Na segunda-feira, Marta, proprietária de um gabinete de contabilidade com 11 pessoas, hesita antes de introduzir a chave da API. Quer saber se a empresa que fornece o modelo verá as faturas dos clientes, o correio eletrónico e toda a base de tarefas. Marta quer perceber o que é enviado ao fornecedor de IA quando faz uma pergunta, o que fica no servidor da empresa e se o modelo recebe também conteúdos que não estejam na janela de conversa.
O que é enviado ao fornecedor de IA quando faz uma pergunta?
O fornecedor de IA recebe a sua pergunta e o contexto que o Assistente de IA utiliza para responder. Isto não significa que toda a base de dados da empresa seja enviada, mas também não significa que os seus conteúdos nunca saiam do servidor.
O Task Manager funciona no seu alojamento: os ficheiros PHP e a base de dados MySQL encontram-se no seu servidor. É aí que armazena os dados da aplicação, embora as perguntas ao modelo saiam desse servidor. O navegador não transfere bibliotecas, tipos de letra nem ícones de servidores externos; as ligações de saída são iniciadas pelo servidor da aplicação. O servidor também pode ligar-se ao servidor de correio ou ao painel de licenças, se ativar essas ligações. Quando utiliza o Assistente de IA, o servidor envia a pergunta e o contexto necessário para o modelo escolhido. Esta distinção é mais importante do que a ideia de que «os dados ficam consigo».
Pode escolher OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. Introduz a sua própria chave API, ou seja, um identificador que permite à aplicação utilizar a sua conta junto do fornecedor, e paga diretamente a esse fornecedor. O Task Manager não acrescenta qualquer margem; a chave guardada é encriptada e não volta a ser apresentada na íntegra. Consulte as condições de tratamento de dados do modelo junto da empresa escolhida antes de começar a enviar-lhe conteúdos da empresa. Saiba mais sobre esta divisão de custos e responsabilidades no artigo sobre a chave própria de IA na empresa.
O Assistente só vê as fontes que indicar manualmente?
Não. As fontes selecionadas manualmente orientam a conversa para os assuntos indicados, mas o Assistente de IA também pode encontrar um documento da base de conhecimento a que tenha acesso sem que o adicione através do botão Fontes. Um resumo do seu histórico de atividade também pode ser incluído no contexto do Assistente, se utilizar esse histórico.
Uma nova conversa começa de forma geral e permite ver as suas tarefas. O botão «Fontes» permite adicionar um calendário, um Workspace, uma tarefa ou um chat específicos, uma nota, uma pasta ou um ficheiro. O correio eletrónico só aparece entre as opções depois de o administrador dar autorização. Cada conversa tem o seu próprio conjunto de fontes, por isso não tem de utilizar o mesmo âmbito em todas as conversas.
Na terça-feira, Marta cria uma conversa chamada «Fecho do mês» e indica o Workspace da equipa. Em separado, cria a conversa «Cliente Nord», na qual seleciona uma tarefa e uma nota da reunião. A diferença é prática: a primeira pergunta pode exigir uma visão mais abrangente do trabalho; a segunda não precisa dela apenas por dizer respeito a um cliente.
Ao selecionar uma tarefa ou um chat, verifique também os anexos. O Assistente utiliza igualmente os ficheiros carregados nessa conversa, tanto através de mensagens como do módulo Ficheiros; o respetivo número é apresentado junto ao nome. A barra de utilização por baixo da lista de fontes mostra quanto do conhecimento indicado foi incluído. Se indicar demasiadas fontes, o Assistente informa-o do que não teve em conta. O contexto é obtido da base de dados a cada pergunta, pelo que um anexo acabado de adicionar pode ser incluído na resposta seguinte.
Uma resposta privada significa que o conteúdo não sai da empresa?
Não. Neste caso, «privada» descreve quem pode ver a conversa no Task Manager, e não onde o modelo processa a pergunta. A pergunta e o contexto utilizado continuam a ser enviados ao fornecedor de IA.
Na quarta-feira, Marta abre uma tarefa e clica em «Assistente de IA» junto ao campo de resposta. Neste modo, o Assistente vê o conteúdo da conversa e os respetivos anexos, enquanto a pergunta e a resposta de Marta permanecem invisíveis para os restantes participantes. A resposta recebe a indicação «SÓ PARA SI». As conversas separadas com o Assistente também são privadas - nem o administrador as consegue ver.
