, men AI-assistenten kan också hitta ett dokument i kunskapsbasen som du har åtkomst till, utan att du lägger till det med knappen Källor. En sammanfattning av din aktivitetshistorik kan också ingå i assistentens kontext om du använder den.
En ny konversationstråd börjar som generell och visar dina uppgifter. Med knappen ”Källor” kan du lägga till kalendern, en Arbetsyta, en viss uppgift eller chatt, en anteckning, mapp eller fil. E-post visas bland alternativen först när en administratör har godkänt det. Varje tråd har sin egen uppsättning källor, så du behöver inte använda samma omfattning i varje konversation.
På tisdagen skapar Marta tråden ”Månadsavslut” och väljer teamets Arbetsyta. Separat startar hon tråden ”Kund Nord”, där hon väljer en uppgift och en mötesanteckning. Skillnaden är praktisk: den första frågan kan kräva en bredare bild av arbetet, medan den andra inte behöver det bara för att den handlar om en kund.
Kontrollera även bilagorna när du väljer en uppgift eller chatt. Assistenten använder också filer som har lagts till i den tråden, både från meddelanden och från modulen Filer; antalet visas bredvid namnet. Användningsindikatorn under källistan visar hur mycket av den valda informationen som fick plats. Om du väljer för mycket talar assistenten om vad den inte tog med. Kontexten hämtas från databasen vid varje fråga, så en ny bilaga kan användas i nästa svar.
Betyder ett privat svar att innehållet inte lämnar företaget?
Nej. ”Privat” beskriver här vem som kan se konversationen i Task Manager, inte var modellen behandlar frågan. Frågan och den kontext som används skickas fortfarande till AI-leverantören.
På onsdagen öppnar Marta en uppgift och klickar på ”AI-assistent” vid svarsfältet. I det här läget ser assistenten trådens innehåll och dess bilagor, och hennes fråga och svaret är osynliga för de andra deltagarna. Svaret märks med ”ENDAST FÖR DIG”. Separata konversationstrådar med assistenten är också privata - inte ens administratören kan se dem.
När du klickar på ”Strukturera” väljer du ett av fyra läslägen för tråden: ”Ursprungligt innehåll”, ”Förfina”, ”Sammanfatta” eller ”Expert”. Läget bearbetar meddelandena i omgångar om 8, med de senaste först; resultatet gäller bara under sessionen och originalen förblir oförändrade. Meddelandenas innehåll skickas ändå till AI-leverantören, även om du inte öppnar ett konversationsfönster med AI-assistenten.
Behörigheter sätter gränser, men ersätter inte valet av källor
AI-assistenten har bara åtkomst till uppgifter och chattar som du har behörighet till. Administratören har åtkomst till alla uppgifter och chattar, men inte till andras konversationer med AI-assistenten, anteckningar som inte har delats eller andras e-post. Välj källor separat för varje tråd, eftersom behörighet till en uppgift eller chatt inte betyder att innehållet behövs för varje fråga.
Kunskapsbasen fungerar på samma sätt: anteckningar och Filer har egna behörigheter. Att bara tilldela en anteckning till en Arbetsyta delar den inte med teamet. Om du förlorar åtkomsten till en källa du tidigare valt hoppar assistenten över den vid nästa fråga. Det är en gräns; den andra är ditt eget beslut om vilken omfattning du frågar modellen om. Läs mer i guiden om roller och behörigheter för uppgifter.
Vilka fyra inställningar hjälper dig att begränsa dataflödet?
Börja med AI-behörigheter, åtkomst till e-post, läget för sammanfattning av bilagor och din egen aktivitetshistorik. Det finns ingen enda integritetsbrytare: varje inställning begränsar en annan typ av kontext eller modellförfrågningar.
| Vad du kontrollerar | Så påverkar det användningen av AI |
|---|---|
| AI-behörigheter för uppgifter, chattar och assistentfönstret | Administratören tilldelar dem separat. Utan en viss behörighet visas funktionen inte i användargränssnittet. |
| ”Tillåt att e-post används som källa till AI-kunskap” | Alternativet är avstängt som standard. När det aktiveras kan användaren bara välja sin egen inkorg eller tråd. Om det stängs av igen kopplas även tidigare valda e-postkällor bort. |
| ”Sammanfattningar av bilagor med AI” | Standardläget ”Manuellt” kräver att du klickar på ”Skapa sammanfattning”. Varje fil som sammanfattas innebär ett API-anrop. Automatiskt läge körs i bakgrunden och kräver cron, det vill säga ett schemalagt jobb på servern. |
| Aktivitetshistorik i profilen | Du kan stänga av att den sparas, utesluta valda platser eller använda ”Rensa historik”, vilket tar bort loggen och sammanfattningen som skapats för assistenten. |
Varför är e-post avstängt från början? Korrespondens innehåller också uppgifter om tredje part, och innehållet i den inkorg eller det meddelande du väljer kan skickas till en extern modell. Även om alternativet aktiveras kan administratören inte se andras e-post. E-post läggs inte heller någonsin till i den bakgrundsindexerade kunskapsbasen.
