Am Montag zögert Marta, Inhaberin eines 11-köpfigen Buchhaltungsbüros, bevor sie den API-Schlüssel eingibt. Sie möchte wissen, ob das Unternehmen, das das Modell bereitstellt, die Rechnungen der Kunden, E-Mails und die gesamte Aufgabendatenbank sehen kann. Marta möchte klären, was bei ihrer Frage an den KI-Anbieter übermittelt wird, was auf dem Unternehmensserver bleibt und ob das Modell auch Inhalte außerhalb des Gesprächsfensters erhält.
Was erhält der KI-Anbieter, wenn Sie eine Frage stellen?
An den KI-Anbieter werden Ihre Frage und der Kontext übermittelt, den der KI-Assistent für seine Antwort verwendet. Das bedeutet nicht, dass die gesamte Firmendatenbank übermittelt wird, aber auch nicht, dass ihre Inhalte den Server niemals verlassen.
Task Manager läuft auf Ihrem Hosting: PHP-Dateien und MySQL-Datenbank befinden sich auf Ihrem Server. Dort speichern Sie die Anwendungsdaten, auch wenn Fragen an das Modell diesen Server verlassen. Der Browser lädt keine Bibliotheken, Schriftarten oder Symbole von fremden Servern; ausgehende Verbindungen werden vom Anwendungsserver hergestellt. Der Server kann sich auch mit einem Mailserver oder dem Lizenzportal verbinden, wenn Sie diese Verbindungen aktivieren. Wenn Sie den KI-Assistenten nutzen, sendet der Server die Frage und den erforderlichen Kontext an das ausgewählte Modell. Diese Unterscheidung ist wichtiger als das Versprechen „Daten bleiben bei Ihnen“.
Sie können OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok auswählen. Sie geben Ihren eigenen API-Schlüssel an, also eine Kennung, mit der die Anwendung Ihr Konto beim Anbieter nutzen kann, und bezahlen den Anbieter direkt. Task Manager schlägt keinen Aufpreis auf; der gespeicherte Schlüssel wird verschlüsselt und später nicht vollständig angezeigt. Informieren Sie sich bei dem ausgewählten Unternehmen über die Bedingungen für die Datenverarbeitung durch das Modell, bevor Sie ihm Unternehmensinhalte senden. Mehr über die Aufteilung von Kosten und Verantwortung erfahren Sie im Artikel über den eigenen KI-Schlüssel im Unternehmen.
Sieht der Assistent nur Quellen, die Sie manuell auswählen?
Nein. Manuell ausgewählte Quellen lenken das Gespräch auf die angegebenen Themen. Der KI-Assistent kann aber auch ein für Sie zugängliches Dokument in der Wissensdatenbank finden, ohne dass Sie es über die Schaltfläche „Quellen“ hinzufügen. Zum Kontext des Assistenten kann außerdem eine Zusammenfassung Ihres Aktivitätsverlaufs gehören, sofern Sie diesen nutzen.
Ein neuer Gesprächs-Thread beginnt allgemein und sieht Ihre Aufgaben. Über die Schaltfläche „Quellen“ können Sie einen Kalender, einen Arbeitsbereich, eine bestimmte Aufgabe oder einen Chat, eine Notiz, einen Ordner oder eine Datei hinzufügen. E-Mail wird erst nach der Zustimmung des Administrators als Option angezeigt. Jeder Thread hat einen eigenen Quellensatz, sodass Sie nicht in jedem Gespräch denselben Umfang verwenden müssen.
Am Dienstag erstellt Marta den Thread „Monatsabschluss“ und wählt den Arbeitsbereich des Teams aus. Separat eröffnet sie den Thread „Kunde Nord“, in dem sie eine Aufgabe und eine Besprechungsnotiz auswählt. Der Unterschied ist praktisch: Die erste Frage erfordert möglicherweise einen umfassenderen Überblick über die Arbeit, die zweite braucht ihn nicht allein deshalb, weil sie einen Kunden betrifft.
