Lundi, Marta, propriétaire d’un cabinet comptable de 11 personnes, hésite avant de saisir sa clé API. Elle veut savoir si l’entreprise qui fournit le modèle verra les factures des clients, les e-mails et toute la base de tâches. Marta veut comprendre ce qui est transmis au fournisseur d’IA lorsqu’elle pose une question, ce qui reste sur le serveur de l’entreprise et si le modèle reçoit aussi des contenus qui ne figurent pas dans la fenêtre de conversation.
Qu’est-ce qui est envoyé au fournisseur d’IA lorsque vous posez une question ?
Le fournisseur d’IA reçoit votre question ainsi que le contexte utilisé par l’Assistant IA pour répondre. Cela ne signifie pas que toute la base de connaissances de l’entreprise est transmise, mais cela ne signifie pas non plus que son contenu ne quitte jamais le serveur.
Task Manager fonctionne sur votre hébergement : les fichiers PHP et la base de données MySQL se trouvent sur votre serveur. C’est là que vous stockez les données de l’application, même si les questions posées au modèle quittent ce serveur. Le navigateur ne télécharge pas de bibliothèques, de polices ni d’icônes depuis des serveurs externes ; les connexions sortantes sont initiées par le serveur de l’application. Le serveur peut également se connecter à un serveur de messagerie ou au panneau de licence si vous activez ces connexions. Lorsque vous utilisez l’Assistant IA, le serveur envoie la question et le contexte nécessaire au modèle choisi. Cette distinction est plus importante que le slogan « vos données restent chez vous ».
Vous pouvez choisir OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. Vous fournissez votre propre clé API, c’est-à-dire un identifiant qui permet à l’application d’utiliser votre compte auprès du fournisseur, et vous payez directement ce dernier. Task Manager n’ajoute aucune marge ; la clé enregistrée est chiffrée et ne s’affiche plus ensuite dans son intégralité. Vérifiez les conditions de traitement des données du modèle auprès de l’entreprise choisie avant de commencer à lui envoyer des contenus professionnels. Pour en savoir plus sur la répartition des coûts et des responsabilités, lisez notre article sur l’utilisation de votre propre clé IA en entreprise.
L’Assistant ne voit-il que les sources que vous sélectionnez manuellement ?
Non. Les sources sélectionnées manuellement orientent la conversation vers les sujets indiqués, mais l’Assistant IA peut également trouver un document auquel vous avez accès dans la base de connaissances, sans que vous l’ajoutiez à l’aide du bouton Sources. Un résumé de votre historique d’activité peut aussi être ajouté au contexte de l’Assistant, si vous l’utilisez.
Un nouveau fil de discussion démarre de manière générale et affiche vos tâches. Le bouton « Sources » permet d’ajouter un calendrier, un Espace de travail, une tâche ou une discussion spécifique, une note, un dossier ou un fichier. La Messagerie n’apparaît parmi les options qu’après accord de l’administrateur. Chaque fil de discussion dispose de son propre ensemble de sources : vous n’avez donc pas à utiliser les mêmes dans toutes vos conversations.
Mardi, Marta crée un fil de discussion « Clôture du mois » et sélectionne l’Espace de travail de l’équipe. Elle ouvre séparément un fil « Client Nord », où elle choisit une tâche et une note de réunion. La différence est concrète : la première question peut nécessiter une vue d’ensemble plus large du travail, tandis que la seconde n’en a pas besoin simplement parce qu’elle concerne un client.
Lorsque vous sélectionnez une tâche ou une discussion, vérifiez aussi les pièces jointes. L’Assistant prend également en compte les fichiers ajoutés à ce fil, qu’ils proviennent d’un message ou du module Fichiers ; leur nombre est indiqué à côté de leur nom. La barre d’utilisation sous la liste des sources montre quelle quantité des informations sélectionnées a pu être prise en compte. Si vous en sélectionnez trop, l’Assistant vous indiquera ce qu’il n’a pas inclus. Le contexte est récupéré dans la base de données à chaque question : une pièce jointe ajoutée récemment peut donc être prise en compte dans la réponse suivante.
Une réponse privée signifie-t-elle que le contenu ne quitte pas l’entreprise ?
Non. « Privée » indique ici qui peut voir la conversation dans Task Manager, et non où le modèle traite la question. La question et le contexte utilisé sont toujours envoyés au fournisseur d’IA.
Mercredi, Marta ouvre une tâche et clique sur « Assistant IA » à côté du champ de réponse. Dans ce mode, l’Assistant voit le contenu du fil et ses pièces jointes, tandis que sa question et la réponse restent invisibles aux autres participants. La réponse porte la mention « UNIQUEMENT POUR VOUS ». Les fils de discussion séparés avec l’Assistant sont également privés : même l’administrateur ne peut pas les voir.
