Hétfőn Marta, egy 11 fős könyvelőiroda tulajdonosa megáll az API-kulcs beírása előtt. Tudni szeretné, hogy a modellt biztosító cég látni fogja-e az ügyfelek számláit, levelezését és a teljes feladat-adatbázist. Marta azt szeretné tisztázni, mi kerül az AI-szolgáltatóhoz a kérdésével együtt, mi marad a cég szerverén, és kap-e a modell tartalmakat a beszélgetési ablakon kívülről is.
Mi kerül az AI-szolgáltatóhoz, amikor kérdést teszel fel?
Az AI-szolgáltatóhoz a kérdésed és az a kontextus kerül, amelyet az AI-asszisztens a válaszadáshoz használ. Ez nem jelenti azt, hogy a teljes céges adatbázis elküldésre kerül, de azt sem, hogy a tartalma soha nem hagyja el a szervert.
A Task Manager a saját tárhelyeden fut: a PHP-fájlok és a MySQL-adatbázis a szervereden találhatók. Itt tárolod az alkalmazás adatait, a modellnek feltett kérdések azonban elhagyják ezt a szervert. A böngésző nem tölt le könyvtárakat, betűtípusokat vagy ikonokat külső szerverekről; a kimenő kapcsolatokat az alkalmazás szervere kezdeményezi. A szerver a levelezőszerverhez vagy a licencelési felülethez is csatlakozhat, ha engedélyezed ezeket a kapcsolatokat. Az AI-asszisztens használatakor a szerver elküldi a kérdést és a szükséges kontextust a kiválasztott modellnek. Ez a különbség fontosabb, mint az „adataid nálad maradnak” ígéret.
Választhatsz az OpenAI, a Google Gemini, az Anthropic Claude és az xAI Grok közül. Megadod a saját API-kulcsodat, vagyis azt az azonosítót, amely lehetővé teszi az alkalmazás számára, hogy a szolgáltatónál lévő fiókodat használja, a szolgáltatónak pedig közvetlenül fizetsz. A Task Manager nem számít fel felárat; a mentett kulcs titkosítva van, és később nem jelenik meg teljes egészében. Mielőtt céges tartalmakat küldenél a kiválasztott vállalatnak, tájékozódj a modell adatkezelési feltételeiről. A költségek és a felelősség megosztásáról bővebben a saját AI-kulcsról szóló cikkben olvashatsz.
Az asszisztens csak azokat a forrásokat látja, amelyeket kézzel megadsz?
Nem. A kézzel kiválasztott források a megadott témákra irányítják a beszélgetést, de az AI-asszisztens a tudásbázisban olyan dokumentumot is találhat, amelyhez hozzáférsz, akkor is, ha nem adod hozzá a Források gombbal. Az asszisztens kontextusába a tevékenységnaplód összefoglalója is bekerülhet, ha használod ezt a funkciót.
Az új beszélgetésszál általánosként indul, és látja a feladataidat. A „Források” gombbal hozzáadhatod a Naptárat, egy Munkaterületet, egy konkrét feladatot vagy csevegést, egy jegyzetet, mappát vagy fájlt. A Levelezés csak az adminisztrátor jóváhagyása után jelenik meg a lehetőségek között. Minden beszélgetésszálnak saját forráskészlete van, így nem kell minden beszélgetésben ugyanazt a kört használnod.
Kedden Marta létrehozza a „Hónapzárás” beszélgetésszálat, és megadja a csapat Munkaterületét. Külön létrehozza az „Nord ügyfél” beszélgetésszálat, amelyben egy feladatot és egy megbeszélésről készült jegyzetet választ ki. A különbség gyakorlati: az első kérdéshez átfogóbb képre lehet szükség a munkáról, a másodikhoz viszont nincs erre szükség pusztán azért, mert egy ügyfélről szól.