Prüfen Sie beim Auswählen einer Aufgabe oder eines Chats auch die Anhänge. Der Assistent berücksichtigt auch Dateien, die in diesen Thread hochgeladen wurden - sowohl aus Nachrichten als auch aus dem Modul „Dateien“; neben dem Namen wird ihre Anzahl angezeigt. Der Auslastungsbalken unter der Quellenliste zeigt, wie viel des ausgewählten Wissens einbezogen werden konnte. Wenn Sie zu viele Quellen auswählen, informiert Sie der Assistent darüber, was er nicht berücksichtigt hat. Der Kontext wird bei jeder Frage aus der Datenbank abgerufen, sodass ein neu hinzugefügter Anhang in die nächste Antwort einfließen kann.
Bedeutet eine private Antwort, dass der Inhalt das Unternehmen nicht verlässt?
Nein. „Privat“ beschreibt hier, wer das Gespräch in Task Manager sehen kann, nicht den Ort, an dem das Modell die Frage verarbeitet. Die Frage und der verwendete Kontext werden weiterhin an den KI-Anbieter übermittelt.
Am Mittwoch öffnet Marta eine Aufgabe und klickt neben dem Antwortfeld auf „KI-Assistent“. In diesem Modus sieht der Assistent den Inhalt des Threads und seine Anhänge, während ihre Frage und die Antwort für die anderen Beteiligten unsichtbar bleiben. Die Antwort wird mit „NUR FÜR SIE“ gekennzeichnet. Auch separate Gesprächs-Threads mit dem Assistenten sind privat - nicht einmal der Administrator kann sie sehen.
Wenn Sie auf „Strukturieren“ klicken, wählen Sie einen von vier Lesemodi für den Thread: „Originaltext“, „Aufbereiten“, „Zusammenfassen“ oder „Experte“. Die Nachrichten werden in Gruppen von 8 verarbeitet, beginnend mit den neuesten. Das Ergebnis ist nur während der Sitzung verfügbar, die Originale bleiben unverändert. Auch dabei werden die Nachrichteninhalte an den KI-Anbieter übermittelt, obwohl Sie kein Unterhaltungsfenster mit dem KI-Assistenten öffnen.
Berechtigungen setzen Grenzen, ersetzen aber nicht die Auswahl der Quellen
Der KI-Assistent hat nur Zugriff auf Aufgaben und Chats, für die Sie berechtigt sind. Der Administrator hat Zugriff auf alle Aufgaben und Chats, aber nicht auf die Gespräche anderer mit dem KI-Assistenten, nicht freigegebene Notizen oder die E-Mails anderer. Wählen Sie die Quellen für jeden Thread separat aus, denn die Berechtigung für eine Aufgabe oder einen Chat bedeutet nicht, dass deren Inhalt für jede Frage erforderlich ist.
Ähnlich funktioniert die Wissensdatenbank: Notizen und Dateien behalten ihre eigenen Berechtigungen. Wenn Sie eine Notiz einem Arbeitsbereich zuweisen, wird sie dadurch nicht für das Team freigegeben. Wenn Sie den Zugriff auf eine zuvor ausgewählte Quelle verlieren, lässt der Assistent sie bei der nächsten Frage unberücksichtigt. Das ist eine Grenze; die andere ist Ihre Entscheidung, nach welchem Umfang Sie das Modell fragen. Ausführlicher wird sie im Ratgeber zu Rollen und Berechtigungen bei Aufgaben beschrieben.
Welche vier Einstellungen helfen, den Datenfluss einzuschränken?
Beginnen Sie mit den KI-Berechtigungen, dem E-Mail-Zugriff, dem Modus zum Zusammenfassen von Anhängen und Ihrem eigenen Aktivitätsverlauf. Sie sind kein gemeinsamer Datenschalter: Jede Einstellung schränkt eine andere Art von Kontext oder Modellaufrufen ein.