En cliquant sur « Structurer », vous choisissez l’un des quatre modes de lecture du fil de discussion : « Contenu original », « Améliorer », « Résumer » ou « Expert ». Le mode traite les messages par lots de 8, en commençant par les plus récents ; le résultat est disponible uniquement pendant la session et les originaux restent inchangés. Le contenu des messages est également transmis au fournisseur d’IA, même si vous n’ouvrez pas la fenêtre de discussion avec l’Assistant IA.
Les autorisations fixent une limite, mais ne remplacent pas le choix des sources
L’Assistant IA n’a accès qu’aux tâches et aux discussions pour lesquelles vous disposez des autorisations nécessaires ; l’administrateur a accès à toutes les tâches et discussions, mais pas aux conversations d’autres utilisateurs avec l’Assistant IA, aux notes non partagées ni à la messagerie d’autres utilisateurs. Choisissez les sources séparément pour chaque fil de discussion : le simple fait d’avoir accès à une tâche ou à une discussion ne signifie pas que son contenu est nécessaire pour chaque question.
La base de connaissances fonctionne de la même manière : les notes et les Fichiers conservent leurs propres autorisations. Associer une note à un Espace de travail ne la partage pas à lui seul avec l’équipe. Si vous perdez l’accès à une source précédemment sélectionnée, l’Assistant l’ignorera lors de la question suivante. C’est une première limite ; l’autre reste votre choix concernant l’étendue du contexte que vous demandez au modèle. Notre guide sur les rôles et les autorisations dans les tâches explique ce point plus en détail.
Quels sont les quatre paramètres qui aident à limiter les flux de données ?
Commencez par les autorisations liées à l’IA, l’accès à la messagerie, le mode de résumé des pièces jointes et votre propre historique d’activité. Ces paramètres ne constituent pas un seul bouton de confidentialité : chacun limite un type différent de contexte ou d’appel au modèle.
| Ce que vous vérifiez | Impact sur l’utilisation de l’IA |
|---|---|
| Autorisations liées à l’IA dans les tâches, les discussions et la fenêtre de l’Assistant | L’administrateur les attribue séparément. Sans l’autorisation correspondante, la fonctionnalité disparaît de l’interface utilisateur. |
| « Autoriser l’utilisation de la messagerie comme source de connaissances pour l’IA » | Cette option est désactivée par défaut. Une fois activée, l’utilisateur ne peut sélectionner que sa propre boîte mail ou ses propres fils de discussion ; si elle est désactivée à nouveau, les sources de messagerie sélectionnées précédemment sont également déconnectées. |
| « Résumés des pièces jointes par l’IA » | Le mode par défaut, « Manuel », nécessite de cliquer sur « Créer un résumé ». Chaque fichier résumé correspond à un appel API ; le mode automatique s’exécute en arrière-plan et nécessite un cron, c’est-à-dire une tâche récurrente sur le serveur. |
| Historique d’activité dans le Profil | Vous pouvez désactiver son enregistrement, exclure certains espaces ou utiliser « Effacer l’historique », ce qui supprime le journal et le résumé préparé pour l’Assistant. |
Pourquoi la Messagerie est-elle désactivée par défaut ? Les échanges contiennent également des données concernant des tiers, et le contenu de la boîte mail ou du message sélectionné peut être envoyé à un modèle externe. Même lorsque cette option est activée, l’administrateur ne peut pas voir la messagerie d’un autre utilisateur. La Messagerie n’est jamais ajoutée non plus à la base de connaissances indexée en arrière-plan.
Ne confondez pas l’historique d’activité avec l’historique des conversations avec l’Assistant. L’administrateur peut activer ou désactiver séparément l’enregistrement des conversations dans la base de données ; l’enregistrement est activé par défaut. Ce paramètre concerne le stockage des conversations dans Task Manager, et non l’envoi ou non de votre question au modèle. L’autorisation distincte « Assistant IA avec accès à Internet » permet de récupérer le contenu d’une page Web sélectionnée, mais ne transforme pas l’Assistant en moteur de recherche.
La base de connaissances peut trouver un document sans sélection manuelle
La base de connaissances IA aide l’Assistant à trouver des informations dans les documents auxquels vous avez accès, même si vous n’ajoutez pas de fichier spécifique aux sources de la conversation. Ainsi, lorsque vous vous demandez ce que le modèle verra, pensez également aux documents qui peuvent être trouvés de cette manière.
Les tâches et les discussions sont ajoutées à la base de connaissances sous forme de résumés créés par le modèle. Les Notes et les Fichiers sont indexés dans leur contenu d’origine, découpé en fragments ; l’indexation de ces documents ne nécessite pas de requête au modèle. Elle ne consomme donc aucune requête et ne coûte rien. Elle fonctionne même lorsque l’IA est désactivée - la recherche s’effectue alors par mots-clés. Le guide sur la base de connaissances IA et les sources de connaissances explique plus en détail la différence entre l’index et les sources de conversation.