Feladat vagy csevegés kiválasztásakor ellenőrizd a mellékleteket is. Az asszisztens az adott beszélgetésszálhoz feltöltött fájlokat is figyelembe veszi, az üzenetekből és a Fájlok modulból egyaránt; a nevük mellett láthatod a darabszámukat. A forráslista alatti foglaltságjelző mutatja, hogy a megadott tudás mekkora része fér bele. Ha túl sokat adsz meg, az asszisztens jelzi, mit nem vett figyelembe. Minden kérdésnél az adatbázisból tölti be a kontextust, így az újonnan hozzáadott melléklet a következő válaszba már bekerülhet.
A privát válasz azt jelenti, hogy a tartalom nem hagyja el a céget?
Nem. A „privát” itt azt jelenti, hogy ki láthatja a beszélgetést a Task Managerben, nem pedig azt, hogy a modell hol dolgozza fel a kérdést. A kérdés a felhasznált kontextussal együtt továbbra is eljut az AI-szolgáltatóhoz.
Szerdán Marta megnyit egy feladatot, és a válaszmezőnél az „AI-asszisztens” lehetőségre kattint. Ebben a módban az asszisztens látja a beszélgetésszál tartalmát és a mellékleteit, kérdése és a válasz pedig láthatatlan marad a többi résztvevő számára. A válasz „CSAK NEKED” jelölést kap. Az asszisztenssel folytatott külön beszélgetésszálak is ugyanígy privátak - az adminisztrátor sem látja őket.
A „Rendszerezd” gombra kattintva kiválaszthatod a beszélgetésszál négy olvasási módjának egyikét: „Eredeti tartalom”, „Szépítsd”, „Foglald össze” vagy „Szakértő”. A mód egyszerre 8 üzenetet dolgoz fel, a legújabbakkal kezdve; az eredmény csak a munkamenet idejére érvényes, az eredeti üzenetek változatlanok maradnak. Ilyenkor is eljut az üzenetek tartalma az AI-szolgáltatóhoz, akkor is, ha nem nyitod meg az AI-asszisztens beszélgetési ablakát.
A jogosultságok kijelölik a határokat, de nem helyettesítik a források kiválasztását
Az AI-asszisztens csak azokhoz a feladatokhoz és csevegésekhez fér hozzá, amelyekhez jogosultságod van; az adminisztrátor minden feladathoz és csevegéshez hozzáfér, de mások asszisztenssel folytatott beszélgetéseihez, meg nem osztott jegyzeteihez és levelezéséhez nem. Minden beszélgetésszálhoz külön válaszd ki a forrásokat, mert az, hogy hozzáférsz egy feladathoz vagy csevegéshez, nem jelenti azt, hogy minden kérdéshez szükség van a tartalmára.
Hasonlóan működik a tudásbázis is: a jegyzeteknek és a Fájloknak saját jogosultságaik vannak. Egy jegyzet Munkaterülethez rendelése önmagában nem teszi azt elérhetővé a csapat számára. Ha elveszíted a hozzáférést egy korábban megadott forráshoz, az asszisztens a következő kérdésnél kihagyja. Ez az egyik határ; a másik az, hogy te döntöd el, milyen terjedelemben kérdezed a modellt. Erről bővebben a feladatok szerepköreiről és jogosultságairól szóló útmutatóban olvashatsz.
Melyik négy beállítással szűkíthető az adatáramlás?
Kezdd az AI-használati jogosultságokkal, a levelezéshez való hozzáféréssel, a mellékletek összefoglalásának módjával és a saját tevékenységnaplóddal. Ezek nem egyetlen adatvédelmi kapcsolót jelentenek: mindegyik más típusú kontextust vagy modellhívást korlátoz.