Ao clicar em «Organizar», escolhe um dos quatro modos de leitura da conversa: «Conteúdo original», «Melhorar», «Resumir» ou «Especialista». O modo processa as mensagens em blocos de 8, começando pelas mais recentes; o resultado só fica disponível durante a sessão e os originais não são alterados. Mesmo neste caso, o conteúdo das mensagens é enviado ao fornecedor de IA, embora não abra a janela de conversa com o Assistente de IA.
As permissões definem os limites, mas não substituem a escolha das fontes
O Assistente de IA só tem acesso às tarefas e aos chats para os quais tem permissões; o administrador tem acesso a todas as tarefas e chats, mas não às conversas de outras pessoas com o Assistente de IA, às notas não partilhadas nem ao correio eletrónico de outras pessoas. Escolha as fontes separadamente para cada conversa, porque ter permissão para aceder a uma tarefa ou a um chat não significa que o respetivo conteúdo seja necessário para todas as perguntas.
A base de conhecimento funciona de forma semelhante: as notas e os Ficheiros mantêm as respetivas permissões. Atribuir uma nota a um Workspace não a partilha, por si só, com a equipa. Se perder o acesso a uma fonte anteriormente indicada, o Assistente irá ignorá-la na pergunta seguinte. Este é um dos limites; o outro é a sua decisão sobre o âmbito da pergunta que faz ao modelo. O guia sobre funções e permissões nas tarefas explica melhor este tema.
Que quatro definições ajudam a limitar o fluxo de dados?
Comece pelas permissões de IA, pelo acesso ao correio eletrónico, pelo modo de resumo dos anexos e pelo seu próprio histórico de atividade. Não são um único interruptor de privacidade: cada opção limita um tipo diferente de contexto ou de chamadas ao modelo.
| O que verificar | Como afeta a utilização da IA |
|---|---|
| Permissões de IA em tarefas, chats e na janela do Assistente | O administrador concede-as separadamente. Sem a permissão correspondente, a funcionalidade deixa de aparecer na interface do utilizador. |
| «Permitir a utilização do correio eletrónico como fonte de conhecimento da IA» | A opção está desativada por predefinição. Depois de a ativar, o utilizador pode indicar apenas a sua própria caixa de correio ou um tópico; ao voltar a desativá-la, também deixa de ser possível aceder às fontes de correio eletrónico selecionadas anteriormente. |
| «Resumos de anexos com IA» | O modo predefinido «Manual» exige que clique em «Criar resumo». Cada ficheiro resumido corresponde a uma chamada à API; o modo automático funciona em segundo plano e requer um cron, ou seja, uma tarefa executada periodicamente no servidor. |
| Histórico de atividade no Perfil | Pode desativar o registo, excluir locais específicos ou utilizar «Limpar histórico», que elimina o registo e o resumo preparado para o Assistente. |
Porque é que o correio eletrónico está desativado por predefinição? A correspondência também contém dados de terceiros, e o conteúdo da caixa de correio ou da mensagem indicada pode ser enviado para um modelo externo. Mesmo com esta opção ativada, o administrador não consegue ver o correio eletrónico de outras pessoas. O correio eletrónico também nunca é incluído na base de conhecimento indexada em segundo plano.
Não confunda o histórico de atividade com o histórico de conversas com o Assistente. O administrador pode ativar ou desativar separadamente o registo das conversas na base de dados; o registo está ativado por predefinição. Esta definição diz respeito ao armazenamento das conversas no Task Manager, não ao envio da pergunta para o modelo. A permissão separada «Assistente de IA com acesso à Internet» permite obter o conteúdo de uma página Web indicada, mas não transforma o Assistente num motor de pesquisa.
A base de conhecimento pode encontrar documentos sem que os indique manualmente
A base de conhecimento de IA ajuda o Assistente a encontrar informações nos materiais a que tem acesso, mesmo que não adicione um ficheiro específico às fontes da conversa. Por isso, quando perguntar o que o modelo consegue ver, tenha também em conta os documentos que podem ser encontrados desta forma.
As tarefas e os chats são adicionados à base de conhecimento como resumos criados pelo modelo. As Notas e os Ficheiros são indexados no conteúdo original, dividido em fragmentos; a indexação destes documentos não requer uma consulta ao modelo. A indexação de documentos não consome consultas ao modelo, não tem custos e funciona mesmo com a IA desativada - nesse caso, a pesquisa é feita por palavras. O guia sobre a base de conhecimento de IA e as fontes de conhecimento explica melhor a diferença entre o índice e as fontes da conversa.