Par défaut, la base est mise à jour une fois par jour ; l’administrateur peut choisir une mise à jour manuelle. Un document supprimé disparaît de la base lors de la prochaine mise à jour. Pour les fichiers, la base lit les formats texte suivants : TXT, CSV, Markdown, DOCX, XLSX et PDF avec couche de texte. Un PDF scanné sans texte ne sera pas lu, car le programme n’utilise pas l’OCR, c’est-à-dire la reconnaissance de texte dans une image.
L’historique d’activité envoie un résumé, pas un journal brut
Le contexte de l’Assistant IA peut inclure un résumé de votre historique d’activité, et non l’intégralité du journal. Lorsque vous utilisez l’Assistant, ce résumé fait partie des informations transmises au fournisseur de modèle configuré.
Le journal ne conserve que des liens et des titres - il enregistre notamment les changements de statut d’une tâche, l’envoi d’un message ou l’ouverture d’une note. Il n’enregistre pas le contenu des messages, des notes ou des e-mails, les recherches ni les actions des Automatisations. Le module Messagerie est entièrement exclu du journal ; les entrées datant de plus de 90 jours sont supprimées automatiquement. Vous seul pouvez consulter votre historique, pas l’administrateur.
Dans votre profil, vous pouvez consulter les 50 derniers événements, désactiver leur enregistrement ou effacer le journal ainsi que le résumé de l’Assistant. Si vous souhaitez exclure une seule chose, utilisez « Ne pas enregistrer mon activité ici » dans le menu de l’Espace de travail, de la tâche, de la discussion ou de la note. L’exclusion d’un Espace de travail s’applique à ses tâches, discussions et notes, mais uniquement pour vous. Les suggestions issues de l’historique sont calculées par l’application elle-même, sans être envoyées au fournisseur d’IA. Pour en savoir plus, consultez la présentation de l’Historique d’activité.
Par quoi commencer demain, avant que l’équipe utilise l’IA ?
Commencez par poser une question sur une seule tâche dans un fil distinct de l’Assistant IA ; sélectionnez cette tâche comme source, et non l’ensemble de l’Espace de travail. Vérifiez ensuite la réponse et la barre de capacité, examinez les paramètres de messagerie et décidez si vous souhaitez utiliser l’historique d’activité.
Si vous en discutez avec votre comptable ou votre avocat, présentez le fonctionnement sans rien omettre : l’application stocke les données sur votre serveur, mais envoie les questions accompagnées du contexte utilisé au fournisseur de modèle via votre compte API. Vérifiez directement auprès du fournisseur les conditions qui s’appliquent de son côté ; vous pouvez aussi utiliser Task Manager sans IA. Vous pouvez voir la structure de la conversation et le choix des sources dans la Demo.
Questions fréquentes
Les données de mon entreprise sont-elles transmises au fournisseur d’IA ?
Oui. Lorsque vous utilisez l’Assistant IA, le fournisseur reçoit votre question et le contexte utilisé, qui peut comprendre les sources sélectionnées, les documents accessibles trouvés ou un résumé de votre historique d’activité. La base de l’entreprise entière n’est pas envoyée.
L’administrateur peut-il lire les questions que je pose à l’Assistant IA ?
Non. Les fils de discussion avec l’Assistant IA sont privés, y compris vis-à-vis de l’administrateur, tout comme votre messagerie privée et vos notes non partagées.
L’Assistant IA a-t-il accès à toute la base de l’entreprise ?
Non. Vos autorisations s’appliquent aux tâches et aux discussions, et les notes et les fichiers trouvés dans la base de connaissances conservent leurs propres règles d’accès. L’administrateur a accès à toutes les tâches et discussions, mais pas aux conversations privées des autres avec l’IA.
L’Assistant IA lit-il mes e-mails ?
Par défaut, non. La Messagerie ne peut être utilisée comme source de conversation qu’après son activation par l’administrateur et la sélection de votre propre boîte mail ou d’un fil de discussion. Cette option est désactivée par défaut et les e-mails ne sont jamais intégrés à la base de connaissances indexée.
Que se passe-t-il si je ne configure pas l’IA ?
Task Manager fonctionne toujours sans IA et n’envoie aucune requête au fournisseur du modèle. Les suggestions calculées par l’application elle-même à partir de l’historique d’activité ne nécessitent pas non plus de fournisseur d’IA.
Sources
- Task Manager, Assistant IA
- Task Manager, Votre modèle, votre clé
- Task Manager, Base de connaissances interne
- Task Manager, Historique d’activité
- Task Manager, Utilisateurs et rôles
- Task Manager, Ressources : Paramètres de l’IA
- Task Manager, Ressources : Assistant IA
- Task Manager, Ressources : Historique d’activité
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