| Was Sie prüfen | Auswirkung auf die KI-Nutzung |
|---|---|
| KI-Berechtigungen für Aufgaben, Chats und das Assistentenfenster | Der Administrator vergibt sie separat. Ohne die jeweilige Berechtigung wird die Funktion in der Benutzeroberfläche nicht angezeigt. |
| „E-Mail als Wissensquelle für die KI zulassen“ | Die Option ist standardmäßig deaktiviert. Nach der Aktivierung kann der Benutzer nur sein eigenes Postfach oder einen eigenen Thread auswählen; wird die Option wieder deaktiviert, werden auch zuvor ausgewählte E-Mail-Quellen gesperrt. |
| „Anhänge mit KI zusammenfassen“ | Im standardmäßigen Modus „Manuell“ müssen Sie auf „Zusammenfassung erstellen“ klicken. Jede zusammengefasste Datei löst einen API-Aufruf aus; der automatische Modus läuft im Hintergrund und erfordert einen Cronjob, also eine regelmäßig ausgeführte Aufgabe auf dem Server. |
| Aktivitätsverlauf im Profil | Sie können die Speicherung deaktivieren, bestimmte Bereiche ausschließen oder „Verlauf löschen“ verwenden. Dadurch werden das Protokoll und die für den Assistenten erstellte Zusammenfassung entfernt. |
Warum ist E-Mail standardmäßig deaktiviert? Korrespondenz enthält auch Daten Dritter, und der Inhalt des ausgewählten Postfachs oder der ausgewählten Nachricht kann an ein externes Modell übermittelt werden. Selbst wenn diese Option aktiviert ist, kann der Administrator die E-Mails anderer nicht sehen. E-Mails gelangen außerdem niemals in die im Hintergrund indexierte Wissensdatenbank.
Verwechseln Sie den Aktivitätsverlauf nicht mit dem Gesprächsverlauf des Assistenten. Der Administrator kann die Speicherung von Gesprächen in der Datenbank separat aktivieren oder deaktivieren; standardmäßig ist sie aktiviert. Diese Einstellung betrifft die Speicherung der Gespräche in Task Manager, nicht die Frage, ob Sie eine Frage an das Modell senden. Mit der separaten Berechtigung „KI-Assistent mit Internetzugriff“ kann der Inhalt einer angegebenen Website abgerufen werden, der Assistent wird dadurch aber nicht zu einer Suchmaschine.
Die Wissensdatenbank kann Dokumente auch ohne manuelle Auswahl finden
Die KI-Wissensdatenbank hilft dem Assistenten, Informationen in den für Sie zugänglichen Materialien zu finden, auch wenn Sie keine bestimmte Datei zu den Gesprächsquellen hinzufügen. Berücksichtigen Sie deshalb bei der Frage, was das Modell sehen kann, auch Dokumente, die auf diesem Weg gefunden werden können.
Aufgaben und Chats gelangen als vom Modell erstellte Zusammenfassungen in die Wissensdatenbank. Notizen und Dateien werden im Originaltext indexiert und in Abschnitte unterteilt; für die Indexierung dieser Dokumente ist keine Modellanfrage erforderlich. Die Dokumentenindexierung verbraucht keine Modellanfragen, kostet also nichts und funktioniert auch bei deaktivierter KI - dann ist die Suche nach Wörtern möglich. Mehr über den Unterschied zwischen Index und Gesprächsquellen erfahren Sie im Leitfaden zur KI-Wissensdatenbank und zu Wissensquellen.
Standardmäßig wird die Datenbank einmal täglich aktualisiert; der Administrator kann stattdessen eine manuelle Aktualisierung festlegen. Ein gelöschtes Dokument wird bei der nächsten Aktualisierung daraus entfernt. Aus Dateien liest die Datenbank Textformate: TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX und PDF mit Textebene. Ein PDF-Scan ohne Text wird nicht gelesen, da das Programm keine OCR, also Texterkennung in Bildern, verwendet.
Der Aktivitätsverlauf sendet eine Zusammenfassung, kein Rohprotokoll
Im Kontext des KI-Assistenten kann eine Zusammenfassung Ihres Aktivitätsverlaufs enthalten sein, nicht das gesamte Protokoll. Wenn Sie den Assistenten verwenden, ist diese Zusammenfassung Teil der Informationen, die an den konfigurierten Modellanbieter übermittelt werden.