Por predefinição, a base é atualizada uma vez por dia; o administrador pode optar pela atualização manual. Um documento eliminado desaparece da base na atualização seguinte. A base lê ficheiros em formatos de texto: TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX e PDF com camada de texto. Um PDF digitalizado sem texto não será lido, porque o programa não utiliza OCR, ou seja, reconhecimento de texto em imagens.
O histórico de atividade envia um resumo, não o registo em bruto
Um resumo do seu histórico de atividade pode ser incluído no contexto do Assistente de IA, em vez do registo completo. Quando utiliza o Assistente, esse resumo faz parte das informações enviadas ao fornecedor do modelo configurado.
O registo guarda apenas referências e títulos - inclui, por exemplo, alterações ao estado de uma tarefa, o envio de uma mensagem ou a abertura de uma nota. Não guarda o conteúdo de mensagens, notas ou emails, pesquisas ou ações de Automatização, e o módulo Correio fica totalmente fora do registo; as entradas com mais de 90 dias são eliminadas automaticamente. Só você pode ver o seu histórico, não o administrador.
No Perfil, pode consultar os 50 eventos mais recentes, desativar o registo ou limpar o registo e o resumo do Assistente. Se apenas um assunto não deve constar do histórico, utilize «Não registar a minha atividade aqui» no menu do Workspace, tarefa, chat ou nota. A exclusão de um Workspace abrange as respetivas tarefas, chats e notas, mas só se aplica a si. As sugestões baseadas no histórico são calculadas pela própria aplicação, sem serem enviadas ao fornecedor de IA. Saiba mais na descrição do histórico de atividade.
Por onde começar amanhã, antes de a equipa utilizar a IA?
Comece por fazer uma pergunta sobre uma tarefa num tópico separado do Assistente de IA; indique essa tarefa como fonte, e não o Workspace inteiro. Depois, verifique a resposta e a barra de utilização, reveja as definições do correio eletrónico e decida se quer utilizar o histórico de atividade.
Se falar sobre isto com a contabilista ou com um advogado, explique o fluxo sem omitir detalhes: a aplicação armazena os dados no seu servidor, mas envia as perguntas com o contexto utilizado ao fornecedor do modelo, através da sua conta de API. Consulte diretamente o fornecedor para verificar as respetivas condições; também pode utilizar o Task Manager sem IA. Pode ver a estrutura da conversa e a seleção de fontes na Demo.
Perguntas mais frequentes
Os dados da minha empresa são enviados para o fornecedor de IA?
Sim. Quando utiliza o Assistente de IA, o fornecedor recebe a pergunta e o contexto utilizado, que pode incluir fontes selecionadas, documentos disponíveis encontrados ou um resumo do seu histórico de atividade. Não é enviada toda a base de dados da empresa.
O administrador pode ler o que pergunto ao Assistente de IA?
Não. As conversas com o Assistente de IA são privadas também para o administrador, tal como o seu correio eletrónico privado e as notas que não partilhou.
O Assistente de IA tem acesso a toda a base de dados da empresa?
Não. Nas tarefas e nos chats aplicam-se as suas permissões, e as notas e os Ficheiros encontrados na base de conhecimento mantêm as respetivas regras de acesso. O administrador tem acesso a todas as tarefas e chats, mas não às conversas privadas de outras pessoas com a IA.
O Assistente de IA lê o meu correio eletrónico?
Por predefinição, não. O correio eletrónico só pode ser uma fonte da conversa depois de o administrador ativar esta opção e indicar a sua própria caixa de correio ou conversa. A opção está desativada por predefinição, e o correio eletrónico nunca é incluído na base de conhecimento indexada.
O que acontece se não configurar a IA?
O Task Manager continua a funcionar sem IA e não envia pedidos ao fornecedor do modelo. As sugestões calculadas pela própria aplicação com base no histórico de atividade também não requerem um fornecedor de IA.
Fontes
- Task Manager, Assistente de IA
- Task Manager, O seu modelo, a sua chave
- Task Manager, Conhecimento da empresa
- Task Manager, Histórico de atividade
- Task Manager, Utilizadores e funções
- Task Manager, Materiais: Definições de IA
- Task Manager, Materiais: Assistente de IA
- Task Manager, Materiais: Histórico de atividade
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