| Mit ellenőrzöl | Hogyan befolyásolja az AI használatát |
|---|---|
| AI-használati jogosultságok a feladatokban, a csevegésekben és az asszisztens ablakában | Az adminisztrátor külön-külön adja meg őket. A jogosultság nélkül a funkció eltűnik a felhasználói felületről. |
| „Levelezés használatának engedélyezése az AI tudásforrásaként” | Ez a beállítás alapértelmezés szerint ki van kapcsolva. Bekapcsolás után a felhasználó csak a saját postafiókját vagy beszélgetésszálát adhatja meg; újbóli kikapcsolásakor a korábban kiválasztott levelezési forrásokhoz való hozzáférés is megszűnik. |
| „Mellékletek összefoglalása AI-val” | Az alapértelmezett „Manuális” módhoz az „Összefoglaló létrehozása” gombra kell kattintani. Minden összefoglalt fájl egy API-hívást jelent; az automatikus mód a háttérben működik, és cronra, vagyis a szerveren futó, rendszeresen ismétlődő feladatra van szükség hozzá. |
| Tevékenységnapló a Profilban | Kikapcsolhatod a naplózást, kizárhatsz bizonyos helyeket, vagy használhatod az „Előzmények törlése” lehetőséget, amely törli a naplót és az asszisztens számára készített összefoglalót. |
Miért van alapértelmezés szerint kikapcsolva a levelezés? A levelezés harmadik felek adatait is tartalmazza, a kiválasztott postafiók vagy üzenet tartalma pedig eljuthat egy külső modellhez. Ez a beállítás akkor sem teszi láthatóvá mások levelezését az adminisztrátor számára, ha be van kapcsolva. A levelezés soha nem kerül be a háttérben indexelt tudásbázisba sem.
Ne keverd össze a tevékenységnaplót az asszisztenssel folytatott beszélgetések előzményeivel. Az adminisztrátor külön be- vagy kikapcsolhatja a beszélgetések adatbázisba mentését; alapértelmezés szerint a mentés be van kapcsolva. Ez a beállítás a beszélgetések Task Managerben való tárolására vonatkozik, nem arra, hogy elküldöd-e a kérdést a modellnek. Az „AI-asszisztens internet-hozzáféréssel” külön jogosultság lehetővé teszi egy megadott weboldal tartalmának lekérését, de ettől az asszisztens még nem válik keresővé.
A tudásbázis kézi megadás nélkül is találhat dokumentumot
Az AI-tudásbázis segít az asszisztensnek információkat találni az általad elérhető anyagokban, még akkor is, ha nem adsz hozzá konkrét fájlt a beszélgetés forrásaihoz. Ezért amikor azt kérdezed, mit láthat a modell, azokat a dokumentumokat is vedd figyelembe, amelyeket így találhat meg.
A Feladatok és a csevegések összefoglalók formájában kerülnek a tudásbázisba, amelyeket a modell készít. A Jegyzetek és a Fájlok eredeti tartalmukat megőrizve, részekre bontva kerülnek indexelésre; ezeknek a dokumentumoknak az indexeléséhez nincs szükség modelllekérdezésre. A dokumentumok indexelése nem használ fel modelllekérdezéseket, ezért semmibe sem kerül, és kikapcsolt AI mellett is működik - ilyenkor szavak alapján lehet keresni. Az index és a beszélgetésforrások közötti különbségről bővebben az AI-tudásbázisról és a tudásforrásokról szóló útmutatóban olvashatsz.
Alapértelmezés szerint az adatbázis naponta egyszer frissül; az adminisztrátor manuális frissítést is választhat. A törölt dokumentum a következő frissítéskor tűnik el belőle. A Fájlok közül a rendszer szöveges formátumokat olvas be: TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX és szövegréteggel rendelkező PDF. A szöveget nem tartalmazó PDF-szkennelt dokumentumokat nem tudja beolvasni, mert a program nem használ OCR-t, vagyis képen lévő szövegfelismerést.
A Tevékenységnapló összefoglalót küld, nem nyers naplót
Az AI-asszisztens kontextusába a Tevékenységnaplód összefoglalója kerülhet be, nem a teljes napló. Az asszisztens használatakor ez az összefoglaló is része a beállított modell szolgáltatójának továbbított információknak.
A napló kizárólag hivatkozásokat és címeket tárol - többek között rögzíti a feladat állapotának módosítását, egy üzenet elküldését vagy egy jegyzet megnyitását. Az üzenetek, jegyzetek vagy e-mailek tartalmát, a kereséseket és az Automatizálások műveleteit nem rögzíti, a Levelezés modul pedig teljesen kimarad a naplóból; a 90 napnál régebbi bejegyzéseket automatikusan törli. A Tevékenységnaplót csak te látod, az adminisztrátor nem.