Das Protokoll enthält ausschließlich Verweise und Titel - darin werden unter anderem Änderungen des Aufgabenstatus, das Senden einer Nachricht oder das Öffnen einer Notiz erfasst. Nachrichteninhalte, Notizen oder E-Mails, Suchanfragen oder Automatisierungsaktionen werden nicht gespeichert. Das E-Mail-Modul bleibt vollständig außerhalb des Protokolls; Einträge, die älter als 90 Tage sind, werden automatisch gelöscht. Nur Sie können Ihren Verlauf sehen, nicht der Administrator.
Im Profil können Sie sich die 50 letzten Ereignisse ansehen, die Speicherung deaktivieren oder das Protokoll zusammen mit der Zusammenfassung des Assistenten löschen. Wenn nur ein bestimmter Vorgang davon ausgenommen werden soll, wählen Sie im Menü eines Arbeitsbereichs, einer Aufgabe, eines Chats oder einer Notiz „Meine Aktivität hier nicht speichern“. Der Ausschluss eines Arbeitsbereichs umfasst dessen Aufgaben, Chats und Notizen, gilt aber nur für Sie. Hinweise aus dem Verlauf berechnet die App selbst, ohne sie an einen KI-Anbieter zu übermitteln. Weitere Informationen finden Sie in der Beschreibung des Aktivitätsverlaufs.
Womit sollten Sie morgen beginnen, bevor Ihr Team KI nutzt?
Beginnen Sie mit einer Frage zu einer einzelnen Aufgabe in einem separaten Thread des KI-Assistenten. Wählen Sie diese Aufgabe als Quelle aus, nicht den gesamten Arbeitsbereich. Prüfen Sie anschließend die Antwort und den Auslastungsbalken, sehen Sie sich die E-Mail-Einstellungen an und entscheiden Sie, ob Sie den Aktivitätsverlauf nutzen möchten.
Wenn Sie mit Ihrer Steuerberatung oder Ihrem Rechtsbeistand darüber sprechen, erläutern Sie den Ablauf vollständig: Die Anwendung speichert Daten auf Ihrem Server, sendet aber Fragen samt verwendetem Kontext an den Modellanbieter über Ihr API-Konto. Die Bedingungen des Anbieters prüfen Sie direkt bei diesem; Task Manager können Sie auch ohne KI nutzen. Den Gesprächsaufbau und die Auswahl der Quellen sehen Sie in der Demo.
Häufig gestellte Fragen
Gelangen die Daten meines Unternehmens zum KI-Anbieter?
Ja. Wenn Sie den KI-Assistenten verwenden, werden Ihre Frage und der verwendete Kontext an den Anbieter übermittelt. Dazu können ausgewählte Quellen, verfügbare gefundene Dokumente oder eine Zusammenfassung Ihres Aktivitätsverlaufs gehören. Es wird nicht die gesamte Unternehmensdatenbank übermittelt.
Kann der Administrator lesen, was ich den KI-Assistenten frage?
Nein. Unterhaltungen mit dem KI-Assistenten sind auch gegenüber dem Administrator privat, ebenso wie Ihre private E-Mail und nicht freigegebene Notizen.
Hat der KI-Assistent Zugriff auf die gesamte Unternehmensdatenbank?
Nein. Für Aufgaben und Chats gelten Ihre Berechtigungen, und für Notizen und Dateien, die in der Wissensdatenbank gefunden werden, gelten weiterhin ihre eigenen Zugriffsregeln. Der Administrator hat Zugriff auf alle Aufgaben und Chats, aber nicht auf private KI-Unterhaltungen anderer Personen.
Liest der KI-Assistent meine E-Mails?
Standardmäßig nicht. E-Mail kann erst dann als Gesprächsquelle dienen, wenn der Administrator diese Option aktiviert und Sie Ihr eigenes Postfach oder einen Thread auswählen. Die Option ist standardmäßig deaktiviert, und E-Mails gelangen niemals in die indexierte Wissensdatenbank.
Was passiert, wenn ich keine KI konfiguriere?
Task Manager funktioniert weiterhin ohne KI und sendet keine Anfragen an den Modellanbieter. Auch Vorschläge, die die Anwendung selbst auf Grundlage des Aktivitätsverlaufs berechnet, benötigen keinen KI-Anbieter.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