Blanda inte ihop aktivitetshistoriken med historiken över konversationer med assistenten. Administratören kan separat aktivera eller inaktivera att konversationer sparas i databasen; sparande är aktiverat som standard. Den inställningen gäller lagring av konversationer i Task Manager, inte om din fråga skickas till modellen. En separat behörighet, ”AI-assistent med internetåtkomst”, gör det möjligt att hämta innehållet på en angiven webbsida, men förvandlar inte assistenten till en sökmotor.
Kunskapsbasen kan hitta ett dokument utan att du väljer det manuellt
AI-kunskapsbasen hjälper assistenten att hitta information i material som du har åtkomst till, även när du inte lägger till en viss fil som källa till konversationen. När du funderar på vad modellen kan se bör du därför också ta hänsyn till dokument som kan hittas på det här sättet.
Uppgifter och chattar läggs till i kunskapsbasen som sammanfattningar skapade av modellen. Anteckningar och Filer indexeras i sitt originalinnehåll, uppdelat i fragment; själva indexeringen av dessa dokument kräver ingen fråga till modellen. Dokumentindexering förbrukar inga modellfrågor, kostar därför ingenting och fungerar även när AI är avstängt - då fungerar sökning på ord. Läs mer om skillnaden mellan indexet och konversationskällor i guiden om AI-kunskapsbasen och kunskapskällorna.
Som standard uppdateras kunskapsbasen en gång om dagen; administratören kan välja manuell uppdatering. Ett borttaget dokument försvinner från den vid nästa uppdatering. För filer kan kunskapsbasen läsa textformaten TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX och PDF med ett textlager. En skannad PDF utan text kan inte läsas, eftersom programmet inte använder OCR, det vill säga textigenkänning i en bild.
Aktivitetshistoriken skickar en sammanfattning, inte en rå logg
En sammanfattning av din aktivitetshistorik kan läggas till i AI-assistentens kontext i stället för hela loggen. När du använder assistenten ingår sammanfattningen i den information som skickas till den konfigurerade modellleverantören.
Loggen innehåller endast länkar och titlar - den registrerar bland annat när en uppgifts status ändras, ett meddelande skickas eller en anteckning öppnas. Den sparar inte innehållet i meddelanden, anteckningar eller mejl, sökningar eller Automatiseringar. Modulen E-post står helt utanför loggen; poster som är äldre än 90 dagar raderas automatiskt. Det är bara du som kan se historiken, inte administratören.
I din profil kan du visa de 50 senaste händelserna, stänga av sparandet eller rensa loggen och assistentens sammanfattning. Om det bara är en viss sak du vill undanta kan du välja ”Spara inte min aktivitet här” i menyn för en Arbetsyta, uppgift, chatt eller anteckning. Om du undantar en Arbetsyta gäller det dess uppgifter, chattar och anteckningar, men bara för dig. Förslag från historiken beräknas av själva appen, utan att skickas till AI-leverantören. Läs mer i beskrivningen av aktivitetshistoriken.
Var börjar du i morgon, innan teamet använder AI?
Börja med att fråga om en uppgift i en separat tråd i AI-assistenten; välj uppgiften som källa, inte hela arbetsytan. Kontrollera sedan svaret och användningsindikatorn, gå igenom e-postinställningarna och bestäm om du vill använda aktivitetshistoriken.
Om du pratar om det här med din redovisningskonsult eller jurist kan du beskriva flödet utan förkortningar: appen lagrar data på din server, men frågor med använd kontext skickas till modellleverantören via ditt API-konto. Kontrollera leverantörens villkor direkt hos leverantören; du kan också använda Task Manager utan AI. Du kan se hur konversationen är upplagd och hur källor väljs i Demo.
Vanliga frågor
Skickas mina företagsdata till AI-leverantören?
Ja. När du använder AI-assistenten skickas din fråga och den kontext som används till leverantören. Kontexten kan omfatta valda källor, tillgängliga dokument som hittats eller en sammanfattning av din aktivitetshistorik. Hela företagets databas skickas inte.
Kan administratören läsa vad jag frågar AI-assistenten?
Nej. Konversationstrådar med AI-assistenten är privata även för administratören, precis som din privata e-post och dina anteckningar som du inte har delat.
Har AI-assistenten tillgång till hela företagets databas?
Nej. Dina behörigheter gäller för uppgifter och chattar, och anteckningar och filer som hittas i kunskapsbasen följer sina egna åtkomstregler. Administratören har tillgång till alla uppgifter och chattar, men inte till andras privata AI-konversationer.
Läser AI-assistenten min e-post?
Inte som standard. E-post kan användas som källa i en konversation först när administratören har aktiverat alternativet och du har valt din egen inkorg eller en tråd. Alternativet är avstängt som standard, och e-post hamnar aldrig i den indexerade kunskapsbasen.
Vad händer om jag inte konfigurerar AI?
Task Manager fungerar fortfarande utan AI och skickar inga frågor till modellens leverantör. Förslag som applikationen själv beräknar utifrån aktivitetshistoriken kräver inte heller någon AI-leverantör.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