A Profilban megtekintheted az utolsó 50 eseményt, kikapcsolhatod a rögzítést, vagy törölheted a naplót az asszisztens összefoglalójával együtt. Ha csak egy dolgot szeretnél kihagyni belőle, használd a „Ne rögzítsd az aktivitásomat itt” lehetőséget a Munkaterület, a feladat, a csevegés vagy a jegyzet menüjében. A Munkaterület kizárása annak feladataira, csevegéseire és jegyzeteire is kiterjed, de csak nálad érvényes. Az előzményekből származó javaslatokat maga az alkalmazás számítja ki, anélkül, hogy elküldené őket az AI-szolgáltatónak. Részleteket a Tevékenységnapló leírásában találsz.
Mivel kezdj holnap, mielőtt a csapat használni kezdi az AI-t?
Kezdj egy külön AI-asszisztens-beszélgetésszálban egyetlen feladatra vonatkozó kérdéssel; forrásként ezt a feladatot jelöld meg, ne az egész Munkaterületet. Ezután ellenőrizd a választ és a kihasználtságjelzőt, nézd át a levelezési beállításokat, és döntsd el, hogy szeretnéd-e használni a Tevékenységnaplót.
Ha erről a könyvelőddel vagy az ügyvédeddel beszélsz, rövidítések nélkül ismertesd az adatáramlást: az alkalmazás az adataidat a saját szervereden tárolja, de a felhasznált kontextust tartalmazó kérdéseket továbbítja a modell szolgáltatójának a te API-fiókodon keresztül. A szolgáltató feltételeit közvetlenül nála ellenőrizheted; a Task Managert AI nélkül is használhatod. A beszélgetés felépítését és a források kiválasztását a Demóban láthatod.
Gyakori kérdések
Eljutnak a cégem adatai az AI-szolgáltatóhoz?
Igen. Az AI-asszisztens használatakor a kérdés és a felhasznált kontextus kerül a szolgáltatóhoz, amely tartalmazhatja a kiválasztott forrásokat, a megtalált és elérhető dokumentumokat vagy a tevékenységnaplód összefoglalóját. Nem a teljes vállalati adatbázis kerül elküldésre.
Elolvashatja a rendszergazda, hogy mit kérdezek az AI-asszisztenstől?
Nem. Az AI-asszisztenssel folytatott beszélgetések szálai a rendszergazda számára is privátak, ahogy a privát levelezésed és a meg nem osztott jegyzeteid is.
Hozzáfér az AI-asszisztens a teljes vállalati adatbázishoz?
Nem. A feladatoknál és csevegéseknél a jogosultságaid érvényesek, a tudásbázisban megtalált jegyzetek és Fájlok pedig megtartják saját hozzáférési szabályaikat. A rendszergazda minden feladathoz és csevegéshez hozzáfér, de mások privát AI-beszélgetéseihez nem.
Elolvassa az AI-asszisztens a levelezésemet?
Alapértelmezés szerint nem. A Levelezés csak akkor lehet a beszélgetés forrása, ha a rendszergazda bekapcsolja ezt a lehetőséget, és megadod a saját postafiókodat vagy egy beszélgetésszálat. A lehetőség alapértelmezés szerint ki van kapcsolva, a levelezés pedig soha nem kerül az indexelt tudásbázisba.
Mi történik, ha nem állítom be az AI-t?
A Task Manager AI nélkül is működik, és nem küld lekérdezéseket a modell szolgáltatójának. Az alkalmazás által a tevékenységnapló alapján készített javaslatokhoz sincs szükség AI-szolgáltatóra.
Források
- Task Manager, AI-asszisztens
- Task Manager, Saját modell, saját kulcs
- Task Manager, Vállalati tudásbázis
- Task Manager, Tevékenységnapló
- Task Manager, Felhasználók és szerepkörök
- Task Manager, Segédanyagok: AI-beállítások
- Task Manager, Segédanyagok: AI-asszisztens
- Task Manager, Segédanyagok: Tevékenységnapló
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
